【無料あり】チームで使えるタスク管理ツールのおすすめと選び方

チームの生産性向上に欠かせないタスク管理ツール。

数多くのツールが存在する中で、自社に最適なツールを見つけるのは容易ではありません。

この記事では、2025年最新の情報に基づき、チームで使えるタスク管理ツールの選び方と、無料から始められるおすすめツールをご紹介します。

この記事が、あなたのチームに最適なタスク管理ツールを見つける一助となれば幸いです。

チームのタスク管理、こんなお悩みありませんか？

チームで業務を進める中で、以下のような課題に直面したことはありませんか？

タスク管理ツールは、これらの課題を解決し、チームの生産性を向上させるための強力な味方となります。

タスクの抜け漏れや優先順位の不明確さ

「やるべきことが多すぎて、何から手をつければいいか分からない」「締め切りをうっかり忘れてしまった」といった経験は、多くのビジネスパーソンが持つ悩みでしょう。

特にチームで動いていると、個々のタスクだけでなく、プロジェクト全体におけるタスクの優先順位付けが曖昧になりがちです。

結果として、緊急性の高いタスクが後回しになったり、重要なタスクが抜け落ちたりといった問題が発生し、プロジェクトの遅延や品質低下に繋がりかねません。

タスク管理ツールを導入することで、すべてのタスクを一元的に管理し、優先順位を明確に設定できます。

視覚的にタスクの状況を把握できるため、抜け漏れを防ぎ、常に次に何をすべきかがクリアになります。

これにより、個人の業務効率だけでなく、チーム全体の生産性も大きく向上させることが期待できます。

チーム内での進捗状況が把握しにくい

「今、誰がどのタスクを進めているのか」「プロジェクト全体の進捗はどうなっているのか」といった状況が不透明だと、チーム運営に大きな支障をきたします。

メンバー間の情報共有が密に行われていない場合、認識のずれが生じやすく、不要なコミュニケーションコストが発生することもあります。

例えば、Aさんが進めていると思っていたタスクをBさんも進めていた、あるいは誰も進めていなかった、といった非効率な状況も起こり得ます。

タスク管理ツールは、リアルタイムでチーム全体のタスク状況を可視化する機能を持っています。

誰がどのタスクを担当し、現在どの段階にあるのかが一目瞭然になるため、マネージャーは遅延やボトルネックを早期に発見し、適切なサポートや指示を出すことができます。

これにより、会議での進捗報告にかかる時間を削減し、より本質的な議論に時間を割くことも可能になります。

特定のメンバーへの業務集中と属人化

チーム運営において、特定のスキルを持つメンバーに業務が集中したり、「あの人にしかできない仕事」といった属人化が進んだりするケースは少なくありません。

これは一見、効率的に見えるかもしれませんが、そのメンバーが不在になったり、退職したりした場合、業務が停滞する大きなリスクをはらんでいます。

また、特定のメンバーに負担が集中することで、パフォーマンスの低下やモチベーションの低下を招く可能性もあります。

タスク管理ツールを導入し、各タスクの担当者や進捗、関連情報を共有することで、業務の属人化を防ぎ、平準化を促進できます。

タスクの内容や手順をツール上でドキュメント化しておけば、他のメンバーがサポートに入りやすくなり、緊急時の対応力も向上します。

業務が可視化されることで、チーム全体のスキルアップや知識共有も促され、より柔軟で強固な組織へと成長する土台を築けるでしょう。

チーム向けタスク管理ツールの種類と特徴

タスク管理ツールは、チームの生産性向上に不可欠なシステムです。

その種類や機能は多岐にわたり、自社の目的やチームの規模に応じて最適なツールを選ぶことが重要になります。

タスク管理ツールの基本機能とメリット

タスク管理ツールとは、日々の業務における「やるべきこと（タスク）」を整理し、優先順位や進捗状況を可視化しながら管理・実行していくためのシステムです。

個人のタスク管理だけでなく、チーム内での情報共有やプロジェクトの円滑な進行をサポートする機能も備わっています。

タスク管理ツールを導入することで、以下のような多岐にわたるメリットが期待できます。

• 業務の効率化：タスクの抜け漏れを防ぎ、優先順位を明確にすることで、効率的に業務を進められます。
• 進捗状況の可視化：チーム全体のタスク状況をリアルタイムで把握でき、遅延や問題点を早期に発見できます。
• コミュニケーションの円滑化：チームメンバー間の情報共有が容易になり、認識のずれや誤解を防ぎます。
• 属人化の防止：担当業務や進捗状況が可視化されるため、特定のメンバーに業務が偏ることを防ぎます。
• 意思決定の迅速化：正確な情報に基づいた迅速な意思決定を支援します。

これらのメリットは、単に個人の生産性を高めるだけでなく、チーム全体の協力体制を強化し、プロジェクト成功へと導く基盤となります。

カンバン方式、ガントチャートなど多様な表示形式

タスク管理ツールには、プロジェクトの特性やチームの運用方法に合わせて、さまざまな表示形式が用意されています。

代表的なものとしては、カンバン方式、リスト形式、カレンダー形式、そしてガントチャートなどがあります。

例えば、カンバン方式は、タスクをカードとして扱い、「未着手」「進行中」「完了」といった列（ボード）にドラッグ＆ドロップで移動させることで、直感的に進捗状況を管理できます。

TrelloやJootoなどがこの方式を採用しており、視覚的に分かりやすく、アジャイル開発や日々のタスク管理に適しています。

一方、ガントチャートは、プロジェクト全体のスケジュールとタスクの期間、依存関係を棒グラフで表現し、大規模なプロジェクトや長期的な計画の管理に非常に有効です。

AsanaやBacklogなどは、これらの表示形式を柔軟に切り替えられる機能を持ち、プロジェクトの規模や複雑さに応じて最適なビューを選択できます。

また、Todoistのようなリスト形式は、シンプルにタスクを羅列し、優先度や期限を設定して管理したい場合に便利です。

このように多様な表示形式の中から、自チームのワークフローに最もフィットするものを選ぶことが、ツールの定着と効果的な活用に繋がります。

外部連携やセキュリティの重要性

タスク管理ツールを選ぶ際には、その機能性や使いやすさだけでなく、他のビジネスツールとの連携性やセキュリティ対策も重要な選定ポイントとなります。

現在多くの企業で、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツール、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーといったカレンダーツール、あるいは各種クラウドストレージなどが日常的に利用されています。

タスク管理ツールがこれらのツールとスムーズに連携できれば、通知の自動化、スケジュールへの反映、ファイルの添付などが容易になり、業務効率が格段に向上します。

例えば、タスク完了時にSlackに通知が飛んだり、カレンダーに自動でタスクの期日が登録されたりすることで、情報伝達の手間が省け、情報の抜け漏れも防げます。

さらに、ビジネスで利用する以上、セキュリティは最優先で考慮すべき点です。

顧客情報や社内機密情報など、重要なデータを扱うことになるため、ツールの提供元がどのようなセキュリティ対策を講じているか、プライバシーポリシーは明確かなどを確認する必要があります。

データの暗号化、アクセス権限の設定、シングルサインオン（SSO）対応、ISMS認証取得の有無など、信頼できるセキュリティ基準を満たしているツールを選ぶことで、安心してチームで利用できる環境が整います。

無料から始められる！おすすめタスク管理ツール5選

ここからは、チームでの利用に適した、無料プランまたは無料トライアルがあるおすすめのタスク管理ツールを5つ厳選してご紹介します。

ぜひ、自社のニーズに合ったツールを見つけてみてください。

カンバン方式で直感的に使えるツール

視覚的な管理を重視するチームには、カンバン方式のツールが非常に有効です。

ここでは、直感的な操作性で人気のある2つのツールをご紹介します。

• Trello（トレロ）

  特徴：カンバン方式でタスクを視覚的に管理できるツールとして世界中で広く使われています。

  直感的でシンプルな操作性が最大の魅力で、カード形式でタスクを整理し、ドラッグ＆ドロップで進捗管理が可能です。

  コメント機能やファイル添付もサポートしており、チーム内のコラボレーションにも適しています。

  無料プランでも基本的な機能は十分に利用できるため、初めてタスク管理ツールを導入するチームや、小規模なプロジェクト管理に最適です。

  無料プラン：あり

• Jooto（ジョートー）

  特徴：国産のタスク・プロジェクト管理ツールで、Trelloと同様にカンバン方式を採用しています。

  直感的なドラッグ＆ドロップ操作でタスクを簡単に管理できる点が評価されています。

  SlackやGoogleカレンダーなど、外部ツールとの連携機能も充実しており、既存のワークフローに組み込みやすいのが特徴です。

  利用企業・ユーザー数も多く、日本企業特有のニーズにも対応しているため、安心して利用できます。

  無料プラン：あり

これらのツールは、タスクの流れを視覚的に捉えたいチームや、シンプルな操作性を求めるチームにおすすめです。

多機能で柔軟なプロジェクト管理ツール

より複雑なプロジェクト管理や、多様な情報の一元管理を求めるチームには、多機能なツールが適しています。

ここでは、高機能で柔軟性の高いツールを2つご紹介します。

• Asana（アサナ）

  特徴：リスト、ボード、カレンダー、タイムライン（ガントチャート）など、多様なビュー形式でプロジェクトを管理できる高機能ツールです。

  豊富なプロジェクトテンプレートや、タスクの依存関係設定、自動化機能などが特徴で、小規模から中規模のチームに適しており、複雑なワークフロー管理も可能です。

  チームの成長に合わせて機能を拡張できる柔軟性も持ち合わせています。

  無料プランでも多くの機能が利用でき、有料プランにアップグレードすることでさらに高度な管理が可能になります。

  無料プラン：あり

• Notion（ノーション）

  特徴：ドキュメント作成、データベース、カレンダー、タスク管理を統合できる多用途ツールとして注目を集めています。

  「ワークスペースをすべて一つに」というコンセプトの通り、タスク管理だけでなく、議事録作成、ナレッジベース構築、社内Wikiなど、チームのあらゆる情報を一元的に管理できます。

  データベース機能を活用すれば、タスクの進捗をカンバンやリスト、カレンダーなどで自由に表示・管理できるため、チームのナレッジ管理とタスク管理を一体化させたい場合に非常に有効です。

  無料プラン：あり

これらのツールは、プロジェクトの規模や内容が多岐にわたるチーム、あるいはタスク管理と情報共有をシームレスに行いたいチームに最適です。

シンプルで使いやすさを追求したツール

「とにかくシンプルで、誰でもストレスなく使えるツールが良い」というチームには、以下のツールがおすすめです。

• Backlog（バックログ）

  特徴：チーム単位でのプロジェクト管理に最適化された国産ツールで、開発プロジェクトを中心に多くの企業で導入されています。

  個人のタスク管理だけでなく、プロジェクト全体の進捗共有が可能です。

  操作性や画面遷移が非常に分かりやすく、プロジェクト管理ツールに不慣れなチームメンバーでもすぐに使いこなせるのが特徴です。

  バグ管理やGit連携など、開発チームに嬉しい機能も充実していますが、非開発系のプロジェクト管理にも柔軟に対応できます。

  初期費用はかからず、30日間の無料トライアルでじっくり機能を試せます。

  無料プラン：30日間の無料トライアルあり

• Stock（ストック）

  特徴：「誰でもストレスなくタスクを見える化できる」をコンセプトにした、非常にシンプルな情報共有ツールです。

  ノートにタスクやメッセージを紐づけることができ、話題が混在する心配がありません。

  シンプルなUIで直感的に操作できるため、ITツールに抵抗があるメンバーが多いチームでも導入しやすいでしょう。

  リマインダー機能も搭載されており、重要なタスクの見落としを防ぎます。

  無料プランも提供されているため、手軽に導入を検討できます。

  無料プラン：あり

これらのツールは、複雑な機能よりも「誰でも簡単に使えること」を重視するチームや、スピーディーな情報共有を求めるチームに特におすすめです。

チームのタスク管理を成功させるためのポイント

タスク管理ツールを導入するだけでは、必ずしもチームの生産性向上に繋がるとは限りません。

ツールの効果を最大限に引き出すためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

導入目的を明確にし、ツール選定の軸を作る

「とりあえず流行っているから」「他の会社が使っているから」といった理由でツールを導入しても、期待通りの効果は得られません。

最も重要なのは、「どのような課題を解決したいのか」「ツールの導入によって何を実現したいのか」という導入目的をチームで明確にすることです。

例えば、「タスクの抜け漏れをなくしたいのか」「プロジェクト全体の進捗を可視化したいのか」「チーム内のコミュニケーションを円滑にしたいのか」など、具体的な目的を設定しましょう。

この目的が明確になれば、ツール選定の軸が定まり、必要な機能、予算、使いやすさなどの優先順位をつけやすくなります。

チームの規模や特性（開発チームか、営業チームかなど）、既存のワークフローなども考慮に入れることで、より自社にフィットしたツールを選び出すことができるでしょう。

使いやすさを重視し、チーム全員で試す

どんなに多機能で高価なツールでも、チームメンバーが使いこなせなければ意味がありません。

タスク管理ツールをチームに定着させる上で、「使いやすさ」は最も重要な要素の一つです。

操作が複雑だったり、UIが直感的でなかったりすると、メンバーは使うことにストレスを感じ、結局Excelや手書きメモに戻ってしまう可能性が高まります。

実際に、タスク管理ツール以外で管理している人のうち約半数が「現状の管理で十分と感じている」と回答していることからも、慣れた方法から新しいツールへの移行にはハードルがあることが分かります。

そのため、導入を検討しているツールには、無料プランや無料トライアルを活用し、複数のメンバーで実際に試用することを強くおすすめします。

様々な視点からフィードバックを集め、最もチームにとって使いやすいと感じるツールを選ぶことが、成功への近道となるでしょう。

運用ルールを整備し、継続的な改善を行う

最適なツールを選定し導入したとしても、その効果は運用方法によって大きく左右されます。

ツールを形骸化させず、チームの生産性向上に貢献させるためには、明確な運用ルールの整備が不可欠です。

例えば、「タスクの登録粒度（どこまで細かくタスクを分割するか）」「進捗状況の更新頻度」「担当者の明確化」「コメント機能の活用方法」など、具体的なルールをチーム内で合意し、周知徹底することが重要です。

これらのルールがないと、タスクの登録基準がバラバラになったり、情報が更新されずに陳腐化したりといった問題が発生し、ツールが機能しなくなってしまいます。

また、一度ルールを定めたら終わりではなく、定期的に運用の状況を振り返り、改善を加えていくことも大切です。

チームメンバーからのフィードバックを積極的に取り入れ、より効果的な運用方法を模索することで、タスク管理ツールはチームにとって真に価値あるものとなるでしょう。

タスク管理ツール導入で組織力を向上させよう

タスク管理ツールは、単なる業務の整理ツールではありません。

その導入は、チームの働き方を変革し、組織全体の力を高める可能性を秘めています。

業務効率化と生産性向上への貢献

タスク管理ツールの導入は、個々の業務効率化から始まり、最終的にチーム全体の生産性向上へと繋がります。

タスクの抜け漏れを防ぎ、優先順位が明確になることで、メンバーは無駄なく、集中して自分の業務に取り組むことができます。

これにより、作業時間の短縮、ミスの削減、品質の向上といった具体的な成果が期待できるでしょう。

特に、進捗状況の可視化は、マネージャーが迅速にボトルネックを特定し、リソースを再配分する助けとなります。

チームの動きがスムーズになることで、プロジェクトの完了が早まり、より多くの価値を生み出すことが可能になります。

参考情報にもあるように、20代（52.5%）や30代（47.1%）といった若年層で導入意欲が高いのは、新しい働き方や効率性を求める彼らのニーズとツールのメリットが合致しているためと言えるでしょう。

情報共有の促進とコミュニケーション改善

タスク管理ツールは、チーム内の情報共有を格段にスムーズにし、コミュニケーションの質を向上させます。

タスクに紐づく形でコメントやファイルを共有できるため、「言った」「言わない」の認識のずれを解消し、常に最新の情報を共有できます。

口頭やメールでのやり取りに比べて、履歴が残り、後からでも確認できるため、誤解を防ぎ、議論を深めることにも繋がります。

また、リアルタイムで進捗が可視化されることで、不要な進捗確認のためのミーティングが減り、より本質的な議論やアイデア出しに時間を費やせるようになります。

これは、チームメンバーが主体的に情報にアクセスし、自律的に行動できる環境を育み、結果としてチーム全体のエンゲージメント向上にも貢献するでしょう。

変化に強く、成長し続ける組織へ

タスク管理ツールを導入し、運用を継続していくことは、組織の強靭さを高め、持続的な成長を支援します。

業務の属人化が解消され、タスクや知識が共有されることで、特定のメンバーに依存しない、柔軟性の高い組織を築くことができます。

新しいメンバーが加わった際も、ツール上の情報を参照することでスムーズなオンボーディングが可能となり、チーム全体の生産性を早期に維持・向上させることができます。

進捗や課題が常に可視化されている状態は、チームが変化に迅速に対応し、問題発生時にも早期に解決策を見出すことを可能にします。

参考情報では、プロジェクト管理ツールの導入率はまだ高くはないものの、操作性の良さ、運用コスト、導入コスト、他ツールとの連動性、リモート環境での進捗共有のしやすさなどが重視されるポイントとして挙げられています。

これらのポイントを踏まえ、自社に最適なタスク管理ツールを導入し活用することで、チームはより透明性が高く、協力し合い、変化に対応できる強い組織へと成長していくことができるでしょう。