出勤簿の保存期間はいつまで？法律とデータ保存の疑問を徹底解説

出勤簿の保存期間はいつまで？法律とデータ保存の疑問を徹底解説

企業の労務管理において、出勤簿は非常に重要な書類の一つです。しかし、その「保存期間」について、法改正による変更やデータ保存の普及によって、多くの疑問を抱えている担当者もいるのではないでしょうか。

この記事では、出勤簿の保存期間に関する最新の法律を詳しく解説するとともに、起算日の考え方、電子保存のメリットと注意点、そして保存義務違反がもたらすリスクまでを徹底的に解説します。適切な出勤簿の管理は、法令遵守はもちろん、健全な企業運営に不可欠です。ぜひこの機会に、自社の管理体制を見直してみましょう。

出勤簿の保存期間は何年？労働基準法で定められた期間とは

法律で定められた原則的な保存期間と経過措置

出勤簿の保存期間は、2020年4月の労働基準法改正により、その原則が大きく変わりました。以前は3年間とされていましたが、法改正後は原則として5年間の保存が義務付けられています。

これは、未払い賃金請求権の時効が延長されたことに伴い、労務関連書類の保存期間も合わせて延長されたためです。労働基準法第109条には、「労働者名簿、賃金台帳、その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存するよう義務付けています」と明記されており、出勤簿はこの「その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。

ただし、現時点では「経過措置」が設けられており、当面の間は3年間の保存でも認められています。この「当面の間」がいつまで続くかは明確に定められていませんが、将来的には完全に5年間保存が必須となる見込みです。そのため、企業は今のうちから5年保存への移行準備を進めておくことが賢明と言えるでしょう。例えば、勤怠管理システムの導入や保存方法の見直しなどが挙げられます。

なぜ保存期間が定められているのか？その重要性

出勤簿の保存期間が法律で厳しく定められているのは、主に労働者の権利保護と企業の適正な労務管理を担保するためです。

出勤簿は、労働者がいつ、どれくらいの時間働いたのかを客観的に証明する重要な記録となります。これにより、賃金未払いや残業代の計算間違いといった労働トラブルが発生した際に、その事実関係を明確にするための不可欠な証拠となるのです。

また、労働基準監督署による監査や調査が行われる際にも、出勤簿は必ず提出を求められる書類の一つです。適切に記録・保存されていない場合、法令違反と見なされ、指導や勧告の対象となるだけでなく、企業の社会的信用を失うことにも繋がりかねません。さらに、労働者の健康管理や過重労働の防止といった観点からも、正確な労働時間の記録は不可欠です。

このように、出勤簿は単なる記録ではなく、企業と従業員の双方を守るための「証拠」として、極めて重要な役割を担っています。

保存義務違反のリスクと企業が負うペナルティ

出勤簿の保存義務を怠った場合、企業は様々なリスクに直面することになります。

まず、最も直接的なペナルティとして、労働基準法第120条の規定に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があります。これは、出勤簿を紛失したり、保存期間内に破棄してしまったりした場合に適用される罰則です。

罰金だけでなく、労働基準監督署から是正勧告や指導を受けることになり、企業の労務管理体制が不適切であると公に認識されることで、企業のイメージダウンや信用失墜にも繋がります。特に昨今では、SNS等を通じて情報が瞬く間に拡散されるため、一度失った信用を取り戻すのは容易ではありません。

さらに深刻なのは、従業員との間で賃金や労働時間に関するトラブルが発生した際、出勤簿が提示できないことで、企業側が客観的な証拠を示すことができず、不利な立場に追い込まれるリスクです。最悪の場合、訴訟に発展し、多額の賠償金支払いを命じられる可能性もゼロではありません。

これらのリスクを避けるためにも、出勤簿の適切な管理と法で定められた期間の保存は、企業にとって絶対に必要な責務と言えるでしょう。

出勤簿の保存期間、起算日と経過措置のポイント

保存期間の「起算日」はいつから？具体的なケース

出勤簿の保存期間を正確に計算するためには、「起算日」を正しく理解することが不可欠です。出勤簿の保存期間の起算日は、原則として「最後に記入した日」とされています。

例えば、日々の出勤状況を記録するタイプの出勤簿であれば、その月に最後に記録した日が起算日となります。月の最終日に勤務があり、その日に記録が完了した場合、その最終日が起算日です。

ただし、特別なケースとして、「給与の支払日が最後の記入日よりも後になる場合」は、その給与の支払日が起算日となります。これは、出勤簿が賃金計算の基礎となるため、賃金支払いが完了した時点を区切りとする考え方に基づいています。

具体的な例を挙げましょう。

この場合、Aさんの10月分の出勤簿は、最後に記入した日である10月31日ではなく、11月10日の給与支払日が起算日となります。退職者の場合は、退職日または最後の給与支払日が起算日となるため、注意が必要です。

「当面の間は3年間」という経過措置の正しい理解

2020年4月の労働基準法改正により、出勤簿の保存期間は原則5年となりましたが、「当面の間は3年間」という経過措置が設けられています。

この経過措置は、未払い賃金請求権の時効が5年に延長されたことと連動しており、企業が新たな制度に円滑に対応できるよう、一時的な猶予期間を与える目的で設けられました。つまり、現時点では3年間の保存でも法的な違反にはなりません。

しかし、「当面の間」という表現は、明確な終了時期が定められていないため、いつ5年保存が完全に義務化されるかは不透明です。政府の動向を注視しつつ、企業としては早めに5年保存への体制を整えておくことが望ましいでしょう。特に、勤怠管理システムを導入している企業であれば、データ保存期間の設定を変更するだけで済む場合も多く、比較的容易に移行が可能です。

この経過措置は、あくまで企業に与えられた準備期間と捉え、将来的な完全義務化に備えた対策を怠らないことが重要です。

保存期間の延長が生じる特別なケース

出勤簿の原則的な保存期間は5年（経過措置中は3年）ですが、特定の状況下では、それ以上の長期間にわたる保存が必要となるケースがあります。

最も典型的なのは、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合です。所得税法などの税法では、源泉徴収簿を含む帳簿書類の保存期間を7年間と定めています。出勤簿は賃金台帳の根拠となる書類であり、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合、税務調査などの際に、その基礎となる出勤簿の提示を求められる可能性があります。

このため、企業によっては、出勤簿も賃金台帳に合わせて7年間保存しているケースが多く見られます。

また、労働災害に関する記録や、従業員から損害賠償請求や不当解雇に関する訴訟を起こされるリスクがある場合など、予期せぬトラブルに備えて、法定義務期間を超えて保管することが賢明な判断となることもあります。特に、労災に関する書類は、時効が長期にわたる場合があるため、関連する出勤簿データも合わせて長期間保存することが推奨されます。

このように、単に労働基準法だけにとらわれず、他の法令や将来起こりうるリスクも考慮し、総合的な判断で保存期間を決定することが大切です。

データ化された出勤簿の保存期間はどうなる？

電子帳簿保存法と出勤簿の電子保存

近年、デジタル化の進展に伴い、出勤簿を紙媒体ではなく電子データとして保存する企業が増加しています。これには、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法が大きく影響しています。

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子保存を認める法律ですが、出勤簿もこの対象となります。これにより、これまで紙で保管していた出勤簿を電子データとして保存することが可能となり、多くの企業にとって大きなメリットをもたらしました。

電子保存の最大のメリットは、紙媒体での保存スペースが不要になることです。これにより、書類の保管コストや管理業務の負担を大幅に削減できます。また、必要な情報を迅速に検索・抽出できるため、監査や調査の際の対応もスムーズになります。紛失や劣化のリスクも軽減され、BCP（事業継続計画）の観点からも優れていると言えるでしょう。

ただし、電子保存には一定の要件が定められており、データの真実性や可視性の確保が求められます。具体的には、改ざん防止措置や検索機能の確保などが含まれます。

勤怠管理システム導入による効率的な管理と保存

出勤簿の電子保存をさらに効率的に行う手段として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。

勤怠管理システムを導入することで、従業員の打刻データが自動的に集計され、手間なく正確な出勤簿が作成されます。これにより、手作業による記録や集計に伴う人為的なミスを大幅に削減することが可能です。また、システム上でデータが一元管理されるため、紛失のリスクが低減され、必要な時にいつでも情報にアクセスできるようになります。

多くの勤怠管理システムは、法改正に合わせた機能更新が行われるため、常に最新の法令に対応した形式で出勤簿を管理・保存できます。これにより、企業の法令遵守を強力にサポートします。

さらに、勤怠管理システムで作成された出勤簿データは、給与計算システムや人事システムと連携させることで、さらなる業務効率化を実現できます。労働時間の自動集計から給与計算、さらには人員配置の最適化まで、一貫した労務管理が可能になるのです。

勤怠管理システムは、単に出勤簿を保存するだけでなく、企業の労務管理全体の質を高める強力なツールと言えるでしょう。

電子保存における注意点と信頼性の確保

出勤簿を電子データとして保存する場合、その信頼性と安全性を確保するための注意点がいくつかあります。

電子帳簿保存法では、電子保存されたデータが紙の書類と同等の法的効力を持つために、「真実性の確保」と「可視性の確保」という二つの要件を満たすことを求めています。真実性の確保とは、データが改ざんされていないこと、そして可視性の確保とは、必要な時にいつでもデータを確認できる状態にあることを意味します。

具体的には、以下の点に注意が必要です。

• 改ざん防止措置：タイムスタンプの付与、訂正・削除履歴の記録など、データの不正な改ざんを防ぐための仕組みが必要です。
• 検索機能：日付、氏名、勤務時間などでデータを簡単に検索できる機能を備えている必要があります。
• バックアップ：システム障害や災害に備え、定期的にデータをバックアップし、適切に保管することが不可欠です。
• アクセス権限管理：閲覧・編集権限を制限し、関係者以外のアクセスを防ぐためのセキュリティ対策が必要です。
• 見読可能性：いつでもディスプレイやプリンターで明確に表示・出力できる状態を維持する必要があります。

これらの要件を満たさない場合、電子保存された出勤簿は法的な証拠能力を失い、保存義務違反と見なされる可能性があります。したがって、安易なデータ化ではなく、信頼性の高いシステムを選び、適切な運用体制を構築することが極めて重要です。

出勤簿の保存期間「3年」「5年」「7年」の根拠と違い

労働基準法に基づく原則的な「5年」

出勤簿の保存期間における「5年」という原則は、2020年4月に施行された改正労働基準法によって定められました。これは、労働基準法第109条に明記されており、労働者名簿や賃金台帳と並び、「その他労働関係に関する重要な書類」として5年間の保存が義務付けられています。

この期間延長の背景には、賃金債権の消滅時効が2年から3年（当面の間）へ、そして最終的には5年へ延長されたことが大きく関係しています。労働者が未払い賃金を請求できる期間が延びたため、企業側もその請求の根拠となる書類を長期間保存する必要が生じたのです。

5年保存の義務化は、労働者の権利保護を強化し、企業がより適切な労務管理を行うことを促すための措置と言えるでしょう。このため、企業は労働時間や賃金に関する記録を、より長期にわたって厳密に保管する責任を負うことになりました。

現在は経過措置により3年でも問題ありませんが、最終的には5年が原則となるため、計画的な対応が求められます。

「当面の間」の経過措置による「3年」

「3年」という期間は、労働基準法改正後の「当面の間」に適用される経過措置として認められています。

これは、法改正による企業への負担を考慮し、新たな保存期間である5年への移行期間として設けられたものです。つまり、現時点では3年間の保存でも法律違反とはなりません。

しかし、「当面の間」という表現には明確な期限が設けられていません。いつこの経過措置が終了し、完全に5年保存が義務付けられるかは、今後の政府の方針によって決定されます。そのため、企業は「今は3年で大丈夫」と安堵するだけでなく、近い将来に5年保存が必須となることを見据え、準備を進めておく必要があります。

例えば、紙媒体で出勤簿を保管している企業であれば、保管スペースの確保や電子化への移行を検討する良い機会と言えるでしょう。この経過措置は、企業にとっての「猶予期間」と捉え、長期的な視点での対応が求められます。

税法上の要請による「7年」の例外

出勤簿の保存期間で「7年」という期間が出てくるのは、主に税法上の要請によるものです。

企業が作成する帳簿書類の中には、所得税法や法人税法によって7年間の保存が義務付けられているものがあります。特に、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合、その保存期間は税法上の要請により7年となります。出勤簿は賃金台帳を作成する上での根拠となる重要な書類です。したがって、賃金台帳の保存期間が7年であれば、それに合わせて出勤簿も7年間保存することが推奨されます。

これは、税務調査の際に、賃金台帳の内容が適切であるかを確認するために、その基礎となる出勤簿の提出を求められる可能性があるためです。もし出勤簿が7年保存されていなかった場合、税務調査で不備を指摘されるだけでなく、企業が適切な賃金計算を行っていないと疑われる原因にもなりかねません。

このように、出勤簿の保存期間は労働基準法だけでなく、他の法令、特に税法との関連も考慮して決定する必要があります。複数の法律の要請がある場合は、最も長い期間を基準として保存するのが、企業にとって最も安全な選択と言えるでしょう。

出勤簿の写しは必要？保存期間を守らないとどうなる？

出勤簿の「写し」の取り扱いと必要性

出勤簿の原本を企業が保存する義務があることは前述の通りですが、では、その「写し」についてはどうでしょうか。特に、従業員から開示請求があった場合や退職者に対して交付する必要があるのか、といった疑問がよく聞かれます。

労働基準法において、企業が出勤簿の写しを従業員に交付する直接的な義務は定められていません。労働者名簿や賃金台帳については、退職者に交付が義務付けられる場合や、請求があった際に交付が推奨されるケースがありますが、出勤簿に関しては明示的な規定はありません。

しかし、個人情報保護法の観点から、従業員自身の労働時間に関する情報は「個人情報」に該当するため、開示請求があれば対応する必要がある場合があります。また、残業代の未払いやハラスメントなど、労使間トラブルが発生した際には、従業員側から出勤簿の提出を求められるケースが少なくありません。

このような状況でスムーズに対応するためにも、電子化された出勤簿であれば、データとして容易に提供できる体制を整えておくことが望ましいでしょう。写しを適切に提供することで、企業の透明性を高め、従業員との信頼関係を維持することにも繋がります。

保存義務違反の具体的なペナルティと影響

出勤簿の保存義務を怠り、適切な期間保管しなかった場合、企業は具体的なペナルティや様々な負の影響を受けることになります。

最も直接的なペナルティは、労働基準法第120条に基づき、30万円以下の罰金が科される可能性があることです。これは、出勤簿の紛失や保存期間経過前の破棄など、保存義務違反が認められた場合に適用されます。

罰金に加えて、労働基準監督署からの是正勧告や行政指導を受けることになります。これにより、企業の労務管理体制に問題があると公に認識され、企業イメージの低下や社会的な信用の失墜に繋がりかねません。特に、近年では企業のコンプライアンス遵守が厳しく問われる傾向にあるため、こうした違反はビジネスチャンスの喪失にも繋がりうるでしょう。

さらに深刻なのは、従業員との間で賃金未払いや不当解雇などの労使間トラブルが発生した際です。出勤簿がなければ、企業は客観的な証拠を提示できず、従業員側の主張を覆すことが困難になります。結果として、多額の賠償金支払いを命じられたり、訴訟に発展したりするリスクが高まります。

これらのペナルティと負の影響は、企業の存続にも関わる重大な問題となりうるため、出勤簿の適切な保存は絶対に守るべき義務と言えるでしょう。

適切な管理と保存がもたらす企業へのメリット

出勤簿の適切な管理と法で定められた期間の保存は、単に法令遵守の義務を果たすだけでなく、企業に様々なメリットをもたらします。

まず、最大のメリットは法的リスクの回避です。保存期間を守ることで、労働基準法違反による罰金や行政指導、さらには従業員とのトラブルによる訴訟リスクを未然に防ぐことができます。これにより、企業は安心して事業活動に専念できるようになります。

次に、労務管理の適正化と透明性の向上が図られます。正確な出勤簿の記録は、残業時間の適切な把握、有給休暇の管理、そして労働者の健康状態の把握に直結します。これにより、過重労働の防止やワークライフバランスの推進といった、健全な職場環境の構築に貢献します。

また、労働基準監督署の調査や税務調査の際にも、整備された出勤簿があればスムーズな対応が可能となり、企業の信頼性を高めることに繋がります。従業員にとっても、自分の労働時間が正確に記録され、適切に管理されていることは、企業への信頼感と安心感を生み出し、モチベーションの向上にも寄与します。

このように、出勤簿の適切な管理と保存は、法令遵守はもちろん、企業の持続的な成長と発展を支える基盤となる非常に重要な業務なのです。