【最新】失敗しない！会社電話の選び方と賢い節約術

会社の電話選びは、日々の業務効率やコストに直結する重要な課題です。しかし、「固定電話」「IP電話」「クラウドPBX」など、多様な選択肢がある中で、自社に最適なものを見つけるのは簡単ではありません。

この記事では、公的機関の情報を基にした最新の会社電話の選び方から、賢い節約術、さらには導入からトラブルシューティングまでを徹底解説します。失敗しない会社電話選びのために、ぜひ最後までお読みください。

会社電話の基本：固定電話・携帯電話・IP電話の違い

固定電話（PSTN・IP網）の今とこれから

長年ビジネスの基盤となってきた固定電話網は、現在大きな変革期を迎えています。NTTは2024年1月から、従来の公衆交換電話網（PSTN）からIP網への移行を順次開始し、2024年11月までに完了しています。この移行により、固定電話サービス自体が廃止されるわけではなく、引き続き利用可能ですが、いくつかの変更点があります。最も大きな変更点の一つは、通話料が全国一律9.35円/3分（税込）となることです。また、一部のサービス、例えばINSネットのデジタル通信モードなどは提供が終了しますので、FAXやPOSシステムなどで利用されている場合は代替手段の検討が必要です。

さらに、NTTはメタル回線を利用した固定電話サービスを2035年頃に終了する計画を打ち出しており、将来的にはIP網を前提としたサービスへの移行がさらに進むことが予想されます。企業にとっては、端末の更改や移転などのタイミングを捉え、計画的にIP電話やクラウドPBXへの移行を検討する良い機会となるでしょう。代替サービスへの移行には、工事費の無償化や十分な周知期間が設けられる予定ですので、今後の動向にも注目しましょう。

出典: 参考情報

IP電話とは？メリット・デメリット

IP電話は、インターネット回線を利用して音声通話を行うサービスです。従来の固定電話と比べて、その利便性とコストメリットから多くの企業で導入が進んでいます。最大のメリットは、通話料金の安さです。特に、IP電話同士の通話や提携プロバイダ間では無料になるケースも多く、企業全体の通信コストを大幅に削減できる可能性があります。また、インターネットに接続できれば場所を問わず利用できるため、リモートワークや多拠点展開している企業にとって非常に有効なツールとなります。

さらに、災害時にも比較的強いという側面も持ち合わせています。NTTのIP網への移行により、固定電話もIP網を利用するようになるため、このメリットはさらに大きくなるでしょう。一方で、デメリットとしては、インターネット回線の品質に音質が左右されることや、停電時にはインターネット環境が利用できなくなり、通話ができなくなるリスクがある点が挙げられます。そのため、停電対策としてUPS（無停電電源装置）の導入や、代替の通信手段を確保しておくなどの考慮が必要です。

IP電話の発展形である「クラウドPBX」では、物理的なPBX主装置が不要となり、スマートフォンやPCを会社の代表番号で発着信できるようになるため、より柔軟な運用とコスト削減が期待できます。

携帯電話と会社利用のポイント

社員一人ひとりが携帯電話を持つことが当たり前になった現代において、会社電話として携帯電話をどのように活用するかは、業務効率とコストの両面から検討すべき重要なポイントです。社用携帯を従業員に貸与する場合、通信費や端末購入費用が発生しますが、プライベートとの切り分けが明確で、セキュリティ管理がしやすいというメリットがあります。一方で、近年注目されているのがBYOD（Bring Your Own Device）です。

BYODは、従業員個人のスマートフォンを業務でも利用する形態で、会社側は端末購入費用を削減できるというメリットがあります。しかし、情報漏洩リスクや、業務とプライベートの区別が曖昧になることによる従業員の負担増といったデメリットも存在するため、厳格なセキュリティポリシーと運用ルールを定めることが不可欠です。これらの課題を解決する手段として、クラウドPBXの活用が有効です。クラウドPBXを導入すれば、従業員個人のスマートフォンに専用アプリをインストールするだけで、会社の代表番号での発着信が可能になります。

これにより、社用携帯を購入することなく、個人のスマートフォンを内線電話として利用でき、通話料の最適化や柔軟な働き方にも貢献します。企業は、業務内容やセキュリティ要件、従業員の働き方を総合的に考慮し、最適な携帯電話の利用方法を選択する必要があります。

会社電話の導入方法：申し込みから開通までの流れ

新規導入・乗り換えのステップ

会社電話を新規で導入する場合や、既存の電話システムから乗り換える場合、計画的に進めることが重要です。まずは、現状分析から始めましょう。現在の通話量、利用シーン（内線、外線、国際電話の有無）、必要な機能、そして予算を明確にします。次に、固定電話、IP電話、クラウドPBXといった各サービスのメリット・デメリットを比較検討し、自社に最適なシステムを選定します。

サービス提供事業者から見積もりを取得し、複数社を比較検討することも重要です。契約内容や料金プランだけでなく、サポート体制やセキュリティ対策も確認しましょう。契約が完了したら、いよいよ導入作業です。固定電話の場合は回線工事と電話機の設置、IP電話やクラウドPBXの場合は、インターネット回線の準備と対応端末（IP電話機、スマートフォン、PCなど）の設定が必要になります。多くの場合、専門業者による工事や設定が必要となるため、スケジュールの調整も忘れずに行いましょう。

最後に、テスト運用を行い、問題なく利用できることを確認してから本格稼働に移ります。従業員への利用方法の周知やトレーニングも忘れずに行い、スムーズな移行を目指しましょう。

クラウドPBX導入の具体的なプロセス

クラウドPBXの導入は、従来の物理的なPBX（構内交換機）と比較して、はるかに簡便かつスピーディーに進めることができます。まず、最大のメリットは、物理的なPBX主装置の購入や設置、複雑な配線工事が不要である点です。これにより、初期費用と導入期間を大幅に削減できます。導入プロセスは、まず自社の通信環境（インターネット回線の帯域幅や安定性）を確認することから始まります。

次に、複数のクラウドPBXサービス提供事業者を比較検討し、料金プラン、機能（IVR、通話録音、CRM連携など）、サポート体制、セキュリティ対策などを評価して最適なサービスを選定します。契約後、アカウントが発行され、管理画面上で各種設定を行います。内線番号の割り当て、外線発着信の設定、転送設定、留守番電話設定など、必要な機能を自社の運用に合わせてカスタマイズします。従業員が利用する端末としては、IP電話機、PCにインストールするソフトフォン、またはスマートフォンに専用アプリを導入することで利用可能です。

設定が完了したら、必ず試運転を行い、通話品質や各種機能が正常に動作するかを確認します。従業員向けには、システムの操作方法や新しい電話番号の周知、緊急時の対応などについてトレーニングを実施し、スムーズな運用開始をサポートしましょう。これにより、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現し、業務効率の向上に貢献します。

必要な設備と準備

会社電話の導入において、選定したサービスによって必要な設備や準備は大きく異なります。それぞれのケースで何が必要かを確認し、事前に準備を進めることがスムーズな導入の鍵となります。

• 固定電話の場合:
  • 電話回線工事: NTTなどの通信事業者に申し込み、固定電話回線の敷設工事が必要です。
  • 電話機: ビジネスフォンと呼ばれる多機能電話機や、一般的な家庭用電話機を使用します。複数回線や内線機能が必要な場合は、主装置も必要です。
  • 電源: 電話機や主装置のための電源が必要です。
• IP電話の場合:
  • インターネット回線: 光回線などの安定したインターネット環境が必須です。
  • ルーター: 安定したネットワーク接続を確保するためのルーターが必要になります。
  • IP電話機またはソフトフォン: 専用のIP電話機や、PCやスマートフォンにインストールして利用するソフトフォンを選びます。
  • 電源: 各デバイスに安定した電源供給が必要です。
• クラウドPBXの場合:
  • インターネット回線: IP電話と同様に、安定したインターネット環境が最も重要です。
  • 対応端末: スマートフォン（専用アプリをインストール）、PC（ソフトフォン）、またはVoIP対応のIP電話機を利用します。既存の固定電話機をIP電話機に変換するアダプターもあります。
  • ネットワーク環境: LANケーブルやWi-Fiなど、各端末がインターネットに接続できる環境を整えます。

どのサービスを選ぶにしても、事前にネットワーク環境や電源供給の確認を行い、必要に応じて増強や改善を計画することが重要です。特にIP電話やクラウドPBXはインターネット回線に依存するため、回線品質が通話品質に直結することを理解し、適切な準備を進めましょう。

会社電話の料金を徹底比較！安いサービスを見つけるコツ

基本料金・通話料の比較ポイント

会社電話のコスト削減を考える上で、基本料金と通話料の比較は欠かせません。サービスの種類によって料金体系が大きく異なるため、自社の利用状況に合わせて最適なプランを選ぶことが重要です。固定電話（NTT）の場合、IP網移行後の通話料は全国一律9.35円/3分（税込）となりました。基本料金は回線の種類や契約内容によって異なります。

一方、IP電話やクラウドPBXでは、月額の基本料金に通話料が上乗せされる形が一般的です。基本料金は、利用するID数、同時通話数、付帯機能の有無などによって変動します。通話料は、国内通話（固定電話向け、携帯電話向け）、国際通話によって単価が異なり、多くの場合、固定電話よりも安価に設定されています。特に、IP電話サービス間やクラウドPBXの拠点間通話は無料になるケースも多いため、支店が多い企業やリモートワーク環境での内線通話を多用する企業にとっては大きなメリットとなります。

比較検討の際には、初期費用（工事費、設定費用など）、オプション料金（留守番電話、転送、通話録音など）、そして最低利用期間や解約時の違約金も確認し、トータルコストで判断することが大切です。また、時間帯による通話料の変動や、特定の相手先への通話頻度なども考慮に入れると、より正確なコストシミュレーションが可能になります。

補助金・助成金を活用したコスト削減

会社電話の導入やシステム刷新には、初期費用や運用コストがかかりますが、国や地方自治体が提供する補助金・助成金を活用することで、費用負担を大幅に軽減できる可能性があります。特に注目したいのは、中小企業や小規模事業者を対象とした「IT導入補助金」です。

この補助金は、業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進を目的としたITツールの導入費用の一部を補助する制度であり、クラウドPBXなどのサービスが対象となる場合があります。クラウドPBXの利用料や導入・保守費用などが対象経費として認められることもあるため、導入を検討している場合は必ずチェックしましょう。ただし、申請には期限や要件があり、交付決定前に導入すると対象外となる可能性があるため、必ず交付決定後に導入を行う必要があります。

その他にも、テレワークの推進を目的とした「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」や、東京都などの地方自治体が提供する「テレワーク促進助成金（一般コース）」など、さまざまな制度が存在します。これらの補助金・助成金は、情報システムや通信環境の整備を支援するものが多いため、会社電話のシステム導入と合わせて活用できないか、各制度の公募要領を詳細に確認することが重要です。専門家や各補助金事務局に相談し、自社が対象となるか、どのような経費が認められるかを確認することをおすすめします。出典: 参考情報

契約プランの見直しとキャリア変更戦略

現在の会社電話の料金が高いと感じている場合、まずは既存の契約プランを見直すことが最も手軽で効果的な節約術です。企業の業種や社員数、電話の利用頻度、発信する相手（固定電話、携帯電話、国際電話）などによって、最適なプランは大きく異なります。

例えば、外線通話よりも内線通話が多い企業であれば、内線通話が無料となるクラウドPBXが非常に有効です。また、携帯電話を多く利用する企業であれば、携帯電話への通話料が割安になるプランや、社用携帯のキャリアを乗り換えることで、月々のコストを削減できる可能性があります。現在の通話明細を詳細に分析し、どのような通話にどれくらいの費用がかかっているのかを把握することから始めましょう。

不要なオプションサービスを解約することも忘れずに行いましょう。例えば、利用していない転送サービスや留守番電話機能などをそのままにしていると、無駄な基本料が発生し続けてしまいます。さらに、インターネットFAXの導入も有効な節約策です。FAX専用回線を解約し、インターネット回線を利用したFAXサービスに切り替えることで、回線費用と通信費用を削減できます。フリーダイヤルサービスについても、通話料負担が大きい場合は、他社サービスへの乗り換えを検討する価値があります。定期的なプラン見直しと、必要に応じたキャリア変更によって、無駄のない賢い運用を目指しましょう。

【リース・レンタル】会社電話のコストを抑える選択肢

ビジネスフォンのリース契約のメリット・デメリット

ビジネスフォンを導入する際、初期費用を抑えたい企業にとってリース契約は魅力的な選択肢の一つです。リース契約の最大のメリットは、多額の初期投資をすることなく、月々の定額料金で最新のビジネスフォンシステムを利用できる点にあります。この月額料金には、電話機本体、主装置、設置工事費などが含まれることが多く、導入時のまとまった支出を避けられるため、キャッシュフローの改善に貢献します。

リース期間は一般的に3年から7年程度で設定され、期間終了後には、再リースして引き続き利用する、買取オプションを利用して自社の資産とする、あるいは機器を返却して新しいシステムに切り替える、といった選択肢があります。一方で、デメリットも存在します。リース契約は「賃貸借契約」であるため、原則としてクーリングオフの対象外であり、契約期間中の解約は基本的にできません。もし途中で解約せざるを得ない場合、残りのリース料を一括で支払うなどの違約金が発生する可能性が高いです。

また、補助金・助成金制度の中には、機器の「購入」が対象となるものがあり、リース契約では適用外となるケースがあるため、事前に確認が必要です。リースの総支払額は、一括購入する場合よりも高くなる傾向があるため、長期的な視点でのコスト比較が重要になります。

レンタルサービス活用の利点

ビジネスフォンの導入において、リース契約とは異なる選択肢としてレンタルサービスがあります。レンタルは、リースよりもさらに短期間での利用を想定しており、特に期間限定のプロジェクトオフィスや、急な増員に伴う電話回線増設など、柔軟な対応が必要な場合に大きな利点を発揮します。

レンタルのメリットは、まず初期費用が非常に低く抑えられることです。リースと同様に、機器の購入費用や設置工事費を一度に支払う必要がなく、月額料金だけで利用を開始できます。さらに、レンタル期間が短いため、利用状況に合わせて契約内容を柔軟に変更しやすいという特徴があります。たとえば、事業の拡大や縮小に合わせて電話機の台数を増減させたり、最新機種への切り替えが比較的容易に行えるため、常に最適な環境を維持しやすいでしょう。

また、レンタル料金には、機器のメンテナンスや故障時の修理対応が含まれていることが多いため、万が一のトラブル発生時にも安心してサービスを利用できます。自社で保守・管理の専門知識や人員を確保する必要がなく、運用にかかる手間とコストを削減できる点も大きな魅力です。ただし、長期間利用する場合には、購入やリースと比較して総コストが高くなる可能性もあるため、利用期間とコストのバランスを考慮して選択することが重要です。

リース・レンタルと購入の比較検討

会社電話の導入形態を選ぶ際、「リース」「レンタル」「購入」のどれが自社にとって最適かを慎重に比較検討することが重要です。それぞれの形態には、初期費用、月額費用、契約期間、資産計上の有無、税務上の扱い、そして将来的な柔軟性において大きな違いがあります。

長期的な利用を前提とし、自社で資産を保有したい、あるいは総コストを抑えたい場合は「購入」が有利です。特にクラウドPBXのようなソフトウェア主体のサービスでは、月額利用料のみで初期費用がほとんどかからないため、購入に近い感覚で利用できるケースもあります。一方で、初期費用を抑えつつ一定期間利用したい場合は「リース」が適しています。

短期間の利用や、事業規模の変動が予想される場合は「レンタル」が最も柔軟な選択肢となります。自社の事業計画、予算、将来の拡張性、そして税務上のメリット・デメリットを総合的に考慮し、最も適した導入形態を選びましょう。

会社電話のトラブルシューティングとよくある質問

通話品質や接続トラブルの解決策

IP電話やクラウドPBXといったインターネット経由のサービスを利用する際、通話品質の低下や接続トラブルは避けられない場合があります。これらの問題が発生した際の基本的な解決策を知っておくことは、業務の中断を最小限に抑えるために重要です。

まず、通話品質に問題がある場合（音声が途切れる、ノイズが入るなど）は、インターネット回線の安定性を疑いましょう。回線の帯域幅が不足している、または他のネットワーク利用（大容量ファイルのダウンロード、動画ストリーミングなど）によって帯域が圧迫されている可能性があります。社内のネットワーク環境を見直し、安定した回線速度が確保されているかを確認してください。可能であれば、他のPCやデバイスでのネットワーク利用を一時停止し、影響を切り分けることも有効です。

次に、ルーターやモデムの一時的な不具合が原因の場合もあります。これらのネットワーク機器を再起動することで、トラブルが解消されるケースも少なくありません。また、特定の端末（IP電話機、PC、スマートフォン）のみで問題が発生しているのか、あるいはシステム全体で発生しているのかを確認しましょう。特定の端末だけであれば、その端末の設定やハードウェアの問題である可能性が高いです。全体的な問題であれば、プロバイダやクラウドPBXのサービス提供事業者に問い合わせ、障害状況を確認する必要があります。トラブルが発生した際には、状況を詳細に記録し、具体的な情報を提供できるよう準備しておくと、スムーズな解決につながります。

セキュリティ対策の重要性

インターネットを利用した会社電話サービスは、利便性が高い反面、セキュリティ対策が不可欠です。音声データがインターネット上を流れるため、盗聴や不正アクセス、なりすましといったリスクが常に存在します。これらのリスクから会社の重要な情報を守り、安全な通信環境を確保するためには、以下の対策を徹底しましょう。

1. パスワード管理の徹底: クラウドPBXの管理画面や各アカウントのパスワードは、複雑で推測されにくいものを設定し、定期的に変更しましょう。二段階認証が利用できるサービスであれば、必ず導入してください。
2. ファイアウォールの設定: 企業のネットワークには、不正アクセスを防ぐためのファイアウォールを適切に設定し、不要なポートは閉じておくことが重要です。
3. VPNの活用: リモートワークなどで社外から会社の電話システムにアクセスする場合、VPN（仮想プライベートネットワーク）を利用することで、通信経路を暗号化し、セキュリティを強化できます。
4. サービス提供事業者の選定: クラウドPBXなどのサービスを選ぶ際には、その事業者がどのようなセキュリティ対策を講じているか（データセンターのセキュリティ、暗号化技術、ISO認証など）を事前に確認することが非常に重要です。
5. 従業員への教育: セキュリティ意識の低い従業員が一人でもいると、そこが脆弱性となる可能性があります。従業員全員に対し、セキュリティポリシーの周知と教育を定期的に実施しましょう。

これらの対策を講じることで、安心して会社電話サービスを利用できる環境を構築し、情報資産を守ることができます。

よくある質問と注意点

会社電話に関する様々な疑問や、見落としがちな注意点をまとめました。導入後も安心して利用できるよう、事前に確認しておきましょう。

Q: 固定電話のIP網移行で、現在の電話機は使えなくなるの？

A: 基本的に、現在の電話機はそのまま利用可能です。IP網への移行は、通信方式の変更であり、電話機自体を交換する必要はありません。ただし、一部の特殊なサービス（INSネットのデジタル通信モードなど）を利用している場合は、代替手段の検討が必要です。NTTからの案内をよく確認しましょう。出典: 参考情報

Q: 補助金・助成金の申請はいつ行うべき？

A: 補助金・助成金は、必ず交付決定後に導入を開始してください。交付決定前に導入した費用は、補助金の対象外となる可能性が高いです。申請から受給までには時間がかかる場合があるため、余裕を持ったスケジュールで計画を進めましょう。また、制度によって要件や対象経費が異なるため、必ず公募要領を詳細に確認することが重要です。出典: 参考情報

Q: 災害時、IP電話は使えるの？

A: IP電話はインターネット回線に依存するため、停電やインターネット回線が断線した場合、通話ができなくなる可能性があります。災害時の事業継続計画（BCP）においては、携帯電話や衛星電話、公衆電話など、複数の通信手段を確保しておくことが重要です。クラウドPBXの中には、万一の際に携帯電話へ自動転送する機能を持つものもありますので、確認しておくと良いでしょう。

これらの情報を参考に、自社の状況に合った最適な会社電話の選び方と賢い節約術を検討し、ビジネスの成長をサポートする通信環境を構築してください。