有給申請をスムーズに！理由の書き方と例文で悩みを解決

有給申請の「理由」って必要？ 基本を理解しよう

有給休暇の申請をする際、「理由は何と書けばいいのだろう？」と迷う方は少なくありません。

しかし、実は多くのケースで具体的な理由を詳細に記載する必要はないのです。まずは、有給休暇の基本的な権利と、企業側の義務について理解を深めましょう。

有給休暇は労働者の権利！まずは基本を知ろう

有給休暇、正式には「年次有給休暇」は、労働基準法によって定められた労働者の大切な権利です。

その最大の目的は、労働者が心身をリフレッシュし、仕事への活力を養うこと。所定の条件を満たせば、正社員はもちろん、パートやアルバイトの方も取得できる制度です。

これは、会社から与えられる「恩恵」ではなく、労働者が当然に持つ「権利」であると認識することが重要です。権利である以上、会社は労働者の有給取得を原則として拒否することはできません。

ただし、会社には事業運営に支障が出ないよう「時季変更権」がありますが、これはあくまで例外的な措置です。理由を細かく尋ねられたり、取得を不当に阻害されたりするようなことがあれば、それは労働基準法に抵触する可能性があります。

2019年からの「年5日取得義務化」とは？

有給休暇の取得をさらに促進するため、2019年4月1日からは「働き方改革」の一環として、新たなルールが導入されました。

これは、年10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者に対し、企業が年5日の有給休暇を確実に取得させなければならないという義務です。

この義務化に違反した場合、企業には罰則が科される可能性があります。つまり、従業員が有給を取得しやすい環境を整備することは、もはや企業の努力目標ではなく、法的な義務となったのです。

この義務化の影響もあり、厚生労働省の「令和6年就労条件総合調査」によると、2023年の年次有給休暇の平均取得率は65.3%を記録し、これは1984年以降で最も高い数字となりました。9年連続の増加傾向にあり、政府目標の「2025年までに取得率70%達成」に向けて着実に進んでいると言えます。

平均取得日数も11.0日と微増しており、以前に比べて有給休暇が格段に取得しやすくなっていることが伺えます。

原則として理由は不要？ 会社に伝えるべき情報の範囲

有給休暇の申請において、最もよくある疑問が「理由をどこまで書くべきか」という点です。

結論から言うと、原則として有給休暇の取得理由を詳細に記載する必要はありません。

多くの会社の就業規則や申請書では、「私用のため」や「私事都合のため」といった記載で十分とされています。これは、有給休暇が労働者のプライベートな時間であり、その利用目的を会社が詮索すべきではないという考え方に基づいています。

ただし、業務の引き継ぎや周囲への配慮を考えると、簡単な理由を添えることで、上司や同僚からの理解を得やすくなる場合もあります。

例えば、繁忙期を避ける配慮や、長期の休暇であれば、事前に相談しておくことで、よりスムーズに承認される可能性が高まります。しかし、これはあくまで自主的な配慮であり、強制されるものではないことを覚えておきましょう。

有給申請の理由、迷ったらこれ！例文で学ぶ具体的な書き方

「私用のため」と書けば良いと分かっていても、なんとなく気が引ける、あるいは具体的な状況を伝えたいという場合もありますよね。

ここでは、さまざまな状況に応じた有給申請の理由の書き方と例文をご紹介します。状況に合わせて使い分け、スムーズな申請を目指しましょう。

「私用のため」で十分！基本の書き方と注意点

最もシンプルで、かつ最も一般的な有給申請の理由は「私用のため」です。この一言で、会社はそれ以上の詳細な理由を求めることはできませんし、労働者もプライバシーを守ることができます。

申請書に理由を記入する欄がある場合でも、この「私用のため」と記載すれば問題ありません。特に、個人的な用事やリフレッシュ目的の休暇であれば、これが最も適切な表現です。

例文：

• 「〇月〇日（〇）の有給休暇取得をお願いいたします。理由は私用のためです。」
• 「下記日程にて、私事都合により有給休暇を申請させていただきます。ご承認いただけますようお願いいたします。」

ただし、重要なのは会社の就業規則を事前に確認することです。会社によっては、特別な理由での申請の場合、添付書類が必要になるケース（例：慶弔休暇の場合の結婚証明書や訃報など）もありますが、これは有給休暇とは別枠の休暇制度である場合がほとんどです。

具体的に書くことで理解を得やすくするケース

原則として理由は不要ですが、以下のようなケースでは、簡単に理由を具体的に記載することで、上司や同僚の理解を得やすくなり、スムーズに承認される可能性が高まります。

• 家庭の事情： 親の介護、子供の学校行事（運動会、授業参観など）、家族の看病、配偶者の転勤に伴う手続きなど
• 健康上の理由： 通院、健康診断、手術、リハビリテーションなど
• 旅行やレジャー： プライベートな旅行、長期のリフレッシュ休暇など（特に長期休暇の場合）
• 公的な手続き： 役所での手続き、運転免許の更新、パスポートの申請・取得など
• 冠婚葬祭： 結婚式、葬儀、法事など
• 地域の活動： マンションの管理組合活動、ボランティア活動など

これらの理由であれば、周囲も「やむを得ない用事なのだな」と納得しやすく、業務調整への協力も得られやすくなります。特に、周囲に業務のしわ寄せが行く可能性がある場合や、長期にわたる休暇の場合は、一言添えることで円滑なコミュニケーションにつながります。

シーン別！上手に伝えるための例文集

具体的な理由を伝えたいけれど、どのように表現すれば良いか迷う方のために、シーン別の例文をご紹介します。

1. 子供の学校行事に参加する場合

「〇月〇日（〇）に、子供の学校行事（運動会）に参加するため、有給休暇を取得させていただきます。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

2. 家族旅行を予定している場合

「以前より予定しておりました、家族旅行のため、〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）まで休暇をいただきたく存じます。業務の引き継ぎは〇〇に済ませておきます。」

3. 通院や健康診断の場合

「〇月〇日（〇）の午前中、定期的な通院のため、半日有給休暇を申請いたします。午後は出社いたしますので、ご承認いただけますようお願いいたします。」

4. 役所での手続きなど、公的理由の場合

「〇月〇日（〇）に、住民票の更新手続きのため、有給休暇を取得させていただきます。業務は〇〇さんに引き継ぎ済みです。」

5. 結婚式参列の場合（慶弔休暇ではない場合）

「友人の結婚式に参列するため、〇月〇日（〇）に有給休暇を申請いたします。業務に支障がないよう準備いたします。」

このように、具体的な内容を簡潔に伝えることで、相手に不信感を与えることなく、スムーズに有給休暇を取得することができます。

病欠や病院受診での有給申請：押さえておきたいポイント

体調不良や病気の治療は、誰にでも起こりうることです。急な病欠や、計画的な通院・健康診断で有給休暇を利用する場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

急な体調不良！病欠を有給に充てる際の対応

突然の体調不良で出社が難しい場合、まずは速やかに会社に連絡を入れることが最優先です。

連絡の際には、自身の体調と、その日の出社が難しい旨を簡潔に伝えましょう。その後、病欠を有給休暇に充てたい旨を伝えます。病名など詳細な情報を伝える必要はありませんが、「発熱のため」「体調不良のため」といった大まかな理由を伝えることで、会社側も状況を把握しやすくなります。

会社によっては、連続した病欠の場合、診断書の提出を求められることもありますが、これは会社の規定によるため、確認が必要です。

多くの場合、数日の病欠であれば診断書は不要です。重要なのは、連絡を怠らないこと、そして無理に出社しないことです。健康上の理由による有給取得は、自身の体調回復と感染拡大防止のためにも、遠慮なく利用すべき権利と言えるでしょう。

計画的な病院受診・健康診断の申請方法

定期的な通院や人間ドック、健康診断など、事前に日程が分かっている場合は、できるだけ早めに会社に申請しましょう。

これにより、会社側は業務の調整を行いやすくなりますし、あなた自身も安心して休暇を取得できます。申請の際には、「〇月〇日（〇）の終日（または午前中/午後）に、定期的な通院（または健康診断）のため、有給休暇を申請いたします」と明確に伝えましょう。

半日単位での有給休暇が認められている場合は、上手に活用することで、業務への影響を最小限に抑えつつ、必要な医療行為を受けることが可能です。

また、もし繁忙期と重なる場合は、上司に事前に相談し、業務の進捗状況を共有しておくことで、よりスムーズな承認につながります。

伝えるべき情報とプライバシーへの配慮

健康上の理由で有給休暇を取得する際、どこまで個人情報を伝えるべきか悩む方もいるかもしれません。

前述の通り、病名や具体的な症状など、詳細なプライベート情報を会社に伝える義務は基本的にありません。「体調不良のため」「通院のため」という表現で十分です。

ただし、長期にわたる休養が必要な場合や、業務に大きな支障が出る可能性がある場合は、回復の見込みや業務への影響について、医師と相談の上、会社と情報共有をする必要があるかもしれません。

その際も、必要最低限の情報に留め、診断書の提出を求められた場合でも、個人情報の取り扱いについて会社側に確認することが重要です。自身のプライバシーを守りつつ、会社との良好な関係を維持するためにも、このバランスを意識することが大切です。

バイトでも有給申請は可能？ 理由の伝え方

有給休暇は正社員だけのもの、と思われがちですが、実はパートやアルバイトの方でも、一定の条件を満たせば有給休暇を取得することができます。ここでは、バイトの方の有給取得の条件と、理由の伝え方について解説します。

パート・アルバイトの有給取得条件とは？

パート・アルバイトの方が有給休暇を取得するためには、以下の2つの条件を満たす必要があります。

1. 雇い入れの日から6ヶ月以上継続して勤務していること
2. その期間の全労働日の8割以上出勤していること

この条件を満たせば、勤務日数や時間に応じて、比例付与という形で有給休暇が付与されます。例えば、週5日勤務のフルタイムであれば正社員と同じ日数が、週4日勤務であれば8日、週3日勤務であれば6日といった形で付与されます。

労働基準法は、雇用形態にかかわらず、すべての労働者を保護する法律です。そのため、パートやアルバイトだからといって、有給休暇の権利が制限されることはありません。自身の勤続期間と出勤率を確認し、付与される有給休暇の日数を把握しておきましょう。

正社員と同じ？ バイトが有給申請する際の注意点

パート・アルバイトの方が有給申請する際の基本的な手続きは、正社員と大きく変わりません。

しかし、シフト制勤務であることや、特定の時間帯に人員が不足すると業務に大きな影響が出やすいことなど、バイトならではの注意点があります。

• 会社の規定を確認する： 申請書の有無、申請期限、事前の相談が必要かなど、まずは職場のルールを確認しましょう。
• 早めに申請する： シフトの調整が必要になることが多いため、できるだけ余裕をもって申請することが重要です。これにより、他のスタッフへの負担を減らし、スムーズな調整が可能になります。
• 繁忙期を避ける配慮： 店舗や業務内容によっては、特定の時期や曜日が忙しい場合があります。可能であれば、そうした時期を避けて申請する配慮も大切です。
• 代替者の確保： シフト制の場合、自身の代わりに勤務できる人を見つけるよう依頼されるケースもあります。これは法的な義務ではありませんが、円滑な取得のために相談してみるのも良いでしょう。

これらの点に留意することで、雇用主や同僚との良好な関係を保ちつつ、自身の有給休暇の権利を行使できます。

バイトでも伝え方は「私用のため」でOK！

パート・アルバイトの方でも、有給休暇の取得理由は「私用のため」で全く問題ありません。

正社員と同様に、具体的な理由を会社に伝える義務はありませんし、プライバシーは保護されるべきです。たとえシフトの都合で具体的な理由を聞かれたとしても、「私用のため」と答えることで十分です。

しかし、例えば「子供の学校行事なので、早めにシフト希望を提出したい」といったように、シフト調整に必要な情報（例：特定の日時を外したい、など）を簡潔に伝えることで、職場も対応しやすくなります。この際も、詳細な理由ではなく、「いつ休みたいか」「なぜその日時なのか（漠然とでも）」を伝えるに留めましょう。

大切なのは、自身の権利を主張しつつ、職場とのコミュニケーションを円滑にすることです。無理な理由付けをする必要はなく、正直に「私用」であることを伝えれば大丈夫です。

有給申請を成功させるための「備考」欄の活用法

有給申請書には「備考」欄が設けられていることがあります。この欄は、単なる補足情報の記入場所としてだけでなく、有給申請をスムーズに進め、職場の理解を得るための重要なツールとして活用できます。

「備考」欄は業務引き継ぎの強い味方

有給休暇を取得する際、最も気になるのが「自分の仕事が滞らないか」「他の人に迷惑をかけないか」という点ではないでしょうか。

「備考」欄は、この不安を解消し、上司や同僚に安心感を与えるための有効な手段です。具体的には、休暇中に発生する可能性のある業務について、誰に、どのように引き継いだかを簡潔に記載します。

例えば、「〇〇の資料は〇〇さんに共有済みです」「緊急の連絡は〇〇さんへお願いします」といった内容です。これにより、休暇中の業務停滞を防ぎ、職場の負担を軽減することができます。

参考情報にもあるように、自身の業務を他の人に引き継げるよう、事前に準備しておくことがスムーズな申請のポイントです。この引き継ぎ内容を備考欄に明記することで、申請書を見た上司も安心して承認しやすくなるでしょう。

上司・同僚への配慮を示す一言を添える

有給申請の理由を詳細に書く必要はありませんが、備考欄に上司や同僚への感謝や配慮の気持ちを伝える一言を添えることで、より円滑なコミュニケーションにつながります。

例えば、「ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします」「ご承認いただければ幸いです」といった、丁寧な言葉遣いを加えるだけでも印象は大きく変わります。また、「緊急の場合は〇〇（同僚の名前）に連絡してください」といった具体的な指示を添えることで、周囲の不安を軽減することもできます。

これは、あなたの休暇が個人的なものであっても、チームの一員としての責任感をアピールし、職場の協調性を高める効果があります。

有給休暇は権利ですが、気持ちよく取得するためには、周囲への配慮が不可欠です。</

スムーズな取得のための「＋α」の情報提供

備考欄は、会社があなたの休暇を安心して承認できるよう、「＋α」の情報を提供する場としても活用できます。

特に、外部との連絡が必要な業務を担当している場合、休暇中の連絡体制を明確にしておくことが重要です。具体的な内容は以下の通りです。

• 緊急連絡先： 休暇中に本当に緊急を要する場合の、あなたの連絡先（例：携帯電話番号）や、代理で対応してくれる同僚の氏名。
• 戻り予定： 休暇明けの出社日時。
• 未対応事項： 休暇前に対応できなかった業務で、特に重要度の高いもの。
• 特に連絡が必要な取引先： 自身にしか対応できない可能性がある取引先名や担当者名。

これらの情報をあらかじめ提供しておくことで、上司は「この社員が休んでも業務は問題なく回るだろう」と判断しやすくなります。結果として、あなたの有給申請はよりスムーズに、そして気持ちよく承認されることでしょう。