チャットワークで何ができる？基本的な使い方から保存期間・評判まで徹底解説

チャットワークの基本機能と「他人に見られる」不安への回答

チャット・タスク・ファイル共有の3本柱

Chatwork（チャットワーク）は、ビジネスコミュニケーションを円滑にするための3つの主要機能を備えた国産ツールです。中心となる「チャット機能」では、個人間だけでなく複数人のグループでリアルタイムなやり取りが可能です。また、「タスク管理機能」によって、誰が何をいつまでにやるべきかを可視化し、作業の漏れを防ぐことができます。

さらに、資料や画像を簡単に共有できる「ファイル共有機能」が統合されているため、複数のアプリを行き来する必要がありません。導入実績は2025年12月末日時点で973,000社を超えており、IT企業だけでなく製造業や士業など、幅広い業界で「社内の情報共有インフラ」として活用されています。シンプルで直感的な操作性が、多くの企業に支持される最大の理由です。

閲覧制限の仕組みと「消える」誤解

フリープランを利用している場合、メッセージの閲覧には一定の制限が設けられています。具体的には、直近40日以内かつ組織全体で累計5,000件までという制限です。この制限を超えた古いメッセージはチャット画面から表示されなくなりますが、決して「データが完全に消去される」わけではありません。

過去のデータ自体はサーバー上に安全に保存されており、有料プランへアップグレードすることで、再びすべてのメッセージを閲覧できるようになります。そのため、重要なやり取りが制限で見えなくなったとしても、後から復元することが可能です。ただし、無料運用の範囲内では常に最新の5,000件のみが対象となるため、長期的なプロジェクト管理を行う場合は、有料プランへの移行を検討するのが一般的です。

企業の安全を守る国際規格とセキュリティ

ビジネスでチャットツールを導入する際、最も気になるのが「他人に見られるのではないか」というセキュリティ面です。Chatworkでは、やり取りされるすべてのデータがAES256という高度な暗号化方式で保護されています。また、ISO27001（ISMS）やISO27017（クラウドセキュリティ）、ISO27701（プライバシー情報）といった国際的な認証基準を取得しており、金融機関でも採用されるほどの高い安全性を誇ります。

管理者権限を使えば、特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する設定や、モバイル端末の利用制限も可能です。自分たちの意図しない第三者に情報が漏れるリスクを最小限に抑える仕組みが整っています。また、退職者が発生した場合でも、管理者が適切にアカウントを削除・停止することで、社外からの不正アクセスを未然に防ぐことができます。

（出典：株式会社kubell）

ファイル添付の制限は？容量・複数添付・保存期間の注意点

ストレージ容量とプラン別の制限

Chatworkでは画像やPDF、Excelなどのファイルを簡単に送信できますが、プランによって保存できる「ストレージ容量」に違いがあります。フリープランの場合は組織全体での制限があるため、大量の動画や高解像度の写真を頻繁に共有すると、すぐに上限に達してしまう可能性があります。容量がいっぱいになると、新しいファイルをアップロードできなくなるため注意が必要です。

ビジネスプラン以上の有料版では、1ユーザーあたりの容量が大幅に拡張されるため、日常的な業務で容量不足を心配することはほとんどなくなります。自社の利用頻度や、扱うファイルの種類に合わせて最適なプランを選択することが、スムーズな業務運用の鍵となります。まずはフリープランで使い勝手を試し、データ量が増えてきた段階で上位プランへ切り替えるのがスムーズな導入ステップです。

メッセージと連動したファイル保存期間

ファイルの保存期間についても、メッセージの閲覧制限と同様の考え方が適用されます。フリープランでは「40日・5,000件」の枠を超えたメッセージに添付されていたファイルは、画面上に表示されなくなります。しかし、これらもサーバー上にはAES256で暗号化された状態で保管され続けています。契約をアップグレードすれば、過去の添付ファイルも再びダウンロード可能です。

一方で、管理者によるログエクスポート機能（プランによる）を使えば、退職者が過去に送信したファイルやメッセージも含めて一括で保存・管理することができます。これにより、万が一のトラブルや法的な証拠が必要になった際でも、組織としての透明性を確保できるのがChatworkの強みです。

複数ファイル共有時のスムーズな管理法

プロジェクトが進むにつれて、チャット内には膨大なファイルが蓄積されていきます。Chatworkには「ファイル一覧」という機能があり、特定のチャットルーム内で過去に共有されたファイルを一覧で確認できます。これにより、過去のメッセージを延々と遡らなくても、必要な資料をすぐに見つけ出すことが可能です。

複数のファイルを一度に送る場合は、あらかじめフォルダにまとめて圧縮（zip化）して送信するか、一つひとつドラッグ＆ドロップで追加します。ただし、受信側が内容を把握しやすいよう、ファイル名には「日付_プロジェクト名_内容」といったルールを設けておくことが推奨されます。また、ファイルにコメントを添えて送信することで、後から検索機能を使って目的のファイルを特定しやすくなるというメリットもあります。

（出典：株式会社kubell）

日報や日程調整を効率化！日付検索など便利な活用術を紹介

タスク管理機能で「言った言わない」を防止

ビジネスの現場で頻発する「指示したはずなのに忘れられていた」というトラブルは、Chatworkのタスク管理機能で解決できます。チャットのメッセージをそのままタスク化し、担当者と期限を設定するだけで、相手の画面に常に「やるべきこと」として表示されます。完了したタスクはチェックを入れるだけで報告が完了するため、進捗確認の手間も大幅に削減されます。

日報の提出をタスク化しておけば、提出漏れを自動的に防ぐことができます。また、期限が近づくと通知が届くため、優先順位を判断しやすくなるのもメリットです。

この機能は自分自身の備忘録としても非常に優秀です。忘れてはいけない細かな作業を自分宛てのタスクとして登録しておくことで、頭の中を整理し、本来集中すべき業務に注力できる環境を作り出せます。チーム全体でこの習慣を徹底すれば、プロジェクトの進行スピードは劇的に向上するでしょう。

過去のやり取りを瞬時に見つける日付検索

「数ヶ月前のあの決定事項は何だったっけ？」という場面で役立つのが、強力な検索機能です。Chatworkでは、キーワードによる検索はもちろん、期間を指定した「日付検索」が可能です。特定の時期に行われた会議の議事録や、クライアントとの合意事項をピンポイントで探し出せるため、情報にアクセスする時間を劇的に短縮できます。

さらに、発言者やチャットルームを絞り込むことで、ノイズの少ない正確な検索結果が得られます。日々のやり取りが積み重なるビジネスチャットにおいて、この検索性の高さは大きな武器となります。情報の「ストック」と「フロー」を両立させている点が、単なる連絡手段を超えた業務基盤としての価値を生んでいます。フリープランでも直近のメッセージ内であれば検索は可能ですが、全期間を対象にするには有料プランの活用が不可欠です。

社外とのコンタクトを承認制で安全につなぐ

Chatworkは社内だけでなく、社外のパートナーや顧客ともスムーズに連携できるのが特徴です。外部ユーザーと繋がる際は「コンタクト依頼」を送り、相手がそれを承認することで初めてチャットが可能になります。この承認制という仕組みが、知らない相手から勝手に連絡が来るリスクを抑え、健全なコミュニケーション環境を維持しています。

2026年2月27日より適用される新仕様では、未承認のコンタクト依頼は30日間で自動的に取り消されるようになります。これにより、放置された古い依頼が整理され、よりセキュアな状態が保たれるようになります。社外とのやり取りが多い営業職やフリーランスの方にとって、相手を招待するだけで即座にプロジェクト専用の部屋を作れるスピード感は、電話やメールにはない大きな利便性といえるでしょう。

（出典：株式会社kubell）

チャットワークの評判は？似たアプリとの違いやメリットを比較

シンプルなUIが初心者・非IT企業に選ばれる理由

Chatworkの評判として最も多く挙げられるのが「操作の分かりやすさ」です。多機能すぎて使いこなせないツールが多い中、Chatworkはメールに近い感覚で使い始めることができます。ITツールに馴染みのない社員が多い企業や、現場での作業がメインとなる製造業・建設業などでも、導入教育に時間をかけずに浸透させることが可能です。

左側にチャット一覧、中央にメッセージ、右側にタスクと、画面構成が固定されているため、迷うことがありません。この「誰でも使える」というアクセシビリティの高さが、デジタル化の第一歩として選ばれる大きな理由となっています。また、日本語サポートが充実している点も、国内企業にとっては大きな安心材料です。不具合や使い方の不明点があった際、迅速に公式のヘルプページで解決策を見つけられる体制が整っています。

導入実績97万社超！他ツールとの機能比較

市場にはSlackやMicrosoft Teamsといった強力なライバルが存在しますが、Chatworkはそれらと比較して「シンプルさ」と「タスク管理の統合」に特化しています。海外ツールはカスタマイズ性や外部アプリ連携に優れていますが、設定が複雑になりがちな側面もあります。対してChatworkは、標準機能だけでビジネスに必要な要素が完結しているのが特徴です。

このように、自社の目的が「高度なシステム連携」なのか「現場の円滑な連絡」なのかによって、選ぶべきツールは変わります。日本独自のビジネス習慣に最適化されたChatworkは、特に社外とのやり取りを頻繁に行うユーザーから高い評価を得ています。

ユーザーの声から見える本当のメリット

実際に利用しているユーザーからは、「メールの『お世話になっております』という定型文から解放されて業務効率が上がった」という声が多く聞かれます。また、タスク機能があることで、チャットで流れてしまいがちな重要な依頼事項を確実にキャッチアップできる点も好評です。既読機能がない（あえて付けていない）ことも、相手へのプレッシャーを減らし、自分のペースで仕事を進められるメリットとして捉えられています。

一方で、フリープランの制限が厳しいという意見もありますが、これは「情報の資産価値」をどう捉えるかによります。導入実績973,000社以上という数字は、それだけ多くの企業がChatworkを信頼し、有料プランを含めて活用している証でもあります。ビジネスを加速させるための投資として、コストパフォーマンスの良さを評価する声が主流を占めています。

（出典：株式会社kubell）

運営会社の情報から配信停止設定まで！知っておきたい豆知識

運営会社kubellと信頼の実績

Chatworkを提供しているのは、株式会社kubell（クベル）です（旧社名：Chatwork株式会社）。「働くをもっと楽しく、創造的に」をミッションに掲げ、日本発のビジネスチャットの先駆けとして成長を続けてきました。単なるツール提供にとどまらず、中小企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を支援するプラットフォームとしての役割を強めています。

東証グロース市場に上場しており、経営の透明性も高く、長期的に安心して利用できるサービスです。2025年12月末日時点での広大な導入実績は、その信頼性の高さを裏付けています。自社でサーバーを構築する手間なく、最高水準のセキュリティ環境を利用できるクラウドサービスの恩恵を、日本の隅々の企業まで届けているのが同社の特徴です。今後も働き方の変化に合わせた新機能の追加が期待されています。

通知設定と配信停止でストレスフリーな環境を

チャットツールを導入すると、通知が鳴り止まずに集中力が途切れてしまうという悩みを持つ方がいます。これを防ぐために知っておきたいのが、詳細な通知設定です。Chatworkでは、自分宛てのメッセージ（TO）のみ通知する、特定の時間帯は通知をオフにする、といった細かい調整が可能です。

また、公式から届くお知らせメールなどが不要な場合は、設定画面から配信停止を行うことができます。業務に直接関係のない通知を整理することで、本当に必要な情報にだけ集中できる環境を整えましょう。スマートフォンアプリ版を利用している場合は、デバイス側の通知設定と組み合わせることで、仕事とプライベートの切り分けをより明確にすることも可能です。自分に最適な「通知の距離感」を見つけることが、ツールを長続きさせるコツです。

セキュリティ強化に伴う最新の仕様変更

インターネット上の脅威は日々進化しており、Chatworkもそれに対応するための仕様変更を定期的に実施しています。例えば、不正なサイトへの誘導を防ぐためのURL送信制限や、先に述べたコンタクト依頼の自動取り消し期間の設定などが挙げられます。これらの変更は、ユーザーの大切な情報を守るための前向きなアップデートです。

特に管理職やシステム担当者の方は、こうした変更が自社の運用フローに影響しないかを確認しておく必要があります。常に最新のセキュリティ基準に適応し続けるChatworkを活用することで、自社で多額のコストをかけずとも、金融機関レベルの安全な通信環境を維持し続けることができるのです。

（出典：株式会社kubell）

チャットワークとAIを連携させ、業務の質とスピードを飛躍的に向上させる

【思考の整理】記事のテーマをAIで整理・優先順位付けするコツ

チャットワークを活用する中で、日々膨大なメッセージやタスクに追われていませんか。AIは、あなたが抱える大量の情報を整理し、優先順位を可視化するための優秀なアシスタントになります。例えば、複数のチャットから必要な情報だけを抽出したり、タスクの期限から日々のTODOリストを整理させることが可能です。あくまで判断はあなた自身が行う必要がありますが、情報を構造化する時間を大幅に短縮できるでしょう。

また、AIは新しい視点を提供してくれます。自分が作成した返信案をAIに提示し、別の言い回しや、より相手に配慮した丁寧な表現を提案してもらうことで、コミュニケーションの質を高めることができます。AIを秘書のように使い、自身の思考を客観的に見直すパートナーとして活用すれば、日々のビジネスをよりスムーズに進めることができるはずです。

【実践の下書き】そのまま使えるプロンプト例

チャットワークでのやり取りをスムーズにするためには、まず相手の意図を汲み取り、的確に返信することが重要です。以下のプロンプトを活用し、まずは返信のたたき台を作らせてみましょう。これにより、自分の言葉で調整するための時間を確保しやすくなります。

以下のチャットワークのメッセージ内容を読み取り、重要なタスクと期限を抽出してください。その上で、私が返信すべき内容のたたき台を3つのトーン（簡潔、丁寧、謝罪を含む場合）で作成してください。なお、返信の最終判断は私が行うため、あくまで下書きとして出力してください。メッセージ：[ここにチャットの文章を貼り付け]

このプロンプトを出す理由は、情報の整理と多様な表現の確保を効率化するためです。生成された案をそのまま送信するのではなく、あなたの人間味やその場の状況に合わせて加筆・修正することで、より相手に響くメッセージとなります。AIはあくまでたたき台を作る道具として捉え、最後の一仕上げを大切にしてください。

【品質の担保】AIの限界を伝え、人がどう微調整すべきかの知恵

AIは非常に便利ですが、チャットワーク上の繊細な人間関係や、その場の空気感を完璧に読み取ることはできません。AIが生成した回答には、事実誤認が含まれたり、文脈を捉えきれない場合もあります。そのため、生成されたテキストは必ず一度あなたが読み込み、相手との関係性や、現在進行中のプロジェクトの背景と矛盾がないかを確認してください。最終的な発信者としての責任は、常に人であるあなたにあることを忘れないでください。

また、機密情報や個人情報の入力には十分に注意しましょう。AIを活用する際は、情報の取り扱いルールを遵守し、セキュアな環境下で使用することが基本です。AIを頼りきりにするのではなく、あなたの経験と直感で仕上げを加えることで、初めてビジネスに役立つ成果物となります。AIはあなたの優秀な秘書ですが、最終的な舵取りを行うのはあなた自身です。その関係性を保ちつつ、賢く活用していきましょう。