【徹底解説】労働条件通知書と雇用契約書、その違いと賢い活用法

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも雇用に関する非常に重要な書類ですが、その目的や法的効力には明確な違いがあります。

特に2024年4月の法改正により、労働条件通知書の記載事項が拡充されたことで、これまで以上にその内容への理解と適切な運用が求められています。

本記事では、この二つの書類の違いから、一枚にまとめる際のメリット・デメリット、具体的な記入例、そしてパート・アルバイトへの適用まで、賢い活用法を徹底解説します。最新の法改正情報も踏まえ、安心して働ける環境づくりの一助となれば幸いです。

労働条件通知書と雇用契約書、何が違う？

義務の有無と目的の違い

労働条件通知書と雇用契約書は、一見似ていますが、その根拠と目的において大きく異なります。まず、労働条件通知書は、労働基準法に基づいて企業が労働者に対して労働条件を明示する「義務」がある書類です。

これは、労働者が働く上で最低限知っておくべき情報を企業が一方的に「通知」するものであり、書面または一定の条件下で電子的通知が認められています。労働者の権利保護を目的としているため、法的な交付義務が課せられているのです。

一方、雇用契約書は、労働者と企業との間で雇用に関する条件について「合意」した内容を明文化する契約書です。こちらは法的な作成義務はありませんが、双方が内容に同意したことの強力なエビデンスとなり、将来的なトラブルを未然に防ぐ上で極めて有効な役割を果たします。

簡単に言えば、労働条件通知書は「会社から労働者への労働条件の提示」であり、雇用契約書は「双方で合意した労働条件の証明」と理解すると分かりやすいでしょう。

記載事項と法的効力の違い

労働条件通知書に記載すべき事項は、労働基準法施行規則によって具体的に定められています。例えば、労働契約期間、就業場所、業務内容、始業終業時刻、休憩時間、休日、賃金、退職に関する事項などが含まれます。

これらの事項は「絶対的明示事項」と呼ばれ、必ず記載しなければなりません。しかし、あくまで「通知」であるため、この書類だけでは、労使間の合意が成立したとは限りません。

対して雇用契約書は、法律の範囲内であれば、事業主と労働者の合意により、より詳細かつ柔軟に契約内容を決定できます。例えば、業績連動型のボーナス規定や、特定の研修受講義務、競業避止義務など、企業と労働者の具体的な合意に基づいて多様な条項を盛り込むことが可能です。

雇用契約書は、双方の署名や押印、または電子契約による合意の証拠となる形式であれば有効であり、その内容には法的な拘束力が生じます。これにより、例えば「契約内容と実際の労働条件が異なる」といった場合に、労働者は契約書を根拠に主張しやすくなります。

2024年法改正のポイント

2024年4月施行の労働基準法改正により、労働条件通知書の記載事項がさらに拡充されました。これは、労働者にとってより明確な情報提供を促し、雇用のミスマッチやトラブルを減らすことを目的としています。

主な変更点の一つは、「就業場所・業務内容の変更の範囲」の明示です。採用時点から将来的に想定される異動や職務変更の可能性について、具体的に記載する義務が生じました。例えば、「将来的に他支店への異動や、営業職への配置転換の可能性がある」といった旨を明記する必要があるわけです。

また、有期雇用契約においては、「契約更新上限の有無と内容」、「通算契約期間が5年を超える場合の無期転換申込機会」および「無期転換後の労働条件の明示」が義務付けられました。これにより、有期雇用の労働者は、自身のキャリアパスをより具体的に見通せるようになります。

さらに、求職者に対する労働条件の明示事項も追加され、採用活動の初期段階から、より詳細な情報提供が求められるようになりました。これらの改正点を踏まえ、企業は労働条件通知書の内容を最新の状態に更新し、適切に運用することが不可欠です。

一枚で済む？「労働条件通知書兼雇用契約書」のメリット・デメリット

一枚でまとめるメリット

「労働条件通知書兼雇用契約書」として一枚の書類にまとめることは、企業にとっても労働者にとっても多くのメリットがあります。まず、最も大きな利点は作成・管理の手間を大幅に削減できることです。二つの書類を別々に作成・交付・管理する手間がなくなり、事務作業の効率化に直結します。

また、記載項目に重複が多いため、一枚にまとめることで抜け漏れのリスクを低減しやすくなります。労働条件通知書の交付義務と雇用契約の合意形成を一度に完了できるため、手続きの迅速化も期待できます。

労働者側にとっても、メリットは少なくありません。複数の書類を読み比べたり、内容の重複部分を確認したりする手間がなくなり、労働条件全体を一枚で総合的に理解しやすくなります。これにより、情報の混乱を防ぎ、安心して働き始められるでしょう。

さらに、紛失のリスクも低減され、必要な時に一つの書類で全ての労働条件を確認できる利便性があります。

考慮すべきデメリットと注意点

一枚にまとめることにはメリットが多い一方で、いくつかのデメリットと注意点も存在します。最も重要なのは、この書類が「通知」と「契約」という二つの異なる法的性格を併せ持つため、一方的な交付にならないよう、合意形成プロセスを明確にすることです。

企業が単に書類を交付するだけでは、労働条件通知書の義務は果たせますが、雇用契約としての「合意」が成立したとは言えません。労働者から書類内容に関する質問や交渉の機会を設け、その上で署名・押印を求めるプロセスが不可欠です。

また、テンプレートを利用する際には、労働条件通知書の法的要件を確実に満たしつつ、雇用契約としての合意事項も明確に記載されているか細心の注意が必要です。特に、2024年の法改正で追加された記載事項の漏れがないか、入念な確認が求められます。

万が一、記載不備があった場合、労働基準法違反となるだけでなく、雇用契約としての有効性にも疑義が生じ、将来的な労使トラブルの原因となる可能性も否定できません。

賢い運用のためのポイント

「労働条件通知書兼雇用契約書」を賢く運用するためには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。まず、労働者への丁寧な説明を徹底することです。

書類を交付する際は、内容を口頭で説明し、疑問点がないか確認する時間を設けることで、労働者の理解を深め、後の誤解を防ぐことができます。特に、2024年改正で追加された項目（就業場所・業務内容の変更の範囲、無期転換ルールなど）については、重点的に説明を行うと良いでしょう。

次に、必ず2部作成し、企業と労働者がそれぞれ署名または押印したものを保管することです。これにより、双方が合意した内容の証拠となり、万が一トラブルが発生した場合の強力な根拠となります。

また、参考情報にもある通り、2019年からは一定の条件を満たせば、これらの書類を電子的に通知・締結することが認められています。電子化を検討する際は、労働者の同意を得ること、書面で出力可能な形式であること、情報セキュリティ対策を講じることなどが条件となりますが、これにより書類作成・管理の効率化を大きく図ることが可能です。

テンプレート活用！労働条件通知書兼雇用契約書の記入例と注意点

主要な記入項目とその具体例

労働条件通知書兼雇用契約書には、労働基準法施行規則で定められた「絶対的明示事項」を中心に、多くの項目を具体的に記入する必要があります。主な項目と記入例は以下の通りです。

• 労働契約期間：「期間の定めのない労働契約とする」または「20XX年4月1日～20XX年3月31日（契約更新の可能性あり）」
• 就業場所：「本社（東京都〇〇区△△1-2-3）」
• 業務内容：「営業職（法人顧客への製品提案・販売）」
• 始業・終業時刻、休憩時間：「9:00～18:00（休憩60分）」
• 休日：「土曜、日曜、祝日」
• 賃金：「基本給：250,000円、通勤手当：上限20,000円/月。毎月25日締め、翌月10日払い。」
• 退職に関する事項：「退職希望日の1ヶ月前までに書面にて申し出ること」

特に賃金については、基本給だけでなく、各種手当、残業代の計算方法、支払日なども具体的に記載することが重要です。不明瞭な表現はトラブルの元となるため、正確かつ詳細な記述を心がけましょう。

2024年法改正対応のポイント

2024年4月の法改正により、以下の項目が追加され、より詳細な記載が求められるようになりました。テンプレートを活用する際も、これらの項目が網羅されているかを確認し、具体的に記入する必要があります。

• 就業場所・業務内容の変更の範囲：「会社の定める場所及び業務（ただし、国内全事業所における営業職または事務職全般への配置転換の可能性がある）」のように、将来的に想定される範囲を具体的に示します。
• 有期雇用契約の場合の更新上限の有無と内容：「更新は通算3回までとする」または「契約期間の通算が5年を超えることはない」など、更新の上限を明記します。
• 無期転換申込機会、無期転換後の労働条件：「通算契約期間が5年を超えた場合、無期転換を申し込むことができる。無期転換後の労働条件は、別途定める就業規則および賃金規程による」といった記述が求められます。

これらの項目は、労働者のキャリアプランに直結するため、曖昧な表現を避け、具体的な条件を明示することが非常に重要です。テンプレートを利用する際は、これらの項目が適切に反映されているか必ず確認しましょう。

トラブルを避けるための注意点

労働条件通知書兼雇用契約書は、将来のトラブル防止に大きな役割を果たします。そのため、作成・記入時には細心の注意を払う必要があります。

まず、記載内容と実際の労働条件に齟齬がないようにすることが最も重要です。一度交わした契約内容は、労働者の合意なく一方的に不利益に変更することは原則できません。

次に、就業規則との整合性を確認することです。就業規則に記載されている内容と契約書の内容が矛盾しないようにしましょう。特に、懲戒規定や退職に関する規定など、重要な項目については注意が必要です。

また、不明点や疑問点があった際に、労働者が相談できる窓口（人事部、担当者名、連絡先など）を明記することも、トラブルを未然に防ぎ、信頼関係を構築する上で有効です。専門的な知識が求められる場合もあるため、必要に応じて社会保険労務士などの専門家に相談することも賢明な選択と言えるでしょう。

パート・アルバイトでも必須！労働条件通知書兼雇用契約書でトラブル回避

雇用形態に関わらず交付義務がある理由

「正社員ではないから必要ない」という誤解を抱いている企業や労働者もいますが、労働基準法は正社員だけでなく、パート・アルバイト、契約社員、派遣社員など、すべての雇用形態の労働者に適用されます。そのため、労働条件通知書の交付は、雇用形態にかかわらず企業に課せられた法的な義務です。

これは、労働者がどのような雇用形態であっても、安心して働けるように、最低限の労働条件を明確に知る権利があるためです。短時間労働者（パート・アルバイト）の場合、「昇給の有無」「賞与の有無」「退職手当の有無」「相談窓口」といった追加の明示事項も義務付けられており、これらを労働条件通知書に記載する必要があります。

これらの情報の明示は、労働者が自身の待遇を正確に把握し、不当な扱いを受けていないか判断するための重要な手がかりとなります。したがって、企業は雇用形態に関わらず、労働条件通知書（兼雇用契約書）の交付を徹底しなければなりません。

パート・アルバイト特有のトラブル事例と回避策

パート・アルバイトでは、正社員とは異なる労働条件であることから、特有のトラブルが発生しやすい傾向にあります。例えば、「シフト削減による収入減」「契約期間終了時の突然の雇止め」「賃金計算の間違いや未払い」などが挙げられます。

これらのトラブルを回避するためには、労働条件通知書兼雇用契約書に、具体的なシフトや勤務時間に関する取り決めを明確に記載することが不可欠です。「〇曜日〇時～〇時、週〇日勤務を基本とし、シフトは前月〇日までに決定する」といった具体的な記述が有効です。

また、契約更新の有無や基準（「更新の可能性がある」「更新しない場合、1ヶ月前までに通知する」など）を明確に記載することで、雇止めに関するトラブルを防ぐことができます。賃金については、時給、残業代の計算方法、支払日などを詳細に記載し、未払いや計算ミスの原因を排除しましょう。

さらに、最低賃金法遵守の明記や、一定の要件を満たした場合の有給休暇付与に関する情報も記載することで、労働者の権利を保護し、安心して働ける環境を整備できます。

相談窓口の重要性

パート・アルバイトの労働者は、正社員に比べて自身の権利を主張することにためらいを感じたり、相談する相手がいないと感じたりすることが少なくありません。そのため、労働条件通知書兼雇用契約書に、労働者が気軽に相談できる窓口を明記することは非常に重要です。

企業内の担当部署名、担当者名、連絡先などを具体的に記載することで、労働者は安心して疑問や不満を相談できる環境が整います。これにより、小さな不満が放置されて大きなトラブルに発展するのを未然に防ぐ効果が期待できます。

また、企業側にとっても、相談窓口を設けることで、労働者の意見や状況を早期に把握し、改善策を講じることが可能になります。必要に応じて、労働基準監督署やハローワークなど、外部の公的な相談窓口の情報を提供することも、企業の誠実な姿勢を示すことにつながり、労働者との信頼関係構築に貢献します。

知っておきたい！労働条件通知書兼雇用契約書に関するQ&A

Q1: 電子化は可能ですか？

A: はい、可能です。2019年から、労働条件通知書や雇用契約書を電子的に通知・締結することが認められています。ただし、いくつか条件があります。

最も重要なのは、「労働者が希望すること」、そして「書面で出力可能な形式であること」です。つまり、企業が一方的に電子化を押し付けることはできませんし、労働者がいつでも紙媒体で内容を確認できる状態である必要があります。

電子契約サービスを活用すれば、契約の締結から保管までを効率的に行え、印紙税の節約や郵送コストの削減、紛失リスクの低減といったメリットがあります。しかし、情報セキュリティ対策の徹底や、電子署名の有効性など、法的・技術的な側面にも十分な配慮が必要です。導入を検討する際は、専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

Q2: 記載内容が事実と異なる場合は？

A: 労働条件通知書の記載内容が事実と異なる場合、これは労働基準法違反にあたります。労働基準法15条2項により、労働者は即時に契約を解除することができます。

その場合、企業は労働者が業務のために居住地を変更していた場合、その費用を負担しなければならないと定められています。雇用契約書においても、記載内容が虚偽であったり、実際の労働条件と異なったりする場合、契約不履行となり、労働者からの損害賠償請求の対象となる可能性があります。

企業は、速やかに事実に基づいた内容に修正し、改めて労働者に明示する義務があります。正確な情報提供は、企業の信頼性を保つ上で不可欠であり、労使間のトラブルを避けるための大前提です。入社時の書類作成時には、ダブルチェックを徹底するなど、細心の注意を払いましょう。

Q3: 労働条件通知書がない場合はどうなりますか？

A: 労働条件通知書が交付されていない場合、企業は労働基準法第15条第1項違反となり、労働基準監督署による指導や、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

これは、労働条件の明示が企業の義務であり、労働者の基本的な権利だからです。労働者側にとっても、労働条件が不明確なままだと、自身の働く環境や待遇について正確に把握できず、不利益を被る可能性があります。例えば、賃金や残業代の計算、休日、退職に関するルールなどが不明確なままでは、不当な扱いを受けてもそれに気づきにくい、あるいは抗議しにくい状況に陥りかねません。

万が一、労働条件通知書が交付されていない場合は、労働者は企業に対して交付を求めることができますし、解決しない場合は労働基準監督署に相談することも可能です。企業は、法的義務を果たすだけでなく、透明性の高い労働環境を構築するためにも、必ず労働条件通知書を交付しなければなりません。