内定通知書を受け取った時、それは喜ばしい瞬間であると同時に、もし複数の選択肢があるのなら、少なからず悩みを伴う決断の時でもあります。

近年、特に新卒採用においては、内定辞退率が高い水準で推移しており、多くの学生や求職者が内定受諾と辞退の間で揺れ動いています。そんな時、どのように対応すれば、自分にとっても企業にとっても最善の結果となるのでしょうか？

この記事では、内定通知書を受け取った後の辞退について、その適切なタイミング、伝える際のマナー、そして注意点まで、詳しく解説していきます。

「内定通知書を受け取ったけど、辞退したい…どうすればいい？」そんなあなたの疑問を解消し、社会人として誠実な対応ができるようサポートします。

内定通知書を受け取ったらどうする？

内定通知書は法的拘束力がある？

内定通知書は、企業があなたに入社を要請し、あなたがそれに応じる意思を示すことで、「労働契約が成立した」と見なされる重要な書類です。

しかし、これはあくまで「入社を約束する」段階であり、実際に働き始める前の状態では、まだ法的な拘束力は限定的であると理解しておく必要があります。

特に重要なのは、民法第627条の存在です。この法律により、「入社日の2週間前まで」であれば、原則としていつでも労働契約を解約（内定辞退）することが可能とされています。

つまり、内定承諾書を提出した後であっても、この期間内であれば法的には辞退の自由が保障されているのです。

ただし、法的に可能であることと、企業への配慮は別問題です。企業側は、あなたの入社を前提に採用計画を進めており、辞退があれば少なからず影響を受けます。

この点を理解し、適切なマナーを持って対応することが、社会人として求められる姿勢と言えるでしょう。

無用なトラブルを避けるためにも、法律上の権利と社会的な慣習の両方を踏まえて行動することが重要です。

内定通知書受領後の選択肢

内定通知書を受け取った際、あなたは大きく分けて二つの選択肢に直面します。一つは「内定を承諾し、入社する」こと。もう一つは「内定を辞退し、他の道を選ぶ」ことです。

承諾する場合は、入社に向けた手続きや準備を進めることになりますが、辞退を決めた場合は、企業に対して誠実かつ迅速な対応が求められます。

現代の就職市場は「売り手市場」と呼ばれ、学生一人あたりの内定取得社数も増加傾向にあります。参考情報によると、学生が内定を辞退する企業数は平均3.4社とされており、複数の内定を持つ中で悩むのは決して珍しいことではありません。

特に、難易度の高い大学の就活生は、内定辞退企業数が多い傾向が見られます。これは、より良いキャリアを求めて複数の選択肢を比較検討する学生が多いことの表れとも言えるでしょう。

この状況で、自分のキャリアプランや価値観に最も合致する企業を選ぶことは、あなたの人生にとって非常に重要な決断となります。

焦らず、しかし、決断を先延ばしにすることなく、自身の将来を真剣に考える時間が不可欠です。内定通知書を受け取ったからといって、すぐに結論を出さなければならないわけではありませんが、検討期間には限りがあることを忘れないでください。

辞退の決断を早めることの重要性

もし内定辞退の決断を下したのであれば、できる限り早く企業に連絡することが、社会人としての最低限のマナーであり、企業への最大の配慮となります。

連絡が遅れることによって、企業は追加の採用活動を行う機会を失ったり、計画していた人員を確保できずに事業計画に遅延が生じたりする可能性があります。

これは、企業の「採用コストの損失」に直結します。求人広告費、説明会の運営費、面接官の人件費など、一人の採用には多大な費用がかかっています。これらのコストが無駄になるだけでなく、追加採用にはさらに費用がかかります。

また、採用計画が未達となれば、既存社員への業務負担が増加するなど、社内にも深刻な影響が及びます。新しいプロジェクトの立ち上げが遅れたり、サービス提供に支障が出たりする可能性も考えられます。

これらの影響を最小限に抑えるためにも、あなたの決断が固まったら、たとえ承諾前であっても「理想は2〜3日以内、遅くとも1週間以内」には連絡をすることが望ましいとされています。

特に、多くの企業が内定者を囲い込むために様々なフォローを行う中で、早期の連絡は企業にとっても次の手を打つための貴重な時間となります。

内定通知書を辞退する際の適切なタイミング

法的に可能な辞退時期

内定辞退に関して、最も重要な法的根拠となるのが民法第627条です。この条文は、期間の定めのない雇用契約において、労働者はいつでも解約の申し入れができ、申し入れから2週間が経過すれば契約が終了すると定めています。

内定は、その性質上、労働契約が成立していると解釈されるため、入社日の2週間前までであれば、内定承諾後であっても法的には辞退が可能です。

これは、あなたの職業選択の自由を保障するための重要な権利であり、企業側もこの規定を認識しています。

しかし、この法的権利を行使する際にも、企業への配慮は不可欠です。あくまでこれは「最終期限」と捉えるべきであり、この期間ギリギリでの辞退は企業に多大な迷惑をかけることになります。

入社日直前の辞退は、企業が代替人員を確保する時間をほとんど与えず、事業計画に深刻な影響を及ぼしかねません。法的に問題なくても、社会人としての評価を下げることにつながるため、できる限り早めの連絡を心がけましょう。

企業への配慮を考えた理想のタイミング

法的に辞退が可能な時期は入社日の2週間前までですが、企業への配慮を考えると、できるだけ早く、かつ「内定承諾前」に決断し連絡するのが理想的です。

もし承諾書提出前であれば、理想は2〜3日以内、遅くとも1週間以内に連絡を入れましょう。これにより、企業は他の候補者にアプローチしたり、追加の採用活動を計画したりする時間的余裕を得られます。

新卒採用においては、10月1日の内定式前までに連絡することが一般的で、この時期は多くの学生が最終的な進路を決める節目となります。

参考情報によると、新卒の内定辞退率は60%を超える高水準で推移しており、企業側も辞退がある程度は想定しているとはいえ、早めの連絡は信頼関係を損ねないために非常に重要です。

以下に、新卒と中途の近年における内定辞退率のデータを示します。

区分 2022年 2023年 2024年 2025年 2026年 (2025年6月時点)
新卒の内定辞退率 – 65.8% – 63.8% 53.9%
中途採用の内定辞退率 7.9% 9.0% 9.3% – –

このように高い辞退率の中でも、あなたの誠実な対応は企業の採用担当者に良い印象を残し、将来のどこかで思わぬ形で役立つ可能性もあります。

辞退連絡のベストな時間帯と方法

内定辞退の連絡は、基本的に電話で直接伝えるのが最もマナーにかなった方法です。誠意が伝わりやすく、迅速かつ確実に意思を伝えられます。

電話をかける際は、以下の点に注意しましょう。

  • 伝える内容を事前に整理する： 感謝の言葉、辞退の意思、簡潔な理由、謝罪の言葉を明確に準備します。
  • 落ち着いて話せる環境を選ぶ： 周囲の騒音がない場所で、集中して話せるようにしましょう。
  • 適切な時間帯に連絡する： 企業の始業直後、昼休み、終業間際は避けましょう。これらの時間帯は担当者が多忙であったり、休憩中であったりするため、避けるのが賢明です。一般的には午前10時〜11時半頃、午後2時〜4時頃が適切とされています。

やむを得ず電話が難しい場合や、企業からメールでの連絡を指示された場合に限り、メールで連絡することもあります。メールの場合は、件名を分かりやすくし、感謝の気持ち、辞退の意思、簡潔な理由、そして謝罪の言葉を盛り込みましょう。

メールを送る前に、誤字脱字がないか、丁寧な言葉遣いになっているかを必ず確認してください。

内定通知書辞退のメール例文と注意点

基本的なメール例文の構成

メールで内定辞退を伝える際は、以下の要素を含め、丁寧かつ簡潔に作成することが重要です。

件名：

「内定辞退のご連絡（〇〇大学 氏名）」のように、誰からの何の連絡か一目でわかるようにします。

宛名：

正式名称で企業名、部署名、採用担当者名を正確に記載します。「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」

本文冒頭：

内定のお礼と、自身の氏名を名乗ります。「この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。〇〇（氏名）でございます。」

辞退の意思表示：

明確に辞退の意思を伝えます。「大変恐縮ではございますが、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

辞退理由：

簡潔に、しかし誠意をもって伝えます。詳細を語りすぎる必要はありませんが、「一身上の都合」だけでなく、少し具体的に触れることで、相手も納得しやすくなります。

謝罪の言葉：

企業に手間や迷惑をかけることへの配慮を伝えます。「貴重な採用の機会をいただいたにも関わらず、このようなご返答となり大変申し訳ございません。」

結び：

改めて感謝と今後の発展を願う言葉で締めくくります。「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」

メールは記録として残るため、送信前に複数回見直し、誤字脱字や失礼な表現がないか確認しましょう。

辞退理由の伝え方と引き止められた場合の対処法

内定辞退の理由を伝える際は、「正直に伝えることが基本ですが、簡潔に、そして相手に失礼のないように配慮することが大切です。」

例えば、「他社への入社を決めた」「自身のキャリアプランと熟慮した結果、別の道を選ぶことにしました」といった表現は、角が立たずに誠意を伝えやすいでしょう。嘘をつくことは、後々のトラブルに繋がりかねないため避けるべきです。

企業によっては、辞退理由を詳しく聞かれたり、条件の見直しを提案されたりして、引き止められることがあります。

この場合、「意思が固い場合はきっぱりと断りましょう。」という参考情報にあるように、自分の決意を丁寧に、しかし明確に伝えることが重要です。

「大変ありがたいお話ですが、熟考の結果、私の決意は変わりません」のように、感謝を伝えつつも、自分の意思は固いことを示しましょう。

引き止めの際には、決して感情的にならず、あくまで冷静かつ丁寧な姿勢を保つことが求められます。自分のキャリアプランや価値観に基づいた決断であることを説明することで、企業側も理解を示しやすくなります。

メール送付後の対応と確認

内定辞退のメールを送付した後も、いくつかの点に注意して対応しましょう。

まず、企業からの返信を待ちます。返信がない場合、メールが届いていない可能性や、担当者が多忙である可能性も考えられます。

数日経っても連絡がないようであれば、念のため電話で「メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか」と、あくまで丁寧な姿勢で確認の連絡を入れることも検討しましょう。

ただし、基本的にはメールでの連絡は補助的な手段であり、電話での連絡が最も丁寧なマナーとされています。

もし、企業から直接電話で連絡が来た場合は、改めて口頭で辞退の意思と感謝、謝罪を伝えましょう。

内定辞退後の企業との関係性は、あなたが社会人としてどのような人物であるかを測るバロメーターにもなります。社会は狭く、業界内で人脈が繋がっていたり、将来的に別の形で関わる可能性もゼロではありません。

最後まで丁寧な対応を心がけることで、自身の信用を守り、良好な人間関係を築くことに繋がります。メールのやり取り一つにも、社会人としての常識と配慮が問われることを意識しましょう。

内定通知書を無視・無効にしないために

連絡しないことのリスク

内定通知書を受け取ったにもかかわらず、辞退の連絡をせずに放置する行為は、社会人として最も避けるべき行為の一つです。

企業はあなたの返答を待っており、連絡がないことで次の採用活動に進めない、他の候補者に内定を出せないといった支障が生じます。

これは企業に対して極めて失礼であるだけでなく、あなたの信用を大きく損なう行為です。連絡をしないことによるリスクは多岐にわたります。

例えば、企業側から何度も連絡が来ることになったり、場合によっては法的なトラブルに発展する可能性もゼロではありません（損害賠償請求など、極めて稀ではありますが、可能性は否定できません）。

何よりも、あなたの個人的な信用問題に関わります。連絡を怠る行為は、あなたの無責任さやマナーの欠如を示すものとして、社会的な評価を著しく低下させることになりかねません。

就職活動や転職活動は、様々な企業や人々との出会いの場です。その中で培われる人間関係や評判は、あなたの未来のキャリアに少なからず影響を与えることを認識すべきです。

企業が受ける深刻な影響

内定辞退の連絡がない、または遅れることで、企業は以下のような深刻な影響を受けます。

まず、「採用コストの損失」です。求人広告費、会社説明会の費用、面接官の人件費、内定者フォローにかかる経費など、一人の採用にかかる費用は膨大です。これが辞退によって無駄になるだけでなく、代替人員の採用にはさらに追加コストがかかります。

次に、「採用計画の未達と事業への影響」です。計画していた人員が確保できないと、新しいプロジェクトの立ち上げが遅れたり、既存の事業が滞ったりする可能性があります。人員不足は、残された社員の業務負担を増加させ、モチベーション低下にも繋がりかねません。

さらに、「企業イメージの低下」も無視できません。内定辞退が多いと、外部からは「あの会社は何か問題があるのではないか」「内定者フォローが不十分なのではないか」といった認識につながり、採用活動全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

特に、現代の「売り手市場」では、内定辞退率の高さが企業の採用戦略に大きな影を落としています。例えば、2023年卒の新卒の内定辞退率は65.8%に達しており、企業側も辞退をある程度は想定しているとはいえ、連絡がない事態は予期せぬトラブルにつながるのです。

あなたの取る行動が、企業にこれほどまでに大きな影響を与えることを理解し、責任ある行動を心がけましょう。

誠実な対応が未来につながる

たとえ入社を辞退する企業であっても、一度ご縁があったことに変わりはありません。内定辞退のプロセスも、あなたの「社会人としての第一歩」と捉え、最後まで誠実に対応することが重要です。

「誠実かつ丁寧な対応を心がけましょう。」という参考情報にあるように、感謝の気持ちを伝え、辞退の理由を簡潔に説明し、謝罪の言葉を添えることで、企業に与える印象は大きく変わります。

社会は狭く、特に同じ業界であれば、どこかで再会する可能性も十分にあります。その際、あなたが過去にどのような対応をしたかという評判は、良くも悪くもあなた自身に返ってくるものです。

将来的に転職を考える際や、業界内での人脈形成、あるいは単なる友人との会話の中で、過去の誠実な対応が思わぬ形で評価されることもあります。

「あの人は辞退したけれど、最後まで礼儀正しかった」という印象は、あなたの将来のキャリアにとってプラスに作用するでしょう。逆に、連絡を怠ったことで「あの人は信用できない」というレッテルを貼られてしまえば、将来的に不利になる可能性も否めません。

内定辞退は決してネガティブな行為ではありません。あなたのキャリアにとってより良い選択をするための重要な決断です。その決断を、最も建設的でプロフェッショナルな方法で伝えることが、あなたの未来を切り開く上で不可欠なのです。

内定通知書を辞退する際のその他のマナー

誠意を伝える言葉遣いと態度

内定辞退の連絡において、最も重要なのは「誠意を伝える言葉遣いと態度」です。電話であれメールであれ、感情的にならず、冷静かつ理路整然と話すことを心がけましょう。

言葉遣いについては、「この度は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました」「大変恐縮ではございますが」「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」といった、感謝と謝罪、そして謙虚な姿勢を示す表現を積極的に用いるべきです。

たとえ相手が怒りや失望を示したとしても、それに対して反論したり感情的になったりすることは避け、あくまで相手の気持ちを理解しようと努め、冷静に自分の意思を伝える姿勢を貫きましょう。

対面や電話での会話では、言葉だけでなく声のトーンや話し方からも誠意は伝わります。落ち着いた声で、ゆっくりと丁寧に話すことで、あなたの真摯な気持ちが相手に届きやすくなります。

また、相手の時間を奪うことへの配慮も忘れず、「お忙しいところ恐縮ですが」「お時間をいただきありがとうございます」といった一言を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

企業からの質問や引き止めへの対応

内定辞退を伝えた際、企業によってはその理由を詳しく聞かれたり、現在の条件を見直して引き止めを提案されたりすることがあります。

辞退理由については、「辞退の理由を正直に伝え、謝罪の言葉を添えましょう。」という参考情報にあるように、簡潔かつ明確に伝えることが重要です。しかし、企業の批判になるような内容は避け、あくまで「自身のキャリアプランとの合致」や「熟慮の結果」といった前向きな理由に焦点を当てましょう。

嘘をつくのは避け、しかし相手を不快にさせない表現を心がけることが大切です。

引き止められた場合は、「意思が固い場合はきっぱりと断りましょう。」という点を念頭に置いてください。もし一度決断した意思が揺るがないのであれば、「大変ありがたいご提案ですが、熟考を重ねた結果、今回の決意に変わりはございません」のように、感謝を伝えつつも、自分の意思は固いことを丁寧に伝えましょう。

流されることなく、しかし相手を尊重する姿勢を保つことが、この状況を円満に乗り切る鍵となります。自分のキャリアを真剣に考えた上での決断であることを理解してもらえるよう努めましょう。

感謝の気持ちと未来への配慮

内定辞退のプロセスを終えるにあたり、最も大切にすべきは、内定を出してくれた企業に対する「感謝の気持ち」です。

選考に時間を割いてくれたこと、あなたの能力を評価し、内定という貴重な機会を与えてくれたことへの感謝を、最後の最後まで忘れずに伝えましょう。

「貴社で働く機会をいただけたこと、心より感謝申し上げます」「今回の選考を通じて、貴社の魅力に触れることができ、大変勉強になりました」といった言葉は、あなたの誠実さを印象付けます。

また、辞退によって企業に迷惑をかけてしまうことへの謝罪とともに、「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」といった、企業とそこで働く人々の未来への配慮を示す結びの言葉も非常に有効です。

たとえ入社はしないとしても、一度縁があった企業との関係を良好に保つことは、今後の社会人生活において思わぬ形で役立つ可能性があります。業界内で評判が伝わったり、将来的に取引先として関わることになったりするかもしれません。

すべてのやり取りが、あなたの社会人としての評価を形成する一部であることを忘れず、最後までプロフェッショナルな対応を心がけることが、円満な辞退、そしてあなた自身の良い未来へと繋がります。