【徹底解説】エントリーシートの提出、メールと封筒の迷いを解消！

エントリーシート提出の基本：メールか封筒か、どちらを選ぶ？

企業指示の重要性：最優先は「指定された方法」

エントリーシート（ES）の提出方法は、企業からの指示に必ず従うのが大前提です。
「メールで送付してください」「弊社指定のWebフォームからアップロードしてください」「郵送でお送りください」など、企業は必ず具体的な指示を出しています。
この指示を無視して異なる方法で提出してしまうと、応募書類を見落とされてしまったり、最悪の場合、選考の対象外となってしまう可能性もゼロではありません。

多くの場合、募集要項や採用ページに詳細が記載されていますので、まずはここを徹底的に確認しましょう。
もし指示が明確でない場合は、採用担当者に問い合わせることも検討してください。
近年では、ペーパーレス化や効率化の観点から、メール添付やWebフォームでの提出を指示されるケースが非常に多くなっています。

企業側の指示を正確に理解し、それに従うことは、応募者として最低限のマナーであり、選考の第一歩となります。
「指定の方法」が最も応募書類をスムーズに受け取ってもらえる方法であり、あなたのESが採用担当者の目に確実に届くための重要なステップなのです。

メール提出のメリット・デメリット

メール添付でのES提出は、現代の就職活動において主流となりつつあります。
その最大のメリットは、迅速性とコスト削減です。
郵送と比べて、作成したESをすぐに企業に送ることができ、切手代や封筒代といったコストもかかりません。
また、自宅からいつでも送付できるため、時間や場所を選ばず提出できる手軽さも魅力です。

しかし、デメリットも存在します。
まず、レイアウト崩れのリスクです。WordやExcelで作成したESをそのまま送付すると、企業側の閲覧環境によっては意図しないレイアウトになってしまう可能性があります。
そのため、一般的にはPDF形式に変換して送付することが推奨されています。

次に、セキュリティの問題です。
個人情報が含まれるため、ファイルをパスワードで保護し、パスワードを別途メールで送るなどの配慮が必要になる場合があります。
また、メールの件名や本文、ファイル名などに不備があると、採用担当者の印象を損ねる可能性もあります。
誤送信や添付ファイルの忘れといったヒューマンエラーにも注意が必要です。

封筒提出のメリット・デメリット

郵送（封筒）でのES提出は、伝統的な方法として根強く残っています。
最大のメリットは、丁寧さや誠実さをアピールできる点にあります。
手書きの送付状や、きちんとした封筒の準備は、応募者の真剣な姿勢を採用担当者に伝えることができます。
デジタルデータでは伝えにくい「手間をかけた」というメッセージが、良い印象につながることもあります。

一方で、デメリットもいくつかあります。
まず、時間と手間がかかることです。封筒や切手の購入、送付状の作成、郵便局への投函など、多くのステップが必要になります。
特に締切間際になって焦って準備すると、誤字脱字や記入漏れといったミスにつながりやすくなります。

また、郵送にはコストがかかります。
切手代や封筒代、クリアファイル代など、一つ一つは少額でも積み重なるとそれなりの費用になります。
さらに、書類が輸送中に汚れたり破損したりするリスクも考慮しなければなりません。
確実に届いたかどうかの確認がメールよりも難しい点もデメリットと言えるでしょう。

メールで提出する場合の注意点と例文

件名と宛名の書き方：一目でわかるプロフェッショナルな印象を

メールでエントリーシートを提出する際、まず企業の採用担当者が目にするのが「件名」と「宛名」です。
これらが不適切だと、重要なメールとして認識されず、見落とされてしまうリスクがあります。
件名は、誰からのどのような用件のメールなのかが、一目でわかるように明確に記載することが重要です。

具体的には、「【エントリーシート送付】（大学名・氏名）」や「【〇〇大学 氏名】エントリーシートのご送付」のように記載します。
括弧を活用したり、大学名と氏名を明記したりすることで、採用担当者が応募者のメールだとすぐに認識できるようにしましょう。

宛名については、企業名、部署名、担当者名を正確に記載します。
「〇〇株式会社 人事部 採用ご担当者様」や、担当者名が分かっている場合は「〇〇株式会社 人事部 〇〇様」としましょう。
企業からのメールに返信する形で送る場合は、件名が「Re:」から始まることがありますので、その場合は「Re:【エントリーシート送付】（大学名・氏名）」のように、件名の冒頭に自身の情報を追加すると良いでしょう。

本文作成のポイント：簡潔かつ丁寧なコミュニケーション

メールの本文は、ESの送付であることを簡潔かつ丁寧に伝える場です。
長文は避け、必要な情報のみを分かりやすく記載することを心がけましょう。
一般的には、以下の構成で作成します。

1. 宛名: 企業名、部署名、担当者名を正確に記載します。
2. 挨拶: 時候の挨拶や、日頃の感謝を述べます。
3. 用件: エントリーシートを添付した旨を明確に伝えます。
4. 締めの言葉: 採用選考への意欲や、面接の機会を希望する旨を伝えます。
5. 署名: 氏名、大学名、学部・学科、電話番号、メールアドレスを記載します。

特に重要なのは、「どのような書類を添付したか」を明確に記載することです。
「エントリーシートと履歴書を添付いたしました」のように具体的に伝えましょう。
また、送信前には必ず誤字脱字がないか、複数回チェックする習慣をつけましょう。

（例文）

件名：【エントリーシート送付】〇〇大学 氏名

〇〇株式会社
人事部 採用ご担当者様

いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇〇〇（氏名）と申します。

貴社採用選考のエントリーシートを添付ファイルにてお送りいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収いただけますと幸いです。

貴社への入社を強く希望しており、ぜひ面接の機会を頂戴できますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇 〇〇（氏名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXXXX.com
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ファイル形式とセキュリティ対策：完璧な状態での送付

メールでエントリーシートを送る際、添付ファイルの形式や管理方法も非常に重要です。
まず、ファイル形式はPDFが最も推奨されます。
WordやExcelなどのOffice形式は、閲覧環境によってレイアウトが崩れたり、文字化けしたりするリスクがあるため、PDFに変換してから添付しましょう。

ファイル名も工夫が必要です。「ES」「履歴書」といった漠然とした名前ではなく、「〇〇株式会社_〇〇大学_氏名_ES.pdf」のように、企業名、大学名、氏名を含めることで、採用担当者が一目で誰のどの書類か分かるようにしましょう。
これは、たくさんの応募書類を管理する採用担当者にとって、非常に助かる配慮となります。

さらに、セキュリティ対策として、パスワードを設定する方法もあります。
ESには個人情報が含まれるため、情報漏洩のリスクを減らすために有効です。
パスワードを設定した場合は、添付ファイル付きのメールとは別のメールでパスワードを送信するのが一般的です。
「お送りしたESのパスワードは〇〇です」と簡潔に伝えましょう。

最後に、送信前に必ず以下のチェックリストで確認を行いましょう。

• 添付ファイルはすべて揃っているか
• ファイル形式はPDFか
• ファイル名は適切か
• パスワードは設定されているか（指示がある場合）
• メール本文に誤字脱字はないか
• 宛先は間違っていないか
• 送信時間は企業の営業時間内か

封筒で提出する場合の書き方とマナー

封筒の選び方と準備：書類を守り、好印象を与えるために

郵送でエントリーシートを提出する際、まず封筒選びから細心の注意を払う必要があります。
封筒のサイズは、A4サイズの書類を折らずに入れられる「角形2号（角2）」が一般的です。
ESや履歴書を三つ折りにして長形3号などに入れるのは、採用担当者が読みにくくなるため避けるべきです。

封筒の色は、白色を選ぶのが最も無難です。
茶封筒は事務的な書類やDMに用いられることが多く、他の郵便物に紛れてしまったり、重要な応募書類として認識されにくかったりする可能性があります。
白色の封筒は清潔感があり、ビジネスシーンにふさわしい印象を与えます。

その他の準備物として、ESを汚損から守るためのクリアファイル、応募の意思を明確に伝える送付状（添え状）、そして油性で耐水性があり滲みにくい黒色の油性ボールペンまたはサインペン、封をするためのスティックのりや両面テープも忘れずに用意しましょう。
これらの細やかな配慮が、採用担当者に良い第一印象を与えることにつながります。

封筒の表面・裏面の書き方：細部に宿る丁寧さ

封筒の書き方一つにも、あなたの丁寧さや常識が表れます。

封筒の表面

• 中央に、企業の郵便番号と住所を正確に記入します。
• 住所の右側に、企業名、部署名、担当者名を正式名称で略さずに記載します。企業名には「御中」、担当者名には「様」をつけます。
• 封筒の左下には、赤字で「応募書類在中」または「エントリーシート在中」と記載し、定規を使って四角く囲みます。これにより、採用担当者がすぐに重要な応募書類だと認識できます。

特に、企業名や部署名は省略せず、株式会社や有限会社も正式に記載しましょう。
「御中」と「様」の使い分けも重要です。会社や部署宛てなら「御中」、個人宛てなら「様」です。

封筒の裏面

• 左上に郵送日（投函日）を記入します。ES記入日と異なっても問題ありません。
• 左側（中央の線より左側）に、あなたの郵便番号、住所、大学名、学部・学科、氏名を記載します。
• 封をした後、封の中央に「〆」マークを書きます。これは、封が確実にされており、途中で開封されていないことを示す意味合いがあります。

これらの書き方は、すべて丁寧さと正確性が求められるため、下書きをしてから清書するなどの工夫も有効です。

郵送方法と切手：適切な方法で確実に届ける

エントリーシートの郵送方法は、基本的には普通郵便で問題ありません。
速達や簡易書留は、慌てて送っている印象を与えたり、企業側で受け取りに手間がかかったりする可能性があるため、やむを得ない場合を除いて避けた方が良いとされています。
ただし、最近では追跡サービス付きのレターパックなども選択肢の一つとして認識されており、書類の到達を確実に知りたい場合には有効です。

切手については、料金不足がないように注意が必要です。
A4サイズの書類をクリアファイルに入れ、送付状やES、履歴書などを同封すると、重さによっては84円切手では足りず、120円や140円切手が必要になる場合があります。
料金が不足していると、企業に届くのが遅れたり、受取人（企業）に不足料金を請求されたりするなど、大変失礼なことになります。

念のため、郵便局の窓口で「エントリーシート在中」と伝え、重さを量ってもらい、正確な切手料金を確認することをおすすめします。
また、複数のESをまとめて送るような場合も、重量が変わりますので必ず確認が必要です。
ポストに投函する前に、切手が貼ってあるか、料金は適切か、もう一度確認する習慣をつけましょう。

提出時期はいつがベスト？早めの提出のメリット・デメリット

早めの提出がもたらすメリット

エントリーシートは、締め切りギリギリに提出するよりも、余裕をもって早めに提出する方が多くのメリットがあります。
まず、採用担当者の目に留まりやすいという点です。
多くの企業では、締め切り間際に大量のESが届くため、早めに提出されたESは比較的落ち着いた状態でじっくりと読んでもらえる可能性が高まります。

次に、採用担当者が余裕を持って書類をチェックできるため、応募者の内容をより深く理解してもらえる機会が増えます。
また、選考プロセスが早期に開始される企業の場合、早期提出者が有利になるケースもあります。

さらに、自分自身も精神的な余裕を持つことができます。
提出が完了すれば、次のステップである面接対策や企業研究に集中できるため、就職活動全体の効率が上がります。
万が一、書類に不備があった場合でも、早期提出であれば企業から連絡があり、修正や再提出の機会が与えられる可能性も高まります。
このように、早めの提出は、採用担当者と応募者双方にとってプラスに働くことが多いのです。

早すぎることのデメリットと注意点

エントリーシートの早期提出にはメリットが多い一方で、注意すべきデメリットも存在します。
最も懸念されるのは、内容の熟考不足や情報収集不足のまま提出してしまうことです。
締切まで時間があるからと焦って提出すると、自己分析や企業研究が不十分なままESを作成してしまい、結果的にアピールポイントが弱かったり、企業の求める人物像とずれていたりする可能性があります。

特に、選考開始まで時間がある場合、提出後に改めて企業研究を進めてみると、もっと良い書き方があったと後悔することも少なくありません。
一度提出してしまうと、基本的に内容の修正や再提出はできません。

また、非常に稀なケースですが、早期に提出しすぎると、締め切り間際に提出された他の優秀な応募者と比較された際に、印象が薄れてしまう可能性も考えられます。
特に、選考期間が長い企業の場合、提出時期が早すぎると、その後の応募者の印象に埋もれてしまうリスクもゼロではありません。

したがって、早めの提出は推奨されますが、十分な自己分析と企業研究を行い、ESの内容が完成してから提出することが最も重要です。
「早ければ良い」というわけではなく、「完璧な状態で早く提出する」ことを目指しましょう。

締切直前提出のリスクと対策

エントリーシートの締め切り直前での提出は、多くのリスクを伴います。
まず、Webでの提出の場合、システムへのアクセス集中により、サーバーがダウンしたり、通信エラーが発生したりして、提出が間に合わない可能性があります。
また、自身のPCやネットワーク環境のトラブルで、提出できなくなることも考えられます。

郵送の場合でも、締め切り直前の投函は危険です。
郵便の配達遅延や、土日祝日を挟むことで到着が遅れるリスクがあります。
必着とされている場合は、わずかな遅れでも選考対象外となる可能性があります。

これらのリスクを回避するためには、余裕を持った行動が不可欠です。
Web提出の場合は、締め切りの少なくとも2～3日前までには完了させることを目指しましょう。
郵送の場合は、配達にかかる日数を考慮し、速達を利用せざるを得ない状況に陥らないよう、1週間前には投函を済ませるのが理想的です。

万が一の事態に備え、ESをPDF化する際は複数箇所にバックアップを取っておく、郵送の場合は追跡サービスを利用できるレターパックなども検討するなど、できる限りの対策を講じることが重要です。
締め切り直前の慌ただしい提出は、思わぬミスやトラブルを招きやすいため、計画的に準備を進めるようにしましょう。

よくある疑問を解決！エントリーシート提出Q&A

提出後に誤字脱字を見つけてしまったら？

エントリーシート提出後に誤字脱字や記入ミスを見つけてしまうと、誰もが焦るものです。
しかし、基本的には再提出はしない方が良いとされています。
企業は一度受け取ったESをもとに選考を進めるため、再提出すると管理が煩雑になり、かえって迷惑をかけてしまう可能性があります。

軽微な誤字脱字であれば、選考に大きな影響を与えることは少ないでしょう。
ただし、氏名、大学名、連絡先などの重要な情報に誤りがあった場合や、企業名や職種名を間違えていたなど、選考に直接関わるような重大なミスであれば、状況に応じて企業に連絡し、指示を仰ぐことも検討します。

その際も、謝罪の意を伝えつつ、簡潔に状況を説明し、今後の対応について企業の判断を待つ姿勢が重要です。
「再提出させてほしい」と一方的に要求するのではなく、「ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。どのように対応させていただくべきか、ご指示いただけますと幸いです」といった形で丁寧に伝えましょう。
何よりも、提出前の複数回の確認でミスを防ぐことが最も重要です。

郵送で送ったか確認したい、追跡サービスは使うべき？

郵送でエントリーシートを送った後、「本当に届いたのだろうか？」と不安になることはよくあります。
しかし、応募書類の到着確認のために、企業に直接問い合わせるのは避けるべきです。
採用担当者は多くの応募者からの問い合わせに対応しており、個別の到着確認に応じることは難しい場合がほとんどで、かえって迷惑をかけてしまう可能性があります。

一般的に、エントリーシートは普通郵便で送るのが推奨されています。
普通郵便には追跡サービスがありませんが、通常は問題なく企業に届きます。
もし、どうしても書類の到達を確実に確認したい場合は、レターパックなどの追跡サービス付きの郵便を利用するのも一つの選択肢です。
レターパックは郵便局やコンビニエンスストアで購入でき、追跡番号でインターネット上から配達状況を確認できます。

ただし、企業によっては普通郵便以外の方法を指定していない場合もあるため、利用する際は事前に確認が必要です。
基本的には、送付日を記録しておき、締切日から数日経っても連絡がない場合は、企業からの指示を待つのが賢明です。
不要な問い合わせは、あなたの印象を悪くする可能性があるので注意しましょう。

企業から提出方法の指示がない場合、どうする？

ごく稀に、企業からエントリーシートの提出方法について明確な指示がない場合があります。
このような状況に遭遇した場合は、まず企業の採用ページや募集要項を再度隅々まで確認しましょう。
見落としがあるかもしれませんし、Q&A形式で記載されていることもあります。

それでも指示が見つからない場合は、近年ではWebでの提出が主流になっているため、Webからの応募フォームや、メール添付での提出を前提としているケースが多いと考えられます。
もし、Webサイト内に問い合わせフォームやメールアドレスが記載されていれば、そこに丁寧に問い合わせて確認するのが確実です。

問い合わせる際は、「エントリーシートの提出方法について、確認させていただきたくご連絡いたしました。募集要項を拝見しましたが、明確な記載が見当たらず、お手数ですがご教示いただけますでしょうか」のように、丁寧かつ簡潔に用件を伝えましょう。
決して「どうやって送ればいいんですか？」とぶっきらぼうに尋ねるような態度は避け、自ら調べた上でそれでも不明な点を確認するという姿勢を見せることが重要です。
企業によっては、問い合わせることで、その人の問題解決能力やコミュニケーション能力を見ている場合もあります。