【無料Excel】簡単！出勤簿の作成と計算式で作業効率アップ

【無料Excel】簡単！出勤簿の作成と計算式で作業効率アップ

従業員の勤怠管理は、企業にとって非常に重要な業務の一つです。しかし、手書きでの管理は集計に時間がかかり、ミスも発生しがち。そこで注目されているのが、Excelを使った出勤簿の作成と自動計算です。

「Excelで出勤簿なんて難しそう…」と感じる方もいるかもしれませんが、ご安心ください。無料のテンプレートを活用したり、基本的な数式を覚えたりするだけで、驚くほど簡単に効率的な勤怠管理が実現できます。

この記事では、Excelで出勤簿を作成するメリットから、具体的な作成方法、便利な計算式、さらには法改正への対応まで、出勤簿に関するあらゆる情報を徹底解説します。手書き派の方も、システム導入を検討中の方も、ぜひ参考にしてください。

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なぜ出勤簿が必要？基本のキを理解しよう

「出勤簿って、何となく必要だと思っていたけど、具体的に何のため？」そんな疑問をお持ちの方もいるかもしれません。まずは、出勤簿の基本的な役割と重要性について解説します。

出勤簿はなぜ義務化されているの？法的根拠と重要性

労働基準法第108条および同法施行規則第54条により、事業主は労働者ごとに労働時間や休日、深夜労働などの状況を記録し、3年間保存することが義務付けられています。これは、賃金計算の根拠となるだけでなく、従業員の健康管理や適切な労働環境を確保するために不可欠な記録です。

具体的には、残業代や深夜手当の正確な計算、有給休暇の管理、そして万が一の労務トラブルが発生した際の客観的な証拠となります。労働時間の記録がない、または不正確な場合、企業側が不利になることも少なくありません。例えば、不払い残業などの問題が発生した際に、適切な勤怠記録がないと、その事実を証明することが困難になり、企業の信頼性にも関わってきます。

そのため、出勤簿は単なる記録ではなく、企業と従業員双方を守るための重要なツールなのです。適切な管理は、企業のコンプライアンス遵守の証でもあります。

出勤簿の記録項目、これだけは押さえよう

出勤簿に記録すべき項目は、労働基準法で定められています。最低限、以下の項目は必ず含めるようにしましょう。

• 日付： いつ出勤したか
• 出勤時間： 業務を開始した時刻
• 退勤時間： 業務を終了した時刻
• 休憩時間： 休憩を取得した時間（労働時間から除外される）

これらの基本項目に加えて、Excelで出勤簿を作成する際には、さらに便利な項目を追加することが推奨されます。例えば、「曜日」を自動で表示させたり、「勤務時間」や「残業時間」を自動計算する欄を設けたりすることで、集計の手間を大幅に削減できます。さらに、有給休暇の取得状況や、遅刻・早退などの特記事項を記載する欄を設けることで、より詳細な勤怠管理が可能になります。

重要なのは、いつからいつまで働いたかを客観的に記録すること。手入力の場合は特に、打刻忘れや入力ミスがないよう、従業員への周知徹底と定期的な確認が必要です。

Excelで出勤簿を作るメリット・デメリットを比較！

勤怠管理の方法は様々ありますが、Excelで出勤簿を作成することにはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。ここでは、参考情報に基づき、その主要な点をまとめました。

【Excel出勤簿のメリット】

• 低コストで始められる： ほとんどのPCにExcelがインストールされているため、追加費用なしで導入できます。無料のテンプレートも豊富に提供されています。
• 自動計算が可能： 関数を使えば、勤務時間、残業時間、休憩時間などを自動で計算でき、集計ミスを大幅に削減します。
• カスタマイズ性が高い： テンプレートを自社の運用や従業員の勤務形態に合わせて自由に調整できるため、柔軟な対応が可能です。

【Excel出勤簿のデメリット】

• 手間がかかる場合がある： 従業員数が多い場合や、打刻忘れの修正、複雑なシフト管理など、手入力による手間が発生することがあります。
• 入力ミスや改ざんのリスク： 手入力のため、ヒューマンエラーが発生しやすく、悪意のあるデータ改ざんのリスクも存在します。
• 法改正への対応： 労働基準法などの法改正があった場合、自動でシステムが更新されるわけではないため、自身で数式やシートを修正する手間がかかります。

これらの点を踏まえ、自社の状況に合った勤怠管理方法を選択することが重要です。

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Excelで出勤簿を簡単作成！テンプレート活用術

Excelで出勤簿を作成する最大のメリットの一つは、豊富なテンプレートが利用できることです。ゼロから作成する手間を省き、すぐに使い始めることができます。

まずは無料テンプレートをダウンロードしてみよう

Excelで出勤簿を作成する際に、イチからシートや数式を組むのは時間と手間がかかります。そこでおすすめなのが、無料のExcel出勤簿テンプレートの活用です。インターネット上には、多くのWebサイトが様々な種類のテンプレートを提供しています。

例えば、シンプルなタイムカード型から、残業時間計算機能付き、勤務状況自動計算機能付きなど、自社のニーズに合わせて選べるのが魅力です。中には、社会保険労務士が監修しているテンプレートもあり、労働基準法に準拠した形式で安心して利用できます。これらのテンプレートは、日付や曜日の自動表示、基本的な勤務時間の計算式などがすでに組み込まれているため、ダウンロード後、すぐに従業員名などを入力して使い始めることができます。

検索サイトで「無料 Excel 出勤簿 テンプレート」と入力するだけで、たくさんの選択肢が見つかります。まずはいくつか試してみて、最も使いやすいものを見つけるのが良いでしょう。

テンプレートを自社仕様にカスタマイズするコツ

ダウンロードしたテンプレートは、そのまま利用するだけでなく、自社の運用に合わせてカスタマイズすることで、さらに使い勝手が向上します。Excel出勤簿の「カスタマイズ性が高い」というメリットを最大限に活かしましょう。

具体的なカスタマイズの例としては、以下のようなものがあります。

• 項目の追加・削除： 部署名、社員番号、役職、交通費、備考欄など、自社で必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりできます。
• デザインの変更： 会社のロゴを挿入したり、フォントやセルの色を変更して、見やすく、会社のブランディングに合ったデザインに調整できます。
• 休憩時間の柔軟な設定： 休憩時間が従業員によって異なる場合や、所定休憩時間以外の休憩がある場合に備え、休憩時間の入力欄を複数設けたり、自動計算のロジックを調整したりできます。
• 法改正への対応： 法改正によって計算方法や表示項目に変更があった場合でも、自分で数式やシートを修正し、最新の法令に準拠させることが可能です。

ただし、数式が組み込まれているセルを誤って変更しないよう、保護機能を使うなどの注意も必要です。カスタマイズは自由度が高い分、慎重に行いましょう。

テンプレート選びのポイント！目的別おすすめタイプ

様々なテンプレートがある中で、どれを選べば良いか迷ってしまうこともあるかもしれません。ここでは、目的別におすすめのテンプレートタイプをご紹介します。

• シンプルなタイムカード型： 従業員数が少ない、勤務時間が定型で残業がほとんど発生しない企業におすすめです。出退勤時刻を記録するだけで、月の合計勤務時間が確認できるようなシンプルな構造のものが使いやすいでしょう。
• 残業時間計算機能付き： 残業が発生しやすい企業や、残業代計算を正確に行いたい場合に最適です。法定内残業、法定外残業、深夜残業などを自動で区別し、それぞれの時間を算出してくれる機能が組み込まれています。
• 勤務状況自動計算機能付き： 有給休暇や特別休暇、遅刻・早退なども含めて、複雑な勤務状況を管理したい場合に便利です。これらの項目が自動的に反映され、給与計算の基礎となるデータが一覧で確認できます。

また、社会保険労務士が監修しているテンプレートは、労働基準法などの法令に準拠しているため、安心して利用できます。テンプレートを選ぶ際は、自社の規模、従業員の勤務形態、残業の有無、そして管理したい項目の詳細度を考慮して、最適なものを選びましょう。

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出勤簿の計算を自動化！覚えておきたいExcel数式

Excelで出勤簿を作成する最大の魅力は、やはり自動計算機能です。手作業での集計ミスを防ぎ、大幅な時間短縮を可能にします。ここでは、出勤簿作成に役立つ基本的なExcel数式を紹介します。

基本の「勤務時間」自動計算式をマスター！

出勤簿において最も基本となるのが、一日の「勤務時間」の計算です。休憩時間を差し引いた実労働時間を正確に算出するために、以下の数式を覚えておきましょう。

勤務時間は、通常「退勤時間 – 出勤時間 – 休憩時間」で算出されます。Excelでこの数式を適用する際は、時間の計算には少しコツが必要です。

例えば、B列に出勤時間、C列に退勤時間、D列に休憩時間（時間単位）が入力されている場合、E列に勤務時間を表示させたいとします。

=(C2-B2-D2)*24

となります。Excelでは時刻を「1日＝1」として扱いますので、結果を時間単位（小数で表示）にするためには「*24」をかける必要があります。セルの書式設定を「標準」または「数値」にして、小数点以下の表示桁数を調整することで、より見やすくできます。

もし休憩時間が「1:00」のように時刻形式で入力されている場合は、「D2」も時刻データとして扱われるため、「*24」は最後の1回で済みます。正確な計算のためには、時間の入力形式とセルの書式設定を統一することが重要です。

残業・深夜・休日出勤を自動で計算するIF関数・IFS関数

基本勤務時間だけでなく、残業時間や深夜勤務時間、休日出勤時間を自動で計算できると、給与計算が格段に楽になります。ここで活躍するのが、IF関数やIFS関数です。

IF関数は「もし〜ならば、これを実行する」という条件分岐の計算を行う関数です。

例えば、所定労働時間が8時間の場合、8時間を超える部分を残業時間としたい場合は、以下のような数式を考えられます。

=IF(E2>TIME(8,0,0), E2-TIME(8,0,0), 0)

この場合、E2セルに勤務時間が時刻形式で入力されていることを前提としています。結果を時間単位で表示する場合は、やはり「*24」が必要です。
「TIME(8,0,0)」は「8時間0分0秒」を意味します。

さらに複雑な条件（例：8時間超は残業、22時以降は深夜残業など）を設定する場合は、複数のIF関数を組み合わせるか、Excel 2019以降で利用できるIFS関数が便利です。IFS関数は、複数の条件式を同時に評価し、最初にTRUEになった条件に対応する値を返します。

=IFS(AND(時刻>=TIME(22,0,0), 時刻=TIME(8,0,0), "残業", TRUE, "通常")

上記はイメージですが、このように複数の条件を簡潔に記述できるため、数式が見やすくなります。労働基準法で定められた残業時間の計算ルール（週40時間、1日8時間など）や、深夜・休日手当の割増率などを考慮して、数式を構築しましょう。特に、深夜時間の判定（22時～翌朝5時）は日付をまたぐため注意が必要です。

合計勤務時間や給与計算に役立つSUM関数・COUNTA関数

日々の勤務時間を計算できたら、次はその合計を算出したり、出勤日数を数えたりして、最終的な給与計算に役立てましょう。ここでは、SUM関数とCOUNTA関数が非常に便利です。

SUM関数は、指定した範囲の数値の合計を計算します。月の合計勤務時間や合計残業時間を算出する際に使用します。

=SUM(E2:E32)

上記はE2セルからE32セルまでの合計を計算する例です。日ごとの勤務時間をE列に算出しておけば、SUM関数で簡単に月ごとの合計勤務時間が求められます。これも時間データの場合は「*24」をかけて時間単位の数値に変換することを忘れないようにしましょう。

COUNTA関数は、指定した範囲内で空白ではないセルの数を数えます。これを使えば、出勤した日数を簡単にカウントできます。

=COUNTA(B2:B32)

B列に出勤時間が入力されている場合、その範囲内でデータが入力されているセルの数を数えることで、出勤日数を把握できます。この関数は数値だけでなく、テキストデータもカウントするため、出勤の記録があれば正確な日数を取得できます。

これらの関数を組み合わせることで、月の合計勤務時間から時給を掛けて基本給を算出したり、合計残業時間に割増率を掛けて残業代を算出したりするなど、給与計算のほとんどを自動化することが可能です。これにより、集計ミスを大幅に減らし、給与計算にかかる時間を短縮できます。

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役立つ！出勤簿作成に役立つ情報（厚生労働省・コクヨなど）

出勤簿は単なる記録ではなく、企業の法令遵守と従業員の労働環境を守るための重要な書類です。正確な作成には、信頼できる情報源の活用が不可欠です。

厚生労働省が定める勤怠管理のルールと指針

勤怠管理は、労働基準法をはじめとする多くの法令に則って行われる必要があります。そのため、厚生労働省が公表している情報は、出勤簿を作成・運用する上で最も信頼できる情報源となります。

厚生労働省のウェブサイトでは、労働時間管理に関するガイドラインやQ&A、具体的な勤怠管理のポイントなどが詳細に説明されています。例えば、労働時間の把握方法、休憩時間の付与ルール、残業時間の計算方法、そして「1日単位での労働時間の丸めは違法となるため注意が必要」といった重要な注意点も明記されています。例えば、「9時1分から17時59分まで働いても、9時から18時と丸める」といった行為は原則として認められません。

これらの情報は、法改正があった際にも迅速に更新されるため、定期的にチェックすることで、常に最新の法令に準拠した勤怠管理を行うことができます。特に、Excelで数式を組む際には、厚生労働省のガイドラインを参考に、正しい計算ロジックを反映させることが不可欠です。不明な点があれば、まずは公式サイトを参照するか、専門家である社会保険労務士に相談することをおすすめします。

コクヨなど文具メーカーの出勤簿を活用するヒント

Excelでの勤怠管理が主流となる一方で、手書きの出勤簿も根強い人気があります。特に文具メーカー大手のコクヨは、様々な形式の出勤簿を販売しており、そのノウハウはExcel出勤簿作成のヒントにもなります。

コクヨなどのメーカーが提供する出勤簿のテンプレートやフォーマットは、長年の実績に基づき、実用性と視認性に優れたレイアウトが特徴です。例えば、月ごとの集計がしやすくなっていたり、残業時間を明確に記入できるよう工夫されていたりします。これらの既存フォーマットを参考に、Excelシートの項目配置やデザインを検討することで、より使いやすく、集計しやすい出勤簿を作成できるでしょう。

また、メーカーのウェブサイトで配布されている無料のExcelテンプレートも活用できます。これらは多くの場合、標準的な労働条件を想定して作られており、基本的な項目と計算式がすでに組み込まれています。もし自社が小規模で、複雑な勤怠管理が不要であれば、これらのテンプレートをそのまま使用するか、少し調整するだけで十分実用的な出勤簿が完成します。

紙とExcelのハイブリッド運用として、従業員は手書きで記録し、担当者がExcelに入力して集計するという方法も、入力ミス防止や客観的記録の併用として有効です。

従業員が増えたら検討したい！勤怠管理システムへの移行

Excelでの勤怠管理は、低コストで始められ、カスタマイズ性が高いというメリットがある一方で、従業員数が増えたり、勤務形態が多様化したりすると、デメリットが顕著になることがあります。そこで、勤怠管理システムへの移行を検討する時期が来ます。

参考情報にもあるように、近年ではクラウド型の勤怠管理システムが多数登場しています。これらのシステムは、Excelでは難しい多様な機能を提供します。

• スマホアプリでの打刻： 出先やリモートワークでの打刻が容易になります。
• シフト管理： 複雑なシフト作成や共有を効率化します。
• 有給休暇管理： 残日数管理や申請・承認フローをシステム内で完結できます。
• 給与計算ソフトとの連携： 勤怠データを自動で連携し、給与計算の手間を大幅に削減します。
• 法改正への自動対応： システム側で法改正に対応してくれるため、手間が省けます。

従業員数が増えると、打刻漏れの確認、残業時間の複雑な計算、有給休暇の管理などが手作業では限界に達します。また、Excelでの勤怠管理では「勤務実績が改ざんされるリスク」も指摘されています。勤怠管理システムを導入することで、これらの課題を解決し、より正確で効率的、かつ法的に信頼性の高い勤怠管理を実現できます。

多くのシステムで無料プランやトライアル期間が用意されているので、自社のニーズに合わせていくつか試してみることをお勧めします。

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手書き派も必見！シンプルで使いやすい出勤簿の選び方

デジタル化が進む現代においても、手書きの出勤簿には根強い人気があります。直感的で、特別な機器も不要という手軽さが魅力です。ここでは、手書き出勤簿の選び方や、Excelとの使い分けについて解説します。

手書き出勤簿のメリット・デメリットを再確認

手書きの出勤簿は、古くから多くの企業で利用されてきました。そのメリットとデメリットを改めて確認してみましょう。

【手書き出勤簿のメリット】

• 直感的に記入できる： パソコン操作が苦手な従業員でも、簡単に記入できます。
• 電源不要： 停電時やPCトラブル時でも記録が可能です。
• 紙媒体としての安心感： 現物があるため、デジタルデータよりも「記録した」という実感が得やすい側面もあります。

【手書き出勤簿のデメリット】

• 集計に手間がかかる： 月末の合計勤務時間や残業時間などの集計は、手作業で行う必要があり、時間がかかります。
• 入力ミス・計算ミスのリスク： 手作業のため、記入ミスや計算ミスが発生しやすく、間違いを見つけるのも一苦労です。
• 保管場所と紛失リスク： 紙の書類は物理的な保管スペースが必要で、紛失や破損のリスクもあります。
• 改ざんのリスク： Excelと同様、改ざんのリスクも存在します。

小規模な事業所や、従業員が特定の場所に集まって勤務する形態であれば、手書きでも十分運用可能です。しかし、集計業務の効率化や正確性を追求するなら、やはり自動計算が可能なExcelや勤怠管理システムに軍配が上がります。

シンプルさを追求！記入しやすいレイアウトの選び方

手書きの出勤簿を選ぶ際、最も重要なのは「記入のしやすさ」と「集計のしやすさ」です。複雑なフォーマットはかえって混乱を招くため、シンプルさを追求しましょう。

具体的な選び方のポイントは以下の通りです。

• 必要最低限の項目： 出勤時刻、退勤時刻、休憩時間、備考欄など、本当に必要な項目だけが分かりやすく配置されているものを選びましょう。
• 記入欄の大きさ： 十分な記入スペースが確保されているかを確認します。小さすぎると、誤記入の原因になります。
• 視認性の高いデザイン： フォントサイズや罫線の太さなど、全体的に見やすく、目が疲れにくいデザインを選ぶことが大切です。
• 月ごとの集計欄： 月の合計勤務時間や合計残業時間を記入する欄が設けられていると、集計作業がスムーズになります。

市販されている出勤簿の中には、休憩時間の自動控除ルールを明記できるものや、曜日が色分けされているものなど、工夫が凝らされたものも多くあります。自社のルールと従業員の利用シーンを想像しながら、最も実用的なレイアウトを選びましょう。

結局どれがいい？手書き・Excel・システムを使い分けよう

勤怠管理の方法は、手書き、Excel、そして勤怠管理システムと多岐にわたります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な方法を使い分けることが、最も賢明な選択と言えます。

例えば、従業員数が少なく、残業がほとんど発生しない小規模な事業所であれば、手書きや無料のExcelテンプレートで十分対応できるでしょう。低コストで手軽に始められるため、まずはここからスタートするのも良い選択です。

従業員が増えたり、複雑なシフト勤務や多様な働き方（フレックスタイム、リモートワークなど）が導入されたりした場合は、Excelの自動計算機能を活用することで、集計の手間やミスを減らすことができます。特に、この記事で紹介したような関数を使いこなせば、かなりの業務を効率化できます。

そして、さらに従業員数が多くなり、有給休暇の管理、給与計算ソフトとの連携、法改正への自動対応といったニーズが高まってきたら、勤怠管理システムの導入を本格的に検討する時期です。システムは初期費用や月額費用がかかりますが、それ以上の効率化と正確性、そして法令遵守の面で大きなメリットをもたらします。

また、どの方法を選ぶにしても、タイムカードや勤怠管理システムのような客観的な記録方法の併用は、勤怠管理の信頼性を高める上で非常に有効です。従業員の打刻を徹底し、定期的に記録を確認することで、正確な勤怠管理を実現しましょう。