JALの立替精算、Billoneとfreeeで効率化！いつ精算できる？

日本航空（JAL）の従業員の方々にとって、立替経費精算は少なからず手間を感じる業務ではないでしょうか。複雑なシステム操作や、なかなか進まない承認フローに悩まされることもあるかもしれません。

しかし、近年のデジタル化の波は、この経費精算業務にも大きな変革をもたらしています。今回は、JALの経費精算の現状と、クラウドサービス「Bill One」と「freee会計」の連携がもたらす革新、そしてJALの精算業務がどれだけ効率化されるかについて深掘りしていきます。

JALの立替精算、なぜ手間がかかる？

JALでは、全社で立替経費精算システムを運用していますが、多くの企業が抱えるような課題に直面していました。日々の業務に追われる中で、経費精算が負担となってしまうのはなぜでしょうか。

現状の課題：従業員の負担

JALの立替経費精算システムは導入から年月が経過しており、入力項目や画面遷移が煩雑であることが課題として挙げられていました。これにより、従業員がシステム操作に慣れるまでに時間がかかり、マニュアルを参照する手間や操作の分かりにくさに対する不満の声も上がっていました。

本来、本業に集中すべき時間を、経費精算といった付帯業務に費やさなければならないのは、従業員にとって大きな負担です。これがモチベーションの低下や、業務全体の生産性にも影響を与える可能性がありました。

複雑なシステムは、従業員一人ひとりのストレス源にもなりかねません。簡素化と直感的な操作が求められていました。

システム操作の複雑さが生むミス

システム操作が複雑であると、当然ながら入力ミスや不備が発生しやすくなります。JALの経費精算システムにおいても、このような「入力不備」が課題となっていました。

入力ミスは、経理部門での差し戻しや修正作業を発生させ、精算処理の滞留を引き起こします。結果として、正確な経費計上や月次決算の遅延につながることも少なくありません。手戻りが多いことは、経理担当者だけでなく、申請者側にも負担をかける悪循環を生み出します。

ミスの発生は、最終的に精算完了までの時間を長期化させる最大の要因の一つと言えるでしょう。

手厚いサポート体制の必要性

複雑なシステムは、従業員が操作に迷う場面が頻繁に発生するため、手厚い社内サポート体制が必要となります。JALでも、一部に手厚いサポートが必要な状況でした。

サポート担当者は、不具合修正や質問対応といった受動的な業務に多くの時間を割かれ、本来行うべき業務に集中できないという問題が生じていました。これは人的資源の非効率な配分であり、企業全体のコスト増にもつながります。

従業員がシステムを自力で使いこなせるようになることが、企業全体の生産性向上には不可欠なのです。

Billoneとfreeeで立替精算を劇的に改善

このような課題を解決するために、クラウドサービスを活用した経理業務の効率化が注目されています。特に「Bill One」と「freee会計」の連携は、その強力なソリューションとして多くの企業で導入が進んでいます。

クラウド連携のメリット

クラウドサービスを連携させる最大のメリットは、場所を選ばずにアクセスできる柔軟性と、データ共有の容易さにあります。経費精算と会計処理をクラウド上で連携することで、物理的な紙の書類のやり取りや、手作業によるデータ入力が不要になります。

リアルタイムでの情報共有が可能となり、これにより承認プロセスの迅速化や月次決算の早期化に大きく貢献します。いつでもどこでも精算申請や承認ができるため、従業員の利便性が向上し、経理業務全体の効率が飛躍的に高まります。

リモートワークが普及する現代において、クラウド連携はもはや必須のツールと言えるでしょう。

BilloneとfreeeのAPI連携とは？

クラウド請求書受領サービス「Bill One」とクラウド会計ソフト「freee会計」は、2022年4月12日よりAPI連携を開始しました。この連携により、「Bill One」で受領・データ化された請求書情報を基に作成された仕訳データを、「freee会計」へシームレスに連携できるようになりました。

API連携とは、異なるシステム間でデータを自動的にやり取りする技術のことで、手動でのデータ入力やCSVインポートの手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクを大幅に低減します。これにより、経理業務のデジタル化と月次決算の加速が実現されます。

この連携は、経費精算から会計処理までの一連の流れを自動化し、大幅な時間短縮を可能にします。

効率化の具体的なポイント

「Bill One」と「freee会計」の連携によって、経理業務は以下のように効率化されます。

  • 請求書の一元管理と自動データ化: Bill Oneであらゆる形式の請求書をデジタルで受け取り、自動でデータ化します。
  • 仕訳の自動生成と連携: データ化された請求書情報に基づき仕訳が自動生成され、freee会計へ連携されます。
  • 手作業の削減: 請求書処理から会計記帳までの一連の業務が自動化され、手作業による入力や確認作業が大幅に削減されます。
  • リアルタイムな情報更新: 会計データがリアルタイムに近い形で更新されるため、経営状況の把握が迅速化します。

これにより、経理担当者はデータ入力作業から解放され、より分析や戦略策定といった価値の高い業務に注力できるようになります。

Billoneで立替精算がよりスムーズに

では、「Bill One」が具体的にどのように立替精算をスムーズにするのか、その機能と効果を見ていきましょう。請求書のデジタル化からデータ入力の自動化まで、Bill Oneは経理業務のボトルネックを解消します。

請求書受領のデジタル化

Bill Oneは、紙、PDF、Web請求書など、様々な形式で届く請求書を一元的に受領し、デジタルデータとして管理するサービスです。これにより、経理担当者は請求書を種類ごとに分類したり、手入力したりする手間から解放されます。

ペーパーレス化を促進し、請求書の紛失リスクも軽減されるため、セキュリティ面でも安心です。従業員が立て替えた経費の領収書も同様にデジタルで管理しやすくなり、バラバラだった経費情報を一箇所に集約できるメリットは計り知れません。

この一元管理は、経費精算プロセスの入口を大きく改善します。

データ入力の自動化と精度向上

Bill Oneの大きな特長は、請求書から必要な情報をAIが自動で読み取り、データ化する点にあります。これにより、手入力によるミスを劇的に減らすことが可能となります。

データ入力の精度が向上することで、後の会計処理での修正作業が不要になり、業務全体の効率化に貢献します。自動化されたデータは、そのまま仕訳データとして利用できるため、精算業務のリードタイムを大幅に短縮し、経理担当者の負担を軽減します。

煩雑なデータ入力作業から解放されることで、経理部門はより本来の業務に集中できるようになります。

スモールビジネスプランの活用

Bill Oneには、従業員100名以下の法人を対象とした「スモールビジネスプラン」があり、freee会計とのAPI連携機能を無料で利用できるという大きな利点があります。

これは、特に中小規模の企業にとって、コストを抑えながら高機能な経費精算・会計連携システムを導入できる大きなチャンスです。JALのような大企業には直接適用されないかもしれませんが、Bill Oneの導入障壁を下げる要因となっており、多くの企業がデジタル化の恩恵を受けやすくなっています。

このプランは、経理業務のデジタル化を検討する多くの企業にとって、魅力的な選択肢となるでしょう。

freee会計との連携でさらに便利に

Bill Oneで請求書受領・データ化された情報は、「freee会計」との連携によって、さらに効率的な会計処理へと繋がります。マスター情報の活用から、ワンクリックでのデータ連携まで、その利便性は多岐にわたります。

freeeマスタとのシームレスな連携

Bill Oneとfreee会計の連携では、freee会計で設定されている勘定科目や取引先などのマスター情報をBill Oneに連携できるのが特長です。これにより、Bill One側で個別にマスタ設定を行う手間が不要となり、設定ミスも防止できます。

両システム間でマスター情報が常に同期されるため、整合性の取れたデータ管理が可能となります。これは経理担当者の初期設定や運用負担を大きく軽減し、システム導入後のスムーズな運用をサポートします。

データの二重入力や不整合の心配がなくなり、経理業務の信頼性が向上します。

過去データ活用で仕訳を高速化

Bill Oneは、継続的に取引のある企業については、前回入力した仕訳データを自動で呼び出す機能を持っています。これにより、同じ取引先からの請求書に対して、改めて仕訳情報を入力する手間が省け、仕訳業務が圧倒的に効率化され、処理速度が向上します。

AIや機械学習を活用した提案機能により、さらに賢く仕訳をサポートするため、経験の浅い担当者でも正確な仕訳が可能になります。これにより、ルーティンワークにかかる時間を大幅に削減できます。

経理担当者は、より判断が必要な業務や分析に時間を割けるようになります。

ワンクリックで会計データへ反映

Bill Oneで仕訳登録が完了した項目や請求書PDF、データ化された請求書情報の一部は、ボタン一つでfreee会計へ連携可能です。このスムーズなデータ連携により、手作業でのインポート作業が不要となり、時間と労力を節約できます。

リアルタイムに近い形で会計データが更新されるため、月次決算の早期化に直結します。精算業務から会計処理までの一連の流れが途切れることなく、効率的に完了するため、経理部門の生産性が大きく向上します。

会計処理のスピードアップは、経営層への迅速な情報提供を可能にし、意思決定の精度を高めます。

JALの立替精算、いつ完了する？

ここまでBill Oneとfreee会計の連携による効率化の可能性を見てきましたが、JALの立替精算は具体的にいつ、どのように効率化され、完了までの時間が短縮されるのでしょうか。

JALにおける効率化の現状

JALでは、全社で立替経費精算システムと調達・購買システムを運用しており、長年の運用によって発生していた入力項目や画面遷移の煩雑さ、それに伴うミスが大きな課題となっていました。

この課題に対し、JALはデジタルアダプションツール「テックタッチ」を導入し、業務効率化を進めています。現時点では、JALがBilloneとfreeeを直接連携させているという具体的な情報や、その連携による精算完了時期に関する数値データは確認できていません。

しかし、既存システムの使い勝手向上に取り組むことで、すでに一定の効率化は図られています。

テックタッチがもたらす変化

JALが導入した「テックタッチ」は、システム操作画面上に必要な操作知識や注意事項、間違いやすい箇所へのガイドを表示するツールです。これにより、従業員自身が操作内容を理解し、エラー発生率が大幅に低下しました。

システムの使い勝手が改善されたことで、システムサポート担当者は、不具合修正や質問対応といった受動的な業務から、従業員体験（EX）改善に向けた能動的な業務へと移行できています。これは、従業員のストレス軽減と同時に、サポート業務の質と効率も向上させています。

結果として、精算業務の質と速度は確実に向上していると言えるでしょう。

今後の展望と精算完了までの期間

経費精算システム導入の一般的な傾向として、交通費の自動計算や承認時の自動仕訳などにより、ミスを大幅に削減し、作業効率を格段に向上させることが期待できます。会計システムとの連携により、データの取り込みもスムーズに行えるようになります。

JALにおいては、テックタッチ導入による既存システムの使い勝手向上という形で既に業務効率化が進んでいます。もし今後、Bill Oneとfreee会計のような外部のクラウド連携を導入すれば、さらなる精算プロセスの自動化と高速化が見込まれます。

具体的な精算完了までの期間は、システムの連携状況や運用の習熟度にもよりますが、デジタル化と自動化が進むほど、従来の数日から数週間かかっていた処理が数時間から1日程度に短縮される可能性も十分にあると言われています。JALにおいても、この流れに乗ることで、立替精算にかかる時間と労力は着実に削減され、従業員はより本業に集中できるようになるでしょう。