【初心者必見】発注書の基本から作成例まで徹底解説

発注書とは？基本のキを理解しよう

ビジネスにおいて、商品やサービスの注文は日常的に行われます。その際、口頭でのやり取りだけでは、「言った」「言わない」のトラブルが発生したり、取引内容の認識にズレが生じたりするリスクがあります。そこで重要な役割を果たすのが「発注書」です。

発注書は、取引先との間で交わされる正式な注文書類であり、取引内容の明確化やトラブル防止に役立つ、まさにビジネスの根幹を支える大切な書類と言えるでしょう。

初心者の方でも安心して発注書を作成できるよう、その基本から具体的な作成方法、さらに応用テクニックまでを徹底的に解説していきます。

発注書の役割と法的側面

発注書（注文書とも呼ばれます）は、発注者（注文する側）が受注者（請け負う側）に対して、商品やサービスの購入・依頼の意思表示をするために発行する書類です。

この書類が持つ主な役割は、以下の3点に集約されます。

• 取引内容の明確化: 商品名、数量、単価、納期、支払い条件などを具体的に記載することで、双方の認識のずれを防ぎ、円滑な取引を促進します。
• トラブル防止: 口頭でのやり取りでは発生しがちな「言った・言わない」のトラブルを防ぎ、安心して取引を進めるための証拠となります。特に、後で「こんな話は聞いていない」といった事態を避けるために非常に有効です。
• 取引の信頼性担保: 正式な書類として発行することで、取引の信頼性を高め、お互いに責任を持ったビジネス関係を築くことができます。これは、特に新規取引先との間で信頼関係を構築する上で重要です。

法的には、下請法（下請代金支払遅延等防止法）の対象となる取引を除き、発注書の発行は義務ではありません。

しかし、実務上は、円滑で確実な取引のために発行されることが一般的であり、多くの企業でスタンダードな業務フローとして定着しています。発注書は単なる書類ではなく、ビジネスコミュニケーションを円滑に進めるための重要なツールなのです。

発注書と注文書の違いを明確に

「発注書」と「注文書」という言葉は、ビジネスシーンでよく耳にしますが、これらの間に法的な違いは存在しません。

基本的に同じ意味で使われることが多く、どちらの名称を使用しても問題はありません。

ただし、企業によっては、使い分けの慣習が見られることもあります。例えば、形のある「製品」の購入・発注には「注文書」を、形のない「サービス」の依頼やプロジェクトの発注には「発注書」を使用するといったケースです。

しかし、これはあくまで社内や業界内での慣例であり、法的な拘束力を持つものではありません。むしろ、社内で複数の名称が混在すると、書類管理が煩雑になったり、取引先との間で混乱を招いたりする可能性もあります。

そのため、企業全体でどちらか一方に統一して使用することが推奨されます。これにより、書類の検索性や管理効率が向上し、ヒューマンエラーのリスクも低減できるでしょう。重要なのは、名称ではなく、記載されている内容と、それが取引関係者の間で正確に共有されることです。

発注書の基本項目と作成時の注意点

発注書には法的に定められた決まったフォーマットはありませんが、円滑な取引のために一般的に記載すべきとされる項目が存在します。

これらを網羅することで、誤解なくスムーズな取引が可能になります。

発注書の基本的な記載項目:

• 宛先: 発注先の会社名、部署名、担当者名
• 発行日: 発注書を作成した日付
• 発注番号: 社内管理用の番号（任意ですが、管理のために重要です）
• 発行元情報: 発注元の会社名、住所、連絡先、担当者名
• 件名: 「発注書」または「注文書」と明記
• 商品・サービス名: 具体的な名称。必要に応じて「〇〇一式」とし、詳細を備考欄に記載
• 数量・単価: 購入する数量と単価
• 金額: 各品目の合計金額
• 小計・消費税・合計金額（税込）: 税抜きの小計、消費税額、最終的な税込合計金額
• 納期・納品場所: 商品の納品期限や納品先
• 支払い条件: 支払い方法、支払い期日など
• 備考: 特記事項や補足事項

発注書作成時の注意点:

• 見積書との照合: 見積書がある場合、その内容と発注書の内容が完全に一致しているかを必ず確認してください。
• 正確な記載: 受注者は発注書をもとに準備を進めるため、誤字脱字や金額の間違いは大きなトラブルに繋がります。複数回確認しましょう。
• 下請法の確認: 下請法が適用される取引の場合、記載しなければならない項目が法律で定められています。違反すると罰則の対象となるため、事前に確認が必要です。
• 収入印紙: 原則として、課税文書とみなされる発注書（特に金額が大きい場合や、発注請書がない場合など）には収入印紙が必要です。ただし、メール添付や電子データでの送付、1万円未満の場合は不要です。
• 送付方法: 取引先が希望する方法（郵送、FAX、メールなど）で送付し、送付方法については事前に確認することが丁寧な対応です。

発注書作成に役立つ！Word・Excelテンプレート活用術

発注書を毎回ゼロから作成するのは、時間も手間もかかります。そこで大いに役立つのが、WordやExcelなどの文書作成ソフトで利用できるテンプレートです。

テンプレートを上手に活用することで、業務効率が格段にアップし、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。

ここでは、効率的な発注書作成のステップから、テンプレートの選び方、具体的な記載例までを詳しく解説していきます。

効率的な発注書作成の基本ステップ

発注書を効率的に、かつ正確に作成するためには、いくつかの基本ステップを踏むことが重要です。

1. 情報収集と確認: まず、発注に必要な全ての情報（商品・サービス名、数量、単価、納期、支払い条件など）を正確に集めます。特に、事前に受け取っている見積書がある場合は、その内容と発注内容が合致しているかを綿密に確認しましょう。この段階での確認が、後のトラブル防止に直結します。
2. テンプレートの選定: 自社の業務内容や取引先に適した発注書テンプレートを選びます。インターネット上には無料で利用できる高品質なテンプレートが多数公開されていますし、既存の自社フォーマットを使用することも可能です。テンプレートは、必要な項目が網羅されているか、カスタマイズしやすいかなどを基準に選びましょう。
3. 情報の入力: 選定したテンプレートに、収集した情報を正確に入力していきます。特に、数値（単価、数量、合計金額）や日付（発行日、納期、支払期日）は間違いのないように細心の注意を払ってください。Excelテンプレートの場合、自動計算機能を活用すると計算ミスを防げます。
4. 最終確認と承認: 入力作業が完了したら、発注書の内容全体を再確認します。誤字脱字、金額の誤り、記載漏れがないかを最終的にチェックし、必要に応じて上長の承認を得てから発行に進みましょう。
5. 送付と控えの保存: 確認・承認が済んだら、取引先に指定された方法で発注書を送付します。また、発行した発注書の控えは、電子帳簿保存法の要件に従って適切に保存しておくことが不可欠です。

これらのステップをルーティン化することで、発注書作成業務は格段に効率化されるでしょう。

テンプレート活用のメリットと選び方

発注書テンプレートを活用することには、数多くのメリットがあります。

主なメリットとしては、「時間短縮」「標準化」「ミス削減」「プロフェッショナルな見た目」が挙げられます。ゼロから作成する手間が省けるため、他の重要な業務に時間を割くことができ、業務全体の生産性向上に繋がります。

また、統一されたフォーマットを使用することで、社内での書類管理が容易になり、誰が作成しても同じ品質の発注書が発行できるようになります。これにより、記載漏れや誤りのリスクが低減され、取引先に対しても信頼性の高い企業イメージを築くことができるでしょう。

では、数あるテンプレートの中から、どのように最適なものを選べば良いのでしょうか？

テンプレート選びのポイント:

• 用途に合っているか: 商品発注用、サービス発注用など、自社の主要な取引内容に適したレイアウトであるかを確認します。
• 必要な項目が網羅されているか: 自社が必ず記載したい項目（発注番号、納期、支払い条件など）が標準で含まれているかを確認します。
• カスタマイズしやすいか: テンプレートによっては、ロゴの挿入や項目名の変更が容易にできるものがあります。自社のブランドイメージに合わせて調整できる柔軟性も重要です。
• 使いやすさ: WordやExcelなど、普段使い慣れているソフトに対応した形式を選ぶと、導入がスムーズです。Excelの場合、計算式が組み込まれていると便利です。
• 法的要件への対応: 特に下請法が関係する取引を行う場合は、法的に必要な記載事項に対応しているテンプレートを選ぶことが重要です。

インターネット上には、Microsoft Officeの公式サイトやビジネス書式サイトなどで無料のテンプレートが豊富に提供されていますので、これらを活用して自社にぴったりのテンプレートを見つけましょう。

具体的な記載例と作成のコツ

ここでは、WordやExcelで発注書を作成する際の具体的な記載例と、作成をスムーズに進めるためのコツをご紹介します。テンプレートを活用しつつ、これらのポイントを押さえることで、より正確で分かりやすい発注書を作成できます。

発注書テンプレートの記載例:

発注書作成のコツ:

• 具体的な品名・仕様: 「〇〇一式」と記載する場合は、必ず別途詳細資料を添付するか、備考欄に主要な内容を記載し、誤解が生じないようにしましょう。
• 金額の自動計算（Excel）: Excelテンプレートを使用する場合、数量と単価を入力すれば金額が自動計算されるように設定しておくと、計算ミスを防げます。小計、消費税、合計金額も同様に設定しておくと非常に便利です。
• 備考欄の活用: 標準項目では表現しきれない特別な条件や補足事項は、備考欄に明確に記載しましょう。例えば、「見積書No.〇〇を参照」といった形で関連書類への参照情報を入れると、後々の確認が容易になります。
• ロゴ・社印の挿入: 自社のロゴを挿入したり、印刷後に社印を押したりすることで、発注書の信頼性が高まります。電子データで送付する場合は、電子印鑑の活用も検討しましょう。

見栄えも重要！発注書のレイアウトとデザインのポイント

発注書は単なる注文内容を伝える書類ではありません。取引先へのプロフェッショナルな印象を与え、円滑なビジネスコミュニケーションを促進するための重要なツールです。

そのため、記載内容の正確さだけでなく、その「見栄え」にも配慮することが求められます。ここでは、発注書のレイアウトとデザインに関するポイントを詳しく見ていきましょう。

プロフェッショナルな印象を与えるデザインの秘訣

発注書は、自社のブランドイメージを反映し、取引先に対してプロフェッショナルな印象を与える重要なビジネス文書です。

見た目が整った発注書は、作成者の丁寧さや企業の信頼性をアピールすることに繋がります。

プロフェッショナルな印象を与えるためのデザインの秘訣は、以下の要素にあります。

• 統一感のあるフォーマット: 全てのビジネス文書で一貫した書式やレイアウトを使用することで、企業としての統一感を演出できます。これは、テンプレートを活用する大きなメリットの一つです。
• ロゴと社名の配置: 発注書のヘッダー部分など、目につきやすい位置に自社のロゴや正式名称を配置しましょう。これにより、一目でどの企業からの発注書であるかを識別でき、信頼性を高めます。
• 適切な余白の確保: 余白はデザインにおいて非常に重要です。適切な余白を確保することで、文書全体にゆとりが生まれ、情報を読みやすくするだけでなく、洗練された印象を与えます。情報がぎっしり詰まりすぎていると、読みにくいだけでなく、雑な印象を与えかねません。
• 情報のグルーピング: 関連する情報はまとめて配置し、視覚的に分かりやすく整理しましょう。例えば、発注元情報、発注先情報、発注内容、支払い条件など、それぞれを区切ることで、必要な情報がどこにあるのかを一目で把握できるようになります。
• 簡潔で明確な表現: 専門用語の多用は避け、誰が読んでも理解しやすい言葉遣いを心がけましょう。また、必要に応じて太字や色を使って強調する部分を限定し、視覚的なノイズを減らすことも大切です。

これらのポイントを意識することで、発注書は単なる書類以上の価値を持つようになります。

視認性を高めるためのフォントとカラー選び

発注書の「読みやすさ」は、正確な情報伝達のために不可欠です。視認性を高めるためには、フォントの選択とカラーの使い方が重要になります。

フォント選びのポイント:

• 可読性の高いフォント: 日本語文書の場合、一般的には「メイリオ」「游ゴシック」「ヒラギノ角ゴ」などのゴシック系のフォントが推奨されます。これらのフォントは、線の太さが均一で文字が潰れにくいため、特にデジタル環境での表示や印刷時に高い可読性を発揮します。明朝体も美しいですが、細部が潰れやすいこともあるため注意が必要です。
• 適切な文字サイズ: 本文の文字サイズは、10pt〜12pt程度が一般的です。小さすぎると読みにくく、大きすぎると情報量が入りきらなくなる可能性があります。見出しや合計金額など、特に強調したい部分は少し大きめのサイズや太字（タグ）で表現すると良いでしょう。
• 太字と斜体の使い方: 重要な項目や強調したいキーワードには、太字（タグ）を使用します。ただし、多用しすぎるとかえって読みづらくなるため、ここぞというポイントに絞って使うのがコツです。斜体は日本語文書ではあまり一般的ではありませんが、英数字の強調には有効な場合があります。