突然の欠勤、どう乗り越える？会社への影響と賢い対策

近年、従業員の突然の欠勤が増加傾向にあり、企業にとって大きな課題となっています。

VUCA時代と呼ばれる現代社会では、変化が激しく予測困難な状況が続いており、従業員のメンタルヘルス不調やそれに伴う欠勤・休職も増加しています。

本記事では、突然の欠勤が会社に与える影響と、その影響を最小限に抑えるための賢い対策について、最新の情報やデータに基づき解説します。

「欠勤」が招く深刻な事態：連続欠勤の連鎖と解雇のリスク

増え続けるメンタルヘルス不調と連続欠勤の背景

「近年、従業員の突然の欠勤が増加傾向にあり、企業にとって大きな課題となっています。VUCA時代と呼ばれる現代社会では、変化が激しく予測困難な状況が続いており、従業員のメンタルヘルス不調やそれに伴う欠勤・休職も増加しています。」

この背景には、社会情勢の急速な変化だけでなく、労働環境の変化も大きく影響しています。特に、テレワークの普及は、コミュニケーション不足や仕事とプライベートの境界線が曖昧になることで、従業員の精神的な不調を引き起こす要因となることがあります。

メンタルヘルス不調のサインは多岐にわたり、不眠、食欲不振、集中力の低下、やる気の喪失といった精神症状だけでなく、頭痛や胃の不調などの身体症状として現れることも少なくありません。

こうした状況が連続的な欠勤につながると、個人の業務遂行能力が低下するだけでなく、チーム全体の士気にも悪影響を及ぼし、悪循環を招く可能性があります。

企業としては、従業員の健康状態に常に目を配り、早期のサインを見逃さないようにすることが重要です。

業務の属人化が招く「業務停止」のリスク

突然の欠勤は、単に一人の従業員が不在になるというだけでなく、業務の遅延や停滞といった多岐にわたる影響を及ぼします。

特に問題となるのが「業務の属人化」です。特定の従業員しか知らない、あるいは担当できない業務が多い場合、その担当者が欠勤すると、プロジェクトの進行が大幅に遅れたり、最悪の場合、業務が完全に停止してしまうリスクがあります。

参考情報でも指摘されているように、「業務が属人化している場合は、他の従業員がその業務を代替するのが困難になり、業務全体に支障をきたすことがあります。」

例えば、顧客との重要な契約案件や、システムトラブルの対応など、即時性や専門性が求められる業務で担当者が不在となれば、企業は大きな機会損失を被るだけでなく、顧客からの信頼を失い、ブランドイメージを毀損する可能性も否定できません。

このような事態を避けるためには、日頃から業務プロセスの標準化と情報共有を徹底し、誰が欠けても業務が滞らない体制を構築することが不可欠です。

度重なる欠勤が招く「解雇」のリスクと法的側面

従業員の欠勤は、病気や家庭の事情など、やむを得ない理由によるものも多いですが、無断欠勤や正当な理由のない頻繁な欠勤は、企業側にとって見過ごせない問題となります。

就業規則には、欠勤に関するルールが明確に定められているのが一般的です。正当な理由なく欠勤が続いたり、連絡を怠ったりした場合、企業は段階的に注意、指導、そして最終的には懲戒処分、さらには解雇という厳しい措置を取る可能性があります。

ただし、解雇は労働者にとって非常に重い処分であり、企業側も安易に行うことはできません。特にメンタルヘルス不調による欠勤の場合、企業の安全配慮義務が問われることもあります。

企業が解雇に踏み切るには、客観的かつ合理的な理由と社会通念上相当と認められる手続きが必要です。欠勤が続く従業員に対しては、まずは状況を把握し、適切なコミュニケーションを取りながら、必要に応じて休職制度の利用や復職支援の検討を行うなど、慎重な対応が求められます。

頻繁な欠勤で会社に与える影響と、代替要員の対応

従業員の生産性低下と士気の減退

突然の欠勤は、チーム内の他の従業員に大きな負担をかけます。欠勤者の業務を他のメンバーが分担する必要が生じるため、残業時間の増加や、自身の業務が圧迫される事態が発生しやすくなります。

参考情報でも「他の従業員への負担増加: 欠勤した従業員の業務を他の従業員が分担する必要が生じ、過重労働やモチベーション低下につながる可能性があります。」と指摘されています。

この過重労働は、残された従業員のストレスを増大させ、疲弊感を募らせる原因となります。結果として、集中力の低下やミスが増え、チーム全体の生産性が低下する悪循環に陥ることも少なくありません。

さらに、「生産性の低下: 従業員の急な欠勤は、チーム全体の士気を低下させ、結果として生産性の低下を招くことがあります。」とあるように、特定のメンバーの欠勤が頻発すると、「またか」という諦めや不満が広がり、チーム全体のモチベーションや連帯感が損なわれるリスクも高まります。

こうした状況は、企業の健全な成長を阻害する大きな要因となり得ます。</

コスト増加の具体的な内訳と企業の負担

欠勤が発生すると、目に見える形、見えない形を問わず、様々なコストが増加します。

参考情報にも「コストの増加: 代替要員の確保、残業時間の増加、新規採用にかかるコストなど、直接的・間接的なコストが増加します。」と明記されています。

直接的なコストとしては、欠勤者の業務をカバーするために発生する残業手当の増加が挙げられます。例えば、月間20時間の残業が恒常化すれば、一人当たり数万円のコスト増となり、複数人に波及すれば企業全体の負担は無視できません。

また、業務の重要性によっては、一時的に派遣社員を雇い入れたり、業務委託に切り替えたりする必要が生じ、そのための人件費や委託費用が発生します。さらに、欠勤が長期化し、後任を探すことになれば、採用活動にかかる広告費や人件費も大きな負担となります。

間接的なコストとしては、業務の遅延による機会損失、顧客満足度低下による売上減少などが挙げられます。これらのコストは表面化しにくいため見落とされがちですが、企業の収益にじわりと悪影響を及ぼし続けるのです。

顧客満足度への影響と企業ブランドの毀損

従業員の突然の欠勤は、企業の対外的な信頼にも大きな影を落とします。

特に、顧客対応を直接担当する従業員が不在になった場合、約束していた納期に間に合わない、問い合わせへの返答が遅れる、といった事態が生じやすくなります。参考情報にも「顧客対応への影響: 顧客との約束を守れなくなったり、サービス提供に遅延が生じたりすることで、顧客満足度の低下や信頼失墜につながる可能性があります。」とあります。

一度失われた顧客の信頼を取り戻すことは非常に困難であり、最悪の場合、顧客が競合他社に流出してしまう可能性もあります。顧客満足度の低下は、企業の売上減少に直結するだけでなく、SNSなどでの悪い評判が拡散され、企業ブランド全体が毀損されるリスクも高まります。

企業が長年にわたって築き上げてきたブランドイメージは、一度失墜すると回復に多大な時間と労力を要します。</

突然の欠勤は、短期的な業務停滞だけでなく、長期的な企業価値の低下にもつながりかねない、非常に深刻な問題として捉える必要があるでしょう。

当日欠勤が業務を妨害する！？即戦力となる代わりの人を探す方法

当日欠勤が引き起こす緊急事態と対応の難しさ

当日欠勤は、企業にとって最も対応が困難な状況の一つです。

朝、突然の連絡が入ることで、その日の業務計画は一瞬にして崩壊します。緊急の会議や商談が予定されていれば、急遽キャンセルやリスケジュールを余儀なくされ、関係各所に多大な迷惑をかけてしまいます。

さらに、担当者不在のままでは対応できない緊急のタスクが発生することも少なくありません。他のメンバーがその対応に追われることで、自身の本来の業務が中断され、連鎖的に業務効率が低下します。

特に、情報共有が不足している組織では、欠勤者の業務内容や進捗状況が分からず、引き継ぎどころか状況把握すら困難になることも。参考情報でも「急な欠勤が発生した場合の連絡体制、業務の引き継ぎ方法、代替人員の確保などを定めたフローを事前に整備しておきます。」とありますが、当日欠勤においては事前の準備が間に合わないケースも多く、まさに「緊急事態」として対応せざるを得ません。

即戦力となる代替要員確保のための社内体制

当日欠勤などの緊急事態に備え、即戦力となる代替要員をスムーズに確保するためには、日頃からの社内体制構築が非常に重要です。

まず、業務の標準化とマニュアル作成は不可欠です。「業務プロセスを標準化し、マニュアルを作成することで、誰でも業務を遂行できるようにします。」という参考情報の指摘の通り、業務を特定の個人に依存させない仕組み作りが重要です。

次に、情報共有の徹底です。「クラウドストレージなどを活用し、業務に関する情報を一元管理・共有することで、担当者不在時でも他の従業員が必要な情報にアクセスできるようにします。」これにより、急な不在時でも必要な情報にアクセスでき、業務の引き継ぎがスムーズに行えます。

さらに、従業員のマルチスキル化を推進することも有効です。複数の業務を担当できる人材を育成することで、特定の部署や個人に負担が集中することを避け、柔軟な人員配置を可能にします。定期的なチームミーティングや1on1ミーティングを通じて、業務の進捗状況や課題を共有し、属人化を防ぐ努力も欠かせません。

外部リソース活用の具体策と注意点

社内リソースだけでは当日欠勤に対応しきれない場合、外部リソースの活用も選択肢となります。

代表的なのは、派遣社員や業務委託（フリーランス）の活用です。特に、緊急性の高い業務や専門知識が求められる業務において、外部のプロフェッショナルは即戦力となり得ます。近年では、オンデマンドで人材を確保できるクラウドソーシングサービスや、特定の期間だけ専門家を派遣するサービスなども充実しており、企業のニーズに合わせて柔軟に活用できます。

ただし、外部リソースを活用する際にはいくつかの注意点があります。まず、事前に契約内容を明確にし、業務範囲、期間、費用などをしっかりと取り決めることが重要です。また、機密性の高い情報を扱う場合は、NDA（秘密保持契約）の締結を怠らないようにしましょう。

さらに、外部人材に依存しすぎると、社内にノウハウが蓄積されない、セキュリティリスクが高まるなどのデメリットも考慮する必要があります。あくまで緊急時の補完的な役割として位置づけ、日頃からの社内体制強化を怠らない姿勢が肝要です。

会社から請求される可能性も？欠勤がもたらす法的な側面

欠勤と損害賠償請求のリスク

従業員が突然欠勤した場合、会社が被る損害は決して小さくありません。しかし、会社が従業員に対して損害賠償を請求することは、法的に見ても非常にハードルが高いのが実情です。

原則として、労働契約に基づいて従業員は労働を提供し、会社は賃金を支払う義務があります。従業員の欠勤は、この労働提供義務の不履行にあたるため、会社は損害賠償を請求できる余地はあります。

ただし、実際に損害賠償が認められるのは、従業員の欠勤が「故意」または「重過失」によるものであり、かつその欠勤によって会社が具体的な「損害」を被ったことが明確に証明できる場合に限られます。

例えば、計画的な無断欠勤によって重要なプロジェクトが破綻し、会社が多額の違約金を支払わざるを得なくなった、といった極めて限定的なケースでしょう。風邪や体調不良など、やむを得ない理由による欠勤では、損害賠償が認められることはほとんどありません。企業側も、従業員の生活保障を考慮し、安易な請求は控えるべきとされています。

就業規則と労働契約における欠勤の規定

欠勤に関するルールは、企業の就業規則や労働契約書に明確に定められています。

これらには、欠勤する際の連絡方法や期限、病気などやむを得ない理由の場合の診断書提出義務、有給休暇の取得に関する規定などが記載されています。従業員は、これらの規定を遵守する義務があります。

参考情報にも「従業員が欠勤する際の正当な理由と、それに対する会社の対応（有給休暇の取得、診断書の提出など）を明確にし、就業規則に明記しておきます。」とあるように、明確なルールを設けることで、従業員も会社も混乱なく対応できる基盤ができます。

また、労働基準法では、年次有給休暇の取得を従業員の権利として保障しており、企業は従業員からの有給休暇申請を原則として拒否できません。しかし、当日の急な体調不良などで有給休暇を申請する場合でも、事後申請の可否や連絡方法については就業規則で規定されていることが一般的です。規則の整備と従業員への周知徹底が、トラブル回避の鍵となります。

メンタルヘルス不調による休職・復職の法的な枠組み

近年増加傾向にあるメンタルヘルス不調による欠勤・休職については、法的な側面から特に慎重な対応が求められます。

企業は、労働契約法に基づく「安全配慮義務」を負っており、従業員が健康で安全に働けるように配慮する義務があります。メンタルヘルス不調により業務に支障が生じる場合、企業は休職制度を適用し、従業員の療養をサポートすることが一般的です。

休職からの復職に際しては、主治医の診断書だけでなく、産業医の意見や復職支援プログラム（リハビリ出勤制度など）の活用が推奨されます。参考情報でも「メンタルヘルス不調による休職者に対しては、復職支援プログラム（リハビリ出勤制度など）を設けることも有効です。」と述べられています。

企業は、復職後の業務内容や働き方を調整するなど、従業員の心身の状況に応じた適切な配慮を行う必要があります。これらのプロセスを怠り、安易に解雇したり、不当な扱いをしたりすると、企業側が不法行為として訴えられるリスクがあるため、専門家と連携しながら慎重に進めることが重要です。

「欠勤」との上手な付き合い方：リスク回避と円滑な関係構築

日頃からのコミュニケーションで変化の兆候を掴む

欠勤のリスクを最小限に抑え、従業員との良好な関係を築く上で、日頃からのコミュニケーションは最も重要な要素の一つです。

参考情報でも「日常的なコミュニケーションを密にすることで、従業員が抱える悩みを早期に把握し、問題が深刻化する前に対応することができます。」と強調されています。定期的な1on1ミーティングや、チームでのカジュアルな会話の場を設けることで、従業員が抱える業務上の課題だけでなく、個人的な悩みや体調の変化の兆候を早期に察知することが可能になります。

「管理職は、部下を叱責するのではなく、まずは話を聞く姿勢を持つことが重要です。」というアドバイスの通り、従業員が安心して相談できる心理的安全性の高い職場環境づくりが欠かせません。

「元気そうに働いていた社員が突然休みがちになった」といった些細な変化に気づけるよう、管理職だけでなく、チームメンバー全員が互いの様子を注意深く観察し、声をかけあう文化を醸成することが、早期対応と深刻な事態の回避につながります。

メンタルヘルスケアと柔軟な働き方支援の推進

従業員の突然の欠勤の背景には、メンタルヘルス不調が隠されているケースも少なくありません。企業は、積極的にメンタルヘルスケアを推進することで、欠勤リスクの低減と従業員のウェルビーイング向上を図るべきです。

参考情報に挙げられているように、「ストレスチェック制度の実施や、メンタルヘルスに関する研修、相談窓口の設置など、従業員のメンタルヘルスケアを積極的に行います。」といった取り組みは非常に有効です。

また、従業員が多様な働き方を選択できる環境を整備することも、欠勤を減らす一因となります。「テレワークやフレックスタイム制度など、従業員が多様な働き方を選択できる環境を整備することは、個々の事情に合わせた働き方を可能にし、欠勤を減らす一因となる可能性があります。」とあるように、柔軟な働き方は、育児や介護、あるいは自身の体調管理など、様々な個人的な事情を抱える従業員にとって大きな支えとなります。

ただし、柔軟な働き方には、コミュニケーション不足や労働管理の難しさといった新たな課題も伴うため、対策とセットで導入することが肝要です。

「欠勤対策」を組織文化として根付かせる

突然の欠勤に強い組織を作るためには、個別の対策だけでなく、「欠勤対策」そのものを組織文化として根付かせることが重要です。

まず、経営層が欠勤問題に対する明確なメッセージを発信し、従業員の健康を重視する姿勢を示すことが大切です。これにより、メンタルヘルスケアや情報共有の重要性が組織全体に浸透しやすくなります。

次に、「お互い様」の精神で支え合うチーム文化を醸成することです。誰かが急に休んだとしても、残されたメンバーが協力し合い、業務をカバーし合う仕組みと意識があれば、欠勤による影響を最小限に抑えることができます。定期的なジョブローテーションや業務の多能工化も、この文化を支える重要な要素となります。

参考情報の「日頃からの対策を徹底することで、その影響を最小限に抑え、組織全体の生産性や従業員のwell-beingを向上させることが可能です。」という言葉が示すように、欠勤対策は単なるリスク管理ではなく、組織全体の生産性向上と従業員の幸福度を高めるための投資と捉えるべきです。

メンタルヘルスケアの推進、情報共有の徹底、柔軟な働き方の支援など、多角的なアプローチで、突然の欠勤に強い、そしてより働きがいのある組織づくりを目指しましょう。