OB訪問リマインドメール：当日・前日のマナーと例文集

OB訪問リマインドメールはなぜ必要？

OB訪問は、将来のキャリアを考える上で非常に貴重な機会です。しかし、せっかくの機会を無駄にしないためには、訪問前の準備が欠かせません。その中でも特に重要なのが、「リマインドメール」の送付です。

「たかがメール」と思うかもしれませんが、この一手間が、あなたの印象を大きく左右し、当日の訪問をよりスムーズで有意義なものにする鍵となります。まずは、なぜリマインドメールがそれほど重要なのか、その理由を深く掘り下げていきましょう。

社会人の多忙さを考慮した配慮

社会人として活躍されているOB・OGの方々は、日々多忙なスケジュールの中で業務に励んでいます。複数の会議、緊急のタスク、そして他の学生とのOB訪問など、さまざまな予定が詰め込まれていることがほとんどです。

そのような中で、数週間前に設定したOB訪問の約束をうっかり忘れてしまう可能性もゼロではありません。前日にリマインドメールを送ることは、相手に「明日はOB訪問がある」と再確認してもらうための大切な配慮です。

これにより、相手が訪問を忘れてしまうといった不測の事態を防ぎ、スムーズな受け入れ体制を整えてもらうことができます。あなたのメール一つで、相手の負担を軽減し、スマートな印象を与えることができるのです。

あなたの誠実さを伝える第一歩

リマインドメールは、単なる予定確認に留まりません。それは、あなたがOB訪問に対して真摯に向き合い、しっかりと準備を進めている学生であるということを、相手に伝える絶好の機会でもあります。

丁寧な文面で送られたリマインドメールは、OB・OGの方々に「この学生は礼儀正しく、信頼できる」という安心感を与えます。訪問当日、「本当に来てくれるだろうか」「ちゃんと連絡が取れるだろうか」といった相手の漠然とした不安を解消し、気持ちよく当日を迎えてもらうことができます。

このような細やかな気配りが、あなたの誠実さや礼儀正しさを際立たせ、結果として良い第一印象を形成することに繋がります。あなたのキャリア形成における大切な第一歩となるOB訪問だからこそ、細部まで気を配りましょう。

当日の時間を最大限に活用するために

OB訪問は、限られた時間の中で最大限の情報を引き出し、有意義な対話をする場です。事前にリマインドメールを送る際に、当日聞きたい質問事項をいくつか共有しておくことは、この限られた時間を最大限に活用するための非常に有効な手段となります。

質問を事前に知ることで、OB・OGの方も回答を準備しやすくなり、より具体的で質の高い情報を提供してくれる可能性が高まります。例えば、「現在関わっているプロジェクトで特にやりがいを感じるのはどんな点ですか？」といった具体的な質問を提示することで、相手も話す内容を整理しやすくなるでしょう。

このように、事前にアジェンダを共有することで、当日の会話がスムーズに進み、単なる形式的な訪問ではなく、あなたのキャリアにとって本当に役立つ深い洞察を得る機会に変えることができます。あなたの主体的な姿勢が、訪問の質を格段に向上させるのです。

OB訪問前日のリマインドメールの書き方

OB訪問の前日に送るリマインドメールは、訪問を成功させるための重要な要素です。適切なタイミングで、適切な内容を送ることで、相手に好印象を与え、当日の訪問を円滑に進めることができます。ここでは、具体的な書き方とポイントを解説します。

件名で一目で分かるように工夫する

リマインドメールの件名は、相手がメールボックスを開いたときに、内容と差出人がすぐに理解できるよう簡潔にまとめることが重要です。

NG例: 「リマインドメール」、「明日の件」

OK例: 「【明日のOB訪問について】〇〇大学 氏名」

このように、「【明日のOB訪問について】」といった表現で、件名を見た瞬間に「何についての連絡か」が分かるように配慮しましょう。また、所属大学と氏名を記載することで、相手はメールを開かなくても差出人を特定でき、多忙な中でも優先して確認してもらいやすくなります。相手への配慮が伝わる件名を心がけましょう。

本文に含めるべき必須要素

本文には、当日をスムーズに進めるために必要な情報を漏れなく盛り込むことが大切です。以下の要素を意識して作成しましょう。

• 感謝の言葉: まずは、OB訪問を受け入れてくれたことへの感謝を伝えます。
• 訪問日時と場所: 確定している日時と場所を明確に記載し、再確認を促します。オンラインの場合はURLも記載しましょう。
• 訪問目的: 簡単に訪問の目的を伝えることで、相手も話す内容を準備しやすくなります。
• 質問事項（任意）: もし可能であれば、当日聞きたい質問をいくつか提示しておくと、有意義な時間につながります。具体的な質問を箇条書きで示すと良いでしょう。
• 結びの言葉: 「当日を楽しみにしております」「お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします」など、丁寧な言葉で締めくくります。

これらの要素を簡潔に、しかし丁寧に記述することで、相手に「しっかりとした学生だ」という印象を与えることができます。

署名と連絡先の重要性

メールの最後に記載する署名は、あなたの身元を明確にし、何かあった際の連絡手段を提供する重要な役割を担います。以下の情報を正確に記載しましょう。

• 大学名
• 学部・学科
• 氏名
• メールアドレス
• 電話番号（任意だが、緊急連絡用として記載が推奨される）

特に電話番号は、当日に交通機関の遅延などで遅刻しそうな場合や、集合場所が分からないといった緊急時に、迅速に連絡を取るための重要な手段となります。正確な情報を記載することで、相手にさらなる安心感を与え、あなたの信頼性を高めることに繋がります。忘れずに、しかし簡潔にまとめることがポイントです。

OB訪問当日のリマインドメールのタイミング

OB訪問のリマインドメールは、適切なタイミングで送ることが非常に重要です。早すぎても忘れ去られ、遅すぎると相手に迷惑をかけてしまう可能性があります。では、具体的にいつ送るのがベストなのでしょうか。

基本は「前日」がベスト

OB訪問のリマインドメールを送るタイミングとして、最も効果的かつ一般的とされているのは、訪問日の「前日」です。

前日に送ることで、相手は翌日のスケジュールを再確認する際に、あなたの訪問予定を思い出してもらえます。これにより、多忙な社会人がうっかり予定を忘れてしまうリスクを最小限に抑えることが可能です。

例えば、前日の夕方ごろに送るのが良いでしょう。あまりに早い時間に送ると、その日のうちに他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。また、当日直前に送るのは、相手に「もっと早く言ってほしかった」と不快感を与えかねません。前日というタイミングは、相手の負担を考慮した上で、最も効果的なタイミングと言えるでしょう。

当日メールは必要？状況に応じた判断

基本的に、OB訪問当日のリマインドメールは不要です。前日に送ったメールで十分であり、当日にも再度送るのは、かえって相手に「しつこい」という印象を与えてしまう可能性があります。

ただし、以下のような緊急時や特殊な状況では、当日に連絡を入れることが求められます。

• 交通機関の遅延などにより遅刻が確定した場合: 遅刻が判明した時点で、速やかに電話とメールで連絡を入れましょう。
• 集合場所が分からず困っている場合: やむを得ない場合は連絡しますが、事前にしっかりと場所を確認しておくのが基本です。
• オンライン訪問でURLが不明な場合: 直前になってもURLが見当たらない場合、確認のため連絡が必要です。

これらの場合を除き、当日メールは控えるのがマナーです。頻繁な連絡は、相手に負担をかけるだけでなく、あなたの印象を悪くする原因にもなりかねません。

連絡が来ない場合の対応方法

リマインドメールを送ったにもかかわらず、OB・OGの方から返信がない場合、不安に感じるかもしれません。しかし、このような状況でも焦りは禁物です。

まず、社会人は多忙であるため、メールを確認する時間がなかったり、返信するのを忘れていたりする可能性も十分にあります。返信がないからといって、すぐに再度メールを送ったり、電話をかけたりするのは避けましょう。

特に、催促のような連絡は相手に不快感を与えてしまいがちです。OB訪問の返信がない場合でも、催促や頻繁な連絡は避けるべきとされています。まずは、訪問当日まで様子を見るのが賢明です。

もし訪問当日になっても連絡が取れず、集合時間になってもOB・OGの方が現れない場合は、少し時間を置いてから、改めて「本日〇時に予定しておりましたOB訪問について」といった件名で、状況確認のメールを送ってみましょう。その際も、相手への配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

OB訪問リマインドメールの注意点とよくある失敗

OB訪問のリマインドメールは、あなたの印象を左右する重要なツールです。細やかな気配りが評価される一方で、少しのミスがあなたの評価を下げてしまうこともあります。ここでは、リマインドメールを送る際の注意点と、学生が陥りがちな失敗について解説します。

「リマインドメール」という言葉は避ける

リマインドメールを送る目的は、相手に予定を思い出してもらうことですが、件名や本文で「リマインドメール」という言葉を直接使用することは避けるべきです。

「リマインド」という言葉は、相手に「忘れているだろう」という前提で送られていると受け取られかねず、人によっては不快感を与えてしまう可能性があります。特に、目上の方に対して使う言葉としては適切ではないと考える人もいます。

代わりに、「【明日のOB訪問について】」や「【ご来訪のお礼と確認】」といった、より丁寧で自然な表現を使用しましょう。このように表現を工夫することで、相手への配慮が伝わり、スマートな印象を与えることができます。件名一つで、あなたの気遣いが伝わるかどうかが決まるため、細心の注意を払いましょう。

誤字脱字や情報の不足は厳禁

ビジネスメールの基本中の基本ですが、OB訪問のリマインドメールにおいても、誤字脱字や情報の不足は厳禁です。

相手の名前や会社の名称を間違える、訪問日時や場所を誤って記載する、といったミスは、あなたの注意力や誠実さに疑問符をつけられてしまいます。社会人として、細部まで気を配れない人物であるという印象を与えかねません。

メールを送る前には、必ず以下の項目を複数回確認しましょう。

• 宛名（会社名、部署名、氏名）
• 訪問日時、場所（オンラインの場合はURL）
• 自身の氏名、大学名
• 誤字脱字がないか

特に、氏名や会社名は、固有名詞であるため、一文字でも間違えると相手に失礼にあたります。送信前に必ず声に出して読み上げるなど、ダブルチェックを徹底することで、こうした基本的なミスを防ぎ、信頼性を損なわないようにしましょう。

長文や回りくどい表現は避ける

多忙なOB・OGの方にとって、長文で回りくどいメールは読むのに時間がかかり、負担に感じさせてしまいます。リマインドメールは、簡潔かつ分かりやすく、要点を絞って記述することが重要です。

例えば、感謝の言葉は簡潔に述べ、訪問日時や場所といった必須情報は箇条書きにするなど、視覚的に分かりやすい工夫を取り入れましょう。伝えたいことが多くても、あれもこれもと詰め込みすぎると、本当に伝えたいメッセージが埋もれてしまいます。

POINT: 「何を伝えたいのか」を明確にし、最短で伝わる文章を意識する

「ご多忙の折、大変恐縮ではございますが」「何卒、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」といった定型的な丁寧語は適切ですが、それを過剰に使いすぎると、かえって文章が冗長になり、伝えたいことが分かりにくくなります。

社会人として、相手の時間を尊重する姿勢は非常に大切です。簡潔で明瞭なメールは、あなたのスマートさと効率性をアピールする機会にもなります。

OB訪問リマインドメール例文集

ここからは、実際にOB訪問のリマインドメールを作成する際の具体的な例文をご紹介します。状況に応じて使い分けられるよう、いくつかのパターンを用意しました。これらの例文を参考に、あなたの状況に合わせて調整してみてください。

前日リマインドメールの基本例文

最も一般的な、OB訪問前日に送るリマインドメールの例文です。感謝と訪問の確認、そして当日の準備を進めていることを伝えます。

件名：【明日のOB訪問について】〇〇大学 氏名

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇 氏名と申します。

明日は、ご多忙の中、OB訪問のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
改めまして、下記の日程でお伺いさせていただきます。

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～
場所：〇〇（例：貴社オフィス、オンライン会議室URLなど）

貴重な機会をいただけることに心より感謝申し上げます。
明日は、〇〇様のお話を伺えることを大変楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇
氏名：〇〇 〇〇
メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp
電話：090-xxxx-xxxx
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この例文は、基本的な要素を網羅しつつ、簡潔で丁寧な印象を与えます。特に、日時と場所は誤りのないよう正確に記載しましょう。

質問事項を盛り込んだ応用例文

当日の訪問をより有意義なものにするため、事前に質問事項を共有したい場合の例文です。相手にも準備の時間を与え、深い議論に繋げることができます。

件名：【明日のOB訪問について】〇〇大学 氏名

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇 氏名と申します。

明日は、ご多忙の中、OB訪問のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
改めまして、下記の日程でお伺いさせていただきます。

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～
場所：〇〇（例：貴社オフィス、オンライン会議室URLなど）

当日は、〇〇様のお話を伺えることを大変楽しみにしております。
いくつか質問したいと考えている事項がございますので、
もしお目通しいただけますと幸いです。

・貴社が現在最も注力されている事業について
・〇〇様がこれまでのキャリアで最も印象に残っているプロジェクト
・将来的に〇〇の分野で活躍するために、学生時代に身につけるべきスキル

貴重な機会をいただけることに心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇大学 〇〇学部 〇〇
氏名：〇〇 〇〇
メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp
電話：090-xxxx-xxxx
----------------------------------------

質問は3～5つ程度に絞り、相手が考えやすいように具体的な内容を心がけましょう。リスト形式にすることで、視覚的にも分かりやすくなります。

場所の再確認を含んだ例文

対面での訪問で、待ち合わせ場所の詳細やアクセス方法を再確認したい場合の例文です。オンラインの場合でも、会議ツールのURLなどを再確認できます。

件名：【明日のOB訪問について】〇〇大学 氏名

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇 氏名と申します。

明日は、ご多忙の中、OB訪問のお時間をいただき、誠にありがとうございます。
改めまして、下記の日程でお伺いさせていただきます。

日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～
場所：〇〇（例：貴社オフィス1階ロビー、〇〇駅〇口など）

もしよろしければ、待ち合わせ場所の詳細や貴社までのアクセスで
何か注意すべき点がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
（オンラインの場合は：念のため、オンライン会議室のURLを再度ご確認いただけますでしょうか。）

貴重な機会をいただけることに心より感謝申し上げます。
明日は、〇〇様のお話を伺えることを大変楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------
〇〇大学 〇〇学部 〇〇
氏名：〇〇 〇〇
メール：xxxxxx@xxxx.ac.jp
電話：090-xxxx-xxxx
----------------------------------------

この例文は、相手に再度詳細を確認してもらうことで、当日の集合やアクセスに関する不安を解消し、スムーズな合流を促します。相手への気配りが伝わる一文を添えましょう。