エントリーシート送付の疑問を解決！メール・速達・持参の注意点

エントリーシート送付の疑問を解決！メール・速達・持参の注意点

就職活動において、エントリーシート（ES）の送付方法は合否を左右する大切な第一歩です。

企業からの指示に従うのが基本ですが、メール、速達郵便、直接持参といった方法にはそれぞれ細かなマナーと注意点が存在します。

採用担当者に好印象を与えるためにも、最新の情報に基づいた正しい知識を身につけ、丁寧な対応を心がけましょう。

エントリーシート送付状は必須？メールで送る際のポイント

近年、エントリーシートの提出方法としてメールが主流になりつつあります。手軽に送れる一方で、ビジネスメールのマナーをしっかり守ることが重要です。ここでは、メールで送る際の具体的なポイントをご紹介します。

メール送付の基本マナーと印象アップ術

メールでエントリーシートを送る際、まず採用担当者の目に触れるのが件名です。件名は、用件とあなたの氏名がすぐにわかるように具体的に記載しましょう。

例えば、「エントリーシートの送信について【〇〇大学 氏名】」のようにすれば、担当者は何のメールか一目で理解できます。

次に、宛名は会社名、部署名、担当者名をフルネームで正確に記載するのが基本です。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」としましょう。

本文は、丁寧な挨拶から始め、簡潔に用件を伝えます。自己紹介と、エントリーシートを送付する旨を明記し、内容を検討していただくようお願いする言葉を添えるのがマナーです。

ビジネスメールは、受信する相手に配慮し、分かりやすく丁寧な表現を心がけることが、好印象を与えるための重要な要素となります。

添付ファイルの賢い扱い方

エントリーシート本体をメールに添付する際にも、いくつかの注意点があります。WordやExcelで作成したESは、企業からの指定がない限り、PDF形式に変換して添付するのが一般的です。

これにより、採用担当者の閲覧環境によるレイアウト崩れを防ぎ、また誤って内容が編集されてしまうリスクも回避できます。

ファイル名は、「エントリーシート_氏名」のように、誰のESか一目でわかるような名称にしましょう。複数のファイルを添付する場合は、命名規則を統一して管理しやすくすることが大切です。

ファイルサイズが大きすぎる場合や、セキュリティの観点からパスワード付きZIPファイルを推奨する企業もありますが、これは企業の指示に厳密に従うべきです。指示がないのにパスワード付きZIPファイルを使用すると、かえって手間をかけてしまう可能性もあります。

送付タイミングと最終チェックの重要性

メールを送信するタイミングも、ビジネスメールのマナーとして意識すべき点です。企業の営業時間内（一般的には9時から18時頃）に送るのが基本とされています。深夜や早朝の送信は、担当者の仕事への配慮に欠けると受け取られる可能性があるので避けましょう。

そして、最も大切なのが送信前の最終確認です。以下の項目を送信前に必ずチェックしてください。

• 宛先は間違っていないか
• 件名に漏れや誤りはないか
• 本文に誤字脱字、不適切な表現はないか
• エントリーシートの添付忘れはないか
• 添付ファイルの形式（PDFなど）とファイル名は適切か

これらの確認を怠ると、再送の手間が発生したり、あなたの評価に悪影響を及ぼしたりする可能性があります。焦らず、落ち着いてダブルチェックを行う習慣をつけましょう。

速達で送るべき？エントリーシート送付の基本マナー

郵送でエントリーシートを送る場合、多くの就活生が「速達を使った方が良いのか？」と悩むポイントです。しかし、実は速達の利用は慎重に検討する必要があります。ここでは、郵便送付に関する基本マナーと速達の利用について解説します。

郵便送付の常識：普通郵便が基本

エントリーシートを郵便で送る場合、基本的には普通郵便での送付が一般的です。企業から特に指示がない限り、速達や書留といった特別な郵便サービスは避けた方が良いとされています。

速達は、緊急性を示すサービスであるため、締切に余裕があるにもかかわらず利用すると、かえってマイナスな印象を与えかねません。例えば、「締切をしっかり確認していなかったのではないか」「計画性がない」といった評価に繋がり、あなたの自己管理能力を疑問視される可能性もゼロではありません。

大切なのは、締切に十分な余裕をもって準備を進め、普通郵便で期日内に確実に届けることです。これにより、計画性があり、きちんと準備できる人材であるというアピールにもなります。

速達が与える印象と利用の是非

速達は、緊急時に非常に便利なサービスですが、エントリーシートの送付において利用すると、「時間にルーズ」「自己管理能力が低い」といったマイナスな印象を与える可能性があるため、基本的には推奨されません。

「締切直前に慌てて送っている」という印象を与えてしまうことで、採用担当者に不必要な先入観を抱かせてしまうリスクがあります。よほど提出期限が目前に迫っており、普通郵便では絶対に間に合わないというような、やむを得ない状況に限り、最終手段として検討するにとどめましょう。

それでも、締切ギリギリの送付は避けるべきであり、最も良いのは早期にエントリーシートを完成させ、余裕をもって普通郵便で提出することです。計画的な行動は、ビジネスシーンで非常に重要視される資質の一つであると認識してください。

郵送時の梱包と必須アイテム

エントリーシートを郵送する際は、書類が汚れたり折れたりしないよう、丁寧な梱包が求められます。以下の点に注意しましょう。

• 封筒の選択: A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号の封筒を使用します。色は白が推奨され、清潔感のある印象を与えます。
• 宛名の記載: 封筒の表面には、会社名、部署名、担当者名を正確に記載し、住所も省略せず書きましょう。
• 「応募書類在中」: 封筒の左下には、赤字で「応募書類在中」と明記します。定規を使って丁寧に書くと良いでしょう。
• 送付状（添え状）: エントリーシートの前に送付状を同封するのが丁寧なマナーです。誰からの何が送られてきたのかを明確に伝える役割を果たします。
• クリアファイル: 書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れることで、雨濡れや折れ曲がりから保護できます。
• 切手: 郵送前に必ず重さを確認し、不足がないように適切な金額の切手を貼付しましょう。切手代不足は返送の原因となり、締切に間に合わないリスクを高めます。
• 控えの保管: 郵送前に必ずエントリーシートのコピーを取り、控えとして保管しておきましょう。

これらの細かな配慮が、あなたの丁寧さや誠実さを採用担当者に伝えることに繋がります。

直接持参はアリ？エントリーシート提出方法の選択肢

エントリーシートの提出方法として、企業から「直接持参」を指示されるケースも稀にあります。郵送やメールが一般的ですが、直接持参する場合には特別なマナーが求められます。ここでは、直接持参する場合の注意点と選択肢について解説します。

直接持参のメリット・デメリットと事前準備

エントリーシートを直接持参する方法は、企業から指示があった場合に限られます。事前の連絡なしにアポイントメントなしで持参するのは避けましょう。

直接持参のメリットとしては、企業への熱意を直接アピールできる機会があること、郵送費がかからないこと（交通費はかかります）、もし可能であれば企業の雰囲気を直接感じ取れることなどが挙げられます。

一方、デメリットとしては、企業の営業時間内に訪問する必要があること、訪問時のマナーや身だしなみに細心の注意を払う必要があること、交通費や移動時間がかかることなどが挙げられます。

直接持参を指示された場合は、訪問前に必ずアポイントメントを取り、訪問日時を確定させましょう。また、当日は面接に準じた清潔感のある服装と身だしなみで訪問することが求められます。

持参時のマナーと書類の渡し方

エントリーシートを直接持参する際も、郵送時と同様に書類の取り扱いには細心の注意を払います。

まず、A4サイズの書類を折らずに入れられるクリアファイルに入れ、さらに封筒に入れて持参するのがマナーです。これにより、移動中に書類が汚損したり折れたりするのを防ぎ、同時に個人情報への配慮を示すことができます。

企業に到着し、提出するタイミング（受付で渡すのか、面接官に直接渡すのか）によって、封筒から出して渡すか、封筒に入れたまま渡すかが異なります。企業の指示に従うか、その場の状況に応じて判断しましょう。

渡す際は、相手がすぐに読める向きにして「こちらが提出書類でございます」といった一言を添えて、両手で丁寧に差し出します。もたつくことのないよう、すぐに取り出せる場所に準備しておきましょう。

企業からの指示の重要性

エントリーシートの提出方法において、最も重要なのは「企業からの指示に厳密に従うこと」です。

募集要項や採用ページの情報を熟読し、メール、郵送、直接持参のいずれの方法が求められているのかを正確に把握しましょう。もし、指示が不明瞭な場合は、勝手な判断を下すのではなく、採用担当者に問い合わせて確認する勇気も必要です。

企業の指示に正確に従うことは、社会人としての基本的なビジネススキルの一つとして評価されます。指示を軽視したり、自分勝手な方法で提出したりすることは、あなたの評価を著しく下げる原因となりかねません。

常に「企業が何を求めているのか」を意識し、その期待に応える形で丁寧に対応することが、選考を有利に進める上で非常に重要となります。

再提出・証明写真・スマホ対応など、よくある疑問を解消

エントリーシートの提出は、多くの疑問がつきものです。特に、提出時期、再提出の可否、そして証明写真やWebエントリー時のスマホ対応については、多くの就活生が悩むポイントです。ここでは、そうしたよくある疑問を解消していきます。

ES提出の適切な時期と早期提出のメリット

エントリーシートの提出時期は、企業や業界によって大きく異なりますが、多くの企業では大学3年生の3月から5月にかけてが提出のピークとなります。これは、就職活動の本格的な解禁時期と重なるためです。

ただし、外資系企業、ベンチャー企業、IT業界、広告業界などは、大学3年生の夏頃から選考を開始し、比較的早期にエントリーシートの提出を求める「早期選考」を行う傾向があります。

一般的に、提出期限の3ヶ月前からはエントリーシートの準備を始めることが推奨されています。そして、締切日よりも早く提出することには多くのメリットがあります。

• 志望度の高さのアピール: 計画的に準備し、余裕をもって提出することで、その企業への高い志望度と熱意を示すことができます。
• 採用担当者の目に留まりやすい: 締切直前は大量のESが届くため、早期提出だと担当者がじっくり目を通す時間的余裕が生まれる可能性があります。
• 選考の早い段階で応募できる: 早期選考を行っている企業であれば、そのチャンスを逃さずに応募できます。
• 精神的な余裕: 早期に提出を終えることで、精神的なゆとりが生まれ、他の活動に集中できるようになります。

これらのメリットを活かすためにも、早めの準備と提出を心がけましょう。

再提出に関する注意点

一度提出したエントリーシートについて、誤字脱字や記載ミスを発見した場合、「再提出は可能か？」と悩む就活生は少なくありません。しかし、原則として一度提出したESの再提出や内容の修正はできないと認識しておきましょう。

軽微な誤字脱字であれば黙認されることも多いですが、重要な情報に誤りがあったり、内容が大きく変わるようなミスであったりする場合は、企業に連絡すべきか判断に迷うでしょう。

一般的には、致命的なミスでない限り、企業への連絡は不要とされています。かえって企業側に手間をかけさせてしまう可能性があるためです。もし連絡が必要だと判断した場合は、速やかに誠意をもって連絡し、指示を仰ぎましょう。

このような事態を避けるためにも、提出前の徹底的な見直しが何よりも重要です。可能であれば、友人やキャリアセンターの担当者など、第三者の目を通してもらうと安心です。

証明写真・スマホ対応に関する補足

エントリーシートに貼付する証明写真は、あなたの第一印象を左右する重要な要素です。清潔感のある服装（スーツ着用が一般的）、自然で明るい表情、そして背景が均一であることに注意しましょう。

可能であれば、写真館でプロに撮影してもらうことを強くお勧めします。加工アプリなどでの過度な修正は、実際の印象と異なってしまうため避けるべきです。</

また、Webエントリーシートが増える中で、スマホ対応に関する疑問もよく聞かれます。

ほとんどのWebエントリーシステムはPCでの入力が推奨されています。スマートフォンでも入力できることは多いですが、画面が小さいため、レイアウト崩れに気づきにくかったり、誤入力しやすかったりするリスクがあります。特に、文章の入力やPDFファイルの確認はPCで行うのが無難です。

スマホで入力した場合は、必ずPCで最終確認を行い、体裁が整っているか、誤りがないかを慎重にチェックしましょう。

迷ったらコレ！エントリーシート送付で失敗しないコツ

エントリーシートの送付方法は多岐にわたり、それぞれにマナーがあります。しかし、どんな状況でも失敗しないための共通のコツと心構えが存在します。最後に、あなたが自信を持ってESを提出するためのポイントをお伝えします。

企業指示の徹底遵守が最優先

エントリーシートの送付方法に関するすべての疑問や迷いを解決する最も確実な方法は、「企業からの指示に徹底的に従うこと」です。募集要項や企業の採用ページに記載されている提出方法、形式、締切日などの情報を、一字一句見落とすことなく確認しましょう。

もし、指示が曖昧で不明瞭な点があった場合は、自分勝手な判断を下すのではなく、必ず企業に問い合わせて確認することが重要です。

「このくらいのことは大丈夫だろう」「きっとこうだろう」といった安易な推測は、思わぬ失敗を招く可能性があります。企業は、指示を正確に理解し、それに基づいて行動できる人材を求めています。指示への対応力そのものが、あなたの社会人としての基礎能力として評価されていることを忘れないでください。

常に「企業が何を求めているのか」という視点を持ち、その期待に応える形で丁寧に対応することが、選考を有利に進めるための基本中の基本となります。

丁寧さと確認を怠らない習慣

エントリーシートの送付方法がメールであれ、郵送であれ、直接持参であれ、共通して重要なのが「丁寧さ」と「確認を怠らない習慣」です。

送付するメールの件名や本文、郵送物の宛名書き、持参時の書類の扱い方など、細部にわたる配慮が、あなたの真剣さやプロ意識を採用担当者に伝えます。これらの細かな気配りは、あなたの人間性やビジネスへの向き合い方を映し出す鏡となるでしょう。

そして、最も重要なのは徹底した確認作業です。誤字脱字、記載漏れ、添付ファイルの忘れ、ファイル名の誤り、郵送時の切手不足など、一つ一つのミスがあなたの評価を下げかねません。可能であれば、送信や郵送の前に、友人や大学のキャリアセンターの担当者など、第三者に内容を確認してもらう「ダブルチェック」や「トリプルチェック」を行うことを強くお勧めします。

この「丁寧さと確認を怠らない習慣」は、就職活動だけでなく、社会人として働く上でも非常に価値のあるスキルとなるでしょう。

すべての提出方法に共通する心構え

エントリーシートは、あなたが企業に自分自身を表現する最初の機会であり、採用担当者にとってあなたの「顔」となる重要な書類です。どのような方法で提出するにせよ、この書類があなたの分身として企業に届くという心構えを持つことが大切です。

採用担当者が読みやすく、管理しやすい形で提出すること、そしてあなたの個性が最大限に伝わるように内容を練り上げることが重要です。

完璧を目指しすぎると焦りや不安に繋がることもありますが、十分な準備と確認を行った上で、自信を持ってエントリーシートを送り出すことが、あなたの就職活動の成功に繋がります。

細かなマナーやルールに少しの手間をかけることは、あなたの未来への大切な投資です。落ち着いて、一つ一つのステップを丁寧に踏んでいきましょう。