タイムカードの端数処理、正しく理解していますか？法律と計算方法を徹底解説

タイムカードの端数処理は、多くの企業で日々の勤怠管理や給与計算において関心が高いテーマです。しかし、その処理方法によっては労働基準法違反となる可能性もあり、正しい理解が不可欠です。

本記事では、タイムカードの端数処理に関する最新の法的な考え方、具体的な計算方法、そして注意点について解説します。あなたの会社の勤怠管理が法令に適合しているか、ぜひこの機会に確認してみてください。

スポンサーリンク

タイムカードの端数処理、何分単位が法律で認められている？

労働時間把握の原則は「1分単位」

労働基準法では、企業の勤怠管理において「労働時間は1分単位で正確に把握し、賃金に反映させる」ことが原則とされています。これは、労働者が働いた時間分の賃金は、たとえ数分であっても、すべて支払われなければならないという「賃金全額払いの原則」に基づいています。

企業には、従業員の労働時間を正確に把握する義務があります。この義務は、残業代の適正な計算だけでなく、長時間労働の規制など、労働者の健康と安全を守る上でも非常に重要です。

近年では、高機能な勤怠管理システムの導入が進み、1分単位での正確な打刻・集計が技術的に容易になっています。これにより、企業はより厳格な1分単位での労働時間管理が求められる傾向にあります。

例外的に認められる「月単位」の端数処理

原則は1分単位ですが、事務処理の簡便化を目的とし、労働者に不利益とならない範囲で、例外的に端数処理が認められる場合があります。ただし、これは日々の労働時間ではなく、「1か月の総労働時間」に対するものです。

具体的には、1か月の合計時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間それぞれに1時間未満の端数が生じた場合、以下の処理が認められています。

• 30分未満の端数: 切り捨て
• 30分以上の端数: 1時間に切り上げ

このルールは、あくまで月単位で集計された総労働時間に対するものであり、日々の残業時間や遅刻・早退の時間に適用できるものではないという点を理解しておくことが重要です。

日々の労働時間切り捨ては原則NG

最も注意が必要なのは、日々の労働時間や残業時間を計算する際に、15分や30分単位で端数を切り捨てることです。これは、原則として労働基準法違反となります。

たとえ企業側の「慣習」であったとしても、労働者の働いた時間の一部を切り捨てることは、賃金全額払いの原則に反します。例えば、「10分残業したが15分単位だから切り捨てて0分」とするような扱いは認められません。

実際に2019年には、15分未満の残業時間を切り捨てていた企業に対し、未払い賃金の支払いが命じられた裁判例もあります。このような切り捨ては、未払い賃金の請求リスクだけでなく、企業の社会的信用を失うことにもつながるため、絶対に行うべきではありません。

10分、15分、30分単位の計算方法と具体例

日々の切り捨ては違法！具体的な計算例で確認

日々の労働時間や残業時間において、例えば「10分単位」「15分単位」で計算し、端数を切り捨てる行為は、労働基準法第24条の賃金全額払いの原則に反し、違法とされています。

具体的な例で見てみましょう。

• ケース1: 定時が17時で、実際には17時10分まで残業した。
• 誤った処理: 「15分単位だから」と10分を切り捨て、残業時間を0分とする。
• 正しい処理: 17時10分まで働いたので、10分間の残業代を支払う。

この場合、企業は10分間の残業代を支払う義務があります。たとえ数分であっても、労働者が働いた時間分の賃金は、そのすべてを支払わなければなりません。労働者に不利益になる一方的な切り捨ては、雇用形態問わず認められないことを肝に銘じましょう。

もし意図的に労働時間を短く見せかけるために切り捨てを行った場合、未払い賃金だけでなく、罰金や企業の社会的信用の失墜といった、より大きなリスクを招くことになります。

【月単位】30分未満切り捨て・以上切り上げのルール

例外として認められている「月単位」の端数処理ルールを、具体的な例とともに詳しく解説します。このルールが適用されるのは、あくまで「1か月の合計時間外労働、休日労働、深夜労働」に対してです。

具体的な計算例:

• 例1: 1か月の時間外労働が「25時間20分」だった場合
  30分未満の端数（20分）は切り捨てられます。したがって、時間外労働時間は「25時間」として計算されます。
• 例2: 1か月の時間外労働が「30時間40分」だった場合
  30分以上の端数（40分）は1時間に切り上げられます。したがって、時間外労働時間は「31時間」として計算されます。

この処理は、事務処理の簡素化を目的とした特例であり、労働者に不利益とならない範囲で認められています。日々の個々の残業時間にこのルールを適用することはできません。

この月単位の端数処理を適用する際は、従業員にとって有利な切り上げと不利な切り捨てが同時に行われることで、全体として公平性が保たれるという考え方に基づいています。

割増賃金計算における端数処理の特例

割増賃金の計算においても、特定の端数処理が認められています。これは、1円未満の細かい端数が発生しやすい賃金計算の実情に対応するための特例です。

• 1時間あたりの賃金額や割増賃金額に1円未満の端数が生じた場合:
  50銭未満の端数は切り捨て、50銭以上は1円に切り上げることが認められています。
• 1か月の時間外労働、休日労働、深夜労働の各割増賃金の総額に1円未満の端数が生じた場合:
  上記と同様に、50銭未満は切り捨て、50銭以上は1円に切り上げることが認められています。

これらの特例は、賃金計算の精度を保ちつつ、事務処理の煩雑さを軽減することを目的としています。しかし、ここでも重要なのは、労働者に不利益とならない範囲でのみ適用されるという大原則です。

企業はこれらの特例を適切に理解し、正確な賃金計算を行うことが求められます。

45分単位や5分単位は違法？知っておきたい労働基準法のポイント

法律が求める「賃金全額払いの原則」

労働基準法第24条に定められている「賃金全額払いの原則」は、タイムカードの端数処理を考える上で最も重要な基盤となります。この原則は、労働者が働いた時間に対する賃金は、いかなる理由があってもその全額を支払わなければならない、ということを企業に義務付けています。

例えば、日々の勤怠において、たとえ「5分単位」「10分単位」「15分単位」など、どのような単位であっても、労働時間の一部を切り捨てて賃金を支払わないことは、この原則に違反します。これは、残業時間だけでなく、遅刻や早退など、あらゆる労働時間の端数に適用されます。

「たった数分」と軽視されがちな時間も、積もり積もれば労働者にとっては大きな不利益となり、企業の信頼を損ねる原因にもなります。企業側は、この原則を肝に銘じ、勤怠管理システムを導入するなどして正確な労働時間把握に努める義務があることを忘れてはなりません。

就業規則への明記と労働者への周知義務

タイムカードの端数処理において、月単位での例外的な処理（30分未満切り捨て・30分以上切り上げ）を導入する場合は、その旨を就業規則に明確に記載する必要があります。

単に就業規則に記載するだけでなく、労働者全員にその内容を周知する義務もあります。就業規則は労使間の取り決めであり、労働者がその内容を知らなければ、効力を持たない場合があります。

もし就業規則に明記されていない、あるいは周知されていない状態で端数処理を行った場合、その処理は無効と見なされ、未払い賃金の問題に発展する可能性があります。就業規則は、企業と労働者双方にとって、公平な労働条件を担保する重要なルールブックです。適正な運用のためには、定期的な見直しと、最新の法令への適合が求められます。

過去の裁判例から学ぶリスク回避のポイント

2019年には、日々の15分未満の残業時間を切り捨てていた企業に対し、未払い賃金の支払いが命じられた裁判例があります。これは、多くの企業が抱える「慣習だから問題ない」という誤解を打ち砕くものです。

この裁判例が示すように、労働基準法に反する端数処理は、企業にとって非常に大きなリスクを伴います。労働者側からの未払い賃金請求は、現在では最大で過去5年分（2020年4月1日以降に支払われる賃金について）に遡って行われる可能性があります。

さらに、未払い賃金だけでなく、企業イメージの失墜、罰金、そして従業員の士気の低下といった複合的なダメージを被ることもあります。リスクを回避するためには、日々の勤怠を1分単位で記録・計算し、例外処理を導入する場合は就業規則に基づき、労働者に不利にならないよう運用することが不可欠

過去の事例から学び、自社の勤怠管理が法令に適合しているか定期的に見直しを行うことが、企業を守る上で極めて重要です。

パート・アルバイトのタイムカード端数処理で注意すべきこと

雇用形態による差はなし！全員が対象

労働基準法は、正社員、パート、アルバイトなど、すべての労働者に等しく適用されます。したがって、タイムカードの端数処理に関しても、雇用形態によって異なるルールを設けることはできません。

「パートだから」「アルバイトだから」という理由で、日々の労働時間の端数を切り捨てたり、正社員とは異なる不利な計算方法を適用したりすることは、労働基準法違反となります。これは、労働者間の不公平感を生み、モチベーションの低下にもつながりかねません。

企業は、雇用形態にかかわらず、すべての従業員の労働時間を1分単位で正確に把握し、賃金全額払いの原則に基づいて賃金を支払う義務があります。これにより、すべての従業員が安心して働ける環境を提供することが、企業の重要な責務です。

「短時間だから」と安易な切り捨ては危険

パートやアルバイトの従業員は、短時間勤務のケースが多く、数分の端数が軽視されがちです。しかし、「短時間だから大したことないだろう」と安易に端数を切り捨てる行為は、非常に危険です。

たとえ1日5分の切り捨てであっても、月に20日勤務すれば合計で100分（1時間40分）の未払い時間となります。年間では約20時間にも相当する労働時間が切り捨てられる計算になります。この積み重ねが、後に大きな未払い賃金問題へと発展するリスクをはらんでいます。

特に、飲食業や小売業など、パート・アルバイトの従業員が多い業種では、この点に細心の注意を払う必要があります。個々の「数分」が積み重なると、組織全体で見れば無視できない規模の未払い賃金となり、法的なリスクを高めることになります。

勤怠管理システム導入のメリットと注意点

近年、勤怠管理システムを導入する企業が増えていますが、これはパート・アルバイトの多い企業にとって特に有効な手段となり得ます。手計算やExcelでの管理に比べ、以下のようなメリットがあります。

• 集計の自動化: 複雑なシフトや多様な勤務時間の従業員の勤怠を1分単位で自動集計し、計算ミスを削減します。
• 法改正への迅速な対応: 最新の労働基準法改正に対応した設定が可能なシステムが多く、法令遵守をサポートします。
• 正確な労働時間の把握: 打刻漏れを防ぐ機能や、不正打刻を防止する機能により、より正確な労働時間の把握が可能になります。

ただし、システムを導入したからといって、すべてが解決するわけではありません。システムの初期設定が法令に適合しているかを確認し、従業員への打刻ルールを徹底的に周知するなど、運用面での注意も不可欠です。

適切なシステム導入と運用により、企業は法令遵守を強化し、従業員は安心して働くことができる、双方にとって良い環境を構築できます。

タイムカードの端数処理でトラブルを避けるためのQ&A

Q1: 残業の際、数分前に退勤しても良い？

A: 労働者が業務を終え、自らの意思で定時前に退勤することは問題ありません。

しかし、企業側が「残業にならないように」といった理由で、定時前の退勤を指示・強制することは、労働時間の不当な短縮となりうるため注意が必要です。もし業務上残業が必要な状況にも関わらず、形式的に定時退勤を促すような場合は、サービス残業の温床となるリスクがあります。

企業は、従業員が実際に労働した時間を正確に把握し、その分の賃金を支払う義務があります。労働者の自発的な意思に基づく退勤と、企業からの強制とを明確に区別し、適切な勤怠管理を行うことが重要です。

Q2: 労働者に有利になる端数処理なら問題ない？

A: はい、労働者に有利になる端数処理であれば、労働基準法上は問題ありません。

例えば、「残業が5分でも15分に切り上げて計算する」といったケースは、労働者にとってメリットがあるため、法的に許容されます。これは、賃金全額払いの原則に反しないためです。

ただし、このような有利な端数処理を導入する場合でも、その旨を就業規則に明記し、労働者全員に周知することが望ましいです。これにより、計算ルールに対する誤解や不信感を防ぎ、透明性の高い勤怠管理を維持することができます。あくまで労働者に有利な場合のみであり、安易に「端数処理」という言葉を使って、不利な処理と混同しないよう注意しましょう。

Q3: タイムカードの打刻忘れはどう対応すべき？

A: タイムカードの打刻忘れは、多くの職場で発生しうる問題です。

打刻忘れがあった場合でも、企業は労働者の実際の労働時間を正確に把握し、その分の賃金を支払う義務があります。打刻忘れを理由に、労働時間を「0」とみなしたり、一方的に不利な処理をしたりすることは、労働基準法違反となる可能性があります。

具体的な対応としては、以下の方法が考えられます。

• 客観的な記録の確認: 業務日報、PCのログイン・ログオフ履歴、メールの送信履歴、入退室記録などを確認します。
• 上司や同僚の証言: 上司や同僚からの証言を参考に、実際の勤務時間を特定します。
• 自己申告と確認: 従業員に自己申告を求め、それを基に上記客観的情報と照らし合わせて確認します。

打刻忘れを防ぐためには、リマインダーの設置、勤怠管理システムの活用、従業員への定期的な注意喚起などが有効です。企業は、従業員の労働時間を正確に把握するという義務の範疇で、打刻忘れにも適切に対応する必要があります。