納品書と受領書、どっちが必要？基本から書き方まで徹底解説

納品書と受領書、それぞれの役割と違いとは？

納品書とは？売り手側が発行する取引の証明書

納品書は、商品やサービスを提供した側、つまり売り手が買い手に対して発行する書類です。この書類には、提供した商品やサービスの内容、数量、単価、そして合計金額といった詳細が記載されます。

主な目的は、「確かに商品を納品した」という事実を証明し、取引内容を明確にすることにあります。法律上、発行が義務付けられているわけではありませんが、商習慣として広く利用されており、取引の透明性を高める上で非常に重要な役割を果たしています。

特に近年では、インボイス制度の導入により、納品書も適格請求書としての要件を満たす必要があるケースが増えています。そのため、以下の項目が正確に記載されていることが求められます。

• タイトル: 「納品書」と明確に表示
• 納品書番号/通番: 書類の管理に便利な番号
• 発行年月日: 納品した日付
• 納品先（買い手）の情報: 正式名称、住所、担当者名など
• 納品元（売り手）の情報: 会社名、住所、電話番号など
• 納品内容: 品名、数量、単価、小計
• 合計金額: 税込みの合計金額

これらの情報が正確に記載されることで、後々の請求や経理処理がスムーズに進み、不要なトラブルを防ぐことにも繋がります。

受領書とは？買い手側が発行する受け取りの証

一方、受領書は商品やサービスを受け取った側、つまり買い手が売り手に対して発行する書類です。これは「確かに商品を受け取った」という事実を証明するために作成されます。

受領書は、金銭の受け渡しだけでなく、商品や書類、備品など、あらゆるものの受け取りを証明する際に幅広く活用されます。例えば、会社間の重要書類の受け渡しや、貸与品の受け取り確認などにも利用されることがあります。

納品書と同様に、受領書も法律上の発行義務はありませんが、取引における証拠として非常に価値のある書類です。特に、トラブルが発生した際に「いつ、何を、誰が受け取ったのか」を明確にする上で、決定的な証拠となり得ます。

受領書には、一般的に以下の項目を記載することが推奨されています。

• 発行日: 受領した日、または受領書を作成した日
• 管理番号: 任意だが、書類管理を効率化できる
• 宛先（取引先の名称や住所）: 納品元の正式名称
• 発行元の名称や住所: 受領書を発行する企業の正式情報
• 受領した商品の内容や金額: 具体的な品目や数量、金額
• 担当者の受領印: 受領の事実を証明する最も重要な要素

これらの情報を正確に記載し、特に担当者の受領印を欠かさないことが、受領書の信頼性を高める上で重要です。

両者の決定的な違いと発行タイミング

納品書と受領書は、どちらも取引の証明となる重要な書類ですが、「誰が」「何を証明する目的で」「いつ」発行するかという点で明確な違いがあります。

以下の表でその違いを分かりやすくまとめました。

このように、納品書は「売り手が納品した」ことを証明するのに対し、受領書は「買い手が受け取った」ことを証明する、という点で対をなす書類と言えます。

また、よく混同されがちな「領収書」は、金銭の受け渡しを証明する書類である点が受領書と異なります。受領書が物品や書類の受け取りも含むのに対し、領収書は金銭のやり取りに特化しているため、経理上の重要度がより高くなります。

「金額なし」で発行するケースと注意点

金額なし納品書が活用される場面

一般的な納品書には金額が記載されますが、特定のビジネスシーンでは「金額なし」の納品書が発行されることがあります。これは主に、納品書が「品目の確認」に特化した役割を果たす場合に適用されます。

例えば、複数回に分けて商品を納品し、最後にまとめて請求書を発行する場合や、見積書と請求書が既に別途作成されており、納品書は単に納品物と内容が一致しているかを確認する目的で使われる場合です。また、企業内での部署間の物品移動や、無償提供されるサンプル品などの場合も、金額の記載は不要となります。

金額なし納品書は、あくまで「何をいくつ納品したか」という事実を証明するためのものであり、金銭の請求を伴わない取引や、請求書が別途発行されることを前提とした取引において有効です。この形式を採用する際は、事前に取引先との間で認識を共有しておくことが重要です。

金額なし受領書の意味合いと利用シーン

受領書についても、金額が記載されないケースは多く見られます。これは、受領書が「金銭だけでなく、商品や書類など、様々なものの受け取りを証明する際に使用されます」という参考情報の通りです。

具体的には、企業間で機密性の高い契約書や重要書類の受け渡しを行う際、またはPCやスマートフォンといった貸与品の受け取りを確認する際などに、金額なしの受領書が用いられます。これらの場合、金銭のやり取りは発生しないため、品目と数量、そして受け取った事実が明確になれば十分です。

金額なし受領書は、物品や書類の所在を明確にし、紛失や誤配送などのトラブルを未然に防ぐ上で役立ちます。たとえ金額がなくても、「何を」「いつ」「誰が」受け取ったのかを具体的に記載し、担当者の受領印を押すことで、その証拠としての価値を十分に発揮します。

金額記載の有無がもたらす法的・経理上の影響

納品書や受領書に金額が記載されているか否かは、法的および経理上の取り扱いに大きな影響を与えます。

金額が記載された納品書は、特にインボイス制度導入後は「適格請求書」としての要件を満たし、消費税の仕入れ税額控除の対象となることがあります。この場合、発行事業者の登録番号や税率ごとの内訳など、詳細な情報が求められます。しかし、金額なしの納品書は、単独では仕入れ税額控除の証拠とはなりえません。

経理処理の観点から見ると、金銭の授受を証明する「領収書」や「請求書」が最も重要であり、金額なしの納品書や受領書は、あくまで取引の一連の流れにおける補助的な証拠書類と位置づけられます。これらの書類単体で経費精算や税務申告を行うことは難しく、必ず金額が記載された請求書や領収書とセットで保管・管理する必要があります。

金額なしで書類を発行する際は、その目的と限界を理解し、後続の請求書や領収書で金額が明確にされる運用を徹底すること、そして社内規定や取引先との合意形成をしっかりと行うことが、不要な誤解やトラブルを避けるために不可欠です。

納品書・受領書、どちらをどう書けばいい？基本の書き方

納品書の必須項目とスムーズな取引のためのポイント

納品書は、取引を円滑に進め、後々のトラブルを防ぐために、正確かつ詳細な記載が求められます。参考情報で挙げられている必須項目に加え、いくつかのポイントを押さえることで、より効果的な納品書を作成できます。

まず、「納品書」というタイトルを明確にし、管理に便利な納品書番号（通番）を必ず記載しましょう。発行年月日も、納品した事実を示す重要な日付です。納品先と納品元（自社）の情報は、正式名称、住所、連絡先まで正確に記します。

納品内容の項目では、品名、数量、単価、小計を詳細に記入します。特に、品名が複数ある場合は、一つ一つの品目を明確に、誤解のないように記載することが重要です。合計金額は、税込みの総額を明記し、計算ミスがないか二重チェックを行いましょう。

さらに、インボイス制度に対応した納品書を発行する場合は、適格請求書発行事業者登録番号の記載が必須となります。これにより、受け手側が仕入れ税額控除を受けることが可能になります。受け手にとって確認しやすいよう、明瞭なフォントやレイアウトを心がけることも、スムーズな取引に繋がるポイントです。

受領書の必須項目と信頼性を高める工夫

受領書は、商品やサービスを確かに受け取った事実を証明する重要な書類です。その信頼性を高めるためには、必須項目を正確に記載し、さらにいくつかの工夫を凝らすことが大切です。

基本となる項目は、発行日、管理番号（任意だが推奨）、宛先（納品元）、発行元（自社）の名称や住所です。受領した商品の内容や金額も、具体的に記載することで、受け取ったものが何かを明確にします。

最も重要な項目の一つが「担当者の受領印」です。これは、受領の事実を法的に証明する効力を持つため、必ず押印または署名してもらいましょう。電子的にやり取りする場合は、電子署名やタイムスタンプを利用して信頼性を担保する方法もあります。

また、発行元（受領側）の情報は、会社名だけでなく、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなど、詳細な連絡先を記載することで、受領書の信頼性が向上し、後日の問い合わせにもスムーズに対応できます。簡潔でありながら、必要な情報がすべて網羅されていることが、優れた受領書の条件と言えるでしょう。

記載ミスを防ぐためのチェックリスト

納品書や受領書における記載ミスは、取引先とのトラブルや経理処理の遅延、最悪の場合、法的な問題に発展する可能性もあります。そのため、発行前には必ず以下のチェックリストを用いて最終確認を行いましょう。

• 日付の確認: 発行日（納品書）または受領日（受領書）は正しいか。未来の日付や過去の日付になっていないか。
• 当事者情報の確認: 自社名、取引先名、住所は正式名称で記載されているか。担当者名に誤りはないか。
• 品目・数量・単価の確認（納品書）: 納品内容と数量が実際の納品物と一致しているか。単価、小計、合計金額の計算は正確か。
• 合計金額の確認: 税込みの合計金額が正確に計算されているか。
• 押印・署名の確認（受領書）: 担当者の受領印や署名は適切にされているか。
• 管理番号の確認: 納品書番号や受領書番号は重複しておらず、正しく付番されているか。
• インボイス制度対応（納品書）: 適格請求書発行事業者登録番号は記載されているか。税率ごとの内訳は正しいか。
• 備考欄の確認: 特記事項（納期、支払い条件など）があれば記載漏れはないか。

これらのチェックを習慣化することで、ヒューマンエラーによる記載ミスを大幅に減らし、安心して取引を進めることができます。また、可能であれば、第三者によるダブルチェック体制を導入することも有効な対策となります。

テンプレート活用で効率アップ！サンプルで理解を深める

無料テンプレートの探し方と選び方

納品書や受領書を一から作成するのは手間がかかりますが、幸いなことに、インターネット上には多くの無料テンプレートが存在します。これらのテンプレートを上手に活用することで、書類作成の効率を大幅に向上させることができます。

テンプレートを探す際は、「納品書 テンプレート 無料」「受領書 テンプレート Excel」といったキーワードで検索してみましょう。多くのビジネスソフト提供元や会計ソフト会社、専門サイトなどでダウンロード可能です。

選び方のポイントとしては、まずご自身のビジネス形態（物販、サービス業など）に合致しているかを確認してください。必要な記載項目が網羅されているか、デザインがシンプルで分かりやすいか、そしてExcel、Word、Googleドキュメントなど、使い慣れた形式であるかも重要です。

特に、インボイス制度に対応した形式のテンプレートを選べば、後から情報を追加する手間が省けます。テンプレートはあくまでベースとなるため、ダウンロード後には必ず自社の情報にカスタマイズする必要があることを念頭に置いて選びましょう。

納品書テンプレートの活用例とカスタマイズ術

納品書のテンプレートをダウンロードしたら、まず自社用にカスタマイズします。具体的な活用例とカスタマイズ術を見ていきましょう。

テンプレートには、会社のロゴ、会社名、住所、電話番号、そしてインボイス制度に対応している場合は適格請求書発行事業者登録番号を記載します。これらの情報は固定となるため、一度設定すれば毎回入力する手間が省けます。

次に、品目欄を自社の取り扱い商品やサービスに合わせて調整します。行数が足りなければ追加し、不要な行は削除します。多くのExcelテンプレートでは、単価と数量を入力すると自動で小計や合計金額が計算されるように関数が設定されているため、計算ミスを防ぎ、入力の手間を省くことができます。

さらに、備考欄を設けて、特記事項（例：納期、支払い条件、担当者の連絡先など）を記載すると、より丁寧な印象を与えられます。デザイン面でも、会社のブランドカラーを取り入れたり、フォントを統一したりすることで、プロフェッショナルな印象の納品書に仕上げることが可能です。

受領書テンプレートの活用例と押印の重要性

受領書テンプレートも同様に、効率的な書類作成に役立ちます。受領書は受け取った側が作成するため、テンプレートの活用方法は納品書とは少し異なります。

受領書テンプレートをダウンロードしたら、まず自社（受領側）の会社名、住所、担当者名、連絡先を記載します。そして、受け取った日付、相手先（納品元）の名称を記入します。

最も重要なのは、受領した品目、数量、金額を具体的に記入することです。テンプレートによっては、納品書と同じレイアウトで品目欄が用意されているものもあります。確認後、最後に担当者の受領印または署名を行います。

この「押印」は、受領の事実を物理的に証明する非常に重要な行為です。高額な物品や機密性の高い書類を受け取る際には、印鑑だけでなく、署名も併記するなどの対応を検討すると、より信頼性が高まります。電子受領書の場合も、電子署名サービスなどを利用して、法的な有効性を持たせることが可能です。テンプレートを活用しつつ、押印や署名で最終的な証拠能力を確保しましょう。

納品書・受領書・請求書、セットで理解を深めるポイント

取引書類全体の流れとそれぞれの役割

ビジネスにおける取引は、多くの場合、複数の書類によって構成されています。納品書と受領書は、その一連の流れの中の重要な一部です。一般的な取引のプロセスは、おおよそ以下のようになります。

1. 見積書: 取引内容と金額を事前に提示
2. 注文書: 見積内容に基づき、買い手が注文
3. 納品書: 売り手が商品・サービスを納品したことを証明
4. 受領書: 買い手が商品・サービスを確かに受け取ったことを証明
5. 請求書: 売り手が買い手に対し、代金の支払いを要求
6. 領収書: 売り手が代金を受け取ったことを証明

この流れの中で、納品書と受領書は「物の移動」を証明する役割を担います。納品書が「送り主からの発送」を、受領書が「受け取り主への到着」をそれぞれ記録し、双方の認識の齟齬を防ぎます。

これらの書類が相互に連携することで、一連の取引が可視化され、法的・経理的な証拠として機能します。いずれかの書類が欠けていたり、記載内容に不備があったりすると、後々の支払いトラブルや税務調査時の問題に発展する可能性があるため、それぞれの役割を理解し、適切に発行・保管することが不可欠です。

インボイス制度と電子帳簿保存法がもたらす変化

近年、ビジネスにおける書類管理は、インボイス制度と改正電子帳簿保存法の導入により大きな変革期を迎えています。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、2023年10月に開始された消費税の仕入れ税額控除の仕組みです。これにより、適格請求書発行事業者が発行する「適格請求書」でなければ、原則として仕入れ税額控除を受けられなくなりました。この「適格請求書」は、請求書だけでなく、納品書や領収書がその要件を満たす場合もあります。

したがって、納品書を発行する際は、登録番号や税率ごとの区分、消費税額などを正確に記載する必要があるケースが増え、書類作成のプロセスに大きな影響を与えています。

一方、改正電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存に関するルールを定めた法律です。特に、電子取引データ（メールやクラウドサービスなどを通じた取引情報）は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。これにより、紙での保管から電子データでの保存へと、企業の書類管理方法が大きくシフトしています。

これらの法改正は、企業の業務効率化を促進する一方で、書類作成・保管における正確性とデジタル対応の重要性を一層高めています。

書類の適切な保管と電子化のメリット

納品書や受領書を含む全ての取引書類は、発行して終わりではありません。適切に保管することが、法的義務であり、万一のトラブル時の重要な証拠となります。

参考情報にもある通り、これらの書類には保管期間が定められています。個人事業主は原則5年（消費税課税事業者は7年）、法人は原則7年（青色申告で欠損金額がある場合は10年）の保管義務があります。この期間、いつでも提示できるように整理しておく必要があります。

近年では、先述の法改正の影響もあり、書類の「電子化」が急速に進んでいます。電子化には多くのメリットがあります。

• 保管スペースの削減: 紙の書類を保管する物理的なスペースが不要に。
• 検索性の向上: 必要な書類を瞬時に見つけ出すことが可能に。
• 紛失・破損リスクの軽減: デジタルデータはバックアップが可能で、物理的な紛失リスクが低い。
• 業務効率化: 印刷、郵送、ファイリングなどの手間やコストを削減。

実際、2023年度の国内電子請求書発行サービス市場は前年度比44.0%増と大きく成長しており、2027年度には255億円規模になると予測されています。約6割の企業が紙で請求書を発行していますが、半数以上が電子化を希望しているという調査結果もあり、今後、電子化の流れはさらに加速するでしょう。

電子化を進める際は、セキュリティ対策やシステムの選定など、適切な準備が求められますが、長期的に見れば、業務効率とコスト削減に大きく貢献する重要な取り組みと言えます。