【失敗しない】稟議書作成の基本と、よくあるトラブル解決法

稟議書とは？基本の「き」を理解しよう

稟議書がなぜ必要なのか？その目的と役割

稟議書とは、個人や特定の部署の権限だけでは決定できない重要な事柄について、関係者や上司から書面で承認・決裁を得るための、ビジネスにおいて欠かせない重要な手続きです。

このプロセスを通じて、組織としての正式な意思決定が行われ、プロジェクトの推進や投資が承認されます。例えば、新しい備品の購入、重要な契約の締結、新たな人材の採用活動、システム導入の検討など、多岐にわたる場面で必要とされます。

稟議書は、単なる申請書類ではありません。提案内容の妥当性を客観的に示し、関係者全員がその内容を理解・納得した上で合意形成を図るためのツールでもあります。

これにより、意思決定の透明性が確保され、後々のトラブル防止や責任の所在を明確にする役割も果たします。組織全体として一貫性のある経営判断を下すためにも、稟議書は非常に重要な意味を持つのです。

承認されやすい稟議書作成の5つの黄金律

承認をスムーズに得るためには、ただ情報を羅列するだけでなく、戦略的な作成が求められます。以下の5つのポイントを意識することで、あなたの稟議書は格段に承認されやすくなります。

• 結論ファーストで簡潔に: まずは一番伝えたい結論を明確に提示し、その後で詳細を説明します。長文は避け、箇条書きなどを活用して視覚的に分かりやすくまとめましょう。
• 客観的な根拠（データ）を示す: 「〜が必要だと思います」といった主観ではなく、「なぜなら、〇〇というデータがあるからです」と具体的な数値やデータで裏付けます。これにより、提案の説得力が増します。
• 費用対効果とリスクを明記する: 投資（費用）に対してどのようなリターン（効果）が見込めるのかを具体的に示し、同時に考えられるリスクとその対策も明確にします。誠実な情報開示は、承認者の信頼を得る上で不可欠です。
• 基本項目を網羅する: 稟議書には決まったフォーマットがあり、件名、目的・背景、提案内容、費用、期待される効果、リスクと対策、起案者情報、承認欄といった項目を漏れなく記載することが求められます。
• 事前調整（根回し）を行う: 正式な提出の前に、関係部署や承認者候補と事前に内容を共有し、意見を擦り合わせておくことで、本承認プロセスでのスムーズな進行が期待できます。

これらの黄金律を守ることで、承認者は安心して判断を下せるようになり、結果として迅速な承認へと繋がるでしょう。

稟議書に必須の基本項目チェックリスト

承認を得やすい稟議書を作成するには、網羅すべき基本項目をしっかりと押さえることが大切です。以下に、稟議書に一般的に含まれるべき必須項目をまとめました。

• 件名: 稟議内容が一目でわかるように、結論を先に書くのが基本です。「〇〇システム導入に関する稟議書の承認依頼」のように具体的に記載しましょう。
• 目的・背景 (Why): なぜこの稟議が必要なのか、現状の課題や背景を説明します。この提案が解決する問題点を明確に示し、必要性を訴えます。
• 提案内容 (What, How): 具体的に何を、どのように実施したいのかを記載します。具体的な方法や手順、対象範囲などを分かりやすく記述します。
• 費用 (How much): 必要な費用を正確に記載します。見積書や相見積書などを添付し、根拠を明確にすることで、費用の妥当性を裏付けます。複数社の相見積もりは説得力を高めます。
• 期待される効果: 提案が承認された場合に得られるメリットを、可能な限り数値化して示します。「作業時間〇〇%削減」「コスト〇〇円削減」といった定量的な効果は、承認を促す強力な材料となります。
• リスクと対策: 想定されるリスクや懸念点、そしてそれに対する具体的な対策も併記します。これにより、多角的な視点から検討されていることが伝わり、承認者に安心感を与えます。
• 起案日・起案部署・起案者: 「いつ」「誰が」「どの部署が」この稟議を起案したのかを明確にします。
• 承認欄: 決裁者や承認者の氏名、所属部門などを記載し、承認のサインや電子印鑑を押すための欄を設けます。

これらの項目を網羅し、分かりやすく構成することで、承認者は短時間で内容を把握し、的確な判断を下すことができるでしょう。

「お伺い申し上げます」だけじゃない！稟議書コメントの書き方

承認を促す！効果的なコメントの基本

稟議書のコメント欄は、単なる連絡事項を書き込む場所ではありません。承認者にとって必要な情報を補足し、スムーズな決裁を促すための重要なコミュニケーションツールです。

効果的なコメントの基本は、「承認者が何を知りたいか」を常に意識することです。例えば、「この提案が承認されることで、弊社にとってどのようなメリットがあるのか」「緊急性はどの程度か」「他に懸念事項はないか」といった点です。

コメントでは、稟議書本文で伝えきれなかったニュアンスや、特に強調したいポイントを簡潔にまとめましょう。例えば、「本件は〇〇の課題解決に直結し、承認後〇ヶ月で投資回収が見込めます。早急なご判断をお願いいたします」といったように、結論と期待効果、緊急性をセットで伝えると効果的です。

また、承認者の疑問を先回りして解消するようなコメントも有効です。「懸念点として挙げられる〇〇については、添付資料P.3にて対策を詳細に記述しております」のように、具体的な情報源を示すことで、承認者の手間を省き、スムーズな承認に繋がります。

差し戻しを避ける！根拠と客観性を高めるコメント術

稟議書が差し戻される主な原因の一つに、「根拠の不明確さ」や「主観的な記述」が挙げられます。コメント欄を活用して、これらの課題を解消し、差し戻しを未然に防ぎましょう。

特に重要なのは、客観的なデータや事実に基づいたコメントをすることです。例えば、「新ITツールの導入により、作業時間が一人あたり毎月〇〇時間削減され、結果として年間〇〇万円のコスト削減が見込めます」といった定量的な数値を盛り込むことで、提案の信憑性は格段に高まります。

もし、稟議書本文で複雑なデータやグラフを詳細に説明しきれない場合は、コメント欄でその要点を簡潔にまとめ、「詳細は添付のデータをご参照ください」と誘導するのも効果的です。

さらに、複数社の相見積もり結果を簡潔に比較したり、業界の最新トレンドや競合他社の動向を引用したりすることで、提案の妥当性を客観的に裏付けることができます。これにより、承認者は安心して判断を下すことができ、差し戻しのリスクを大幅に低減できるでしょう。

ワークフローシステム活用でコメント機能も賢く使う

近年、多くの企業で導入が進むワークフローシステムは、稟議書の申請・承認プロセスを効率化するだけでなく、コメント機能も飛躍的に進化させています。

ワークフローシステム上のコメント機能は、単なる連絡手段を超え、関係者間での議論の場としても活用できます。例えば、承認者が不明点をコメントで質問し、起案者がそれに対して迅速に回答することで、まるで対面で話しているかのようにスムーズなコミュニケーションが可能です。

また、全てのコメント履歴がシステム上に残るため、後から稟議の経緯や承認に至るまでの議論のプロセスを容易に追跡できます。これにより、認識の齟齬を防ぎ、意思決定の透明性を高めることができます。

さらに、必要に応じて特定の承認者のみにコメントを送る、ファイルを添付して補足説明を行うなど、柔軟な使い方が可能です。システムを最大限に活用することで、紙ベースでは難しかった迅速かつ的確な情報共有が実現し、稟議プロセス全体の効率化に大きく貢献するでしょう。

【例文あり】稟議書送付メールと添え状のスマートな書き方

件名で差をつける！開封されやすいメールの件名

稟議書の送付メールは、件名が非常に重要です。多数のメールを受信する承認者が、一目で内容を把握し、優先順位をつけて開封するための手がかりとなるからです。開封されやすく、かつ内容が伝わる件名のポイントを押さえましょう。

まず、何の申請か、誰からの申請かを明確にすることが大切です。例えば、「【稟議申請】〇〇システム導入のご承認のお願い（〇〇部 氏名）」のように、「【稟議申請】」という定型句を先頭に置き、内容、目的、そして起案者情報を簡潔に記載します。

緊急性が高い場合は、「【至急】【稟議申請】〇〇に関する承認依頼」のように、冒頭に【至急】などのキーワードを加えることで、緊急度を伝えることができます。ただし、多用は避け、本当に緊急な場合のみ使用しましょう。

件名を見ただけで、承認者に「これはすぐに確認が必要な稟議書だ」と認識させることができれば、承認までのスピードが格段に向上するはずです。</

メール本文で押さえるべき重要ポイントと例文

稟議書送付メールの本文は、簡潔かつ丁寧に、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。長文は避け、要点を押さえた構成を心がけましょう。以下に、一般的な例文と押さえるべきポイントを示します。

件名：【稟議申請】〇〇システム導入のご承認のお願い（〇〇部 氏名）

〇〇部長

いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。

この度、添付の通り「〇〇システム導入に関する稟議書」を申請いたしました。
本件は、現在の〇〇業務における課題解決（効率化・コスト削減など）を目的としております。

つきましては、大変お手数をおかけしますが、内容をご確認いただき、
ご承認のほどよろしくお願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

署名

ポイントとしては、宛名、挨拶、何の稟議か、目的（簡潔に）、承認依頼の言葉、そして不明点問い合わせ先を含めることです。

ワークフローシステムを利用している場合は、「添付の通り」ではなく「以下のURLより稟議書をご確認いただけます」のように、システムへのリンクを記載するとスムーズです。

承認者に負担をかけず、迅速な対応を促すための配慮が重要となります。

添え状はもう古い？現代の稟議書送付方法

かつて、紙の稟議書を提出する際には、別途「添え状」を添付するのが一般的でした。これは、送付する書類の内容や目的を簡潔に伝え、受け取る側がすぐに内容を把握できるようにするためのものです。

しかし、近年ではワークフローシステムの導入が進み、稟議書の電子化が主流となっています。2022年の調査によると、稟議の形式として「ワークフローシステム」を利用している企業が41.3%と最も多く、次いで「Word、Excelに記入、印刷して申請」が37.6%でした。

電子化された稟議書では、送付メールの本文やシステム内のメッセージ機能が、従来の添え状の役割を兼ねるようになっています。メールやシステム内の通知で稟議内容の概要や緊急性を伝え、詳細情報はシステム上の稟議書自体に集約されます。

このため、現代のビジネスシーンでは、紙ベースの添え状を別途作成する機会は減少傾向にあります。システムを介した効率的な情報伝達が求められる中で、メール本文で要点を的確に伝えることが「スマートな送付方法」と言えるでしょう。

稟議書でクレーム？お詫びや遅延、差し戻し時の対応策

承認遅延時の状況確認と丁寧な催促メールのポイント

稟議書の承認がなかなか進まない場合、状況を確認し、必要に応じて催促を行う必要があります。しかし、催促は相手の状況を考慮し、失礼のないように丁寧に進めることが重要です。

まず、現在の状況（未読か、保留中か、誰で止まっているかなど）をワークフローシステムで確認しましょう。その上で、相手への配慮を示すクッション言葉を使い、簡潔なメールを送ります。

件名：【ご担当者様へ】〇〇システム導入稟議書のご確認のお願い（〇〇部 氏名）

〇〇部長

いつも大変お世話になっております。〇〇部の〇〇です。

先日（〇月〇日）、申請いたしました「〇〇システム導入に関する稟議書」（承認番号：〇〇）の件ですが、
現在ご多忙の折恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか。

もし何かご不明な点や、追加で必要な情報がございましたら、
お気軽にお申し付けください。早急にご対応させていただきます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

署名

ポイントは、いつ申請したか、どの稟議書か（承認番号）、そして相手の状況を気遣う言葉を入れることです。決して一方的に急かすような印象を与えないように注意しましょう。

差し戻されたらチャンス！前向きな改善提案で再提出

稟議書が差し戻されると、がっかりするかもしれません。しかし、これは内容をさらに改善し、承認を得るための貴重なチャンスと捉えるべきです。

差し戻しコメントの内容を真摯に受け止め、不足していた情報や不明確だった点を具体的に特定しましょう。コメントが漠然としている場合は、直接承認者に確認し、どのような情報が不足しているのか、どこを修正すれば良いのかを明確にすることが大切です。

参考情報にもあるように、「説明が長すぎたり、専門用語が多くて理解しにくい」場合は、結論ファーストで簡潔に記述し、箇条書きや図表を多用して分かりやすくまとめます。専門用語には注釈をつけたり、平易な言葉に置き換えたりする工夫も有効です。

また、「根拠が不明確である」</markという指摘であれば、具体的なデータや客観的な根拠を補強し、なぜその提案が必要なのかを数字や実績で裏付けましょう。改善点を明確にし、より説得力のある内容に修正することで、次回の承認へと繋がる可能性が高まります。

お詫びや情報修正が必要な場合のスマートな対応

稟議書提出後に、誤った情報が含まれていたり、記載漏れがあったりした場合、迅速かつスマートな対応が求められます。誠意ある対応は、信頼関係を維持するために不可欠です。

まず、誤りや不備が判明した時点で速やかに関係者（特に承認者）に報告し、お詫びの意を伝えます。隠蔽しようとしたり、対応が遅れたりすると、かえって事態を悪化させる可能性があります。

次に、具体的な修正内容と、なぜ誤りが発生したのか、今後どのように再発防止に努めるかを簡潔に説明します。「大変申し訳ございません。先日の稟議書に〇〇の誤りがございました。訂正版を改めて提出させていただきます。今後は確認を徹底いたします」といったように、お詫びと改善策をセットで伝えましょう。

ワークフローシステムを使用している場合は、システム上で修正依頼を出すか、訂正版を再申請し、旧版との変更点を明確に示します。承認者にとって手間が増えることのないよう、変更点が分かりやすい工夫（例：変更箇所を色付けする、変更履歴を添付する）をすることも重要です。

稟議書再申請・再提出を成功させるためのポイント

差し戻し理由を徹底分析！失敗から学ぶ改善点

稟議書が差し戻された場合、単に指摘された箇所を修正するだけでなく、その理由を徹底的に分析し、根本的な原因を解決することが再申請成功の鍵です。

なぜこの情報が不足していたのか？承認者は具体的に何を知りたかったのか？提案のどの部分に疑問を持ったのか？表面的なコメントだけでなく、承認者の真意を深く読み解く必要があります。

もしコメントだけでは理解が難しい場合は、遠慮せずに承認者に直接質問し、具体的なアドバイスを求めることが重要です。これにより、単なる修正ではなく、稟議書全体の質を高める機会とすることができます。

また、過去の類似稟議書や承認フローの傾向も参考にすると良いでしょう。どのような稟議がスムーズに承認され、どのような点が差し戻しの原因になりやすいのかを把握することで、より的確な改善策を立てられるようになります。

承認者への再アプローチ！成功確率を高める事前調整

再申請・再提出を行う際は、前回の失敗を踏まえ、事前調整（根回し）をより丁寧に行うことが成功確率を格段に高めます。一度差し戻されているため、承認者も慎重になっている可能性が高いからです。

修正後の内容について、正式な再提出の前に、主要な承認者や関係部署に個別にアプローチし、口頭や簡単なメールで説明する機会を設けましょう。変更点や改善点を明確に伝え、疑問点や懸念事項をその場で解消しておくことが重要です。

この事前調整を通じて、承認者は再提出される稟議書の内容を事前に理解し、安心して承認プロセスに進むことができます。承認者からの追加のアドバイスがあれば、それも再申請に反映させることで、承認者の納得度をさらに高めることができるでしょう。

「一度見た内容だから」と油断せず、より丁寧なコミュニケーションを心がけることで、スムーズな承認に繋がります。

ワークフローシステムで過去の失敗を活かす管理術

ワークフローシステムは、稟議書の申請・承認プロセスを効率化するだけでなく、過去の稟議履歴を貴重なナレッジとして蓄積・活用できるという大きなメリットがあります。

差し戻された稟議書やその際のコメント、最終的に承認に至るまでの修正履歴や議論の経緯は、システム上に全て記録されます。これらの情報を分析することで、どのような点で稟議が停滞しやすいのか、どのような表現やデータが承認を促しやすいのかといった傾向を把握できます。

この履歴データは、今後の稟議書作成におけるガイドラインとして活用できます。例えば、新しいメンバーが稟議書を作成する際に、過去の成功事例や失敗事例を参考にすることで、質の高い稟議書を効率的に作成できるようになります。

ワークフローシステムを単なる申請ツールとしてだけでなく、組織内の知識共有と業務改善のためのプラットフォームとして最大限に活用することで、稟議プロセスの継続的な改善と業務効率の向上を実現できるでしょう。