労働条件通知書、これで迷わない！書き方からテンプレートまで徹底解説

2024年4月1日より、労働基準法の改正に伴い、労働条件通知書の記載事項が大きく変更されました。

「法改正に対応できているか不安」「正しい書き方がわからない」と悩んでいる企業のご担当者様も多いのではないでしょうか。

本記事では、最新の法改正に対応した労働条件通知書の書き方から、活用できるテンプレート、そして記載する上での注意点までを徹底的に解説します。

これさえ読めば、もう労働条件通知書で迷うことはありません。企業のコンプライアンス強化とスムーズな労務管理のために、ぜひご活用ください。

労働条件通知書とは？基本のキを理解しよう

労働条件通知書の役割と重要性

労働条件通知書は、企業が従業員を雇用する際に、賃金や労働時間、就業場所などの主要な労働条件を明示するために交付する非常に重要な書類です。

労働基準法第15条によって交付が義務付けられており、正社員、契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態に関わらず、全ての労働者に対して交付する必要があります。

この書類の主な目的は、労働者を不利な条件から保護し、労使間で発生しがちな賃金や労働時間に関するトラブルを未然に防ぐことにあります。

労働条件を明確にすることで、従業員は安心して働くことができ、企業と従業員の間に強固な信頼関係を築く土台となります。適切な交付は、企業の社会的責任を果たす上で不可欠と言えるでしょう。

2024年4月改正のポイントを把握する

今回の2024年4月1日施行の法改正では、労働条件通知書に新たに4つの項目を明示することが義務付けられました。

これらの変更点を正確に理解し、対応することが、法令遵守の第一歩となります。

具体的には以下の項目が追加されました。

• 就業場所・業務の変更の範囲: 雇入れ直後の勤務地や担当業務だけでなく、将来的に変更される可能性のある範囲を明示する必要があります。例えば、「（雇入れ直後）東京支店 （変更の範囲）全国転勤あり」といった具体的な記載が求められます。
• 更新上限の有無と内容: 有期雇用契約の労働者に対し、契約更新の回数や通算契約期間に上限がある場合は、その具体的な内容を明示しなければなりません。
• 無期転換申込機会: 有期雇用契約の労働者が、一定期間勤務することで無期雇用契約に転換できる権利（無期転換申込権）が発生する条件を明示することが必要です。
• 無期転換後の労働条件: 無期転換した場合の労働条件についても、あらかじめ明示することが求められるようになりました。

これらの項目は、特に有期契約労働者の雇用の安定を図ることを目的としています。

法改正が企業にもたらす影響と対応の必要性

労働条件通知書の交付義務に違反したり、記載内容に不備があったりした場合、企業は労働基準法違反とみなされ、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

しかし、罰金だけに留まらず、企業の信頼性にも大きな影響を及ぼします。

法令遵守ができていない企業と判断されれば、従業員からの信頼を失い、潜在的な求職者にとっても魅力のない職場と映るでしょう。これは、今後の採用活動において深刻な悪影響を及ぼす恐れがあります。

労働基準監督署からの指導や勧告を受ける可能性もあり、場合によっては企業イメージの低下や従業員のモチベーション低下につながることも考えられます。

このようなリスクを避けるためにも、法改正の内容を正確に理解し、迅速かつ適切に労働条件通知書を更新・運用することが、企業の持続的な成長と発展には不可欠です。

早期の対応によって、企業のコンプライアンス体制を強化し、安心して働ける職場環境を整備しましょう。

労働条件通知書の必須項目を漏れなくチェック！

絶対的明示事項：必ず記載すべき項目とは？

労働条件通知書には、どのような企業や雇用形態であっても、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」があります。

これらは労働者の権利を守るための根幹となる情報であり、漏れなく正確に記載することが求められます。2024年4月の法改正で追加された項目も含まれていますので、特に注意が必要です。

• 労働契約の期間：有期雇用か無期雇用かを明記します。
• 期間の定めがある労働契約を更新する場合の基準：有期雇用の場合は、契約更新の有無や判断基準を具体的に記載します。
• 就業場所及び従事すべき業務の内容：雇入れ直後の場所・業務だけでなく、将来の「変更の範囲」も明示します。
• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇：具体的な時間や曜日、休暇の種類と取得方法などを記載します。
• 賃金に関する事項：賃金の決定・計算・支払いの方法、締切日、支払日、昇給に関する事項を詳細に記載します。
• 退職に関する事項：解雇の事由や定年制の有無など、退職に関するルールを明示します。
• （有期契約労働者の場合）：
  • 更新上限の有無と内容：契約更新の上限（回数や通算期間など）がある場合に明示します。
  • 無期転換申込機会：無期雇用への転換ができる条件や機会を明示します。
  • 無期転換後の労働条件：無期転換した場合の賃金や労働時間などの条件を明示します。

これらの項目は、労働者との間で誤解やトラブルが生じやすい部分であるため、特に丁寧な説明と明確な記載が求められます。

相対的明示事項：制度に応じて記載する項目

絶対的明示事項とは異なり、「相対的明示事項」は、会社が特定の制度を設けている場合に限り、記載が必要となる項目です。

これらの項目は、全ての企業に義務付けられているわけではありませんが、制度があるにもかかわらず記載を怠ると、従業員との間に認識のズレが生じ、トラブルの原因となる可能性があります。

主な相対的明示事項は以下の通りです。

• 退職手当に関する事項：退職手当制度がある場合、その対象者、計算方法、支払い時期などを記載します。
• 臨時の賃金（賞与など）及び最低賃金額に関する事項：賞与や一時金の支給制度がある場合に、その条件や算定方法を記載します。
• 労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項：制服代や安全靴の費用など、従業員に負担を求めるものがあれば明示します。
• 安全衛生に関する事項：健康診断の実施や安全教育など、安全衛生に関する制度があれば記載します。
• 職業訓練に関する事項：研修制度や資格取得支援など、職業訓練に関する制度があれば明示します。
• 災害補償及び業務外の疾病扶助に関する事項：労災保険以外の、会社独自の災害補償制度や福利厚生があれば記載します。
• 表彰及び制裁に関する事項：表彰制度や懲戒処分に関する規定があれば記載します。
• 休職に関する事項：私傷病休職や育児・介護休職などの制度があれば、その条件や期間を明示します。

これらの制度が自社にあるかどうかを確認し、該当する場合は必ず労働条件通知書に盛り込むようにしましょう。

変更の範囲、更新上限、無期転換ルールを具体的に記載するには

2024年4月の改正で特に重要視されているのが、就業場所・業務の「変更の範囲」、有期契約の「更新上限」、そして「無期転換ルール」に関する具体的な記載です。

これらの項目は、労働者のキャリアプランや生活設計に大きく関わるため、曖昧な表現を避け、誰が読んでも理解できる明確な記載が求められます。

就業場所・業務の変更の範囲

「雇入れ直後の就業場所」と「変更の範囲」を分けて記載します。例えば、製造業の場合「（雇入れ直後）○○工場 生産ライン （変更の範囲）全国の事業所、および関連会社への出向、企画開発業務への配置転換あり」のように、具体的に可能性のある範囲を示す必要があります。

これにより、将来的な転勤や異動の可能性を労働者が事前に把握し、納得した上で雇用契約を締結できるようになります。

更新上限の有無と内容

有期契約の場合、「契約更新回数は最大3回まで」「通算契約期間は最長5年まで」といった具体的な上限がある場合は、それを明記します。

上限がない場合は「更新上限の定めなし」と記載することで、労働者が自身の契約期間の見通しを立てやすくなります。

無期転換申込機会

「有期労働契約が通算5年を超えた場合、労働者の申し出により無期労働契約に転換できる」といった無期転換ルールの内容を記載します。

「無期転換後の労働条件」については、「無期転換後の労働条件は、無期転換前の労働条件と同一とする」という記載が一般的ですが、別途規程がある場合はその内容を明示する必要があります。

これらの項目を具体的に記載することで、労使間の認識の齟齬を防ぎ、信頼関係を構築する上で非常に重要な役割を果たします。

書式は様々！テンプレート・雛形・Excel・Webツールの活用法

厚生労働省提供のテンプレートを活用しよう

労働条件通知書をゼロから作成するのは、非常に手間がかかり、また法改正への対応も専門知識が必要です。

そこで活用したいのが、厚生労働省が提供しているモデル労働条件通知書です。これらのテンプレートは、最新の法令に準拠しており、絶対的明示事項や相対的明示事項が網羅的に盛り込まれています。

厚生労働省のウェブサイトからダウンロードできるこれらの様式は、PDF形式やWord形式で提供されており、自社の状況に合わせて項目を修正・追記するだけで簡単に作成できます。

特に、2024年4月の法改正に対応した様式も公開されているため、法令遵守の観点からも安心して利用できます。

ただし、テンプレートはあくまで「モデル」であるため、業種や雇用形態、会社の独自ルールに合わせて、不足している項目がないか、あるいは不要な項目はないかを確認し、適宜カスタマイズすることが重要です。

これにより、作成の手間を大幅に削減しつつ、法的に有効な労働条件通知書を効率的に準備することが可能になります。

効率的な作成のためのExcelやWebツールの利用

労働条件通知書の作成は、紙媒体だけでなく、デジタルツールを活用することで、さらに効率化を図ることができます。

Excelは、多くの企業で利用されている表計算ソフトであり、自社のフォーマットに合わせて労働条件通知書のひな形を作成し、従業員ごとの情報を入力・管理するのに適しています。

関数やマクロを活用すれば、自動で計算や入力を補助することも可能で、カスタマイズ性に優れている点がメリットです。

一方、近年注目されているのが、労務管理システムなどのWebツールです。

これらのツールは、労働条件通知書の作成だけでなく、従業員情報の管理、給与計算、社会保険手続きなど、労務管理全般を統合的に行うことができます。特に、電子交付機能や、雇用契約書との連携機能を持つものが多く、ペーパーレス化や手続きの迅速化に貢献します。

Webツールを選ぶ際は、自社の従業員数、機能の充実度、費用対効果、そしてセキュリティ対策などを総合的に検討することが重要です。

これらのツールを導入することで、担当者の負担軽減と業務効率化を同時に実現できるでしょう。

労働条件通知書兼雇用契約書のメリットと作成ポイント

労働条件通知書と雇用契約書は、それぞれ異なる目的を持つ書類ですが、内容の重複が多いため、これらを一体化した「労働条件通知書兼雇用契約書」として発行する企業が増えています。

参考情報にもある通り、これにより、手続きの効率化と労使間の信頼関係強化が期待できます。

この一体型書類の最大のメリットは、作成と管理の手間を大幅に削減できる点です。従業員にとっても、参照すべき書類が一つにまとまるため、労働条件の確認が容易になります。

また、労働条件通知書は企業からの「一方的な通知」であるのに対し、雇用契約書は企業と労働者の「双方が合意した証」となるため、一体化することで、労働条件に対する両者の認識の齟齬を防ぎ、トラブルを未然に防止する効果も期待できます。

作成のポイントとしては、労働条件通知書の必須記載事項を全て含めることはもちろん、雇用契約書としての役割を果たすために、労働者の署名・押印欄を必ず設けることです。

これにより、労働者も内容を確認し、納得した上で合意したことの証拠となります。内容を明確にし、双方の合意形成をしっかりと行うことが、後々のトラブル防止に繋がります。

【業種別】運送業など、注意すべきポイント

運送業で特に注意すべき労働条件

運送業は、その業務の特性上、他の業種とは異なる特別な労働条件が適用されることが多く、労働条件通知書の作成には特に細やかな注意が必要です。

主な注意点として挙げられるのが、「自動車運転者の労働時間等の改善のための基準（改善基準告示）」に定められた労働時間、休憩、休日に関する規定です。

これには、拘束時間の上限、休息期間、運転時間の制限などが含まれており、一般の労働基準法よりも厳しい基準が設けられています。

したがって、労働条件通知書には、一般的な始業・終業時刻だけでなく、「一日の拘束時間」「連続運転時間」「休息期間」などを具体的に明示する必要があります。

また、長距離運行や深夜・早朝の業務が多い運送業では、就業場所が変動的であることや、深夜労働手当、割増賃金に関する規定も明確にする必要があります。

歩合制賃金を採用している場合は、その計算方法や支給条件を詳細に記載し、賃金の透明性を確保することも重要です。

これらの特殊性を踏まえた上で、労働条件通知書を作成することで、従業員との間のトラブルを防ぎ、安心して働ける環境を提供できます。

建設業・製造業における特有の労働条件

建設業や製造業も、その業務形態から特有の労働条件が存在し、労働条件通知書への記載には注意が必要です。

建設業の場合、現場ごとに就業場所が頻繁に変わるため、就業場所の「変更の範囲」を具体的に記載することが不可欠です。例えば、「採用時の現場は○○建設現場だが、今後は全国の建設現場への異動の可能性あり」といった形で明示します。

また、天候に左右されることも多いため、季節変動による労働時間の変化や、それに伴う休業手当の有無なども明確にすることが求められます。

安全衛生に関する事項も非常に重要であり、定期的な安全教育や健康診断の実施、特別教育の受講義務なども記載しておくと良いでしょう。

製造業においては、シフト制勤務や交代勤務が一般的であるため、それぞれのシフトパターンにおける始業・終業時刻、休憩時間、休日を詳細に記載する必要があります。

危険物を取り扱う作業や特殊な機械操作を伴う場合は、その手当や、特殊健康診断の受診義務についても記載し、労働者が安心して業務に従事できるような配慮が求められます。

これらの業種特有の事情を考慮し、きめ細やかな労働条件の明示を心がけましょう。

IT・サービス業での多様な働き方への対応

IT・サービス業では、多様な働き方が浸透しており、それに伴い労働条件通知書に記載すべき項目も複雑化しています。

例えば、フレックスタイム制や裁量労働制を採用している企業は、その制度の概要、清算期間、労働時間の計算方法などを具体的に明示する必要があります。

リモートワーク（テレワーク）が導入されている場合は、就業場所が自宅となること、通信費や光熱費などの費用負担に関するルール、情報セキュリティに関する規定なども明確に記載しましょう。

また、PCやスマートフォンなどの作業用品を会社から貸与する場合、その管理や返却に関する事項も盛り込むと良いでしょう。

成果主義の賃金体系を導入している企業では、賃金の決定方法や評価基準を具体的に記載し、労働者が自身の報酬体系を明確に理解できるようにすることが重要です。

IT・サービス業では、固定的な労働時間や就業場所にとらわれない柔軟な働き方が多いため、それぞれの働き方に応じた労働条件をきめ細かく明示することで、労働者の満足度向上とトラブル防止に繋がります。

柔軟な働き方を支える明確なルール作りが、この分野の企業にとって特に求められます。

最新トレンド！クラウドサインやe-Gov電子申請とは？

労働条件通知書の電子交付の現状とメリット

従来の労働条件通知書は書面での交付が一般的でしたが、近年ではデジタル化の波を受け、電子交付が広がりを見せています。

労働基準法では、労働者の希望があれば、電子メールやSNS等での交付も可能とされていますが、その際は「書面に出力できる形式に限られる」という条件があります。

PDFファイルで添付したり、クラウドサービスを利用したりすることが一般的です。

電子交付の最大のメリットは、まずペーパーレス化によるコスト削減です。印刷費や郵送費、保管スペースが不要になります。

また、迅速な交付が可能となり、特に遠隔地の従業員や採用が立て込んでいる時期には、手続きのスピードアップに大きく貢献します。

さらに、電子データとして保管することで、書類の紛失リスクを低減し、検索や管理が容易になるため、監査時や問い合わせ時の対応もスムーズに行えます。

ただし、電子交付を行う際には、必ず労働者本人の同意を得る必要があり、また、誰でも簡単に内容を確認し、必要に応じて印刷できる環境を整えることが重要です。

このような手続きを踏むことで、法的要件を満たしつつ、効率的な労務管理を実現できます。

クラウドサインなど電子契約サービスの活用

労働条件通知書の電子交付をさらに効率的かつ安全に行うツールとして、クラウドサインをはじめとする電子契約サービスが注目されています。

これらのサービスは、PDFなどの電子文書をオンライン上で共有し、電子署名を付与することで、紙の契約書と同様の法的効力を持つ電子契約を締結できるものです。

クラウドサインのようなサービスを利用するメリットは多岐にわたります。

まず、労働者の署名（同意）をオンライン上で簡単に得られるため、書類の郵送や返送の手間が省け、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

また、文書の改ざん防止技術やタイムスタンプ機能により、契約内容の真正性が担保され、セキュリティ面でも安心して利用できます。

契約の履歴も一元的に管理できるため、後から特定の契約内容を確認したい場合も容易に検索・参照が可能です。

労働条件通知書兼雇用契約書を電子契約サービスで締結することで、企業は契約プロセスをデジタル化し、業務効率を飛躍的に向上させるとともに、コンプライアンスの強化にも繋がります。

e-Gov電子申請を通じた行政手続きの効率化

労働条件通知書の直接的な電子申請ではないものの、労務管理全般のデジタル化の流れとして注目されるのが、e-Gov（イーガブ）電子申請です。

e-Govは、政府が提供する行政情報のポータルサイトであり、社会保険や労働保険に関する各種届出をオンライン上で行うことができるサービスです。

これにより、企業はハローワークや年金事務所、労働基準監督署などに直接足を運ぶことなく、自宅やオフィスから必要な手続きを完了させることが可能になります。

e-Gov電子申請を活用することで、手続きの待ち時間がなくなり、24時間365日いつでも申請ができるため、業務の効率化と担当者の負担軽減に大きく貢献します。

また、申請データがシステム上で管理されるため、記入ミスや書類の紛失リスクも低減されます。

労働条件通知書の電子交付とe-Gov電子申請を組み合わせることで、採用から入社、そして入社後の各種行政手続きまで、一連の労務管理プロセスをデジタルで完結させることが可能となり、これからの企業経営には欠かせない要素となりつつあります。

労働条件通知書は、労働者の権利を守り、企業と労働者間の良好な関係を築く上で非常に重要な書類です。

2024年4月の法改正は、労働条件通知書における情報開示の重要性を改めて浮き彫りにしました。

本記事で解説したポイントを押さえ、最新の法令に則った適切な運用を行うことで、企業のコンプライアンスを強化し、従業員が安心して働ける環境を整備することができます。

また、電子交付や電子契約サービス、e-Gov電子申請といった最新のデジタルツールを活用することで、労働条件通知書の作成・管理をより効率的かつ安全に行うことが可能です。

この機会に、貴社の労働条件通知書作成プロセスを見直し、よりスムーズで信頼性の高い労務管理体制を構築しましょう。