【基本】発注書送付メールの書き方と注意点

【基本】発注書送付メールの書き方と注意点

ビジネスにおいて、発注書をメールで送付する機会は日ごとに増加しています。
迅速かつ正確な情報伝達が求められる現代において、メールでの発注書送付は非常に重要な業務の一つです。
本記事では、発注書送付メールの基本的な書き方から、誤解やトラブルを防ぐための注意点まで、最新の情報を交えて詳しく解説します。

適切なメール作成スキルを身につけ、円滑なビジネスコミュニケーションを実現しましょう。

発注書送付メールの目的と重要性

なぜメールで発注書を送るのか？（利便性と効率性）

発注書をメールで送付することは、現代ビジネスにおいて標準的な手法として定着しています。

郵送やFAXに比べ、メールは圧倒的なスピードで情報を届けられる点が大きなメリットです。
これにより、取引の開始を早め、納期遅延などのリスクを低減できます。

また、ペーパーレス化によるコスト削減効果も大きく、印刷代や郵送費が不要になります。
メールは送受信の記録が残りやすいため、後から「言った言わない」といったトラブルを防ぐ上でも有効です。

さらに、テレワークが普及する中で、場所を選ばずに業務を遂行できるメールは、現代の働き方にも適しています。

誤解を防ぎ、スムーズな取引を実現するために

発注書は、契約の意思表示を示す重要な書類です。
そのため、メールで送付する際も、その内容が正確に伝わることが何よりも重要となります。

口頭でのやり取りでは、聞き間違いや認識の齟齬が生じるリスクがありますが、書面である発注書をメールで送ることで、そうした誤解を未然に防ぎやすくなります。

メール本文で発注内容の概要を簡潔に伝え、添付ファイルで詳細を確認してもらうことで、相手は安心して取引を進めることができます。
もし不明点があれば、すぐに質問できる環境を整えておくことも、スムーズな取引には不可欠です。

信頼関係を築くプロフェッショナルな対応

発注書送付メールは、単に書類を送るだけでなく、取引先との信頼関係を構築する上でも重要な役割を果たします。

丁寧な件名、過不足のない本文、正確な添付ファイルは、相手に対する配慮とプロフェッショナリズムを示すものです。
特に、誤字脱字がなく、必要な情報がすべて揃っているメールは、送付元の企業の信頼性を高めます。

迅速かつ正確な対応は、相手に安心感を与え、長期的なビジネス関係を築くための基盤となります。
発注書送付メール一つをとっても、相手への敬意を忘れずに、細部にまで気を配ることが大切です。

発注書送付メールに含めるべき基本項目

一目でわかる「件名」の極意

メールの件名は、受信者が内容を瞬時に把握し、開封するかどうかを判断する上で最も重要な要素です。

効果的な件名には、以下のようなポイントがあります。
まず、「【発注書送付】」や「【ご注文のお願い】」など、用件を具体的に示すキーワードを冒頭に入れます。
これにより、受信トレイで埋もれることなく、重要なメールであることがすぐに伝わります。

次に、自社名や担当者名、可能であれば相手の会社名や担当者名を入れることで、パーソナライズされ、相手が自分宛の重要なメールだと認識しやすくなります。
「件名に相手の名前や会社名を入れると、開封率が20%以上向上する」というデータもあるため、積極的に活用したいところです。

また、モバイル端末での閲覧も考慮し、36〜50文字程度に収めるよう心がけましょう。簡潔でありながら、必要な情報が伝わる件名が理想的です。

抜け漏れなく伝える「本文」の構成要素

メール本文には、発注書を添付した旨を明確に伝え、相手が内容を理解しやすいよう工夫することが求められます。

基本的な構成要素は以下の通りです。

• 宛名: 会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。誤りがないか必ず確認しましょう。
• 挨拶: 「お世話になっております。」など、定型的な挨拶から始めます。
• 本文:
  • 発注書を添付した旨を明確に伝えます。「発注書をPDFファイルにて添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。」といった表現が一般的です。
  • 必要に応じて、発注内容の概要（商品名、数量、金額、納期など）を簡潔に記載します。これにより、相手は添付ファイルを開く前に大まかな内容を把握できます。
  • 不明点があった場合の連絡先を明記します。「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」と添えることで、相手は安心して確認を求められます。
• 署名: 会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記載し、連絡先を明確にします。

これらの要素を適切に配置することで、誤解なく、かつスムーズなコミュニケーションが実現します。

「添付ファイル」と「署名」の最終確認

発注書送付メールにおいて、添付ファイルと署名は非常に重要な確認ポイントです。

まず、発注書はWordやExcelなどの編集可能な形式ではなく、必ずPDF形式で添付するようにしてください。
PDF形式は、意図しない改ざんや誤編集を防ぎ、書面としての確実性を高める役割があります。

また、近年は「電子帳簿保存法」により、メールで受領した発注書などの電子取引データは、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。
紙に印刷して保存するのではなく、法律の要件に従って適切にデータを保管する体制を整えましょう。

次に、署名欄に記載されている情報（会社名、部署名、氏名、連絡先など）が最新かつ正確であるかを確認します。
署名はあなたの名刺代わりとなる部分であり、不備があると相手に不信感を与えかねません。
送信前には必ず、宛先、件名、本文、そして添付ファイルの中身に至るまで、抜け漏れがないか二重三重にチェックする習慣をつけましょう。

発注書送付メールのテンプレート例

基本の型を押さえる汎用テンプレート

以下に、発注書送付メールの基本的なテンプレートをご紹介します。
この型を参考に、ご自身の状況に合わせて適宜調整してご活用ください。

件名：【発注書送付】〇〇（商品名/サービス名）のご注文について（株式会社△△）

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

この度は、先日お見積もりいただきました〇〇（商品名/サービス名）につきまして、
発注書をPDFファイルにて添付いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

【発注内容の概要】
・商品名/サービス名：〇〇
・数量：〇個/〇式
・金額：〇〇円（税込）
・納期：〇〇年〇月〇日

上記内容にてお手続きいただけますようお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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署名
株式会社△△
〇〇部 △△
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇
TEL: 00-0000-0000
Email: xxxx@xxxx.com
---

このテンプレートをベースに、具体的な商品名やサービス名、金額、納期などを適宜書き換えて使用してください。
件名と発注内容の概要は、特に分かりやすく記載することを意識しましょう。

シチュエーション別アレンジ例

上記テンプレートをベースに、特定の状況に応じた補足やアレンジを加えることで、より丁寧かつ正確な情報伝達が可能になります。

• 初回取引時:

  「この度はお引き立ていただき、誠にありがとうございます。」といった感謝の言葉を加え、今後の取引への期待を伝えます。
  また、「何かとご不明な点もあろうかと存じます。お気づきの点がありましたら、ご遠慮なくお申し付けください。」といった配慮の言葉も有効です。

• 仕様変更を伴う場合:

  「先日ご相談させていただきました〇〇の仕様変更に伴い、新たな発注書を作成いたしました。」と、変更があった旨を明確に伝えます。
  変更点が多岐にわたる場合は、どこが変更されたかを本文内で簡潔に説明すると、相手の確認作業をスムーズにできます。

• 複数の発注書を送付する場合:

  「〇〇と△△の2件の発注書を添付いたしました。」のように、添付されているファイル数を明記し、ファイル名も分かりやすくしておくことが重要です。
  「ファイル名：〇〇発注書_20231026.pdf、△△発注書_20231026.pdf」のように、ファイル名例を示すのも良いでしょう。

これらのアレンジによって、相手はメールの背景を理解しやすくなり、スムーズな対応につながります。

簡潔さと丁寧さのバランス

発注書送付メールでは、簡潔であることと、ビジネス文書として丁寧であることのバランスが重要です。

長すぎるメールは、相手に負担を与え、読み飛ばされてしまう可能性があります。
一方で、情報が少なすぎると、誤解や不明点が生じやすくなります。

本文では、発注の目的と概要を2〜3文で簡潔にまとめ、詳細は添付ファイルで確認してもらう、という流れが理想的です。
「ご査収ください」といった丁寧な言葉遣いや、感謝の意を示す一文を添えることで、ビジネス上の礼儀を保ちつつ、効率的なコミュニケーションを図ることができます。

特に、メールは記録として残るため、後から見返した際に誰が読んでも内容が明確に理解できる表現を心がけましょう。
不必要な修飾語を避け、論理的かつ明確な文章構成を意識することが、簡潔かつ丁寧なメール作成の鍵となります。

発注書送付時のよくある疑問と回答（FAQ）

発注書はPDF以外でもいい？（電子帳簿保存法との関係）

発注書は、原則としてPDF形式で送付することを強くお勧めします。

WordやExcelなどの編集可能な形式で送付すると、意図しない改ざんや誤操作によって内容が変わってしまうリスクがあります。
PDFは、作成後の内容変更が困難であるため、書類の信頼性を保つ上で非常に適した形式です。

また、2022年1月1日に改正された「電子帳簿保存法」により、メールで受領した発注書のような電子取引データは、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。
紙に印刷して保存することは認められません。

電子データとして保存する際には、真実性の確保（訂正・削除履歴の確認やタイムスタンプ付与など）や、検索機能の確保（日付、金額、取引先で検索できること）といった要件を満たす必要があります。
これらの要件に対応するためにも、PDF形式でのやり取りと、適切な電子保存方法の導入が不可欠です。

誤送信してしまったらどうすれば？（緊急時の対応）

メールの誤送信は誰にでも起こりうるミスですが、発注書のような重要な書類の誤送信は、情報漏洩や取引停止などの重大な事態を招く可能性があります。

万が一誤送信してしまった場合は、速やかに以下の対応を取ることが重要です。

1. 送信停止・回収: 誤送信に気づいた時点で、メールソフトの機能（送信取り消しなど）を活用し、可能な限りメールの受信を阻止します。ただし、確実性は低いことに留意が必要です。
2. 関係者への連絡: 誤って送信してしまった相手には、すぐに電話などで連絡を取り、誤送信の旨を丁重に謝罪し、メールの削除を依頼します。同時に、本来送るべきだった相手にも連絡し、正しい情報を再送する旨を伝えます。
3. 社内報告と再発防止策: 社内の関係部署（上司、情報システム部門など）に速やかに報告し、指示を仰ぎます。同時に、今回の事態を踏まえ、二重チェック体制の強化や誤送信対策ツールの導入など、再発防止策を検討・実施します。

近年では、送信前に一時的にメールを保留する機能や、宛先チェックを強化する誤送信対策サービスも多く提供されています。
これらを活用することで、未然に誤送信を防ぐことができます。

返信がない場合はどうすればいい？（確認と催促）

発注書送付メールを送ったにもかかわらず、しばらく経っても相手から返信がない場合、不安になることもあるでしょう。

そのような場合は、以下の手順で状況を確認し、必要に応じて催促を行います。

1. まずは待つ: 相手も多忙である可能性や、確認に時間がかかっている可能性もあります。通常、1〜2営業日は様子を見ましょう。
2. 確認メールを送る: 2〜3営業日経っても返信がない場合は、「発注書送付のご確認」といった件名で、再度メールを送信します。この際、元のメールを引用するか、送信日を明記し、「メールは届いておりますでしょうか？」と丁寧に確認を促します。

   例: 「先日（〇月〇日）お送りいたしました発注書につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。ご多忙のところ恐縮ですが、ご一報いただけますと幸いです。」

3. 電話で確認する: 確認メールを送っても返信がない場合や、急ぎの場合は、相手の担当者に直接電話で連絡を取るのが最も確実です。電話口で、メールが届いているか、内容を確認してもらえたか、不明点はないかなどを尋ねましょう。

催促の際は、相手の状況に配慮し、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。
「迅速な返信」はビジネスにおける基本マナーですが、相手が必ずしもそうとは限りません。
適切なフォローアップで、円滑な取引を維持しましょう。

発注書送付をスムーズに進めるためのポイント

送信前の徹底確認リスト

発注書メールの誤送信や情報不備は、ビジネス上の大きなリスクとなります。
送信前に以下のチェックリストを必ず実行し、ミスのない送信を心がけましょう。

このチェックリストをルーティン化することで、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。
近年では、送信前の確認ポップアップ表示や、一定時間送信を保留する機能を持つメールソフトも多いので、積極的に活用しましょう。

テンプレートとツールの活用

発注書送付メールの作成を効率化し、品質を一定に保つためには、テンプレートの活用が非常に有効です。

前述のテンプレートを自社の標準フォーマットとして用意し、担当者間で共有することで、誰が作成しても同じ品質のメールを送ることができます。
これにより、作成時間の短縮だけでなく、記述ミスや情報不足のリスクも軽減されます。

さらに、CRM（顧客関係管理）やSFA（営業支援システム）といったビジネスツールと連携させることで、発注書作成から送付、履歴管理までを一元的に行うことが可能です。
これらのツールには、発注書の自動生成機能や、メールの送受信履歴を顧客情報と紐付けて管理できる機能が備わっているものも多くあります。

クラウド型サービスを利用すれば、発注書をオンラインで作成・承認し、そのままメールで送付するといった一連のフローをスムーズに行えます。
これにより、業務効率が大幅に向上し、発注書の管理も容易になります。

法律・規制への理解と遵守

ビジネス文書の電子化が進む中で、発注書送付には法律や規制の理解と遵守が不可欠です。

特に重要なのは、「電子帳簿保存法」への対応です。
発注書は電子取引データに該当するため、電子メールで受領した場合は、原則として電子データのまま保存しなければなりません。
この際、真実性の確保（訂正・削除の履歴が残る、タイムスタンプを付与する等）と、可視性の確保（検索機能、見読性の確保等）の要件を満たす必要があります。

また、2023年10月に開始された「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」も、発注書の記載内容に影響を与える可能性があります。
発注書自体はインボイスの要件を満たす必要はありませんが、消費税の仕入れ税額控除を受けるためには、発行される請求書が適格請求書である必要があります。
関連する税制改正にも常に注意を払い、適正な対応を心がけましょう。

これらの法律や規制を正しく理解し、それに則った業務フローを構築することで、コンプライアンスを強化し、安心してビジネスを進めることができます。