議事録作成の効率化！おすすめツールと作成方法を徹底解説

議事録作成、何を使ってる？iPhone・Windows・Webツールの比較

会議の記録は、情報の共有と意思決定の透明性を保つ上で不可欠です。しかし、その作成に多くの時間を費やしている方も少なくないでしょう。AI技術の進化により、議事録作成は劇的に効率化されつつあります。ここでは、日頃皆さんが使用しているデバイスや環境に応じた、効果的な議事録作成ツールとその活用法を比較解説します。

iPhoneで手軽に！音声メモとテキスト変換アプリ

ビジネスパーソンにとって、iPhoneはもはや手放せない存在です。移動中や急な打ち合わせでも、iPhoneがあれば手軽に議事録の元となる情報を記録できます。

標準搭載されている「ボイスメモ」アプリは、高品質な音声録音が可能で、会議の様子を鮮明に記録できます。後から聞き返すことで、発言内容の確認や要点の整理に役立ちます。また、「メモ」アプリも手書きやテキスト入力で議事録の骨子をまとめるのに便利です。これらのアプリを組み合わせることで、オフライン環境でも効率的な情報収集が可能です。

さらに、App StoreにはAIを活用した多数の音声認識・文字起こしアプリが登場しています。例えば、無料プランも提供されている「Notta」のようなツールは、録音した音声を自動でテキスト化してくれるため、手作業による文字起こしの手間を大幅に削減できます。この種のアプリは、議事録作成の最初のステップである「文字起こし」を自動化し、その後の編集作業に集中できる環境を提供してくれます。iPhone一台で、記録からテキスト化まで完結できる手軽さが魅力と言えるでしょう。

Windowsでパワフルに！PC標準機能と外部ツールの連携

Windows PCは、長時間の会議や複雑な議事録作成において、そのパワフルな性能と多様なソフトウェア連携により真価を発揮します。

WordやExcelといったMicrosoft Office製品は、議事録作成の定番ツールです。Wordは詳細な議論内容を網羅的に記述し、柔軟なレイアウトで体裁を整えるのに適しています。一方、Excelは決定事項やToDoリスト、担当者、期限などを構造化して管理するのに優れています。Windows 10/11には、マイク入力からテキストに変換する「音声認識」機能（ディクテーション）も標準搭載されており、簡単な発言であればリアルタイムで文字起こしすることも可能です。

しかし、AI議事録ツールの活用により、その効率はさらに向上します。「Rimo Voice」や「Toruno」といったAI議事録ツールは、PC上で動作するWeb会議ツール（Zoom, Teamsなど）の音声を自動で文字起こしし、議事録作成を強力にサポートします。文字起こしされたテキストをWordやExcelに貼り付けて編集することで、手入力の手間を省き、より正確で詳細な議事録を短時間で作成することが可能になります。PCの大画面で複数のウィンドウを開きながら作業できるため、参考資料を参照しながら効率的に議事録を完成させることができます。

Webツールでどこからでも！多様なAI議事録サービスの活用

WebベースのAI議事録ツールは、デバイスや場所に縛られず、どこからでもアクセスできる柔軟性が最大の魅力です。現代の多様な働き方に対応し、チーム全体の議事録作成を効率化します。

「スマート書記」「Rimo Voice」「Notta」「AI GIJIROKU」「PLAUD NOTE」など、数多くのWebツールが提供されています。これらのツールの主な機能としては、高精度な音声認識・文字起こし、自動要約、話者識別、決定事項やToDoリストの自動抽出、Web会議ツールとの連携などが挙げられます。例えば、スマート書記は音声とテキストが紐づいているため、気になる部分をすぐに聞き直して確認できる点が強みです。

これらのWebツールは、会議の音声をアップロードするだけで、数分後には整った議事録のドラフトが作成されます。チームメンバーは、場所を問わず作成された議事録にアクセスし、内容の確認やコメントを追加できます。これにより、情報共有のスピードと質が向上し、認識のずれを防ぐことができます。また、議事録データが一元管理されるため、過去の議事録の検索や活用も容易になります。無料トライアルを提供しているツールも多いため、自社の会議スタイルや目的に合わせて比較検討し、最適なツールを見つけることが推奨されます。

無料でも高機能！議事録作成におすすめのWindowsツール

議事録作成の効率化は重要ですが、コストも考慮したいところです。Windows環境では、無料で利用できる高機能なツールや、既存のMicrosoftサービスを活用することで、費用を抑えながらも議事録作成を大幅に効率化することが可能です。ここでは、特にWindowsユーザーにおすすめの無料・低コストツールとその活用法を深掘りします。

コストを抑えて賢く！無料で使えるAI議事録ツール

「無料」と聞くと機能面で不安を感じるかもしれませんが、現在のAI議事録ツールの中には、無料プランでも十分に活用できるものが存在します。

代表的なのが「Notta」です。Nottaは、高精度な文字起こし機能が特徴で、無料プランでも一定時間（例えば、月に120分など）の文字起こしが可能です。Web会議の音声をリアルタイムで文字起こししたり、録音ファイルをアップロードしてテキスト化したりと、基本的な議事録作成のニーズに応えられます。まずは無料で試してみて、使い勝手や文字起こし精度を確認し、本格的に導入するかの判断材料にすることができます。無料プランで文字起こしした内容を、WordやExcelにコピー＆ペーストして整形すれば、十分なクオリティの議事録をコストをかけずに作成することが可能です。

また、GoogleドキュメントやGoogle Meetなど、Google Workspaceのツールも無料で利用可能な範囲で議事録作成に貢献できます。Google Meetでは、特定の有料プランで自動文字起こし機能が利用できますが、無料版でも会議中にリアルタイムでメモを共同編集するといった使い方が可能です。これらの無料ツールを組み合わせることで、予算を抑えつつも、議事録作成の負担を軽減し、よりスマートな会議運営を実現できるでしょう。

Microsoft Copilotの潜在力：会議の文字起こしと要約

Microsoftが提供するAIアシスタント「Copilot」は、Windowsユーザーにとって議事録作成のゲームチェンジャーとなり得ます。Microsoft 365の各種アプリケーションとの連携により、その潜在能力は計り知れません。

Copilotは、Microsoft TeamsなどのWeb会議ツール内で動作し、会議の音声をリアルタイムで文字起こしする機能を持っています。これにより、議事録作成担当者はメモ取り作業から解放され、会議中の議論に集中できるようになります。会議終了後には、文字起こしされたテキストを基に、AIが自動で会議の要約を作成したり、決定事項やToDoリストを抽出したりします。これにより、議事録作成工数の大幅な削減が期待できます。

さらに、CopilotはWordやExcelとも連携し、作成された議事録をこれらのフォーマットに沿って整形したり、より詳細な情報を加筆修正したりするのをサポートします。例えば、Wordで議事録のたたき台を作成する際に、Copilotに会議の目的や議題を伝えるだけで、適切なフォーマットで文章を生成させるといった使い方も可能です。まだ導入率は1.4%と低いものの（2023年時点）、今後AIによる代替可能性を感じているビジネスパーソンは多く、Copilotのような統合型AIアシスタントの活用は、議事録作成の未来を大きく変えるでしょう。

Windows標準機能と外部連携で実現する効率化

Windowsには、AI議事録ツールと連携させることで、議事録作成をさらに効率化できる標準機能が備わっています。これらの機能を組み合わせることで、よりパーソナライズされた効率的なワークフローを構築できます。

例えば、Windowsの「ボイスレコーダー」アプリは、会議の音声を簡単に録音できます。録音された音声ファイルを、前述の「Notta」などのAI文字起こしツールにアップロードすれば、高精度なテキストデータに変換できます。このテキストデータを、WordやExcelに貼り付けて編集することで、議事録の基本を迅速に作成できます。Windowsの「切り取り & スケッチ」機能を使えば、Web会議の画面をキャプチャし、議事録に図やグラフとして挿入することも可能です。これにより、視覚的に分かりやすい議事録を作成できます。

さらに、Windowsのタスク管理ツール（例えば「ToDo」アプリ）と議事録を連携させることも有効です。AI議事録ツールで抽出されたToDoリストを、タスク管理ツールに直接登録することで、決定事項の抜け漏れを防ぎ、アクションへの移行をスムーズにできます。このように、Windowsの標準機能と外部のAI議事録ツールを柔軟に組み合わせることで、手間なく、かつ高品質な議事録作成を実現し、会議後のアクションまでを一貫して効率化することが可能になります。

議事録作成を劇的に変える！GoodNotes 6とPixelシリーズの活用術

デジタルツールを駆使することで、議事録作成は単なる記録作業から、よりインタラクティブで効率的なプロセスへと進化します。特に、GoodNotes 6（iPad向け）とGoogle Pixelシリーズ（スマートフォン）の組み合わせは、手書きの柔軟性とAIの強力なアシストを融合させ、議事録作成の新たな可能性を切り開きます。

手書きの柔軟性とデジタルの融合：GoodNotes 6で視覚的に記録

GoodNotes 6は、iPadのノートアプリとして、手書きの自由さとデジタルの便利さを兼ね備え、議事録作成においてユニークな価値を提供します。

会議中、キーボード入力では追いつかないような複雑な議論や、図解が必要な説明、自由な発想をメモしたい場面で、GoodNotes 6は非常に強力です。Apple Pencilを使って、紙に書くような感覚でメモを取り、自由に図やグラフを描き加えることができます。手書きのメモは、視覚的に情報を整理しやすく、記憶にも残りやすいというメリットがあります。また、PDF資料に直接書き込んだり、写真を貼り付けたりすることも可能なため、会議資料と議事録を一元管理できます。

さらに、GoodNotes 6には手書き文字の検索機能や、手書きをテキストに変換する機能も搭載されています。これにより、後から必要な情報を素早く見つけ出したり、清書する際にテキストデータとして活用したりすることが可能です。録音機能も連携させれば、手書きメモと同時に音声を記録し、後から特定のメモ箇所と音声を紐付けて再生することもできます。視覚的な情報整理と、デジタルならではの検索性・編集性を両立させることで、GoodNotes 6はよりクリエイティブで分かりやすい議事録作成を可能にするのです。

Pixelシリーズで実現する高品質な音声記録と文字起こし

Google Pixelシリーズのスマートフォンは、その優れた音声処理能力とAI機能を活用し、議事録作成の「記録」フェーズにおいて比類ないパフォーマンスを発揮します。

Pixelシリーズに搭載されている「レコーダー」アプリは、非常に高精度なリアルタイム文字起こし機能を提供します。会議中の発言を、話者ごとに区別しながらほぼリアルタイムでテキスト化してくれるため、後から手動で文字起こしする手間が大幅に削減されます。この機能はオフラインでも利用できるため、ネットワーク環境を気にすることなく、どんな場所でも高品質な文字起こしが可能です。AIが重要な箇所を自動で要約する機能や、音声ファイルを検索する機能も備わっており、議事録作成後の情報整理もサポートします。

この高品質な音声記録と文字起こし機能は、特に議論のスピードが速い会議や、専門用語が飛び交う会議において真価を発揮します。録音された音声と同時にテキストデータが得られるため、聞き逃しや誤解を防ぎ、議論の正確な記録を保証します。Pixelシリーズを会議の中心に置き、高品質な音声をキャプチャし、その場でテキスト化することで、議事録作成の最初のステップを劇的に効率化し、その後の編集作業を大幅に短縮することができるでしょう。

スマートデバイス連携によるハイブリッドな議事録作成

GoodNotes 6とGoogle Pixelシリーズを連携させることで、アナログとデジタルの良いとこ取りをした、ハイブリッドな議事録作成ワークフローを構築できます。

会議中は、Pixelシリーズのレコーダーアプリで会議全体の音声を高精度に文字起こししつつ、iPad ProとGoodNotes 6を使って、重要なポイントを手書きでメモしたり、図を書き込んだり、資料に直接注釈を加えたりします。Pixelが「網羅的な記録」を、GoodNotes 6が「視覚的な情報整理と要点の強調」を担うイメージです。例えば、Pixelで文字起こしされたテキストから、特に重要な決定事項やアクションアイテムをGoodNotes 6に手書きで抜き出し、丸で囲んだり、矢印で関連付けたりすることで、より分かりやすい議事録を作成できます。

会議後、Pixelで生成されたテキストデータをGoodNotes 6のノートに貼り付け、手書きのメモと統合します。GoodNotes 6の編集機能を使えば、テキストの配置を調整したり、色分けしたりして、最終的な議事録を完成させます。この連携により、会議中の集中力を高めながら、正確で視覚的にも優れた議事録を効率的に作成することが可能になります。デジタルツールが提供する自動化と、手書きがもたらす思考の柔軟性を融合させることで、議事録作成の質とスピードを両立させることができるのです。

Excel vs Word、議事録作成はどっち？見やすいExcel議事録の作り方

議事録を作成する際、多くの人がまず思い浮かべるのがWordとExcelでしょう。どちらも優れたツールですが、議事録の目的や内容によって最適な選択は異なります。ここでは、それぞれのメリット・デメリットを比較し、特に「見やすさ」に焦点を当てたExcel議事録の作成方法を解説します。

Wordのメリット・デメリット：詳細な記録と柔軟なレイアウト

Wordは、文書作成ソフトの王道として、議事録作成において長い間主要なツールとして利用されてきました。

その最大のメリットは、自由なレイアウトと詳細な記述が可能な点です。会議の冒頭から結びまで、発言のニュアンスや背景情報、詳細な議論のプロセスなどを、文章として自然に書き起こすことができます。見出し機能や箇条書き、インデントなどを活用することで、読みやすい構造の議事録を作成できます。また、図や写真、表の挿入も容易で、必要に応じて視覚的な情報を加えることも可能です。長文の議事録や、議論のプロセスを重視する会議においては、Wordが最適な選択となるでしょう。

一方で、Wordのデメリットとしては、構造化された情報の管理が苦手な点が挙げられます。決定事項やToDoリスト、担当者、期限といった、後から集計や検索が必要となる情報を羅列するだけでは、見落としや管理の煩雑さにつながりやすいです。また、参加者の多い会議で話者が複数いる場合、誰が何を言ったのかを明確に区別しにくいという課題もあります。共同編集機能はありますが、Excelに比べると複数人での同時編集には多少の慣れが必要かもしれません。詳細な「報告書」としての議事録には適していますが、「情報管理」としての議事録には工夫が必要です。

Excelのメリット・デメリット：構造化された情報とデータ管理

Excelは、表計算ソフトとしてデータの集計や分析に用いられますが、その特性を活かせば、議事録作成においても非常に強力なツールとなります。

Excelの最大のメリットは、情報を構造化して管理しやすい点です。議事、決定事項、担当者、期限、ステータスといった項目を列として定義し、行ごとに情報を入力していくことで、一目で重要な情報が把握できる議事録を作成できます。フィルター機能や並べ替え機能を使えば、特定の決定事項だけを抽出したり、担当者別にToDoリストを整理したりすることも容易です。これにより、会議後のアクションを明確にし、進捗管理を効率的に行えます。数値データを含む議事録や、プロジェクトの進捗会議など、アクションアイテムが多数発生する会議においては、Excelが非常に役立ちます。

しかし、Excelにもデメリットはあります。長文の記述には不向きである点です。セルに長文を入力すると、可読性が低下したり、レイアウトが崩れたりする可能性があります。そのため、会議の詳しい議論内容や、発言の背景といったニュアンスを伝えるには適していません。あくまで「事実と決定事項」を簡潔にまとめるのに向いています。また、表計算ソフトであるため、Wordのような自由な文章表現やデザイン性には限界があります。目的を明確にし、「何を議事録に残したいか」によってWordとExcelを使い分けることが重要です。

見やすいExcel議事録作成のコツとテンプレート活用

Excelで議事録を作成する際、その「見やすさ」を向上させるためにはいくつかのコツがあります。効果的なテンプレートを活用することで、さらに効率的かつ高品質な議事録を作成できます。

まず、明確な項目分けとシンプルなレイアウトを心がけましょう。例えば、以下のような項目を設けるのが一般的です。

各セルには簡潔な情報を入力し、必要に応じてセルの結合や背景色の変更で視覚的な区切りをつけましょう。例えば、決定事項のセルを黄色でハイライトしたり、ToDoの担当者別に色分けしたりすることで、一目で重要な情報が把握できるようになります。

また、条件付き書式を活用するのも有効です。期限が近いToDoや、完了済みのタスクを自動的に色分け表示させることで、進捗管理が格段に楽になります。Microsoftが提供している議事録テンプレートや、ウェブ上で公開されている無料テンプレートを活用すれば、ゼロから作成する手間が省け、統一されたフォーマットで議事録を作成できます。これらのテンプレートは、会議名、日時、目的、参加者などの基本項目があらかじめ設定されており、入力するだけで見栄えの良い議事録が完成します。テンプレートをベースに、自社の会議スタイルに合わせてカスタマイズしていくことで、より実用的なExcel議事録を作成できるでしょう。

議事録共有のベストプラクティスとおすすめツール、1枚・2枚以上で変わるポイント

議事録は作成して終わりではありません。重要なのは、その情報を適切に共有し、関係者全員が共通認識を持つことです。共有の仕方一つで、その後の業務効率やプロジェクトの進捗が大きく変わります。ここでは、議事録共有の重要性と、枚数に応じた最適な共有方法、そしておすすめのツールについて解説します。

議事録共有の重要性：情報共有の円滑化と認識統一

議事録の共有は、単に会議の内容を伝える以上の意味を持ちます。それは、情報共有の円滑化、認識の統一、そして責任の明確化という、ビジネスにおける重要な機能を果たします。

会議で決定された事項や合意内容、次に取り組むべきアクションアイテムは、参加者全員が正しく理解し、認識を統一している必要があります。議事録を共有することで、会議に参加できなかったメンバーにも情報を効率的に伝達でき、キャッチアップを促します。これにより、情報の非対称性を解消し、チーム全体の生産性向上に貢献します。参考情報でも述べられている通り、議事録をすぐに共有することで、情報共有のスピードと質が向上します。

また、議事録は、誰が何を、いつまでに実行するのか、という責任の所在を明確にする重要なドキュメントでもあります。決定事項やToDoリスト、担当者、期限が明記された議事録を共有し、参加者全員が確認することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、責任感を持って業務に取り組むことができます。万が一、後で問題が発生した場合にも、議事録が事実確認の根拠となり、円滑な解決につながります。作成された議事録を会議参加者に確認してもらうことで、認識のずれを防ぐことが可能です。議事録の共有は、単なる事務作業ではなく、チームワークと生産性を高めるための戦略的なプロセスなのです。

議事録枚数別のおすすめ共有方法とツール

議事録の共有方法は、その内容の量や性質によって使い分けるのが効果的です。特に、議事録の「枚数」は共有ツール選びの重要な指標となります。

1枚で収まる簡潔な議事録の場合

短時間の定例会議や、決定事項が少ないシンプルな会議の議事録（1枚程度）は、速報性と手軽さが重要です。

• メール: 最も一般的で手軽な方法です。件名に【議事録】と会議名を入れ、本文に決定事項とToDoを簡潔に記載し、必要であればExcelやWordで作成した議事録ファイルを添付します。
• チャットツール（Slack, Teamsなど）: スピーディーな共有に適しています。決定事項やアクションアイテムを箇条書きで投稿し、関連するファイルを添付します。会話の流れの中で議事録が共有されるため、即座の確認と返信が期待できます。
• 共有ドライブ（Google Drive, OneDriveなど）: ファイルをアップロードし、共有リンクを通知する方法です。常に最新のファイルにアクセスできるため、修正が発生した場合でも一元管理が容易です。

2枚以上の詳細な議事録の場合

長時間の戦略会議や、複雑な議論が含まれる詳細な議事録（2枚以上）は、検索性、網羅性、そして管理のしやすさが求められます。

• ConfluenceなどのWikiツール: 情報を体系的に整理し、関連する他のドキュメントと連携させやすいのが特徴です。詳細な議事録をプロジェクトごとに管理し、過去の議事録も容易に検索できます。
• Notionなどのオールインワンワークスペース: 議事録だけでなく、プロジェクト管理、タスク管理も一元的に行えるため、議事録とアクションアイテムが密接に連携します。柔軟なデータベース機能で、タグ付けやフィルターによる検索も強力です。
• AI議事録ツール内での共有: スマート書記やRimo Voiceなど、多くのAI議事録ツールは、作成された議事録をツール内で共有し、コメント機能などを通じて共同で確認・編集できる機能を備えています。音声とテキストが紐づいているため、不明点をすぐに確認できるメリットもあります。

これらのツールを使い分けることで、情報過多になるのを防ぎつつ、必要な情報を必要な人に、最適な形で届けることができるでしょう。

AI議事録ツールを活用した迅速な共有とデータ管理

AI議事録ツールの導入は、議事録の共有プロセスにも革新をもたらします。作成工数の大幅削減だけでなく、共有の迅速化とデータの一元管理を実現します。

前述の「スマート書記」や「Rimo Voice」といったAI議事録ツールは、会議の音声を自動で文字起こしし、要約や決定事項を抽出するだけでなく、作成された議事録をプラットフォーム内で即座に共有できる機能を提供しています。これにより、会議終了後、手動での編集作業に時間をかけることなく、すぐにドラフト版の議事録を関係者に展開することが可能になります。参加者は、PCやスマートフォンからWebブラウザを通じて議事録にアクセスし、内容を確認したり、コメントを付与したりできます。これにより、認識のずれを早期に発見し、修正することも容易になります。

さらに、これらのツールは議事録データをクラウド上で一元管理するため、過去の議事録の検索や再利用が非常に容易になります。キーワード検索機能を使えば、膨大な議事録の中から特定の議題や決定事項に関する情報を瞬時に探し出すことができます。これにより、類似の会議での議論を参考にしたり、過去の決定事項の経緯を確認したりといった、情報活用が格段にスムーズになります。AI議事録ツールの活用は、単に議事録作成を効率化するだけでなく、組織全体の情報共有と知識管理の質を向上させる、強力な手段となるのです。2025年には市場規模が5,104.9億円に達すると予測されており、今後ますますその重要性は高まるでしょう。