チャットワークのタスク管理と便利な装飾・テンプレートの使い方を徹底解説

チャットワークのタスク管理とは？基本の仕組みとタスク追加方法（出典：株式会社kubell）

チャットと一体化した効率的なタスク管理システム

チャットワーク（Chatwork）の最大の特徴は、コミュニケーションツールであるチャット機能と、業務遂行に欠かせないタスク管理機能がシームレスに統合されている点にあります。一般的なタスク管理ツールでは、チャットで指示を受けてから別のツールを開いて登録するという手間が発生しますが、チャットワークならその必要はありません。

やり取りの流れを止めることなく、「誰が」「いつまでに」やるべきかをその場で明確にできるため、依頼漏れや確認漏れを防ぐことができます。プロジェクトごとのグループチャット内でタスクを作成すれば、メンバー全員が進行状況を把握できるため、チーム全体の透明性も高まります。

メッセージからスムーズにタスクを追加する手順

具体的なタスク追加方法は非常にシンプルです。各チャット画面の右側に表示されるタスク入力欄、あるいは届いたメッセージにカーソルを合わせた際に表示されるメニューからタスクを作成できます。メッセージの内容をそのままタスク化できるため、改めて詳細を打ち込む必要がないのが大きなメリットです。

タスク作成時には、必ず「担当者」と「期限」を設定します。期限は日付だけでなく、30分単位での時間設定も可能となっており、締切が迫っている業務の優先順位を付ける際に非常に役立ちます。作成されたタスクは、相手のタスク一覧に表示されると同時に、チャット上にも通知として流れる仕組みになっています。

タスク一覧画面による一元管理とステータス確認

作成したタスクや依頼されたタスクは、画面上部のアイコンから「タスク管理画面」を開くことで、すべてを一元管理できます。ここでは、自分が担当しているタスクだけでなく、自分が他者に依頼したタスクの進捗状況も確認可能です。

タスクが完了した際は、チェックを入れるだけで簡単に「完了」状態にでき、依頼者にもその旨が通知されます。また、一度作成したタスクの内容変更や期限の延期、削除もこの画面から直感的に操作できるため、目まぐるしく変わるビジネスの現場でも柔軟に対応できる設計となっています。

自分だけのタスク作成も可能！スケジュール管理を効率化するコツ（出典：株式会社kubell）

マイチャットを活用した「自分専用」の備忘録

チャットワークのタスク管理は、チーム内での依頼だけでなく、自分自身の「To Doリスト」としても非常に優秀です。自分一人だけが参加している「マイチャット」上でタスクを作成すれば、他人には見られない自分専用の備忘録として活用できます。

朝一番にその日の業務をすべてマイチャットにタスクとして登録し、優先順位をつけて整理する習慣をつけることで、業務の抜け漏れを徹底的に排除できます。また、外出先からスマートフォンのアプリで自分宛てにタスクを投げておき、オフィスに戻ってからPCで詳細を確認するといった、デバイスをまたいだ活用も効果的です。

細かな期限設定によるタイムマネジメントの向上

スケジュール管理をさらに効率化するコツは、期限の設定を詳細に行うことです。チャットワークでは、タスクの期限を「○月○日」という日付単位だけでなく、30分単位の時刻まで指定することができます。

単に「今日中」とするのではなく、「14:00まで」と具体的な時刻を設定することで、自分自身の集中力を高める効果が期待できます。また、複数人のプロジェクトでも、具体的な時刻が指定されていることで、前後の工程を担当するメンバーとの連携がスムーズになります。

優先順位の可視化とタスクの整理術

タスクが増えてくると、何から手を付けてよいか混乱することがあります。そんな時は、タスク管理画面のフィルタリング機能を活用しましょう。「期限が近い順」に並び替えることで、今すぐ対応が必要な業務を瞬時に特定できます。

また、タスクの内容が複雑になりそうな場合は、タスクの概要部分に後述する「装飾タグ」を用いることも可能です。重要事項を枠で囲んだり、箇条書きを活用したりすることで、タスクを開いた瞬間に何をすべきかが一目でわかるよう工夫しましょう。視覚的な整理を行うことが、結果として作業時間の短縮につながります。

メッセージを見やすく！四角い枠囲み（info）やタイトルの装飾一覧（出典：株式会社kubell）

情報の重要度を強調する「infoタグ」の使い方

チャットワークでは、特定の文字列をタグで囲むことで、メッセージの一部を四角い枠で囲んで表示させることができます。これが「infoタグ」と呼ばれる機能です。長文のメッセージを送る際、最も伝えたい結論や重要なルールをこのタグで囲むことで、相手の読み落としを防ぐことができます。

記述方法は非常に簡単で、[info]ここに本文[/info]のように入力します。これにより、背景色が変わり枠線が表示されるため、通常のメッセージの中に埋もれることなく、視覚的なインパクトを与えることが可能です。特に、決定事項や注意喚起など、後から見返してほしい情報を送る際に非常に有効な手法です。

見出しを付けてさらに分かりやすくする「titleタグ」

infoタグの中に「titleタグ」を組み合わせることで、見出し付きの枠囲みを作成できます。形式は[info][title]見出し[/title]本文[/info]となります。これを使うことで、「会議の議題」「決定事項」「次回の宿題」といったように、情報のカテゴリーを明確に示すことができます。

ポイント：見出しがあることで、受信者はメッセージの全体を読み込む前に、何について書かれているかを瞬時に理解できます。これにより、情報伝達のスピードと正確性が格段に向上します。

複数のトピックを一つのメッセージで送る場合も、この見出し付き枠囲みを活用して内容を分けることで、読み手にとってストレスのないレイアウトを実現できます。

ソースコードをそのまま表示する「codeタグ」の活用

エンジニアとのやり取りや、システムの設定値を共有する際に便利なのが「codeタグ」です。通常、チャットワークでは特定の記号を入力すると絵文字に変換されたり、意図しない整形が行われたりすることがありますが、[code]本文[/code]で囲むことで、入力した内容がそのまま等幅フォントで表示されます。

このタグ内では絵文字変換が無効化されるため、プログラムのソースコードだけでなく、URLやパスワード、設定ファイルの記述などを正確に伝えたい場合に最適です。情報の誤認は大きなトラブルにつながる可能性があるため、正確性が求められるデータ共有には積極的にこの装飾を活用しましょう。

取り消し線や区切り線の活用術！情報を整理するテキスト装飾の基本（出典：株式会社kubell）

話題の切り替えを明確にする「hrタグ」の引き方

一つのチャット内で複数の話題が同時並行で進む場合、メッセージの境目が分かりにくくなることがあります。そんな時に便利なのが、水平線を引くことができる「hrタグ」です。メッセージ入力欄に[hr]と入力するだけで、その場所に細い区切り線が表示されます。

例えば、前段で昨日の報告を行い、線を引き、後段で今日相談したいことを書くといった使い分けをすることで、一つのメッセージ内でも論理的な構造を作ることができます。箇条書きと組み合わせて使用することで、まるで報告書のような整った形式のメッセージをチャット上で再現することが可能になります。

情報の更新や完了を示す取り消し線の活用法

情報の修正や、タスクの完了を視覚的に表現したい場合には、取り消し線（打消し線）が有効です。チャットワークの標準機能として取り消し線専用のタグはありませんが、OSやブラウザのショートカット機能、あるいは特定の装飾テクニックを併用することで、情報の更新履歴を残すことができます。

特にマニュアルの修正案などを提示する際、「古い情報」に取り消し線を引き、その横に「新しい情報」を記載することで、どこが変更されたのかを相手に分かりやすく伝えることができます。完全に削除してしまうのではなく、履歴としてあえて残すことで、コミュニケーションの齟齬を最小限に抑える工夫となります。

読みやすさを劇的に変えるテキスト装飾のルール

装飾機能は便利ですが、使いすぎには注意が必要です。メッセージのすべてが枠で囲まれていたり、いたるところに線が引かれていたりすると、逆にどこが重要なのか分からなくなってしまいます。装飾を使う際は、自分なりの「マイルール」をチーム内で共有しておくとさらに効果的です。

• 最重要事項： [info][title]で見出し付きの枠囲みを使用
• 補足情報： [info]のみの枠囲みを使用
• 話題の転換： [hr]で区切り線を入れる

このようにルール化することで、チームメンバーはメッセージの形を見ただけで、その情報の緊急度や種類を直感的に判断できるようになります。これこそが、ツールを使いこなして業務効率を上げるための本質的なアプローチと言えるでしょう。

定型文はテンプレート化して時短！業務効率を上げるテンプレート作成術（出典：株式会社kubell）

業務を支える5種類の標準テンプレート

チャットワークには、頻繁に発生する業務連絡を効率化するために、あらかじめ5種類の標準テンプレートが用意されています。これらはタスク追加時のメニューから簡単に呼び出すことができ、入力の手間を大幅に削減してくれます。

• 受電報告（電話の内容をチームに共有する際）
• 見積依頼（取引先や他部署に見積を頼む際）
• 会議後の対応依頼（議事録に基づいたタスク割り振りに）
• 資料提供の依頼（必要なドキュメントを請求する際）
• 備品購入の依頼（消耗品などの購入申請に）

これらのテンプレートを選択すると、あらかじめ項目が入力された状態でタスク作成画面が開きます。あとは空欄を埋めるだけで、誰でも漏れのない正確な依頼を送ることが可能です。特に新人教育などの場面では、これらのテンプレートを使うことで「何を伝えればよいか」のガイドラインにもなります。

PC版限定！テンプレートを呼び出す際の手順と注意点

非常に便利なテンプレート機能ですが、利用環境に制限がある点には注意が必要です。この機能は、PCのブラウザ版およびデスクトップアプリ版でのみ利用可能となっています。スマートフォンのアプリ版からはテンプレートの呼び出しができないため、外出先で複雑な依頼を作成する場合は注意しましょう。

タスク追加画面にある「テンプレートを選択」ボタンをクリックし、リストから該当するものを選ぶだけで適用されます。適用後も自由に内容を編集できるため、標準テンプレートをベースにして微調整を加えるのが最も賢い使い方です。

独自テンプレートの制限と代替案の考え方

現時点の仕様では、ユーザーが自分専用のオリジナルテンプレートを作成し、チャットワーク内に標準機能として登録することはできません。これは多くのユーザーが望む機能ではありますが、公式ヘルプにも記載されている現時点での制約です。

独自の定型文を効率よく送りたい場合の代替案としては、自分専用の「マイチャット」に頻繁に使う定型文を投稿しておき、それをコピー＆ペーストして使う方法や、PCの単語登録機能（辞書登録）を活用する方法が推奨されます。外部のブラウザ拡張機能などで独自テンプレート機能を追加できるものもありますが、公式提供ではないため、セキュリティや動作保証の観点から慎重に判断するようにしてください。

チャットワークをさらに賢く！AIを優秀な専属アシスタントとして活用する技術

【思考の整理】記事のテーマをAIで整理・優先順位付けするコツ

タスク管理やテンプレートの作成に追われているとき、AIを専属の秘書として活用してみましょう。AIは判断の代行者ではなく、あなたの思考を整理し、視点を広げるためのパートナーです。例えば、膨大なタスクが積み重なっている際、AIに状況を伝えることで、今日取り組むべき優先順位のたたき台を作成させることが可能です。

AIが提示した案をそのまま実行するのではなく、あくまで「整理のヒント」として捉えるのが賢い使い方です。自分では気づかなかった切り口でタスクの構成案を提案してもらうことで、思考のデッドロックを回避し、結果的にチャットワークへの入力作業をよりスムーズに進められるようになります。

【実践の下書き】そのまま使えるプロンプト例

効率的なコミュニケーションを実現するために、定型文や依頼のメッセージ作成をAIに手伝ってもらいましょう。指示を出す際は、相手との関係性や目的を具体的に伝えると、より精度の高い下書きが生成されます。以下のプロンプトを参考に、あなたの業務状況に合わせて調整してみてください。

以下のタスクを依頼するための、丁寧かつ簡潔なチャットワーク用テンプレートを作成してください。
依頼内容：[ここにタスクの詳細を入力]
期限：[日付を入力]
目的：[背景や意図を入力]
構成：冒頭の挨拶、依頼内容、期限の提示、補足質問の受け入れ、結びの言葉

この指示を出すことで、メッセージの構成や丁寧な表現を一から考える手間を省くことができます。AIが作成した案をたたき台として、あなたの言葉で微調整を加えることで、短時間で質の高い連絡文を完成させることが可能です。

【品質の担保】AIの限界を伝え、人がどう微調整すべきかの知恵

AIはあくまで道具であり、状況を完全に把握しているわけではありません。特に社内の人間関係や、その時々の優先順位の微細なニュアンスは人間であるあなたにしか判断できません。AIが生成した回答をそのまま鵜呑みにせず、必ず自分の目と手で内容を確認し、文脈に合わせて修正を加えることを心がけてください。

最終的な責任は常に人間が持つという意識が、信頼されるアシスタント運用の鍵となります。AIが生成したテキストを土台にし、そこにあなた自身の言葉を添えることで、機械的ではない、血の通ったコミュニケーションが生まれます。道具に振り回されるのではなく、自らの意思で使いこなす姿勢こそが、業務効率化への近道となります。