議事録作成のコツ！見やすくまとめるための実践ガイド

議事録作成のコツ！見やすくまとめるための実践ガイド

会議の議事録作成は、単なる記録作業ではありません。情報共有の迅速化、決定事項の明確化、そして認識のずれを防止するために不可欠な、非常に重要なプロセスです。

近年、AI技術の進化により、議事録作成の効率化が飛躍的に向上しています。本記事では、見やすい議事録を作成するための基本的なコツから、最新のAIツールの活用法、そして実践的なガイドラインまでを徹底解説します。

このガイドを参考に、あなたの議事録作成スキルを次のレベルへと引き上げましょう。

議事録作成の基本：目的と重要性を理解しよう

会議の生産性向上と情報共有

議事録は、会議で話し合われた内容、決定された事項、そして次に取るべき行動を記録し、関係者全員に共有するための重要なツールです。

これにより、会議の目的が明確になり、参加者全員が同じ認識を持つことができます。会議の目的やアジェンダを事前に把握し、準備されたフォーマットを用いて記録することで、会議中のメモ取りに集中し、重要な情報を見落とすリスクを減らせます。

議事録が迅速に共有されれば、情報がタイムリーに伝わり、次のアクションへの移行もスムーズになります。結果として、会議そのものの生産性が向上し、組織全体の業務効率化に貢献するのです。

認識のずれを防ぎ、決定事項を明確化

会議後によく発生するのが「言った」「言わない」といった認識のずれです。

議事録は、この認識のずれを防ぐための唯一無二の証拠となります。特に、決定事項、アクションアイテム（ToDo）、担当者、そして期限を明確に記録することは極めて重要です。

議事録では、個人の意見や解釈を排除し、事実に基づいた客観的な記録を心がけましょう。発言者名、重要な数字、具体的な決定事項を正確に記録することで、後々のトラブルを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めるための基盤を築くことができます。

効果的な議事録がもたらす長期的なメリット

適切に作成された議事録は、単なる一時的な記録にとどまりません。

それは、プロジェクトの進捗を追跡し、過去の意思決定の経緯を振り返るための貴重な資料となります。新規のメンバーがチームに加わった際にも、過去の議事録を参照することで、プロジェクトの背景やこれまでの議論を素早く把握できるようになり、オンボーディングの効率化にも繋がります。

議事録は、属人化を防ぎ、組織の知識資産として蓄積されていくことで、長期的な視点で見ると、企業の成長と発展を支える重要なインフラとなるのです。

見やすい議事録のフォーマットと基本構成

必須項目とテンプレートの活用

見やすい議事録を作成するためには、まず基本的なフォーマットを定めることが重要です。必須項目を漏れなく記載し、統一感のあるレイアウトにすることで、誰が読んでも理解しやすい議事録になります。

議事録に含めるべき主な必須項目は以下の通りです。

• 会議名
• 開催日時・場所
• 参加者（欠席者も含む）
• 議題（アジェンダ）
• 議論の要点
• 決定事項
• アクションアイテム（ToDo、担当者、期限）
• 次回の会議予定（あれば）

これらの項目を盛り込んだテンプレートを事前に準備しておけば、会議中にメモを取ることに集中でき、作成時間も大幅に短縮できます。

論理的な情報整理術：5W1HとPREP法

議事録の内容を論理的に整理し、分かりやすく伝えるためには、フレームワークの活用が非常に有効です。

特に「5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）」は、議論の背景や詳細を網羅的に記録する際に役立ちます。例えば、決定事項であれば「誰が（Who）いつまでに（When）何を（What）するのか」を明確に記述することで、具体的な行動に繋がりやすくなります。

また、「PREP法（Point-Reason-Example-Point：結論・理由・具体例・結論）」を意識すると、複雑な議論も結論から入り、その根拠と具体例を示すことで、より論理的で説得力のある議事録になります。これにより、読み手は議事録から重要な情報を素早く、かつ正確に把握できるようになります。

視覚的に分かりやすい表現技法

いくら内容が優れていても、視覚的に読みにくい議事録では、その価値は半減してしまいます。

情報を整理し、読み手が重要なポイントを素早く把握できるよう、箇条書きや記号、改行などを効果的に使用しましょう。例えば、決定事項やアクションアイテムは箇条書き（<ul>や<ol>）でリストアップし、重要なキーワードは太字（<strong>）で強調すると効果的です。

また、適度な改行を挟み、2〜3文で一つの段落を構成することで、文章が詰まって見えることを防ぎ、読みやすさが格段に向上します。必要に応じて、会議の参加者リストやタスクの進捗状況などを表（<table>）でまとめることも、視覚的な分かりやすさを高めるテクニックの一つです。

議事録をまとめる上での重要ポイント：粒度と見出し

要点の抽出と詳細のバランス

議事録作成において最も重要なスキルの一つが、議論の中から「要点」を正確に抽出する能力です。全ての会話を逐語的に記録する必要はありません。

大切なのは、議論の結論、その結論に至った主要な理由、そして決定事項やアクションアイテムに焦点を当てることです。しかし、単に結論だけを記録するのではなく、なぜその結論に至ったのか、どのような懸念や課題が話し合われたのかといった、意思決定の背景となる重要な議論は省略せずに記載することが、後々の振り返りにおいて非常に重要となります。

詳細と要点のバランスを見極めることで、簡潔でありながらも情報が十分に伝わる議事録を作成できます。

効果的な見出しと箇条書きの活用

議事録の可読性を高めるためには、適切な見出しと箇条書きの活用が不可欠です。

大きな議論の区切りには<h3>などの見出しを使い、その下に具体的な議論内容や決定事項を箇条書きでまとめることで、文章の構造が明確になります。例えば、複数の議題があった場合、各議題を独立した見出しにし、それぞれの議題の下に議論の要点や決定事項を列挙すると良いでしょう。

アクションアイテムも、以下の例のように箇条書きでまとめ、誰が、何を、いつまでに、どのような状態にするかを明記することで、タスク管理ツールとしても機能します。

• [担当者A]：〇〇資料の作成（〇月〇日まで）
• [担当者B]：△△システム改修の要件定義（〇月〇日まで）
• [担当者C]：社内向け共有会の企画（〇月〇日まで）

客観性と正確性を保つ記録術

議事録は、個人の主観や感情を排除し、あくまで事実に基づいた客観的な記録でなければなりません。

「〜だと感じた」「〜のように思える」といった主観的な表現は避け、実際に発言された内容や決定された事実を正確に記述することが求められます。発言者名、具体的な数字、日付、そして決定事項の文言一つ一つに至るまで、細心の注意を払って記録しましょう。

特に、会議中にメモを取る際は、聞き取った情報をすぐに自分の言葉に変換せず、できるだけ原文に近い形で記録する意識が重要です。これにより、後から読み返した際に、誰が、何を、どのように決定したのかが明確になり、認識の食い違いを防ぐことができます。

議事録作成を効率化するメモ術とツールの活用

会議中の集中力を高めるメモ術

議事録の質は、会議中のメモ取りの質に直結します。効率的なメモ術を身につけることで、会議への集中力が高まり、重要な情報を見落とすリスクを最小限に抑えられます。

まず、会議前にアジェンダや関連資料に目を通し、会議の目的を再確認することで、何をメモすべきか明確になります。アジェンダをメモのフレームワークとして活用し、各議題の下にスペースを設けておくのも良い方法です。

また、自分なりの記号や略語、色分けルールを決めておくことで、スピーディーかつ効率的なメモが可能になります。デジタルツール（PCやタブレット）を使う場合は、テキスト入力だけでなく、スクリーンショットや音声録音機能を活用することも、後で議事録を作成する際の大きな助けとなります。

AI議事録ツールの機能と選び方

近年、AI技術の進化により、議事録作成のプロセスは劇的に変化しました。AI議事録ツールは、手作業では難しかった効率化と精度の向上を同時に実現します。

これらのツールが提供する主な機能は以下の通りです。

• 自動文字起こし：会議音声を高精度でテキスト化し、話者識別機能により誰の発言かを明確にします。
• 自動要約：AIが会議内容を分析し、重要なポイントや決定事項を自動で抽出・要約します。
• キーワード抽出：会話の中から重要なキーワード、ToDo、決定事項などを自動で抽出します。
• 多言語対応：一部のツールでは、多言語での文字起こしや翻訳機能も利用可能です。

代表的なAI議事録作成ツールには、「スマート書記」、「Rimo Voice」、「Notta」、「AI GIJIROKU」、「AI議事録取れる君」などがあります。選定の際は、Zoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールとの連携性や、自社のセキュリティ要件、費用対効果を考慮しましょう。

実践！AIツールの導入事例と効果

AI議事録ツールの導入は、企業において具体的な成果をもたらしています。

ある社内検証結果によると、AI議事録作成ツールの活用により、議事録作成にかかる時間を大幅に削減でき、手作業比で作成時間を半分以下に圧縮できることが示されています。これは、特に議事録作成に多くの時間を費やしていた担当者にとって、他の重要な業務に時間を充てられるという大きなメリットを意味します。

また、近年のAI技術の進歩により、特に日本語の音声認識精度が向上しており、自然で読みやすい議事録の作成が可能になっています。単なる文字起こしや要約だけでなく、タスク管理機能や外部ツールとの連携、さらには専門用語の認識精度向上といった付加機能を持つツールも増加傾向にあり、導入企業はこれらの機能を活用して、会議後のタスク管理や情報共有の質をさらに高めています。

議事録の結びと、さらに見やすくするための応用テクニック

迅速な共有とフィードバックの重要性

議事録作成は、書き上げて終わりではありません。作成した議事録は、会議終了後、記憶が新しいうちに（理想的には24時間以内）速やかに関係者全員に共有することが重要です。

これにより、会議で決定された事項やアクションアイテムに対する認識のずれを防ぎ、次のアクションへと迅速につなげることができます。共有後には、必ず関係者からのフィードバックを求める機会を設けましょう。

議事録の内容に誤りがないか、不足している情報はないかなどを確認することで、より正確で完全な議事録にブラッシュアップできます。この一連のプロセスが、会議の成果を最大限に引き出し、効果的な情報共有を促進します。

組織全体の質を高めるガイドラインの策定

組織として一貫性のある質の高い議事録を作成するためには、議事録作成ガイドラインの策定が非常に有効です。

ガイドラインには、議事録の目的、フォーマット、記載すべき項目、表現のルール、共有・保管の方法などを明記します。具体的には、「会議の目的明確化」「簡潔性」「客観性」「一貫性」「タイムリーな共有・保管ルール」といった要素を盛り込むことが推奨されます。

これにより、誰が議事録を作成しても一定の品質が保たれ、組織全体で情報共有の質が向上します。また、新しく議事録作成を担当する人への教育資料としても活用でき、スムーズな業務引き継ぎにも貢献します。

未来を見据えた議事録管理と活用法

議事録は、一度作成したらそれで終わりではなく、組織の知識資産として適切に管理し、活用していくことが重要です。

作成された議事録は、クラウドストレージや共有ドライブなど、関係者がいつでもアクセスできる場所に保管し、検索しやすいように日付やプロジェクト名で整理しましょう。これにより、過去の議事録をナレッジベースとして活用し、類似の議論や課題が発生した際に、迅速に参照できるようになります。

また、一部のAI議事録ツールは、長期的なデータ分析機能を提供しており、特定のキーワードの出現頻度や議論のトレンドなどを把握することで、会議の質向上や組織全体の意思決定プロセス改善に役立てることも可能です。未来を見据えた議事録の管理と活用は、企業の持続的な成長を支える基盤となるでしょう。