【保存方法と期限】発注書の保管義務と賢いまとめ方

発注書の保管義務とは？法律で定められた期間を知ろう

なぜ発注書を保管する必要があるのか？

発注書は、企業活動において非常に重要な役割を果たす書類の一つです。単に取引の証拠というだけでなく、税法上の「帳簿書類」に該当するため、法律で定められた期間、適切に保管する義務があります。この義務を怠ると、後になって大きな問題に発展する可能性があります。

具体的には、税務調査の際に発注書が不足していると、取引の正当性を証明できず、仕入れや経費として認められないケースが出てきます。これにより、法人税や所得税、消費税などの追加徴収を求められるだけでなく、場合によっては、青色申告の承認が取り消されるリスクも考えられます。

このような事態を避けるためにも、発注書の保管は単なる事務作業ではなく、企業経営におけるリスクマネジメントの観点から非常に重要であることを認識しておく必要があります。適切な保管は、企業の信頼性維持にも繋がります。

法人・個人事業主それぞれの保管期間

発注書の保管期間は、事業形態によって異なります。法律で定められた期間を正確に把握し、それに従って管理することが不可欠です。主な保管期間は以下の通りです。

これらの保管期間は、確定申告書の提出期限の翌日から起算されます。例えば、2023年度の確定申告（提出期限2024年3月15日）であれば、2024年3月16日から起算されると理解しておきましょう。この起算日を誤ると、意図せず保管期間不足となる可能性があるので注意が必要です。

下請法が適用される場合の注意点

特定の取引においては、下請法が適用されるケースがあります。下請法は、親事業者から下請事業者への不当な取引を防止するための法律であり、親事業者は注文書（発注書）の発行を含む4つの義務を果たさなければなりません。

下請法における書類の保管期間は、一般的に「2年間」と定められています。しかし、ここで注意が必要なのは、税法上の保管期間と比較して、どちらを優先すべきかという点です。税法上の発注書の保管期間は、法人の場合で7年間（または10年間）、個人事業主の場合で5年間（または7年間）と、下請法の期間よりも長く設定されています。

結論として、より長い保管義務である税法上の期間に合わせて発注書を保管すれば、下請法上の義務も満たすことになります。つまり、下請法が適用される取引であっても、基本的には税法上の保管期間である7年または10年を基準に保管計画を立てるのが賢明です。これにより、二重に期間を管理する手間を省き、かつ法令遵守のリスクを最小限に抑えることができます。

発注書、いつまで保管すべき？保存期間の目安と注意点

確定申告と保管期間の具体的な計算方法

発注書の保管期間は、「確定申告書の提出期限の翌日」から起算されるため、具体的な計算方法を理解しておくことが重要です。この起算日を間違えると、意図せず保管期間が不足してしまうリスクがあります。

例えば、ある事業年度が2023年1月1日から2023年12月31日だったとします。この事業年度の確定申告書の提出期限は、通常、翌年である2024年3月15日です（土日祝日の場合は繰り延べ）。この場合、発注書の保管期間は、2024年3月16日から起算されます。

法人の場合、原則7年間保管が必要ですから、2024年3月16日から7年後の2031年3月15日まで保管しなければなりません。欠損金が生じた事業年度で10年間保管が必要な場合は、2034年3月15日までとなります。このように具体的な日付を割り出して、カレンダーやリマインダーに記録しておくことで、誤って破棄してしまうことを防げます。

紛失・破棄のリスクと対策

発注書を定められた期間内に紛失したり、誤って破棄してしまったりすると、企業にとって重大なリスクを招く可能性があります。最も直接的なリスクは、税務調査の際に取引の証拠書類が不十分とみなされ、仕入れや経費が否認され、税金の追加徴収を受けることです。これは企業のキャッシュフローに大きな打撃を与えかねません。

さらに、青色申告書を提出している事業者の場合、書類の不備が続くと青色申告の承認が取り消され、税制上の優遇措置を受けられなくなるリスクも考えられます。このような事態を避けるためには、単に保管するだけでなく、紛失や破棄を防ぐための対策を講じることが重要です。

具体的な対策としては、定期的な書類の点検、安全な保管場所の確保、電子データとしてのバックアップ体制の構築、そして社員に対する適切な教育とルールの徹底が挙げられます。特に、誰がいつ書類を扱うのか、電子データと紙データの連携はどうするのかといった具体的な運用ルールを明確にすることが、リスク軽減に繋がります。

電子帳簿保存法と紙・電子データの扱い

2022年1月1日から施行され、2024年1月1日からは「電子取引データの保存」が原則義務化された電子帳簿保存法は、発注書の保管方法に大きな影響を与えています。この法改正により、発注書を含む電子取引データの保存方法が厳格化されました。

最も重要な変更点は、電子データで受け取った発注書は、紙に出力して保存することが認められず、電子データのまま保存しなければならないという点です。この際、電子帳簿保存法の要件（真実性の確保、可視性の確保）を満たす必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の確保、日付・金額・取引先での検索機能の確保などが求められます。

一方で、紙で受け取った発注書については、引き続き紙のまま保管する方法も選択可能です。この場合、後で検索しやすいように、取引先や取引年月日ごとにファイリングして整理することが推奨されます。また、紙の書類をスキャナーで読み取り、電子データとして保存する「スキャナ保存」も認められていますが、この場合も電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。自社の運用に合わせて、最適な方法を選択し、確実に法令遵守できるよう体制を整えましょう。

見やすい！発注書・見積書のまとめ方とファイル名の付け方

紙での保管におけるファイリングのコツ

電子化が進む現代においても、紙で受け取った発注書や見積書を物理的に保管する機会は少なくありません。紙の書類を効率的かつ見やすく保管するためには、いくつかのファイリングのコツがあります。まず、最も重要なのは「後から探しやすいこと」を基準に整理することです。

具体的な方法としては、取引先別、年度別、あるいは取引内容別といった明確な分類ルールを設けることです。例えば、年度ごとのボックスを作り、その中に取引先ごとに仕切られたファイルを設ける方法や、案件ごとにファイルを分ける方法などが考えられます。それぞれのファイルには、インデックスや分類タグを貼って、中身がひと目でわかるようにしておくと、必要な書類を素早く見つけ出すことができます。

また、書類の劣化を防ぐため、湿気が少なく、直射日光の当たらない場所で保管することも重要です。ファイルボックスやキャビネットを活用し、定期的に整理整頓を行うことで、書類が散逸するのを防ぎ、効率的な業務環境を維持することができます。

電子データでの整理術と検索性の確保

電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った発注書は電子データのまま保存することが義務化されました。この際、単にデータを保存するだけでなく、いかに効率的に整理し、必要な時にすぐに検索できるかが業務効率化の鍵となります。電子データにおける整理術の核は、「検索性の確保」です。

まず、ファイルやフォルダの構造を統一することが重要です。例えば、「年度」＞「月」＞「取引先名」＞「書類種別」といった階層構造を定めることで、誰が見ても同じようにアクセスできるようになります。また、電子帳簿保存法では、日付・金額・取引先での検索機能の確保が求められています。これに対応するためには、専用のシステムを導入するか、ファイル名や付随情報（プロパティ、タグ）にこれらの情報を盛り込む工夫が必要です。

多くの企業では、これらの要件を満たすために、クラウドストレージサービスや文書管理システム、あるいは会計ソフトの電子取引対応機能などを活用しています。これらのツールを導入することで、法要件を満たしつつ、効率的なデータ管理を実現できます。システムの導入が難しい場合でも、ファイル名を工夫することで検索性を高めることが可能です。

ファイル名のルール化で迷わない！

電子データで発注書や見積書を管理する際に、最も手軽で効果的な整理術の一つが、「ファイル名のルール化」です。統一されたファイル名規則を設けることで、手作業での検索も容易になり、システムでの検索機能と併用することで、さらに効率が向上します。

具体的なファイル名規則の例としては、以下のような形式が挙げられます。

• [日付]_[取引先名]_[書類種別]_[金額または件名].pdf

例えば、20240315_株式会社ABC_発注書_150000円.pdf や 20240310_XYZ商事_見積書_システム開発.pdf のように命名します。

日付は「YYYYMMDD」形式で統一することで、時系列での並び替えが容易になります。取引先名は正式名称で統一し、書類種別も「発注書」「見積書」「契約書」など定型化します。これにより、ファイル名を一目見ただけで、いつ、誰との、どのような内容の書類であるかが把握でき、探す手間が格段に省けます。このルールを社内で周知徹底し、全員が従うことで、ファイルの重複や紛失を防ぎ、スムーズな情報共有にも繋がります。

発注書・見積書リスト作成で業務効率アップ

なぜリスト化が必要なのか？

発注書や見積書を個別に保管するだけでなく、それらを一覧できるリストを作成することは、業務効率を劇的に向上させるための強力な手段です。リスト化の最大の目的は、書類の検索性向上と業務の進捗状況の可視化にあります。

個々の書類を探す手間が省けるだけでなく、未処理の発注や未回収の見積もりを一目で把握できるようになります。これにより、発注漏れや重複発注、請求漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、経理部門や営業部門の負担を大幅に軽減できます。

また、監査や税務調査の際にも、リストがあれば必要な書類を迅速に提示でき、対応スピードが格段に上がります。企業のガバナンス強化にも繋がり、全体としての業務の質を高めることができるため、手間を惜しまずにリスト作成に取り組む価値は非常に高いと言えるでしょう。

リストに含めるべき項目と作成方法

効果的な発注書・見積書リストを作成するためには、どのような情報を盛り込むべきかを明確にすることが重要です。リストに含めるべき主要な項目は以下の通りです。

• 書類番号/管理番号: 一意の識別子。
• 書類種別: 発注書、見積書、注文請書など。
• 発注日/見積日: 書類が発行された日付。
• 取引先名: 顧客またはサプライヤーの名称。
• 品名/サービス内容: 発注・見積もり対象の具体的な内容。
• 金額: 発注・見積もり金額。
• 納期/有効期限: 納品予定日や見積もりの有効期限。
• ステータス: 完了、進行中、未完了、キャンセルなど。
• 担当者: 該当案件の社内担当者。
• 備考: 特記事項や関連情報。

これらの項目を含むリストは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトで手軽に作成できます。さらに、専用のSaaS型業務管理システムや会計ソフトを活用すれば、自動的にリストが生成されたり、より高度な検索・分析機能が利用できたりします。自社の規模や予算に合わせて最適な作成方法を選び、入力ルールを定めて統一的に運用することが成功の鍵です。

定期的な棚卸しと更新で常に最新の状態に

発注書・見積書リストは、一度作成したら終わりではありません。その効果を最大限に引き出すためには、常に最新の状態に保つための定期的な棚卸しと更新が不可欠です。情報が古くなってしまえば、リストの持つ検索性や可視化のメリットが失われ、かえって業務の混乱を招く原因にもなりかねません。

例えば、月に一度、あるいは四半期に一度など、定期的にリストの内容を見直し、完了した案件のステータスを更新したり、最新の発注書や見積もりを追加したりする習慣をつけましょう。未完了の案件については、担当者が進捗を確認し、必要に応じてアクションを促すきっかけにもなります。

また、保管期間が過ぎた書類をリストからアーカイブ化する作業も重要です。これにより、リストが膨大になりすぎることを防ぎ、本当に必要な情報だけが効率的に表示されるように保てます。定期的な更新は、単なるデータの整理だけでなく、業務プロセス全体の見直しや改善にも繋がる貴重な機会となるでしょう。

発注書保管で迷わない！よくある疑問を解決

Q. 発注書がない場合はどうすればいい？

ビジネスの現場では、残念ながら「発注書が発行されていない」というケースに遭遇することもあります。特に小規模な取引や、口頭でのやり取りが多いケースで発生しがちです。しかし、発注書がないからといって、取引の事実までが消えるわけではありません。税務調査などで取引の正当性を問われた際、発注書に代わる証拠書類を提示する必要があります。

具体的には、以下のような書類や記録が代替となり得ます。

• 契約書: 発注内容の詳細が記載されている場合。
• メールのやり取り: 発注内容、金額、納期などが明確に記載されたもの。
• 見積書: 相手方が提示し、自社が承認したことがわかるもの。
• 納品書・請求書: 発注した品目や金額が記載されており、実際に受領・支払いが行われたことを示すもの。
• 議事録: 口頭での合意内容が記録されているもの。

これらの書類を保管し、取引の事実を補完できるように努めましょう。そして、今後の取引では、必ず書面または電子データでの発注書発行を徹底するよう、社内フローを見直すことを強く推奨します。口頭での発注はトラブルの元になりやすく、証拠も残りにくいため、できる限り避けるべきです。

Q. 電子帳簿保存法対応のシステムは必須？

2024年1月1日からの電子取引データの電子保存義務化を受け、「電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しなければならないのか？」という疑問を抱く企業も多いでしょう。結論から言うと、専用システムの導入は必須ではありませんが、導入することで多くのメリットがあります。

自社で要件を満たす場合、以下の措置を講じればシステムなしでも対応可能です。

1. 真実性の確保:
   • タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、または訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する。
2. 可視性の確保:
   • 日付、金額、取引先で検索できる機能の確保（ファイル名で検索可能な状態も含む）。
   • ディスプレイやプリンタを備え付け、速やかに確認できる状態にする。

しかし、これらの要件を自社で手作業で満たすのは手間がかかり、ミスが発生するリスクも高まります。そのため、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムを導入することで、要件を満たしやすくなり、業務効率も向上します。特に検索機能や改ざん防止の措置を自動で行ってくれる点は大きな利点です。企業の規模や扱う取引量に応じて、導入の是非を検討するのが良いでしょう。

Q. 保管期間が過ぎた書類はどうする？

発注書やその他の帳簿書類は、法律で定められた保管期間を過ぎれば、破棄して問題ありません。しかし、ただ単にゴミとして捨てるのではなく、情報漏洩のリスクを考慮した適切な方法で破棄することが重要です。

発注書には、取引先の情報、取引内容、金額など、多くの機密情報が含まれています。これらの情報が外部に漏洩すると、企業の信用問題に発展するだけでなく、個人情報保護の観点からも問題となります。そのため、保管期間が過ぎた書類は、以下の方法で安全に破棄しましょう。

• シュレッダーにかける: 細かく裁断することで、内容を判読できないようにします。業務用シュレッダーの利用が推奨されます。
• 溶解処理サービスを利用する: 機密文書専門の溶解業者に依頼し、完全に書類を溶解してもらう方法です。大量の書類を安全に処理する際に特に有効です。
• 電子データの場合は完全に削除する: ゴミ箱から復元できないように完全に削除し、必要であればデータ消去ソフトなどを使用します。バックアップデータも適切に管理し、不要になったものは消去しましょう。

破棄する前に、必ず保管期間が終了していることを再確認し、二度と必要になることがないか最終的なチェックを行う習慣をつけることが大切です。