発注書作成を効率化！おすすめツールと選び方

発注書作成は、企業の購買活動において欠かせない重要な業務です。しかし、この作業に多くの時間と手間がかかり、非効率だと感じている方も少なくないでしょう。

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の流れを受け、発注管理システムや受発注システムといったITツールの導入が急速に進んでいます。これらのシステムは、従来の電話やFAX、Excelによる手作業でのやり取りをデジタル化し、業務効率の向上、ミスの削減、コスト削減などを実現します。

この記事では、発注書作成を効率化するための最新のおすすめツールと、その選び方について詳しく解説します。ぜひ、貴社に最適なツールを見つけ、業務効率化を実現する一助としてください。

発注書作成、こんなお悩みありませんか？

発注業務には、多くの企業が共通して抱える課題があります。これらの課題を解決することで、業務全体の生産性を大幅に向上させることが可能です。

手作業とアナログ管理による非効率性

多くの企業では、依然として発注書の手書き、Excelでの作成、FAXや電話でのやり取りが主流となっています。これらのアナログな方法は、一つ一つの作業に時間がかかり、多くの人的リソースを消費します。

特に、発注書の作成から送付、確認、そして履歴管理に至るまで、手作業が介在する場面が多いと、その分だけ業務全体のスピードが低下します。過去の発注データを探すのに時間がかかったり、紙の書類が散逸してしまったりすることも少なくありません。

このような非効率なプロセスは、従業員の残業時間の増加や、本来注力すべき業務への時間が割けないといった問題を引き起こします。結果として、企業の競争力低下にも繋がりかねません。

発注ミス・漏れ、納期遅延のリスク

手入力による発注書の作成は、ヒューマンエラーのリスクを常に伴います。数量の間違い、品番の入力ミス、あるいは単純な発注漏れなどは、取引先との信頼関係に影響を与えるだけでなく、会社の損失に直結する可能性もあります。

また、在庫状況がリアルタイムで把握できていないと、過剰な在庫を抱えてしまったり、逆に品切れによる販売機会の損失を招いたりすることもあります。納期管理が煩雑だと、発注した商品の到着が遅れ、生産計画や販売計画に大きな支障をきたす可能性も否定できません。

これらのミスや遅延は、仕入先への確認作業や再発注の手間、顧客への謝罪など、さらなる業務負担を生み出します。ミスの発生を未然に防ぎ、スムーズな発注プロセスを確立することが求められています。

情報共有の課題と属人化

発注業務が特定の担当者に依存している場合、その担当者が不在の際に業務が滞る「属人化」の問題が発生しやすくなります。発注履歴や仕入先情報が個人のPCやノートにしか保存されていないと、他の従業員が状況を把握できず、引継ぎが困難になることも少なくありません。

また、部署間での情報共有がスムーズでないと、在庫状況や納期の問い合わせに迅速に対応できなかったり、重複発注や発注漏れの原因になったりします。仕入先ごとに異なる発注方法や条件が整理されていないと、新任の担当者が業務を覚えるのに時間がかかり、効率がさらに低下します。

情報が社内で一元的に管理されていないことは、業務の透明性を損ない、スピーディな意思決定を妨げる要因となります。これらの課題を解決するためには、情報共有を促進し、業務プロセスを標準化する仕組みが不可欠です。

発注書作成を助ける！主要クラウドサービス比較

現在、様々な発注管理システムが提供されており、自社の業務内容や規模に合わせて選ぶことが重要です。ここでは、特におすすめのクラウド型発注書作成ツールをいくつかご紹介します。

CO-NECT：発注側無料のオールインワン

CO-NECTは、受注・帳票作成・出荷・請求までをワンストップで管理できるクラウド型システムです。その最大の魅力は、発注側が無料で利用できる点にあります。受注側も初期費用無料または安価なプランが用意されており、導入ハードルが低いのが特徴です。

Web受注フォームの作成も容易で、取引先は特別なシステムを導入することなく、スマホやタブレットから簡単に発注が可能です。これにより、発注側、受注側双方の利便性が向上し、スムーズな取引を実現します。導入実績も豊富で、特に中小企業での利用が進んでいます。

複数の拠点を持つ企業や、多くの取引先を抱える企業にとって、一元管理と手軽な利用開始は大きなメリットとなるでしょう。ペーパーレス化や業務効率化を大きく推進する強力なツールと言えます。

freee販売とBtoBプラットフォーム受発注：連携と実績重視

freee販売は、営業から経理までを連携させ、請求書発行までスムーズに行える販売管理システムです。案件ごとの売上や粗利を自動集計し、売上見込みの把握が容易なため、経営判断に役立ちます。特に、会計システムfreee会計との連携が強みで、入力の手間を大幅に削減し、経理業務の効率化にも貢献します。

一方、BtoBプラットフォーム 受発注は、40,000社以上の利用実績を持つ、企業間の受発注業務をオンライン化するサービスです。データ発注により手入力を削減し、ミスを防止します。スマホやタブレットにも対応しており、場所を選ばずに受発注業務が行えるのが特徴です。

freee販売は社内業務連携を重視する企業に、BtoBプラットフォーム 受発注は多くの取引先との連携や業界標準としての実績を求める企業に適しています。どちらもインボイス制度に対応した帳票作成が可能で、法改正への対応も安心です。

kintoneと楽楽B2B：柔軟性と手軽さで選ぶ

kintoneは、様々な業務の効率化を図れるカスタマイズ性の高いシステムです。受発注業務の自動化により作業工数を削減し、ワークフローに沿った進捗管理や、協力会社とのやり取りの可視化も可能です。導入実績は30,000社以上と多く、企業の業務内容に合わせて柔軟にシステムを構築したい場合に最適です。

一方、楽楽B2Bは、法人向けのBtoB受発注システムで、「かんたん発注フォーム」機能により、取引先も直感的に使用できるのが特徴です。Web操作に慣れていない取引先が多い場合でも、手軽に利用できる設計になっています。電話やFAX注文をWeb注文に置き換えることで、業務を自動化し、中小・中堅企業を中心に多数導入されています。

kintoneは自社の特殊な業務フローに合わせてシステムを構築したい企業に、楽楽B2Bは手軽に導入でき、取引先のITリテラシーに配慮したシンプルな操作性を求める企業におすすめです。どちらのツールも、業務の自動化と効率化を強力にサポートします。

目的に合わせた発注書作成ツールの選び方

発注書作成ツールやシステムを選ぶ際には、自社の現状と将来の目標を明確にし、以下の点を考慮すると良いでしょう。適切なツールを選ぶことで、導入効果を最大化できます。

必要な機能と操作性を徹底比較

まず、自社の業界や業務に本当に必要な機能は何なのかを具体的に洗い出すことが重要です。単に発注書作成だけでなく、在庫管理、納期管理、請求管理、レポート作成、自動発注、受注管理など、幅広い機能の中から、自社にとって優先度の高いものを見極めましょう。

次に、導入によって業務効率が本当に向上するかどうかをシミュレーションします。システムの操作性は非常に重要な要素です。現場の担当者や取引先が直感的に操作できるか、学習コストは低いかを確認しましょう。

特に、ITリテラシーが高くない担当者や取引先が多い場合は、シンプルな操作性のシステムを選ぶことが成功の鍵となります。無料トライアル期間を活用し、実際に使ってみて使用感を確かめることを強く推奨します。

費用対効果とサポート体制の確認

システム導入には、初期費用、月額利用料、追加機能の料金など、様々なコストが発生します。これらの費用と、導入によって得られる業務効率化、ミスの削減、時間短縮などの効果を総合的に比較し、費用対効果の高いシステムを選びましょう。

無料プランやトライアル期間を活用して、コストを抑えながらシステムを試すことも有効です。また、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも、重要な選定ポイントです。特に中小企業などでIT担当者がいない場合、導入・運用に関する疑問やトラブルが発生した際に、迅速かつ的確なサポートが受けられるかは非常に重要です。

電話、メール、チャットなど、複数のサポートチャネルがあるか、日本語でのサポートが受けられるかなども事前に確認しておくことで、安心してシステムを運用できます。

他システム連携と将来的な拡張性

現在利用している会計ソフトや販売管理ソフト、基幹システムなどと、導入を検討している発注書作成ツールが連携できるかどうかは、業務効率化の観点から非常に重要です。連携が可能であれば、データの二重入力を削減し、情報の一貫性を保つことができます。

API連携やCSVによるデータ連携など、どのような形式で連携できるのかを確認しましょう。また、将来的に事業規模が拡大したり、業務内容が変化したりした場合に、システムが柔軟に対応できるか、機能の追加やカスタマイズが可能かといった拡張性も考慮に入れるべきです。

長期的な視点に立ち、企業の成長に合わせて進化できるツールを選ぶことが、無駄な再投資を防ぎ、持続的な業務効率化を実現する上で不可欠です。複数のシステム間でデータがスムーズに流れることで、業務全体の自動化と最適化がさらに進むでしょう。

発注書作成をさらにスムーズにする便利機能

発注管理システムには、発注業務を効率化するための様々な機能が搭載されています。これらの機能を活用することで、従来の手間を大幅に削減し、業務全体の生産性を向上させることができます。

発注書作成から送受信・管理まで自動化

発注管理システムを使えば、発注書をシステム上で簡単に作成し、PDF化やメール送信までを一連の流れで行うことが可能です。これにより、手書きやExcelでの発注書作成、郵送やFAX送信といった手間が一切不要になります。

テンプレートを活用することで、入力項目を最小限に抑え、作成時間を大幅に短縮できます。また、受発注に関する全てのプロセスをオンラインで一元管理できるため、注文から納品、請求までの進捗状況が可視化され、担当者間の情報共有もスムーズになります。

過去の発注履歴はデータとして自動的に保存・管理されるため、発注漏れやミスの防止にも繋がり、担当者間の引継ぎも容易に行えます。これにより、発注業務の属人化を防ぎ、組織全体のレジリエンスを高めることができます。

在庫・納期・仕入先を一元管理

多くの発注管理システムには、商品の在庫状況をリアルタイムで把握できる機能が搭載されています。これにより、過剰在庫や欠品のリスクを低減し、最適な在庫水準を維持することが可能です。

発注者と在庫情報を共有することで、問い合わせ対応の負荷も軽減されます。さらに、発注した商品の納期を管理し、遅延を防ぐ機能も備わっています。納品遅延が発生した場合でも、システム上で迅速に状況を把握し、対策を講じることができます。

取引のある仕入先情報をシステム上で一元管理することで、連絡先や取引条件などを瞬時に確認でき、発注業務の効率化に貢献します。これらの機能により、サプライチェーン全体の透明性が高まり、より迅速かつ正確な意思決定が可能となります。

データ分析と他システム連携で業務全体を最適化

発注管理システムは、単に発注書を作成するだけでなく、過去の発注データを集計・分析し、レポートを作成する機能も提供しています。これにより、発注状況や仕入先ごとの実績、商品の需要傾向などを客観的に把握し、経営判断に役立てることが可能です。

在庫状況に応じて自動で発注する設定や、受領書や納品書から請求書を自動生成し、支払ステータスを管理する「請求管理機能」など、定型業務の自動化も進んでいます。これにより、人的ミスの削減と業務工数の大幅な短縮が期待できます。

さらに、現在利用している会計ソフトや販売管理システムなどと連携することで、データ入力の手間を省き、業務全体の効率化を図ることができます。最新のツールでは、AI-OCR機能などを活用し、手書き書類の電子化やデータ入力の自動化も進んでおり、さらなる業務最適化が期待されています。

発注書作成ツール導入で得られるメリット

発注書作成ツールの導入は、単なる業務のデジタル化に留まらず、企業全体に多岐にわたるメリットをもたらします。これは、現代のDX推進において不可欠な要素と言えるでしょう。

劇的な業務効率化とコスト削減

発注書作成ツールを導入することで、これまで手作業で行っていた多くの業務が自動化され、劇的な業務効率化を実現できます。発注書の作成・送信時間の短縮、手入力によるミスの削減、それに伴う修正作業の減少は、従業員の労働時間を大幅に削減します。

ペーパーレス化が進むことで、紙代、印刷代、郵送費といったコストを削減できるだけでなく、書類の保管スペースも不要になります。また、発注漏れや過剰在庫、欠品などのリスクが低減されることで、企業が被る潜在的な損失を未然に防ぎ、全体のコスト削減に繋がります。

このように、ツール導入は目に見える直接的なコスト削減だけでなく、業務効率の向上による間接的なコスト削減にも大きく貢献し、企業の生産性向上を強力に後押しします。

情報共有の強化と経営判断の迅速化

クラウド型発注管理システムは、発注に関するあらゆる情報を一元管理し、リアルタイムで共有することを可能にします。これにより、担当者間の情報共有がスムーズになり、業務の属人化が解消されます。誰でも最新の情報を確認できるため、進捗状況の可視化が図れ、問い合わせ対応のスピードも向上します。

過去の発注履歴や仕入先ごとのデータ、在庫状況などがシステム上に蓄積されることで、これらのデータを集計・分析し、レポートとして出力することも可能です。これにより、需要予測に基づいた最適な発注量の算出や、仕入先の評価など、より根拠に基づいた経営判断を迅速に行うことができます。

正確なデータに基づいた意思決定は、企業の競争力を高め、市場の変化に柔軟に対応するための重要な基盤となります。顧客満足度向上や、営業支援機能による利益向上も、受発注システム導入のメリットとして注目されています。

DX推進と市場競争力向上への貢献

発注書作成ツールの導入は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進における重要な一歩です。従来の非効率なアナログ業務から脱却し、デジタル技術を活用することで、業務プロセス全体の変革を促します。

受発注システム市場は、DX推進の流れとともに拡大しており、中小企業における導入も急速に進んでいます。特にクラウド型の受発注システムが主流となっており、導入コストの低下や、場所を選ばずに業務が行える柔軟性が評価されています。

AI-OCR機能などを活用した手書き書類の電子化や、データ入力の自動化も進んでおり、さらなる効率化が期待されます。業務効率化だけでなく、顧客満足度の向上や、営業支援機能による売上向上にも貢献する事例が増えており、発注書作成ツールは現代ビジネスにおける市場競争力向上のための不可欠な投資と言えるでしょう。