有給休暇の義務化を徹底解説！企業と従業員が知るべきルールと注意点

有給休暇の義務化を徹底解説！企業と従業員が知るべきルールと注意点

2019年4月1日より、働き方改革関連法の一環として、年次有給休暇（以下、有給休暇）の取得義務化が施行されました。この改正は、労働者の心身のリフレッシュ促進やワークライフバランスの向上を目的とし、企業には従業員への有給取得を促す新たな義務が課せられています。本記事では、この有給休暇の義務化について、企業と従業員双方が知っておくべき基本的なルールから具体的な対応、そして義務違反に対する罰則までを詳しく解説します。

有給休暇の「義務化」とは？基本的なルールをおさらい

義務化の背景と目的

日本の労働慣行において、有給休暇の取得率は国際的に見ても低い水準にありました。労働者自身が「仕事が忙しい」「周りに迷惑をかけたくない」といった理由で取得をためらうケースも多く、心身の疲労蓄積やストレス増大が課題となっていました。このような状況を改善し、労働者の健康維持と生産性向上、ひいては企業の持続的な成長を促すために導入されたのが、有給休暇の義務化です。

この制度は、労働者が自ら有給休暇を申請しなくとも、企業が能動的に取得を促し、年に最低5日間の有給休暇を確実に取得させることを目的としています。これにより、労働者は定期的にリフレッシュする機会を得られるだけでなく、企業も計画的な人員配置や業務改善に取り組むきっかけとなることが期待されています。

年5日取得義務の具体的な内容

有給休暇の義務化の核心は、「年10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者に対し、使用者（企業）が、その付与された日から1年以内に少なくとも5日間、時季を指定して有給休暇を取得させなければならない」という点にあります。この義務の対象となるのは、正社員だけでなく、パートタイム労働者やアルバイト、契約社員など、雇用形態を問いません。

企業が時季指定を行う際のポイントは、「労働者の意見を聴き、できる限り労働者の希望に沿った時季に取得させる」ことです。労働者の意向を無視した一方的な指定はトラブルの原因となるため、取得希望を尋ねる機会を設けたり、取得状況を定期的に確認したりするなどの配慮が求められます。ただし、労働者がすでに5日以上の有給休暇を取得している場合は、企業による時季指定の義務は発生しません。

対象となる有給休暇の種類と留意点

義務化の対象となるのは、労働基準法で定められた「法定の年次有給休暇」です。企業が独自に設けている特別休暇（慶弔休暇、リフレッシュ休暇など）は、義務化の対象外となります。また、年次有給休暇の「時間単位年休」は、労働者の利便性を高めるために導入が推奨されていますが、現時点では5日取得義務の対象には含まれません。時間単位年休を利用して取得した分は、5日義務のカウントには算入されない点に注意が必要です。

一方、半日単位で取得された有給休暇は、2回で1日として5日義務のカウントに含めることが可能です。従業員が計画的に有給休暇を取得できるよう、企業は就業規則で半日単位や時間単位年休のルールを明確にし、従業員に周知することが重要です。有給休暇の有効期限は付与日から2年間であるため、前年度からの繰り越し分も合わせて管理し、適切に取得を促す必要があります。

いつから？義務化の開始時期と対象となる有給日数

施行開始日と適用時期のポイント

年次有給休暇の取得義務化は、2019年4月1日より施行されました。この日以降、基準日（有給休暇が付与される日）を迎える労働者から順次、義務化のルールが適用されています。重要なのは、企業全体の会計年度や事業年度ではなく、従業員一人ひとりの有給休暇の付与日（基準日）を起点とするという点です。例えば、毎年4月1日に一斉付与を行っている企業であれば、2019年4月1日に付与された有給休暇から義務化の対象となります。

もし従業員の基準日が10月1日であれば、2019年10月1日に付与された有給休暇から適用が開始され、翌年9月30日までの1年間で5日取得させる義務が生じます。企業は、各従業員の基準日を正確に把握し、その日を起点とした1年間で取得状況を管理する必要があります。

義務化の対象となる有給日数の基準

義務化の対象となるのは、年10日以上の有給休暇が付与される労働者です。これは、勤続年数によって有給付与日数が異なるため、従業員ごとに確認が必要です。一般的に、入社から6ヶ月が経過し、全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、最初の10日の有給休暇が付与されます。その後は勤続年数に応じて付与日数が増加し、最終的には年間20日まで付与されることになります。

例えば、入社して間もない従業員で、まだ有給付与日数が10日に達していない場合は、義務化の対象外となります。しかし、勤続6ヶ月を過ぎて初めて10日の有給が付与された時点から、その従業員も義務化の対象となるため、企業は継続的に従業員の勤続年数と付与日数を確認し、義務化の対象となるタイミングを適切に判断することが求められます。

基準日の考え方と有給管理簿の重要性

義務化のルールを適切に運用するためには、各従業員の有給休暇の基準日を正確に把握し、その後の取得状況を詳細に記録することが不可欠です。この目的のために、企業には「有給休暇管理簿」の作成・保存義務が課せられています。管理簿には、以下の項目を従業員ごとに記載し、3年間保存する必要があります。

• 労働者の氏名
• 基準日（有給休暇が付与された日）
• 付与日数
• 取得した有給休暇の日数
• 取得した有給休暇の時季（日付）
• 時季指定を行った場合はその区分（労使協定による計画的付与、使用者による時季指定など）

この管理簿は、労働基準監督署の指導や調査時に確認される重要な書類です。手書きでも問題ありませんが、多くの企業では勤怠管理システムなどを導入し、自動で管理簿が作成されるようにしています。正確な記録は、義務違反のリスクを回避し、労務管理を円滑に進める上で不可欠です。

パートやアルバイトも対象？義務化の適用範囲を解説

正社員以外の雇用形態への適用原則

有給休暇の義務化は、雇用形態の名称にとらわれることなく、「年10日以上の有給休暇が付与されるすべての労働者」に適用されます。これは、正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、パートタイム労働者、アルバイト、さらには管理監督者まで、広範な労働者が対象となることを意味します。重要なのは、その労働者が日本の労働基準法における「労働者」に該当し、かつ勤続年数や所定労働日数・時間に応じて法定の年次有給休暇が付与されているかどうかです。

特に、パートタイム労働者やアルバイトの場合、週の所定労働日数や年間所定労働日数に応じて、有給休暇が付与される日数が異なります（比例付与）。この比例付与によって、年10日以上の有給休暇が付与されるに至った場合には、正社員と同様に年5日の取得義務の対象となります。企業は、個々の従業員の労働条件を詳細に確認し、義務化の対象となるかどうかを適切に判断しなければなりません。

特定パートタイム労働者等の詳細な適用条件

パートタイム労働者やアルバイトの中でも、特に「週所定労働時間が30時間未満で、かつ週所定労働日数が4日以下、または年間所定労働日数が216日以下の労働者」は、その所定労働日数に応じた比例付与の有給日数が適用されます。これらの「特定パートタイム労働者等」の場合、勤続年数によっては付与される有給休暇が10日に満たないことがあります。

例えば、週3日勤務で勤続3年目のパートタイマーの場合、付与される有給休暇は7日となり、年10日には達しません。この場合、当該従業員は有給休暇の義務化の対象外となります。しかし、同じ週3日勤務でも勤続5年目になると9日、6年6ヶ月以上になると11日と、付与日数が増えるため、その時点で義務化の対象へと切り替わります。企業は、これらの労働者に対しても、勤続年数に応じた有給付与日数を正しく計算し、義務化の対象となるタイミングを見極める必要があります。

労働者の働き方に応じた個別判断の必要性

義務化の適用判断においては、従業員一人ひとりの労働実態に基づく個別判断が不可欠です。一律に「正社員だから対象」「アルバイトだから対象外」といった単純な区分はできません。例えば、入社時は週2日勤務だったが途中で週5日勤務に変わった、という従業員の場合、勤務体系の変更が有給休暇の付与日数にどう影響し、いつから義務化の対象となるかを丁寧に確認する必要があります。

勤怠管理システムを導入している企業であれば、システムが自動で付与日数や取得状況を計算してくれるため、管理の負担を軽減できます。しかし、手作業で管理している企業は、雇用契約書や労働者名簿、就業規則などを参照しながら、各従業員の勤務実態と勤続年数を照らし合わせ、正確な有給管理を行うことが求められます。不明な点があれば、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家へ相談することをおすすめします。

企業に求められる対応とは？計画的付与と時季指定

有給休暇管理簿の整備と就業規則の改訂

有給休暇の義務化に対応する上で、企業がまず取り組むべきは、「有給休暇管理簿」の整備と「就業規則」の改訂です。有給休暇管理簿は、各従業員の基準日、付与日数、取得日数、取得時季、そして時季指定の有無などを詳細に記録し、3年間保存する義務があります。この管理簿は、企業が義務を履行していることを証明する重要な書類であり、労働基準監督署による監査の際にも確認されます。システム導入による自動化も有効ですが、手書きであっても要件を満たしていれば問題ありません。

また、就業規則には、年次有給休暇に関する具体的なルールを明記する必要があります。特に、企業が時季指定を行う場合の具体的な方法や、計画的付与制度を導入する場合のその旨を記載することが義務付けられています。従業員がいつでも内容を確認できるよう、周知徹底も重要です。就業規則の改訂は従業員代表からの意見聴取が必要なため、計画的に進めましょう。

企業による時季指定の具体的な進め方

従業員がその年度内に5日以上の有給休暇を取得していない場合、企業は残りの日数について時季を指定して有給休暇を取得させる義務があります。この時季指定は、労働者の自由な取得時季選択の権利を制限するものであるため、慎重な手続きが求められます。企業はまず、従業員に取得希望の有無や希望時季を聴取し、その意向を最大限尊重しながら時季を決定するように努めなければなりません。

一方的な時季指定はトラブルの原因となるため、事前に面談を設定したり、書面で通知したりするなど、丁寧なコミュニケーションを心がけることが重要です。また、事業の正常な運営を妨げる場合にのみ時季変更権を行使できるという原則も踏まえ、安易な時季指定や時季変更は避けなければなりません。あくまで「従業員が5日未満しか取得していない場合に限って」企業が時季を指定する、というスタンスを忘れないようにしましょう。

計画的付与制度の活用とそのメリット・デメリット

年5日の有給取得義務を確実に果たすための有効な手段として、「計画的付与制度」の活用が挙げられます。これは、労使協定を締結することで、有給休暇のうち5日を超える部分について、企業が計画的に取得日を割り振ることができる制度です。例えば、年末年始や夏季休暇に合わせて一斉に有給休暇を取得させたり、部署ごとに交替で取得日を定めたりする方法があります。

計画的付与制度のメリットとしては、企業側は事前に業務計画を立てやすくなり、従業員側も確実に休暇を取得できる点が挙げられます。これにより、特定の時期に業務が集中することによる残業増加を抑えたり、従業員間の不公平感を解消したりする効果も期待できます。一方、デメリットとしては、従業員が自由に有給休暇を取得できる日数が減る可能性がある点が挙げられます。労使協定を締結する際には、従業員代表との十分な話し合いを通じて、双方にとって公平で納得感のある制度設計を行うことが成功の鍵となります。

義務化を無視するとどうなる？罰則と企業が取るべき対策

義務違反に対する具体的な罰則

年次有給休暇の取得義務は、単なる推奨事項ではなく、法律で定められた義務です。この義務に違反した場合、企業は労働基準法に基づく罰則の対象となります。主な罰則は以下の通りです。

• 年5日の取得義務違反：年10日以上の有給が付与される労働者に対して、年間5日の有給休暇を取得させなかった場合、違反対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。
• 就業規則への記載漏れ：時季指定を行うにあたって就業規則に必要な事項が記載されていない場合、違反者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。
• 有給休暇管理簿の不備：有給休暇管理簿の作成・保存義務に違反した場合も、30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。

これらの罰則は、「違反対象となる労働者1人につき1罪」として計算されるため、例えば10人の従業員に対して違反があった場合、罰金額がその人数分に増加する可能性があります。ただし、多くの場合、いきなり罰則が科されるわけではなく、まずは労働基準監督署からの勧告や指導が行われ、改善が求められることになります。

企業が被るリスクと社会的影響

義務違反による罰金は直接的な損害ですが、それ以上に企業が被るリスクとして、社会的信用の失墜が挙げられます。労働基準法違反は、企業のコンプライアンス意識の低さを露呈し、従業員だけでなく取引先や顧客からの信頼を損なうことになります。SNSなどの普及により、企業への悪い評判は瞬く間に拡散する可能性があり、採用活動にも悪影響を及ぼしかねません。

また、有給休暇の取得を妨げるような職場環境は、従業員のモチベーション低下や不満の蓄積に繋がり、離職率の増加や生産性の低下を招きます。最悪の場合、従業員からの訴訟や労働組合との紛争に発展するリスクも高まります。義務化の遵守は、単なる法令順守にとどまらず、「従業員を大切にするホワイト企業」としてのブランドイメージを確立し、優秀な人材の確保と定着、ひいては企業価値の向上に繋がる重要な要素であると認識すべきです。

義務化遵守のための具体的な対策と継続的な取り組み

企業が義務化を確実に遵守し、上記の罰則やリスクを回避するためには、以下の具体的な対策と継続的な取り組みが不可欠です。

1. 現状把握と情報収集：全従業員の有給休暇付与日、取得状況、残日数などを正確に把握します。
2. 管理体制の構築：有給休暇管理簿を整備し、可能であれば勤怠管理システムなどを活用して、効率的かつ正確な管理体制を構築します。
3. 就業規則の確認・改訂：年次有給休暇に関する規定が最新の法令に対応しているか確認し、必要に応じて改訂・周知を行います。時季指定や計画的付与に関する項目を明確に記載しましょう。
4. 従業員への周知と啓発：有給休暇は従業員の権利であると同時に、企業には取得させる義務があることを従業員に伝え、積極的に取得するよう促します。取得方法や手続きについても分かりやすく説明しましょう。
5. 管理職への教育：現場の管理職が、時季指定の適切な進め方や、部下の有給取得を阻害しないようなマネジメントを理解するよう、研修などを実施します。
6. 定期的なモニタリングとフォローアップ：期末に向けて、有給休暇が5日に満たない従業員がいないか定期的にチェックし、個別で取得を促すなどのフォローアップを行います。

有給休暇の義務化は、企業と従業員双方にとって働き方を見直す良い機会です。法令遵守はもちろんのこと、従業員が心身ともに健康で、いきいきと働ける職場環境を整備することが、結果として企業の成長に繋がります。