インボイス制度、保存期間と発行・受領の基本を徹底解説！

2023年10月1日から施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、事業者間の消費税の仕入税額控除に関する重要な制度です。

この制度によって、課税事業者が仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必須となりました。これは、複数税率（軽減税率）の導入により複雑化した消費税額や税率を正確に把握し、円滑な税務処理を可能にするためのものです。

本記事では、インボイス制度の基本から、皆さんが特に気になる「保存期間」、日々の取引で発生する「領収書・レシート」の扱い、さらには「旅費特例」や「家賃」との関連まで、幅広く徹底解説します。

制度への正しい理解と適切な対応は、事業運営において不可欠です。ぜひ最後までご覧いただき、貴社のインボイス制度対応にお役立てください。

インボイス制度の保存期間とは？基本ルールを理解しよう

なぜ7年間？帳簿書類の保存期間のルール

インボイス制度において、適格請求書（インボイス）の保存期間は、原則として7年間と定められています。これは、消費税法に基づいており、仕入税額控除を適切に適用するためには、この期間の書類保存が不可欠となります。

この7年間という期間は、他の税法とも関連しています。例えば、法人税法においても法人の帳簿書類の保存期間は7年ですが、欠損金の繰越控除を適用する場合には10年間の保存が必要となるケースもあります。

個人事業主の場合、所得税法上は帳簿書類の保存期間が5年とされていますが、消費税の納税義務がある場合は、法人と同様に7年間の保存が求められます。このように、消費税の納税義務が発生する事業者は、事業形態にかかわらずインボイス制度の保存期間である7年間を基準に書類を管理する必要があります。

過去の会計処理や税務調査への対応を考慮すると、7年間という保存期間は非常に重要な意味を持ちます。適切な期間の保存を怠ると、仕入税額控除が認められないなどの不利益を被る可能性があるため、注意が必要です。（出典: 国税庁、TOKIUM、freee）

発行事業者と受領事業者、それぞれの保存義務

インボイス制度では、インボイスを発行する側（売り手）と受領する側（買い手）の双方に保存義務があります。それぞれ具体的にどのような書類を保存する必要があるのでしょうか。

まず、適格請求書発行事業者として登録した「発行事業者」は、自身が交付した適格請求書の写し、またはその電磁的記録を保存する義務があります。これは、自社が発行したインボイスの内容を証明し、税務当局からの照会があった際に提示できるようにするためです。

次に、仕入税額控除を受けたい「受領事業者」は、取引先（売り手）から交付された適格請求書（インボイス）そのものを保存する必要があります。このインボイスが、仕入税額控除を適用するための根拠となるからです。

いずれの事業者も、原則として課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間、これらの書類を保存しなければなりません。正確な書類管理は、税務上のリスクを回避し、円滑な事業運営を維持するために不可欠です。（出典: 国税庁、弥生）

電子帳簿保存法とインボイスの電子保存

インボイス制度と密接に関わるのが、電子帳簿保存法です。特に、電子的に授受したインボイスの保存に関しては、電子帳簿保存法の要件に従う必要があります。

2024年1月1日からは、電子的に受領した請求書などのデータ保存が義務化されています。これは、紙での保存ではなく、電子データのまま保存し、特定の要件を満たす必要があることを意味します。

具体的な保存要件としては、「真実性の確保」と「可視性の確保」が挙げられます。真実性の確保では、訂正・削除履歴の確保やタイムスタンプの付与、改ざん防止措置などが求められます。可視性の確保では、ディスプレイやプリンタを設置し、速やかに出力できる状態にすることや、検索機能の確保が必要です。

インボイスを電子データで管理することで、物理的な保存スペースの削減や業務効率化が期待できますが、同時に電子帳簿保存法の要件を遵守するための体制構築が求められます。クラウド会計ソフトや電子帳票システムを活用するなど、適切な方法で対応を進めることが重要です。（出典: 国税庁、freee、TOKIUM）

インボイス制度における領収書・レシートの扱いは？

領収書・レシートはインボイスになる？その条件

日々の取引で頻繁に受け取る領収書やレシートも、インボイス制度下ではその取り扱いが重要になります。結論から言うと、領収書やレシートであっても、適格請求書（インボイス）の要件を満たしていれば、仕入税額控除の適用対象となります。

適格請求書に記載すべき項目は以下の通りです。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 課税売上高に係る対価の額
• 適用税率（軽減税率の対象品目である旨を含む）
• 消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（記載不要な場合もあり）
• 取引年月日
• 課税資産の譲渡等に係る資産または役務の内容

これらの情報が記載されていれば、一般的なレシートや手書きの領収書であっても、インボイスとして機能します。特に、小売店や飲食店などのレシートは、近年印字内容が詳細化されており、これらの要件を満たすものが増えています。受領した際には、必要な情報が記載されているかを確認するようにしましょう。（出典: 国税庁、freee）

少額特例（1万円未満）の活用方法

インボイス制度では、少額の取引について特別な扱いが認められています。それが「少額特例」です。2023年10月1日から2029年9月30日までの間、適格請求書の保存が困難な税込1万円未満の課税仕入れについては、帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められます。

この特例は、基準期間における課税売上が1億円以下、または特定期間における課税売上が5千万円以下の事業者（いわゆる中小事業者）が対象です。具体的には、公共交通機関の利用（3万円未満の電車・バス）、自動販売機での購入、従業員が立て替えた経費などで、インボイスの受領が難しい場合に非常に有効です。

少額特例の適用を受けるためには、通常の帳簿記載事項に加えて、「少額特例の適用を受ける課税仕入れである旨」を帳簿に記載する必要があります。これにより、インボイスがない場合でも仕入税額控除が可能となり、経理処理の負担軽減が期待できます。この特例は期間限定ですので、期間内に適切に活用することが重要です。（出典: 国税庁、TOKIUM、OBC）

簡易インボイスとは？特定の事業者向け特例

適格請求書（インボイス）の記載事項は多岐にわたりますが、特定の事業者に対しては、記載事項を一部簡略化した「簡易インボイス（適格簡易請求書）」の発行が認められています。

簡易インボイスを発行できるのは、小売業、飲食店業、写真業、旅行業、タクシー業、駐車場業（不特定多数の者に対するもの）、その他これらの事業に準ずる事業を行う者で、適格請求書発行事業者として登録している事業者です。これらの事業では、不特定多数の消費者と取引を行うため、通常のインボイス発行が実務上困難な場合が多いからです。

簡易インボイスに記載すべき項目は、通常のインボイスから「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」が省略され、以下の項目が記載されます。

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 課税売上高に係る対価の額
• 適用税率（軽減税率の対象品目である旨を含む）
• 消費税額等または適用税率ごとの税込み価格
• 取引年月日
• 課税資産の譲渡等に係る資産または役務の内容

受領側は、簡易インボイスであっても適格請求書として保存することで、仕入税額控除を適用できます。簡易インボイスは主にレシート形式で発行されることが多く、上記の要件を満たしているか確認することが大切です。（出典: 国税庁、NTTファイナンス）

前払請求書や見積書はインボイス制度でどうなる？

インボイスの要件と、前払請求書・見積書の位置づけ

インボイス制度における「適格請求書」は、課税仕入れに係る支払対価の額を請求する際に発行される書類を指します。この要件を満たすことが重要であり、一般的な前払請求書や見積書は、原則として適格請求書には該当しません。

見積書は、将来の取引内容や価格を事前に提示するものであり、実際に課税仕入れが行われたことを証明する書類ではありません。また、前払請求書も、支払いを促すための書類であり、現時点での仕入れ税額を確定させるものではありません。

適格請求書として有効なのは、実際に商品やサービスが提供され、その対価が確定した時点で発行される書類です。例えば、納品書や領収書、あるいは通常の請求書が、インボイスの要件を満たしていれば有効となります。したがって、見積書や前払請求書を受け取っただけでは、仕入税額控除の要件は満たさないという点を理解しておく必要があります。（出典: 国税庁、契約ウォッチ）

適格請求書として有効な書類の範囲

インボイス制度における適格請求書は、必ずしも「請求書」という名称の書類である必要はありません。重要なのは、法律で定められた記載事項が網羅されているかどうかです。適格請求書として認められる書類には、以下のようなものが挙げられます。

• 通常の請求書（インボイス要件を満たすもの）
• 領収書（簡易インボイス要件を含む）
• 納品書
• 仕入明細書（買い手が作成し、売り手の確認を得たもの）
• その他、上記の記載事項を満たす書類

例えば、工事が完了した際に発行される完了証明書や、サービス提供後に送付される明細書なども、必要な記載事項が含まれていれば適格請求書として扱うことができます。ただし、これらの書類が適格請求書として機能するためには、発行事業者が適格請求書発行事業者として登録されており、その登録番号が記載されていることが必須となります。

どの書類を適格請求書として扱うかは、取引の実態に合わせて判断する必要がありますが、基本的には最終的な支払いの根拠となる書類が対象となります。（出典: 国税庁、PATPOST）

建設業における中間前払金や出来高払いとインボイス

建設業では、工事の進捗に応じて支払われる「中間前払金」や「出来高払い」といった特殊な支払い形態が一般的です。これらの支払いとインボイス制度がどのように関連するのかは、多くの事業者が疑問に思う点です。

中間前払金は、工事の着手金や材料費などの前払いであり、まだ工事が完了していない段階での支払いになります。原則として、適格請求書は課税仕入れが完了した時点で発行されるべき書類ですので、中間前払金の請求書単体では適格請求書とはなりません。

一方で、出来高払いは、工事の進捗に応じて既に行われた作業や完了した部分に対して支払われるものです。この場合、出来高部分については課税仕入れが完了しているとみなせるため、出来高に応じた請求書（出来高請求書）がインボイスの要件を満たしていれば、適格請求書として認められます。

建設業においては、最終的な工事完了時に発行される「完成引渡書」や「最終請求書」がインボイス要件を満たすことが重要です。中間支払い時には、インボイス要件を満たした領収書や、進捗状況を明確にした明細書を別途作成するなど、慎重な対応が求められます。（出典: 国税庁、契約ウォッチ）

インボイス制度の「やり方」と「申し込み」のポイント

適格請求書発行事業者への登録申請の手順

インボイス制度に対応するためには、まず「適格請求書発行事業者」としての登録が必要です。この登録は、課税事業者のみが行うことができます。免税事業者は、この制度の対象外ですが、仕入税額控除を受けたい取引先からインボイスの発行を求められる場合があるため、課税事業者への転換を検討する必要があります。

登録申請は、所轄の税務署長へ「適格請求書発行事業者の登録申請書」を提出することで行います。申請書は国税庁のウェブサイトからダウンロード可能です。郵送またはe-Taxを通じて提出できます。e-Taxでの申請は、いつでも手続きが可能で、提出状況の確認もできるためおすすめです。

申請が受理されると、税務署から「登録番号」が通知されます。この登録番号は、「T＋13桁の法人番号（個人事業主の場合は13桁の固有番号）」で構成され、適格請求書に必ず記載しなければならない項目となります。登録手続きには一定の期間を要するため、余裕を持った申請が推奨されます。（出典: 国税庁、東京商工会議所）

免税事業者から課税事業者への転換の検討

免税事業者は、インボイス制度の対象外であり、適格請求書を発行することはできません。しかし、取引先が課税事業者である場合、その取引先は免税事業者からの仕入れに対して仕入税額控除を受けることができなくなります。

このため、取引先からインボイスの発行を求められ、取引継続のために課税事業者への転換を検討する免税事業者が多く存在します。課税事業者になれば、適格請求書発行事業者として登録し、インボイスを発行できるようになりますが、その代わりに消費税の納税義務が発生します。

課税事業者になるか否かは、以下の点を考慮して慎重に判断する必要があります。

• 取引先からのインボイス発行の要請の有無
• 課税事業者になった場合の消費税の納税額
• 事務負担の増加（経理処理、消費税申告など）
• インボイス制度の経過措置（免税事業者からの仕入れも一定割合で控除可能）の活用

特に、制度導入後の2023年10月1日から2026年9月30日までは、免税事業者からの仕入れについても仕入税額相当額の80%が控除できる経過措置があります。この期間を考慮し、経営判断を行うことが大切です。（出典: 国税庁、freee）

登録番号の確認方法と取引先との連携

仕入税額控除を受ける受領事業者（買い手）は、取引先が発行した請求書に記載されている登録番号が、適格請求書発行事業者として有効なものかを確認する必要があります。

登録番号の確認は、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で行うことができます。このサイトにアクセスし、請求書に記載されている登録番号を入力することで、その番号が有効であるか、またその事業者の名称などを確認できます。

また、インボイス制度の導入にあたり、取引先との事前確認と連携は非常に重要です。特に、免税事業者との取引がある場合、取引先が今後課税事業者になる予定があるか、あるいは取引条件の見直しが必要かなどを、早めに話し合っておくべきでしょう。

取引先との円滑なコミュニケーションは、制度移行期間における混乱を避けるためにも不可欠です。独占禁止法上の問題に留意しつつ、双方にとって納得のいく形で対応を進めることが求められます。（出典: 国税庁、NTT東日本）

インボイス制度、旅費特例や家賃、マイナンバーとの関係

旅費交通費のインボイス特例とその条件

企業の経費として頻繁に発生する旅費交通費ですが、インボイス制度において特例が設けられている場合があります。これが「公共交通機関特例（公共交通機関の運賃に係る適格請求書等保存方式の特例）」です。

具体的には、公共交通機関（船舶、バス、鉄道）による旅客の運送において、3万円未満の運賃については、適格請求書の保存が不要とされています。この場合、帳簿に以下の事項を記載することで仕入税額控除が適用可能です。

• 課税仕入れの相手方の氏名または名称
• 課税仕入れに係る資産または役務の内容
• 課税仕入れに係る支払対価の額
• その課税仕入れが、公共交通機関特例の対象である旨

これは、電車賃やバス代など、少額で領収書の発行が難しい取引について、実務上の負担を軽減するための措置です。ただし、タクシー代は対象外となるため、注意が必要です。飛行機や新幹線などの高額な交通費や、取引先との会食費用などにはこの特例は適用されず、原則としてインボイスの保存が必要になります。（出典: 国税庁、弥生）

不動産賃貸（家賃）におけるインボイスの注意点

不動産賃貸、特に家賃の支払いとインボイス制度の関係についても、確認が必要です。家賃収入は、その目的によって課税・非課税の扱いが異なります。

まず、居住用の家賃収入は消費税が非課税であるため、インボイス制度の対象外となります。したがって、個人が住むためのアパートやマンションの家賃については、適格請求書の発行も受領も不要です。

一方、事業用のテナントや駐車場などの賃貸料は消費税の課税対象となるため、原則としてインボイス制度の対象となります。課税事業者が事業用のテナントを賃借している場合、賃貸人（大家さん）が適格請求書発行事業者であれば、その賃貸人からインボイスを受領し、保存することで仕入税額控除が適用されます。

もし賃貸人が免税事業者である場合、テナントを借りている課税事業者は仕入税額控除を受けられなくなります。この場合、賃料交渉や、経過措置の適用などを検討する必要があります。不動産賃貸契約は長期にわたるため、インボイス制度への対応について、事前に賃貸人と確認しておくことが重要です。（出典: 国税庁、Ur Media）

マイナンバー制度との関連性はある？

インボイス制度とマイナンバー制度は、どちらも税務に関連する制度であるため、混同されることがありますが、両者の間に直接的な関連性はありません。

インボイス制度は、消費税の仕入税額控除の適用を受けるための適格請求書の保存方式であり、主に事業者間の取引における消費税の透明化と正確な税額計算を目的としています。適格請求書に記載されるのは「登録番号」であり、これは法人番号（または個人事業主の固有番号）に基づいていますが、個人のマイナンバー（個人番号）とは異なります。

一方、マイナンバー制度は、社会保障・税・災害対策の分野で、複数の機関に存在する個人の情報を同一人の情報であると確認するための制度です。主に所得税や住民税の確定申告、社会保険の手続きなどで利用されます。

したがって、適格請求書にマイナンバーを記載する必要はなく、また、インボイス制度への対応においてマイナンバーカードやマイナンバー通知カードを直接使用することもありません。それぞれの制度の目的と適用範囲を正しく理解しておくことが大切です。（出典: 国税庁、OBC）

※記事公開日時点の情報に基づいており、現在と異なる場合があります。最新の情報は国税庁のウェブサイト等でご確認ください。