納品書保管の基本！法人向け保存期間と効率的なファイリング術

納品書の保存期間、法人なら何年？国税庁のルールを解説

納品書は、商品やサービスの受け渡しを証明する非常に重要な証憑書類です。税務調査などでも必ず確認されるため、法人として適切な期間、確実に保管する義務があります。

このセクションでは、法人における納品書の保管期間を決定する主要な法律と、その起算点、さらに電子帳簿保存法による新たなルールについて詳しく解説します。

法人税法と会社法、それぞれの保存期間

法人が納品書を保管する期間は、主に「法人税法」と「会社法」の二つの法律によって定められています。まず、法人税法では、原則として納品書を含む帳簿書類の保管期間を7年間と規定しています。

ただし、青色申告法人で欠損金（赤字）が生じた事業年度がある場合、その欠損金を翌年度以降に繰り越して控除するために、帳簿書類を10年間保存する必要があるケースも存在します。一方、会社法では、会計帳簿およびその事業に関する重要な資料について、一律10年間の保存を義務付けています。

納品書は取引の事実を証明する「重要な資料」に該当するため、会社法の規定が適用されます。このように、法律によって保管期間に違いがある場合、一般的にはより長い期間の保管が求められる方を優先するのが安全策とされています。したがって、法人では納品書を10年間保管するのが最も安全で、トラブルを避けるための賢明な判断と言えるでしょう。

保存期間の起算点と具体的な計算例

納品書の保存期間を正確に把握するためには、起算点を理解することが非常に重要です。多くの書類において保存期間は発行日や受領日から数えがちですが、納品書を含む帳簿書類の起算点は異なります。

具体的には、書類の発行日や受領日ではなく、確定申告書の提出期限の翌日から保存期間を数えるのが一般的です。このルールを知らないと、誤って短期間で破棄してしまい、後々問題になる可能性もあります。

具体的な例を挙げてみましょう。例えば、ある法人が2020年12月に納品書を受け取ったとします。この法人の決算日が2021年3月末、確定申告書の提出期限が2021年5月末（※通常は5月末ですが、土日祝で前後する場合や延長申告の場合あり）だったと仮定します。この場合、保存期間の起算点は「2021年5月末の翌日」、つまり2021年6月1日となります。ここから10年間を数えると、納品書の保管期限は2031年5月末までとなるわけです。このように、単純に受領日から数えるよりも、数年長く保管する必要が生じることを理解しておきましょう。

電子帳簿保存法とインボイス制度が与える影響

納品書の保管を考える上で、近年特に重要になっているのが「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」への対応です。2022年の法改正により、電子メールの添付ファイルやクラウドサービスを通じてやり取りされた納品書などの電子取引データは、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。

紙で受け取った納品書をスキャンして電子保存することも可能ですが、その場合も電子帳簿保存法の定める「真実性の確保」と「可視性の確保」という要件を満たす必要があります。これには、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保存、取引年月日・取引金額・取引先名での検索機能の確保などが含まれます。

また、2023年10月に開始されたインボイス制度も納品書の保管に影響を与えます。もし発行している納品書が「適格請求書（インボイス）」の要件を満たしている場合、その納品書は仕入税額控除の適用を受けるための重要な書類となり、少なくとも7年間の保存が義務付けられます。法人税法や会社法で定められた期間と合わせて、これらの法制度の要件も満たす形で、適切に納品書を保管・管理することが、税務リスクを回避し、業務効率化を図る上で不可欠です。

納品書の控えはどちらが重要？迷いを解決

納品書は、取引を行う双方にとって重要な書類です。商品やサービスを「提供した側」と「受け取った側」それぞれに保管する控えが存在しますが、どちらがより重要なのでしょうか。このセクションでは、それぞれの立場で納品書の控えが持つ意味と、効率的な管理の考え方について解説します。

発行側が保管する納品書の控えの重要性

商品やサービスを発行した側にとって、納品書の控えは売上の証明と責任の範囲を明確にする上で不可欠な書類です。これは、単に「商品を納品しました」という事実を記録するだけでなく、将来的なトラブル発生時の重要な証拠となります。

具体的には、納品書の控えは以下のような場面でその真価を発揮します。まず、会計処理において、売上の計上や売掛金の管理の根拠となります。税務調査では、売上計上が適切に行われているかを納品書と照合されるため、正確な控えの保管は必須です。

次に、顧客からの「商品が届いていない」「数量が足りない」といったクレームが発生した際、納品書控えがあれば、いつ、何を、どれだけ納品したかを迅速に確認し、適切に対応できます。また、顧客が納品書を紛失した場合に、控えに基づいて再発行を依頼されることもあります。発行側としての信頼性を保つためにも、正確かつ迅速に情報を提示できる状態に保つことが求められます。

このように、納品書の控えは、自社の会計処理の正確性を担保し、顧客との信頼関係を維持するための重要な役割を担っているのです。

受領側が保管する納品書の重要性

一方、商品やサービスを受け取った側にとって、納品書は実際に商品やサービスを受け取った事実を証明する唯一無二の証拠となります。これは、支払いの根拠や、受け取った内容に間違いがないかを確認するための重要な役割を果たします。

受領側が納品書を保管する主な理由としては、まず「仕入計上」や「買掛金管理」の根拠となる点が挙げられます。受け取った納品書に基づいて、自社の会計システムに入力し、正確な仕訳を行うことで、適切な財務状況を反映できます。税務調査においても、仕入れや経費が正しく計上されているかを確認する上で、納品書は欠かせない書類です。

次に、納品書は「検収確認」の証拠となります。発注した商品が届いた際に、納品書と実際の品物、そして発注書を照合し、数量や品質に問題がないかを確認します。これにより、誤発注や誤納品といったトラブルを未然に防ぎ、もし問題があった場合には納品書を根拠として返品や交換を求めることができます。

また、サプライヤーへの支払いを行う際にも、納品書が支払いの正当性を裏付ける重要な書類となります。このように、受領側にとっての納品書は、自社の資産を守り、正しい会計処理を行うための不可欠なツールと言えるでしょう。

両者の保存意義と効率的な管理の考え方

結論として、納品書の控えは「発行側」「受領側」のどちらにとっても、同等に非常に重要です。発行側は売上の証明とクレーム対応、受領側は仕入れの証明と支払いの根拠となり、双方にとって、取引の正当性を担保し、法的な義務を果たすための重要な証拠書類だからです。

もしどちらか一方が納品書を適切に保管していなかった場合、税務調査で追徴課税を受けたり、取引先とのトラブル解決が困難になったりするリスクが高まります。現代においては、紙の納品書だけでなく、電子データでやり取りされる納品書も増えており、その管理方法はさらに多様化しています。

効率的な管理を考えるなら、発行側・受領側ともに、電子帳簿保存法の要件を満たした形での電子保存を検討するのがおすすめです。クラウド型の管理システムを導入すれば、納品書データを一元管理し、必要な時にすぐに検索・参照できるようになります。これにより、紙での保管・ファイリングにかかる手間やコストを削減できるだけでなく、情報共有もスムーズになり、業務全体の効率化に繋がります。

どちらか一方が重要ということではなく、双方が責任を持って適切に保管することが、円滑なビジネス運営には不可欠であると理解しましょう。

納品書の保管方法：ファイル選びとファイリングのコツ

納品書は一定期間の保管が義務付けられているだけでなく、必要な時にスムーズに見つけ出せるように整理されている必要があります。効率的なファイリングは、業務のスピードアップだけでなく、いざという時のリスクヘッジにも繋がります。

ここでは、紙媒体と電子データ、それぞれの納品書に適した保管方法と、ファイリングの具体的なコツをご紹介します。

紙媒体の納品書：最適なファイルと整理術

紙媒体の納品書を効率的に保管するには、適切なファイル選びと整理術が欠かせません。まず、ファイルの種類としては、以下のものがおすすめです。

• バインダーファイル： 穴を開けて綴じるタイプ。増えても途中に追加しやすく、順番の入れ替えも容易です。年度別や取引先別に分類するのに適しています。
• ボックスファイル： 書類をそのまま差し込むタイプ。一時保管や、細かい分類が不要な場合に便利です。
• 個別フォルダー： ボックスファイルと併用し、特定の取引先やプロジェクトごとに書類を分類するのに役立ちます。

整理術としては、「企業別・年度別」に分類するのが最も一般的で効率的です。例えば、「A社_2023年度」といったようにフォルダを作成し、その中に納品書を綴じていきます。この方法なら、必要な書類を検索しやすく、また保存期間が過ぎた年度の書類をまとめて破棄できるため、管理が格段に楽になります。

さらに、インデックスや色分けを活用することで、書類の重要度や分類を視覚的に分かりやすくできます。例えば、仕入に関する納品書は青、売上に関する納品書は赤など、色で区別するのも良いでしょう。ファイルは立てて保管することで、背表紙が見やすくなり、一覧性が高まるため、探す手間を省くことができます。

電子データの納品書：データ整理の基本ルール

電子データとして納品書を保管する場合、物理的なスペースは不要ですが、いかに効率よく検索できるかが鍵となります。そのためには、データ整理の基本ルールを徹底することが重要です。

最も基本的なのは、ファイル名の統一です。適当なファイル名ではなく、一定のルールに基づいた命名規則を設けることで、後から検索する際の負担を大幅に軽減できます。推奨されるファイル名の構成は、以下の要素を含めることです。

[取引年月日]_[取引金額]_[取引先名]_[書類種別]

例えば、「20231115_50000_株式会社ABC_納品書」といった形式です。このようにすれば、エクスプローラーの検索機能やクラウドストレージの検索窓にキーワードを入力するだけで、瞬時に目的のファイルを見つけることができます。また、フォルダ構成も「年度別」や「取引先別」に整理し、過度に階層を深くしないことがポイントです。

クラウドストレージやファイルサーバーを活用する場合は、バージョン管理機能を利用することで、誤って上書きしてしまっても元のデータに戻せるため安心です。定期的なバックアップも忘れずに行い、データの消失リスクに備えましょう。

電子帳簿保存法に対応した管理システム活用術

電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、納品書の電子データを効率的に管理するには、専用の管理システムの導入が非常に有効です。これらのシステムは、単にデータを保存するだけでなく、法令遵守と業務効率化の両面で大きなメリットをもたらします。

管理システムの最大の利点は、電子帳簿保存法で義務付けられている「真実性の確保」と「可視性の確保」を自動的に満たせる点です。例えば、データの改ざん防止のためのタイムスタンプ付与や、訂正・削除履歴の自動記録機能が搭載されており、手作業での管理で生じるリスクを低減できます。

また、可視性の確保においては、取引年月日、取引金額、取引先名など、複数の条件を組み合わせて簡単に検索できる機能が標準で備わっています。これにより、税務調査などで特定の納品書の提示を求められた際にも、迅速に対応することが可能です。さらに、他の会計システムや販売管理システムと連携できるタイプであれば、納品書のデータが自動的に会計システムに反映され、入力作業の手間を大幅に削減できます。

初期投資は必要ですが、長期的に見れば人件費の削減、ミスの防止、そして何よりも法令遵守による安心感という点で、そのメリットは非常に大きいと言えるでしょう。

納品書のまとめ方：二つ折り・三つ折り・無封の使い分け

納品書を郵送したり手渡ししたりする際、ただ単に封筒に入れるだけでなく、その「まとめ方」にもビジネスマナーと相手への配慮が問われます。二つ折り、三つ折り、そして無封（封筒なし）といった選択肢があり、それぞれ適切なシーンがあります。

このセクションでは、それぞれのまとめ方の基本と、ビジネスシーンでの最適な使い分けについて解説します。</

二つ折り・三つ折りの基本とビジネスシーンでの使い分け

納品書を封筒に入れて郵送する場合、一般的には書類を折りたたむことになります。代表的な折り方には「二つ折り」と「三つ折り」があり、それぞれに適した封筒のサイズや書類の枚数、そして相手への配慮という点で使い分けられます。

二つ折りは、A4用紙を半分に折ってA5サイズにする方法です。主にA5やB5サイズの封筒を使用する場合や、納品書一枚だけをシンプルな形で送りたい場合に適しています。また、封筒から取り出した際にすぐに全体を確認できるため、緊急性のある内容や、相手に早く内容を把握してほしい場合に選ばれることがあります。

一方、三つ折りは、A4用紙を三等分に折って長形3号などの定形封筒に入れる最も一般的な方法です。ビジネス文書の郵送ではこの方法が主流であり、納品書だけでなく、請求書や挨拶状などを同封する際にもよく用いられます。封筒から取り出した時に書類のタイトル部分が見えるように折るのがマナーです。書類が複数枚にわたる場合でも、この三つ折りが適していることが多いでしょう。相手が受け取った際に「ビジネス文書として丁寧な印象」を与えることができるため、迷ったら三つ折りを選ぶのが無難です。

無封（封筒なし）で送る場合の注意点

納品書を「無封」、つまり封筒に入れずに送る、あるいは手渡しするケースも存在します。これは、特定の状況下でのみ許容される特殊なケースであり、注意が必要です。

無封で納品書を渡す主なケースとしては、以下のような状況が考えられます。

• 商品と一緒に直接手渡しする場合
• 他の書類（請求書や契約書など）に添付して、クリアファイルなどに入れて手渡しする場合
• 社内便で、宛先が明確な部署や個人に送付する場合

これらの場合、納品書単体で郵送する場合とは異なり、情報が外部に漏れるリスクが低い、あるいは相手がすぐに内容を確認する必要があるといった理由があります。しかし、無封で渡す際には細心の注意を払う必要があります。特に、納品書には取引金額や取引先情報といった機密性の高い情報が含まれるため、不特定多数の目に触れる可能性のある場所で手渡ししたり、郵送したりするのは避けるべきです。

個人情報保護の観点からも、機密性の低い情報のみを記載した納品書であるか、あるいは確実に相手に届く手段であることを確認してから、無封での送付を検討するようにしましょう。基本的には、封筒に入れて送るのがビジネス文書としてのマナーであり、安全策であることを忘れてはいけません。

相手への配慮が伝わる！丁寧な納品書の折り方・封入のポイント

納品書一枚をとっても、その折り方や封入の仕方一つで、相手に与える印象は大きく変わります。ビジネスにおけるコミュニケーションは、細部にまで気を配ることで、より円滑に進みます。

まず、納品書を折る際には、「綺麗に、丁寧に」を心がけましょう。雑に折られた書類は、相手に不誠実な印象を与えかねません。定規や折り目ガイドなどを活用し、正確に折ることが大切です。三つ折りの場合は、封筒から取り出した時に社名や宛名、あるいは件名がすぐに目に入るように折るのが一般的なマナーです。

封入の際も、書類の向きに注意が必要です。封筒の表側から見て、書類が逆さまになっていないか、上下が正しいかを確認してから入れましょう。複数の書類を同封する場合は、納品書だけでなく、添え状（送付状）を一番上に重ねて入れるのが丁寧な印象を与えます。添え状には、誰が、何を、何枚送付したかを明記し、簡潔な挨拶文を添えることで、相手は内容を把握しやすくなります。

最後に、封筒の糊付けはしっかりと行い、必要であれば封字（「〆」など）を記入することで、封書として完全な状態にします。これらの細かい配慮は、相手への敬意を示すとともに、自社のプロフェッショナルな姿勢を伝える重要な要素となります。

納品書入力の効率化と管理のポイント

納品書の管理は、保管期間の遵守だけでなく、日々の入力作業やその後の情報活用においても効率化が求められます。特に、手作業での入力は時間と労力がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。ここでは、納品書管理における入力作業の効率化と、そのためのポイントを解説します。

手作業での入力作業を減らすデータ連携のメリット

多くの企業では、紙やPDFで受け取った納品書の内容を、会計システムや販売管理システムに手入力しているのが現状ではないでしょうか。この手作業による入力は、一つ一つの取引をデータ化する上で不可欠ではありますが、非効率的であるという大きなデメリットを抱えています。

例えば、従業員が納品書一枚一枚から日付、取引先名、品目、数量、単価、合計金額などを読み取り、システムに入力する作業は、時間と集中力を要します。枚数が増えれば増えるほど、その負担は大きくなり、入力ミスが発生するリスクも高まります。こうした入力ミスは、その後の会計処理のズレや、顧客とのトラブルにも発展しかねません。

ここで注目したいのが、データ連携による入力作業の削減です。もし納品書データが会計システムや販売管理システムと自動的に連携できれば、手入力は不要となり、大幅な時間短縮とミスの削減が期待できます。具体的には、納品書発行システムと会計システムを連携させたり、電子取引データを直接取り込んだりする方法があります。これにより、従業員はより戦略的な業務に時間を割けるようになり、生産性向上に繋がるでしょう。

RPAやAI-OCRを活用した自動化ソリューション

手作業による納品書入力の非効率性を根本から解決するためには、RPA（Robotic Process Automation）やAI-OCRといった自動化ソリューションの活用が非常に有効です。これらの技術を導入することで、人が行っていた定型業務をロボットやAIが代行し、業務の効率を劇的に向上させることが可能になります。

RPAは、パソコン上で行われる繰り返し作業を自動化するツールです。例えば、特定のフォルダに保存された納品書PDFを開き、そこから必要な情報を読み取って会計システムに入力する、といった一連の作業をRPAロボットに覚えさせることで、24時間365日、正確に作業を遂行させることができます。これにより、夜間や休日でも納品書処理を進めることが可能になり、リアルタイムでの会計処理にも繋がります。

さらに、AI-OCRは、画像データ（紙の納品書をスキャンしたものなど）から文字情報を高精度で読み取る技術です。従来のOCRでは認識が難しかった手書き文字や、様々なフォーマットの納品書からも正確に情報を抽出し、データ化できます。AI-OCRで読み取ったデータをRPAと連携させれば、「紙の納品書をスキャンする→AI-OCRでデータ化する→RPAで会計システムに入力する」という一連のプロセスを完全に自動化することも夢ではありません。これらの技術は、人的コストの削減だけでなく、入力ミスのリスクを極限まで低減し、業務の質を高める強力なツールとなります。

クラウド型システムで実現する一元管理とリアルタイム共有

納品書の管理をさらに効率化し、その利便性を高める上で、クラウド型システムの導入は非常に有効な手段です。クラウド型の納品書管理システムや会計システムを活用することで、企業は納品書データの一元管理と、関係者間でのリアルタイム共有を実現できます。

従来のオンプレミス型システムの場合、特定のPCやサーバーにデータが閉じ込められ、場所や時間を選ばずにアクセスすることが困難でした。しかし、クラウド型システムであれば、インターネット環境さえあれば、オフィス、自宅、出張先など、どこからでも安全に納品書データにアクセスできます。これにより、経理担当者だけでなく、営業担当者や経営層も、必要な時に最新の納品書情報を確認できるようになります。

また、クラウドシステムは、複数人での同時編集や閲覧が可能であり、データが常に最新の状態に保たれるため、「どのファイルが最新版か分からない」といった混乱を防ぎます。さらに、多くのクラウドサービスは強固なセキュリティ対策を講じており、データのバックアップも自動で行われるため、災害時のデータ消失リスクも軽減されます。

電子帳簿保存法への対応も容易であり、検索機能の充実や承認ワークフローの組み込みなど、様々な機能が提供されています。クラウド型システムを導入することで、納品書管理は単なる義務ではなく、企業の情報資産を最大限に活用し、ビジネスの意思決定を加速させるための強力なツールとなるでしょう。