納品書、本当に必要？発行しないとどうなる？

納品書、本当に必要？発行しないとどうなる？

納品書は、商品やサービスが確かに取引先に届けられたことを証明する大切な書類です。しかし、法律上の発行義務がないため、「本当に必要なのか？」と疑問に思う方もいるかもしれません。

本記事では、納品書がビジネスにおいて果たす役割から、発行しない場合のリスク、さらにはインボイス制度や電子帳簿保存法といった最新の法改正が納品書に与える影響まで、幅広く解説します。

納品書に関する疑問を解消し、適切な書類管理のヒントを見つけていきましょう。

納品書がなぜ必要とされるのか、その目的を解説

納品書は、単なる紙切れではありません。取引の透明性を高め、双方に安心感を提供する重要な役割を担っています。特に、商品やサービスの受け渡しが伴うビジネスにおいては、その存在意義は非常に大きいと言えるでしょう。

取引の明確化とトラブル防止

納品書の第一の目的は、取引内容を明確にし、後々のトラブルを防ぐことです。納品書には、いつ、誰が、何を、どれだけ納品したのかが具体的に記載されます。

これにより、受領側は「発注通りの商品やサービスが届いたか」を容易に確認できます。例えば、納品された商品の種類が違っていたり、数量が不足していたりした場合でも、納品書と発注書を突き合わせることで、迅速に間違いを発見し、解決につなげることが可能です。

納品書がなければ、口頭でのやり取りのみとなり、認識の相違が生じやすくなります。万が一トラブルが発生した際には、納品書が客観的な証拠となり、スムーズな問題解決に貢献します。

発注者への安心感と信頼構築

納品書は、発注者に対して「確かに納品物が届けられた」という安心感を提供する役割も持っています。特に初めて取引を行う相手や、高額な商品・サービスを扱う場合には、書面による確認は非常に重要です。

納品書を受け取った発注者は、注文したものが間違いなく手元に届いたことを確認でき、不安なく取引を進めることができます。この安心感は、企業間の信頼関係を構築する上で不可欠です。

信頼関係は、長期的なビジネスパートナーシップの基盤となります。納品書の発行という一見小さな行為が、次回の取引や継続的な関係へとつながる重要なステップとなるのです。

社内管理の効率化と記録

納品書は、外部との取引だけでなく、社内における在庫管理や経理処理の効率化にも貢献します。物流部門では、納品書を元に「いつ」「どこへ」「何を」発送したかの記録を確認し、在庫の出入りを正確に把握することができます。

これにより、棚卸しの際の突合作業がスムーズになったり、商品の過不足を早期に発見したりすることが可能です。また、経理部門では、納品書と請求書を照合することで、計上漏れや二重計上といったミスを防ぎ、正確な会計処理を行うための基礎資料となります。

もし納品書がなければ、これらの確認作業に多大な時間と手間がかかり、業務全体の生産性が低下するリスクがあるでしょう。納品書は、企業の健全な運営を支える内部統制の一環としても機能します。

納品書がない場合のリスクと、発行しないことによる影響

「法律上の義務がないなら、納品書は発行しなくてもいいのでは？」と考える企業も少なくありません。経費削減や業務効率化を目的として、納品書を廃止したり、請求書に一本化したりする動きも見られます。

しかし、納品書を発行しないことには、無視できないリスクと影響が伴います。

取引先からの信頼低下と関係悪化

納品書がない場合、取引先は納品された商品やサービスが発注内容と一致しているかを書面で確認することができません。これにより、取引先は「本当に正しいものが届いたのか」という不安を抱きやすくなります。

毎回口頭での確認や、不足・間違いがあった際の問い合わせが必要となれば、取引先に余計な手間をかけさせることになります。このような状況が続けば、取引先は「この企業は管理がずさんだ」「取引しにくい」と感じ、信頼関係が損なわれる可能性があります。

結果として、長期的なビジネス関係の維持が困難になったり、新規の取引を敬遠されたりする事態も招きかねません。納品書は、取引先への「配慮」と「誠実さ」を示すツールでもあるのです。

トラブル発生時の証拠不足と解決の長期化

もし納品書がない状態で、納品物の内容や数量に相違があった場合、その事実関係を明確にすることが非常に難しくなります。発注書や契約書はあっても、実際に何が納品されたのかを客観的に証明する手段が不足するため、責任の所在が曖昧になりがちです。

例えば、「指定した商品と違うものが届いた」「発注した数量よりも少ない」といった問題が発生した際、納品書があれば具体的な記録をもとに話し合いを進められます。しかし、それがなければ、水掛け論となり、解決までに多大な時間とコストを要する可能性があります。

最悪の場合、法的な紛争に発展することも考えられます。納品書は、このようなリスクを軽減し、迅速かつ公平な問題解決を可能にするための重要な証拠書類となるのです。

インボイス制度対応の複雑化と仕入税額控除への影響

2023年10月1日から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）は、納品書の取り扱いにも大きな影響を与えています。納品書を発行しない、あるいは適格請求書として機能しない納品書しか発行しない場合、取引先が仕入税額控除を受けられなくなる可能性があります。

適格請求書発行事業者から発行された「適格請求書（インボイス）」でないと、原則として仕入税額控除は適用されません。もし納品書を適格請求書として利用したい場合、以下の記載事項を満たす必要があります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

これらの要件を満たさない納品書は、取引先にとって税務上の不利益となるため、取引先の混乱や不満を招くことになりかねません。特に課税事業者との取引においては、納品書がインボイス要件を満たしているかどうかが、円滑な取引の条件となりつつあります。

納品書の発行義務は？法律上の位置づけと廃止の可能性

納品書の発行について、「必ず発行しなければならない」という誤解を持っている方もいるかもしれません。しかし、日本の法律においては、特定の例外を除き、納品書の発行義務は定められていません。

一方で、現代のビジネス環境の変化に伴い、その位置づけも変化しつつあります。

法律上の発行義務はなし

結論から言うと、納品書には法律上の発行義務はありません。民法や商法をはじめとする日本の法律には、企業が商品を納品する際に必ず納品書を発行しなければならないという規定は存在しないのです。

これは、納品書が商習慣として広く定着してきた書類であり、取引の安全性や透明性を確保するために自主的に発行されてきたという背景があります。多くの企業が発行しているのは、トラブル防止や双方の確認作業を円滑に進めるための「慣習」であり、「義務」ではないことを理解しておく必要があります。

ただし、特定の業種や取引においては、契約書の中で納品書の発行が義務付けられている場合もありますので、個別の契約内容を確認することが重要です。

電子帳簿保存法と納品書の電子化

納品書の発行自体に法的義務はないものの、発行・受領した納品書の「保存」に関しては、電子帳簿保存法によって義務が定められています。特に、2024年1月1日以降、電子取引（メールやクラウドサービスなどを利用した取引）で授受した納品書などの電子データは、原則として電子データのまま保存することが義務化されました。

これにより、紙で作成・受領していた納品書も、電子化して保存する流れが加速しています。納品書を電子化するメリットは多岐にわたります。

• コスト削減： 印刷費、郵送費、保管スペースが不要になります。
• 業務効率化： 作成、発送、検索、共有がスムーズになり、手間が削減されます。
• 紛失リスク軽減： 物理的な紛失や盗難のリスクがなくなり、データとして安全に管理できます。
• 迅速なアクセス： 必要な情報にいつでもどこからでもアクセスでき、過去の取引履歴の確認も容易です。

紙で受領した納品書についても、スキャナ保存の要件を満たせば電子化して保存することが可能であり、業務の効率化を図る上で非常に有効な手段と言えるでしょう。

業務効率化とペーパーレス化の推進

納品書の発行義務がないことから、近年では業務効率化や経費削減を目的として、納品書の発行を廃止したり、請求書に一本化したりする企業も増えています。

特に、取引頻度が高い場合や、少額の取引が多い場合、毎回納品書を発行する手間やコストは無視できません。ペーパーレス化の流れも後押しし、紙媒体での納品書発行を減らす動きは今後も進むと考えられます。

しかし、この動きは前述の取引先との信頼関係やトラブル防止といった観点とバランスを取る必要があります。納品書を廃止する場合は、事前に取引先と十分な合意形成を行い、代替となる確認方法を確立しておくことが不可欠です。

例えば、受領確認をメールで行う、納品明細をWebサイトで確認できるようにするなど、双方にとって負担の少ない方法を検討することが求められます。

納品書と見積書、納品明細書などの違いとは

ビジネス取引には様々な書類が登場しますが、それぞれが異なる役割を持っています。納品書もその一つであり、見積書や納品明細書、請求書といった他の書類と混同されがちです。

ここでは、それぞれの書類が持つ明確な違いと、相互の関係性について解説します。

見積書との役割の違い

見積書は、取引の初期段階で発行される書類で、商品やサービスの価格、数量、納期などの条件を事前に提示することを目的としています。これは、まだ取引が正式に決定していない段階で、発注側が購入を検討するための資料となります。

一方で納品書は、実際に商品やサービスが発注通りに納品された事実を証明する書類です。つまり、見積書が「これからいくらで何を提供します」という提案なのに対し、納品書は「これだけの商品・サービスを確かに納品しました」という結果の報告という明確な違いがあります。

見積書に基づいて発注が行われ、その発注内容に沿って納品書が発行される、という流れが一般的です。両者は取引の異なる段階で、それぞれの重要な役割を果たします。

納品明細書との関係性

納品明細書は、納品書と非常によく似た役割を持つ書類ですが、多くの場合、納品書の一部として、または補足情報として扱われます。

納品書が取引全体の大まかな内容を記載するのに対し、納品明細書は、特に品目が多い場合や、内容が複雑な場合に、それぞれの商品の詳細（型番、色、サイズなど）や数量をより詳細に記載するために使用されます。

例えば、スーパーマーケットのレシートのように、購入したすべての商品の詳細が記載されているものが納品明細書に近いイメージです。納品書に納品明細書を添付する形式や、納品書の中に詳細な明細を記載して納品明細書を兼ねる形式など、運用方法は企業によって様々です。

いずれにせよ、納品明細書は納品物とその内容をより正確に確認するための補助書類として機能します。

請求書との連携と一体化

請求書は、商品やサービスの対価として代金の支払いを請求するための書類です。これは納品が完了した後に発行され、支払い期日や振込先などが記載されます。

納品書が「納品した事実」を証明するのに対し、請求書は「その代金を支払ってください」という意思表示です。多くの企業では、納品書と請求書は別々に発行されますが、業務効率化の観点から、納品書と請求書を兼ねる「納品書兼請求書」を発行するケースも増えています。

特に、インボイス制度の導入後は、納品書が適格請求書の要件を満たしていれば、そのまま請求書としても機能させることが可能です。これにより、書類作成の手間を省き、郵送費などのコストも削減できます。

ただし、この場合、納品書に請求書の要素（支払い期日や振込先など）と、インボイスの記載事項をすべて網羅する必要があります。どちらの形式を採用するかは、自社の業務フローと取引先のニーズに合わせて検討することが重要です。

納品書の基本的な見方と、受領時の確認ポイント

納品書は、発行する側だけでなく、受領する側にとっても重要な書類です。正確な確認を行うことで、後のトラブルを防ぎ、スムーズな経理処理へとつなげることができます。

ここでは、納品書に記載される基本的な項目と、受領時に特に注意すべき確認ポイントを解説します。

納品書に記載される主要項目

一般的な納品書には、以下の項目が記載されています。

• 発行日： 納品書が作成された日付です。
• 発行元情報： 納品書を発行した企業（販売元）の名称、住所、連絡先。インボイス制度対応の場合は、適格請求書発行事業者登録番号も記載されます。
• 取引先情報： 納品書を受け取る企業（購入元）の名称、住所。
• 納品内容： 納品された商品やサービスの名称、型番、数量、単価、金額など。軽減税率対象品目の場合は、その旨も記載されます。
• 合計金額： 納品された商品の合計金額（税抜）。
• 消費税額： 合計金額に対する消費税額。インボイス制度対応の場合は、税率ごとの合計金額と消費税額が明確に区分して記載されます。

これらの項目が全て正しく記載されているか、特に受領側の情報や納品内容に誤りがないかを確認することが重要です。

受領時のチェックリスト

納品書を受け取ったら、以下の点を速やかに確認しましょう。

1. 日付の確認： 納品日が正しいか、発行元情報に不備がないか。
2. 品目と数量の確認： 発注書（または契約書）に記載されている品目と数量が、納品書および現物と一致しているか。特に、数量の間違いや品違いがないかを徹底的にチェックします。
3. 破損や汚損の有無： 納品物に物理的な破損や汚損がないか。万が一ある場合は、受領書への記載や写真撮影を行い、速やかに発行元に連絡しましょう。
4. 金額の確認： 単価や合計金額に誤りがないか。
5. 担当者への連絡： 確認が完了したら、社内の関連部署（発注担当、経理担当など）に速やかに情報共有を行います。

これらの確認作業を怠ると、後で間違いが発覚した場合に、対応が遅れたり、問題解決が困難になったりする可能性があります。受領後すぐにチェックを行う習慣をつけましょう。

インボイス制度における確認事項

インボイス制度導入後、課税事業者が納品書を受領する際に特に重要なのが、適格請求書の要件を満たしているかどうかの確認です。

仕入税額控除を受けるためには、受け取った納品書（または請求書）が以下の要件を満たしている必要があります。

• 発行元の適格請求書発行事業者登録番号が記載されているか。
• 税率ごとに区分された合計対価の額と、適用税率、消費税額が明確に記載されているか。

これらの要件が満たされていない場合、その納品書だけでは仕入税額控除を受けることができません。別途、適格請求書の発行を依頼するか、要件を満たした請求書が別途送付されるかを確認する必要があります。

インボイス制度への対応は、受領側にとっても責任が生じるため、制度への理解を深め、適切な書類管理を行うことが肝要です。