源泉徴収票が届かない？会社からもらえない場合の対処法とオンライン活用

源泉徴収票が届かない？会社からもらえない場合の対処法とオンライン活用

会社員にとって、毎年年末調整の後に受け取る源泉徴収票は、確定申告やローンの審査、転職時の所得証明など、さまざまな公的手続きで必要となる非常に重要な書類です。

しかし、「いつの間にか紛失してしまった」「会社からなかなか発行されない」「退職したけれど一向に届かない」といった悩みも少なくありません。この記事では、源泉徴収票が手元にない場合の対処法や、近年のデジタル化に対応したオンラインでの活用方法について詳しく解説します。

源泉徴収票とは？いつ、どこでもらえるもの？

源泉徴収票の基本的な役割と重要性

源泉徴収票とは、1年間（1月1日から12月31日まで）に会社から支払われた給与や賞与の総額、そしてそこから差し引かれた社会保険料や所得税などの金額が記載された公的な証明書です。簡単に言えば、「あなたの1年間の収入と、それに対してどれだけ税金を納めたか」を証明する書類と言えるでしょう。

この書類は、ただ所得税の金額を確認するだけでなく、以下のような重要な場面で必要となります。

• 確定申告: 医療費控除や住宅ローン控除などを受ける際に必須です。
• 住宅ローンや自動車ローンの審査: 金融機関が返済能力を判断するための資料となります。
• 転職活動: 新しい勤務先で年末調整を行う際に、前職の源泉徴収票が必要になることがあります。
• 扶養家族の手続き: 配偶者や家族を扶養に入れる際に、自身の所得を証明するために使われます。

もし手元に源泉徴収票がないと、これらの手続きがスムーズに進まず、場合によっては不利益を被る可能性もあります。そのため、受け取ったらすぐに内容を確認し、大切に保管することが非常に重要です。

会社員が源泉徴収票を受け取る時期と方法

会社員の場合、源泉徴収票は通常、年末調整の計算が完了した後に会社から配布されます。具体的には、多くの企業で12月の最終給与明細と一緒に渡されるか、または翌年1月頃に郵送、あるいは社内便で配布されるのが一般的です。企業によっては、電子データとしてオンラインシステムを通じて交付されるケースも増えています。例えば、従業員専用のポータルサイトにログインしてダウンロードする形式などがこれにあたります。

もし1月末を過ぎても手元に届かない場合は、まず会社の給与担当部署や経理部門に問い合わせてみましょう。単に発送が遅れているだけ、あるいは郵送事故の可能性も考えられます。問い合わせる際には、自身の氏名、社員番号（あれば）、発行を希望する年度を明確に伝えることが大切です。

近年では、ペーパーレス化推進のため、紙での交付を廃止し、電子データでの交付を義務付けている企業もあります。この場合、紙の源泉徴収票が必要な場合は、各自で印刷するなどの対応が必要になります。

年の途中で退職した場合の受け取り時期と種類

年の途中で会社を退職した場合でも、源泉徴収票は必ず発行されます。労働基準法には「退職者が請求した場合は、遅滞なく退職証明書などを発行しなければならない」と定められており、源泉徴収票もこれに準ずる重要な書類です。

一般的に、退職後、最後の給与が支払われた後に、1ヶ月以内には会社から郵送されるのが通例です。退職時の住所確認を怠ると、新しい住所に届かないといったトラブルに繋がりかねませんので、退職時には必ず会社に正確な現住所を伝えておく必要があります。

また、退職金が支払われる場合は、給与・賞与に対する源泉徴収票とは別に、「退職所得の源泉徴収票」も発行されます。これは退職金にかかる所得税や住民税を計算するために使われる特殊な源泉徴収票です。退職所得の源泉徴収票は、退職金を受け取った年以降に転職した場合、新しい職場で年末調整を行う際には不要ですが、確定申告をする場合は必要になることがあります。

もし退職後1ヶ月を過ぎても届かない場合は、迷わず以前勤務していた会社の人事部や経理部に連絡を取り、発行状況を確認するようにしましょう。

会社が源泉徴収票をくれない！考えられる理由と確認すべきこと

発行が遅れているケースと確認すべきポイント

源泉徴収票が手元に届かない場合、最も多いのは「発行が遅れている」ケースです。特に年末年始は人事・経理部門が年末調整の処理や新年度準備で非常に忙しくなるため、作業が滞ることがあります。また、退職者の源泉徴収票は通常の年末調整とは別のタイミングで作成されるため、発行が後回しになることも珍しくありません。

まずは冷静に、以下の点を落ち着いて確認しましょう。

1. 会社の配布時期を確認: 社内アナウンスや同僚に確認し、会社の一般的な配布時期を把握していますか？
2. 送付先の住所を確認: 退職時に会社に伝えた住所は現住所と一致していますか？転居している場合は、転送届を出しているか、会社に新しい住所を伝えているか確認が必要です。
3. 連絡先を確認: 担当部署や責任者の連絡先を把握していますか？

これらの情報が確認できたら、まず会社の人事部や経理部、または総務部に電話やメールで連絡し、発行状況を確認してください。この際、単に「まだ届かない」と伝えるだけでなく、「〇月〇日頃までに必要なので、発行予定日や送付状況を教えていただけますか」といった具体的な内容を伝えることで、相手も対応しやすくなります。再発行には時間がかかる場合があるため、余裕をもって依頼することが重要です。

会社側の手違いや認識不足の可能性

稀にですが、会社側の手違いや源泉徴収票の重要性に対する認識不足から、発行が遅れたり、適切に送付されなかったりするケースもあります。特に中小企業や個人経営の事業所では、経理業務が専門家ではない担当者によって行われている場合もあり、手続きが不慣れなケースも考えられます。

考えられる具体例としては、

• 住所不明: 退職者の引っ越しなどで住所が不明になり、送付できない。
• 発行漏れ: 他の業務に紛れて発行自体が漏れてしまっている。
• 重要性の認識不足: 源泉徴収票の法的発行義務や重要性について、会社側が十分に理解していない。
• 扶養控除等申告書が未提出: これは稀ですが、年末調整を行うために必要な書類が提出されていない場合、会社側で源泉徴収票を作成できないことがあります。

このような場合、まず会社に丁寧に状況を説明し、源泉徴収票が確定申告やローン審査などで必要不可欠な書類であることを伝えましょう。再発行を依頼する際は、自身がいつまでに書類が必要なのかを具体的に伝え、会社側が対応しやすいよう、協力を促す姿勢が大切です。それでも解決しない場合は、次のステップを検討する必要があります。

会社とのトラブルで発行を拒否されるケース

残念ながら、会社との間に賃金未払いや労働条件に関するトラブルを抱えている場合、意図的に源泉徴収票の発行を拒否されるケースも存在します。これは労働者の権利を侵害する行為であり、決して許されるものではありません。

会社には、従業員（退職者を含む）に対して源泉徴収票を交付する法的義務があります。所得税法第226条では、給与等の支払いをした者は、その支払いを受ける者に源泉徴収票を交付しなければならないと明確に規定されています。この義務は、会社と従業員間にどのようなトラブルがあっても免除されることはありません。

もし会社から発行を拒否されたり、明確な理由なく発行を渋られたりする場合は、以下の対応を検討しましょう。

1. 内容証明郵便での請求: 正式に源泉徴収票の発行を求める旨を記載し、会社に内容証明郵便で送付します。これにより、いつ、誰が、どのような内容の文書を送ったかが公的に証明され、会社が「聞いていない」と主張することを防ぎます。
2. 労働基準監督署への相談: 会社が法令に違反して発行を拒否している場合は、労働基準監督署に相談することができます。労働基準監督署は、会社に対して行政指導を行う権限を持っています。
3. 税務署への相談: 源泉徴収票は税金に関する書類であるため、管轄の税務署に相談することも有効です。税務署は「源泉徴収票不交付の届出書」を受け付け、会社に対して発行を促す指導を行うことができます。

感情的にならず、法的な根拠に基づいた対応を心がけることが重要です。

源泉徴収票が自宅に届かない・遅い場合に試すこと

まずは会社への問い合わせから始める

源泉徴収票が自宅に届かない、または予定よりも遅いと感じた場合、最初に行うべきは勤務先または以前勤務していた会社への問い合わせです。これは最も直接的で、かつ解決に至る可能性が高い手段だからです。

連絡を取る際は、以下のポイントを押さえておくとスムーズに進みます。

• 問い合わせ先: 通常は人事部、経理部、または総務部が担当します。退職者であれば、退職時の担当者に連絡してみるのも良いでしょう。
• 連絡時の情報: 自身の氏名、生年月日、在籍期間（退職者の方）、社員番号（現職の方）、そして源泉徴収票が必要な年度を明確に伝えてください。
• 問い合わせ内容: 「〇年度の源泉徴収票がまだ届いていないようです。発行状況をご確認いただけますでしょうか。」と具体的に伝えましょう。再発行を依頼する場合は、「再発行をお願いできますでしょうか。いつ頃発行・郵送いただけますか？」と合わせて尋ねると良いでしょう。
• 連絡方法: まずは電話で、状況を詳しく聞くのが一般的ですが、記録を残すためにメールで問い合わせるのも有効です。

多くの会社では、源泉徴収票の再発行に対応しています。ただし、発行までに数日から数週間かかる場合があるため、確定申告などで急ぎで必要な場合は、その旨をしっかりと伝えることが重要です。

再発行を依頼する際の注意点と確認事項

会社に源泉徴収票の再発行を依頼する際には、いくつかの注意点と確認事項があります。

1. 依頼は書面またはメールで: 口頭での依頼も可能ですが、後々のトラブルを避けるため、依頼内容や受領確認の記録が残る書面（郵送）やメールでの依頼が推奨されます。会社によっては専用の再発行依頼書がある場合もありますので、確認しましょう。
2. 送付先住所の確認: 再発行された源泉徴収票の送付先が現在の正しい住所になっているか、必ず確認してください。特に引っ越しをしている場合は、会社が保管している住所情報が古いままになっている可能性があります。
3. 電子交付の有無: 最近では、電子データでの交付を導入している会社も増えています。PDF形式でメールに添付される、または専用システムからダウンロードする形式です。この場合、パスワード設定の有無や、ダウンロード期間などを確認しておきましょう。
4. 手数料の有無: 会社によっては、再発行に手数料が発生する場合や、郵送費用が請求される場合があります。事前に確認しておくと安心です。
5. 発行までの期間: 再発行には通常、数営業日〜1週間程度かかることが多いですが、会社の繁忙期や退職者への対応の場合は、それ以上かかることもあります。いつまでに必要か明確に伝え、可能な限り早めに依頼することが大切です。

万が一、会社が再発行を拒否したり、不当な理由で発行を遅らせたりする場合は、次のステップとして税務署への相談を検討することになります。

税務署への「源泉徴収票不交付の届出書」提出

会社に何度連絡しても源泉徴収票を発行してもらえない、または会社が倒産して連絡が取れないといった絶望的な状況に陥った場合でも、諦める必要はありません。最終手段として、管轄の税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することができます。

この届出書を提出することで、税務署が会社に対して源泉徴収票の交付を促す指導を行うことがあります。これにより、会社が重い腰を上げて発行に応じる可能性が高まります。

提出に必要な書類は以下の通りです。

• 源泉徴収票不交付の届出書: 税務署の窓口で入手するか、国税庁のウェブサイトからダウンロードできます。
• 給与明細書（可能な限り多くの月分）: 1年間の給与額や源泉徴収税額を推測するための重要な資料です。
• 雇用契約書や退職時の書類: 会社との雇用関係を証明するものです。
• 会社への源泉徴収票発行依頼の証拠: 会社へ発行を依頼した際のメールや書面、内容証明郵便の控えなど。

これらの書類を揃えて税務署に提出することで、税務署が状況を調査し、会社に対して交付を促します。確定申告の期限が迫っている場合は、この届出書を提出した上で、給与明細などを基に概算で確定申告を行うことも可能です。その場合は、必ず税務署の担当者に相談し、適切な指示を仰ぐようにしてください。

源泉徴収票の請求方法と、過去分の発行について

現職・前職の会社への請求方法

源泉徴収票の請求は、原則として給与を支払った会社（現職または前職）に対して行います。一般的な請求方法は以下の通りです。

1. 電話での問い合わせ: 最も手軽な方法です。人事部、経理部、または総務部に直接連絡し、源泉徴収票が必要な旨と対象年度を伝えます。特に前職の会社へ連絡する場合、担当部署が分からなければ代表電話にかけて「源泉徴収票の発行について相談したい」と伝えましょう。
2. メールでの依頼: 記録を残す意味で有効です。件名に「源泉徴収票の発行依頼（氏名）」などと明記し、本文には氏名、生年月日、在籍期間、連絡先、必要とする年度、そして郵送希望の場合は送付先住所を正確に記載します。
3. 書面での依頼（郵送）: 会社がメールに対応していない場合や、より正式な形で依頼したい場合に用いられます。国税庁のウェブサイトには「源泉徴収票不交付の届出書」のフォーマットがありますが、会社へ直接請求する際は、任意の書式で問題ありません。ただし、記載事項はメールの場合と同様に明確にしましょう。
4. 会社所定のフォーム: 企業によっては、源泉徴収票の再発行専用の申請フォームやウェブページを設けているところもあります。まずは会社のウェブサイトを確認するか、電話で尋ねてみましょう。

請求後、会社からの連絡がなかなか来ない場合は、再度催促の連絡を入れることが大切です。その際、「先日お電話（メール）させていただいた件ですが、進捗状況はいかがでしょうか」といった形で、以前の連絡を参照するとスムーズです。

何年前の源泉徴収票まで発行可能？

「昔の源泉徴収票が必要になったけれど、何年前のものまで発行してもらえるの？」という疑問を持つ方もいるかもしれません。結論から言うと、会社には源泉徴収票に関する帳簿書類を「7年間」保存する義務があります。これは所得税法により定められています。

したがって、原則として過去7年分の源泉徴収票であれば、会社に依頼すれば発行してもらうことが可能です。例えば、2024年に2017年分の源泉徴収票が必要になったとしても、会社はデータや控えを保存している義務があるため、対応してもらえるはずです。

ただし、7年を大きく超える古い年度の源泉徴収票となると、会社の保管状況によっては対応が難しい場合もあります。特に紙媒体でしか保存していない小規模な会社などでは、物理的な紛失や廃棄が行われている可能性もゼロではありません。その場合でも、まずは会社に相談してみることが第一歩です。時間がかかる可能性もあるため、余裕をもって早めに依頼するようにしましょう。

また、会社が倒産している、あるいは連絡が取れないといった事情で発行が不可能な場合は、前述の通り税務署に相談し、「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することを検討してください。

急いでいる場合の確定申告における代替手段

確定申告の期限が迫っているのに、源泉徴収票が手元にないという緊急事態が発生した場合でも、いくつかの代替手段が考えられます。ただし、これはあくまで例外的な措置であり、可能な限り正規の源泉徴収票を入手することが望ましいです。

1. 給与明細書での代用: 1年分の給与明細がすべて揃っていれば、それらを基に収入金額や社会保険料、源泉徴収税額を計算し、確定申告書を作成することが可能です。ただし、給与明細には年末調整で適用された控除（生命保険料控除、地震保険料控除など）が反映されていないため、別途計算して申告書に記載する必要があります。この方法で申告する場合は、必ず事前に税務署に相談し、指示を仰ぐようにしてください。
2. 「源泉徴収票不交付の届出書」の提出と確定申告: 会社が源泉徴収票を発行してくれない場合、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出し、その上で給与明細など手元にある資料を基に確定申告を行います。届出書には、源泉徴収票が交付されない理由や会社への催促状況などを詳細に記載します。この場合も、税務署の窓口で相談しながら進めるのが確実です。
3. 税務署からの情報照会: 非常に稀なケースですが、税務署が会社に対して直接源泉徴収票の写しを請求することもあります。これは上記の「不交付の届出書」を提出した際などに行われる可能性がありますが、時間がかかるため、確定申告の期限が迫っている場合は現実的な手段とは言えません。

最も確実なのは、やはり会社からの正規の源泉徴収票です。期限に間に合わないと感じたら、できるだけ早く税務署に相談し、適切なアドバイスを受けるようにしましょう。

源泉徴収票が紙でもらえない場合の代替手段や注意点

電子交付された源泉徴収票の利用方法

近年、企業のペーパーレス化推進に伴い、源泉徴収票も紙ではなく電子データとして交付されるケースが増えています。電子交付された源泉徴収票は、専用のウェブシステムからダウンロードしたり、PDF形式でメールに添付されて送付されたりする形態が一般的です。

電子交付された源泉徴収票を利用する際の注意点と利用方法を以下に示します。

• ダウンロードと保存: 企業が指定する期間内に、必ずデータをダウンロードし、自身のPCや外部ストレージに保存しておきましょう。ダウンロード期間を過ぎるとアクセスできなくなる場合があります。
• パスワード管理: 個人情報保護のため、ダウンロードファイルにパスワードが設定されていることが多いです。パスワードは大切に管理し、忘れないようにしてください。
• 印刷と利用: 確定申告や各種手続きで紙の源泉徴収票が必要な場合は、自分で印刷して提出します。印刷したものが原本として認められるか不安な場合は、提出先に確認するのが確実です。多くの場合、カラー印刷である必要はなく、白黒印刷でも問題ありません。
• セキュリティ対策: ダウンロードした電子データは、ウィルス対策ソフトで保護された安全な環境で管理しましょう。安易に共有したり、不特定多数の人がアクセスできる場所に保存したりしないよう注意が必要です。

電子交付は、紛失のリスクが低減され、いつでも必要な時にアクセスできるメリットがありますが、デジタルデータ特有の管理の注意点があることを理解しておくことが重要です。

マイナポータルを活用した給与情報の取得

国の行政手続きのデジタル化推進に伴い、マイナンバーカードと連携した「マイナポータル」を活用することで、源泉徴収票の情報を取得し、確定申告に利用できるようになっています。

これは、企業が税務署に源泉徴収票を「e-Tax（イータックス）」というオンラインシステムで提出した場合に利用できるサービスです。従業員はマイナポータルにログインすることで、自身の給与情報を確認し、確定申告書作成時に自動入力する機能を利用することができます。

このサービスの主なメリットは以下の通りです。

• 確定申告の簡略化: 源泉徴収票の数値を手入力する手間が省け、入力ミスも防げます。
• 紛失リスクの低減: 紙の源泉徴収票を紛失した場合でも、マイナポータルから情報を取得できます。
• いつでもどこでも確認: インターネット環境があれば、時間や場所を選ばずに自身の給与情報を確認できます。

ただし、このサービスを利用できるのは、勤めている会社がe-Taxで源泉徴収票を税務署に提出している場合に限られます。まだすべての企業が対応しているわけではありませんが、今後は利用可能な企業が増えていくことが予想されます。マイナポータルを利用するには、マイナンバーカードと、マイナンバーカードを読み取れるスマートフォンまたはICカードリーダーが必要です。

紛失・破損時の対応と再発行の依頼

どんなに大切に保管していても、うっかり源泉徴収票を紛失してしまったり、破損して読めなくなってしまったりすることはあります。そのような場合でも、心配する必要はありません。会社に依頼すれば再発行してもらうことが可能です。

紛失・破損時の対応手順は以下の通りです。

1. 会社に連絡: まずは勤務先または前職の会社の人事部、経理部、総務部などに連絡し、源泉徴収票の再発行を依頼します。
2. 必要事項の伝達: 氏名、生年月日、社員番号（現職の場合）、在籍期間、源泉徴収票が必要な年度、現在の送付先住所（郵送の場合）などを正確に伝えましょう。
3. 再発行にかかる時間を確認: 再発行には数日から数週間かかることがあります。いつまでに必要なのかを伝え、発行にかかる期間を事前に確認しておくと安心です。
4. 手数料の有無を確認: 会社によっては再発行手数料が発生する場合があるため、合わせて確認しておきましょう。

源泉徴収票は、非常に重要な個人情報が記載された書類です。再発行を依頼した後は、受け取った書類を大切に保管する習慣をつけましょう。クリアファイルに入れたり、重要書類をまとめたファイルボックスに保管したりするなど、紛失を防ぐための工夫をすることをおすすめします。もし、度々紛失してしまうような場合は、電子交付サービスの利用や、マイナポータルでの情報取得を検討してみるのも良いでしょう。