立替精算を楽にする！おすすめアプリとシステム徹底比較

近年、業務効率化やペーパーレス化の推進により、経費精算のデジタル化が急速に進んでいます。特に、従業員の立替精算をスムーズにするためのアプリやシステムは、多くの企業で導入が進められています。

本記事では、最新の情報に基づき、立替精算を楽にするためのおすすめアプリとシステムについて、機能、メリット、導入率などの最新データや傾向を交えて徹底解説します。

立替精算アプリ・システム導入で何が変わる？

立替精算アプリやシステムの導入は、企業や従業員の日常業務に劇的な変化をもたらします。単に手間が省けるだけでなく、業務全体の質を高め、組織全体の生産性向上に貢献する重要な要素となります。

業務効率化とペーパーレス化の推進

経費精算システムを導入する最大のメリットの一つは、業務の劇的な効率化とペーパーレス化の実現です。

手作業による精算では、領収書の整理、Excelへの入力、申請書の作成、上長の承認、経理部門での確認・仕訳といった一連のプロセスに多大な時間がかかります。しかし、システムを導入すれば、これらの作業の多くを自動化できます。

例えば、AI-OCR機能で領収書を読み取るだけで、必要な情報が自動で入力され、申請・承認プロセスもオンライン上で完結します。ある調査によると、企業の約66.4%が経費精算システムを導入済みであり、そのうち約7割の企業が業務時間の短縮を実感しています。これにより、従業員は本来の業務に集中でき、経理部門も月末月初に集中する作業負荷を大幅に軽減できます。紙の領収書や申請書が不要になることで、保管スペースの削減や管理工数の低減、そしてコスト削減にも直結します。

法令対応とセキュリティ強化

デジタル化された経費精算システムは、最新の法令遵守を支援し、企業のセキュリティ体制を強化する上でも不可欠です。

特に、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は、企業の会計業務において避けて通れない課題となっています。これらの法改正に対応したシステムを選べば、領収書や請求書などの証憑書類を電子データとして適切に保存・管理でき、法的要件を満たしながらペーパーレス化を進めることが可能です。また、紙の書類は紛失や盗難のリスクを伴いますが、システム上でのデータ管理は、適切なアクセス権限設定や暗号化によってセキュリティを大幅に向上させます。

さらに、freee経費精算のように高度な決済制御や不正防止機能を備えたシステムは、従業員による不正経費申請のリスクを低減し、企業資産の保護にも貢献します。これにより、コンプライアンスを強化しつつ、安心して業務を遂行できる環境を整備できます。

従業員満足度とキャッシュフロー改善

立替精算システムの導入は、従業員満足度の向上と企業のキャッシュフロー改善にも大きなメリットをもたらします。

従業員にとって、経費の立替は一時的な金銭的負担となり、領収書の管理や煩雑な申請作業は大きなストレスです。システムを導入することで、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が完了したり、交通系ICカードから自動で履歴を取り込んだりできるため、これらの手間が大幅に軽減されます。これにより、申請から精算までのリードタイムが短縮され、従業員は迅速に立替金を受け取れるようになり、不満の解消に繋がります。

また、法人カードやプリペイドカードと連携させることで、従業員が一時的に現金を立て替える必要がなくなるため、個人の金銭的負担をゼロにすることも可能です。参考情報によると、約83%の企業が法人カード利用によって経理業務のDXに役立っていると回答しており、経費の透明性が高まり、管理工数が削減されることで、企業のキャッシュフローもより健全な状態へと改善されていきます。

マネーフォワード系アプリで経費精算を効率化

クラウド会計ソフトで高いシェアを誇るマネーフォワードやfreeeが提供する経費精算システムは、既存の会計システムとの連携に強みを発揮します。これらのシステムを活用することで、バックオフィス業務全体の効率化を実現できます。

マネーフォワード クラウド経費の強み

マネーフォワード クラウド経費は、その名の通りマネーフォワードが提供する経費精算システムで、AIを活用したデータ処理の効率化に大きな強みを持っています。

領収書をスマートフォンで撮影するだけで、AIが日付や金額、勘定科目などを自動で読み取り、入力の手間を大幅に削減します。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応しているため、法改正への対応をスムーズに行うことができます。

同社のクラウド会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計」と連携させることで、経費申請から会計処理までの一連の流れをシームレスに処理でき、経理部門の業務効率を飛躍的に向上させます。また、交通系ICカードやクレジットカードとの連携機能も充実しており、従業員の申請負担を最小限に抑えつつ、正確なデータに基づいた経費管理を実現します。

freee経費精算によるバックオフィス統合

freee経費精算は、クラウド会計ソフトfreeeとの連携を前提とした設計が特徴で、バックオフィス業務全体の統合を目指す企業に最適なソリューションです。

AIによる経費精算の自動化機能により、申請・承認プロセスが効率化されるだけでなく、会計仕訳への連携も自動で行われるため、二重入力の手間やミスの発生を大幅に削減できます。特に、会計と経費精算が一体化していることで、リアルタイムでの費用状況の把握が可能となり、経営判断のスピードアップにも貢献します。

さらに、freee経費精算は高度な決済制御・不正防止機能も備えており、経費規程に違反する申請を自動で検知したり、部署ごとの予算に応じた利用制限を設けたりすることが可能です。これにより、内部統制を強化し、透明性の高い経費運用を実現します。既存のfreeeユーザーはもちろん、これから会計システムも含めてバックオフィスをデジタル化したい企業にとって、非常に魅力的な選択肢となるでしょう。

会計ソフト連携によるメリット

経費精算システムと会計ソフトの連携は、企業の経理業務において計り知れないメリットをもたらします。

従来の経理業務では、経費精算データを会計ソフトに手動で入力し直す必要があり、これが時間のかかる作業であり、入力ミスが発生しやすい要因でもありました。しかし、マネーフォワード クラウド経費やfreee経費精算のように、会計ソフトとシームレスに連携するシステムを導入すれば、経費申請が承認された時点で、そのデータが自動的に会計仕訳として計上されます。

これにより、手入力によるミスは限りなくゼロに近づき、経理担当者は仕訳作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割くことができます。また、リアルタイムでのデータ連携が可能になるため、月次の決算業務も大幅に迅速化され、経営状況を常に最新の状態で把握できるようになります。税理士や会計士との連携もスムーズになり、監査対応などの負担も軽減されるなど、会計ソフト連携は経理業務全体のDXを加速させる強力な推進力となるのです。

楽楽精算などの専門システムで企業も個人も満足

専門の経費精算システムは、導入実績の豊富さや多機能性で多くの企業から支持されています。また、個人間の立替精算をスムーズにするアプリも登場し、多様なニーズに応えるソリューションが揃っています。

楽楽精算が選ばれる理由

「楽楽精算」は、導入実績18,000社以上を誇る、日本で最も選ばれている経費精算システムの一つです。

その最大の魅力は、企業規模や業種を問わず幅広いニーズに対応できる多機能性と使いやすさにあります。特に、AI-OCR機能による領収書の自動読み取りは、従業員の入力負担を大幅に軽減し、経費申請のスピードを向上させます。また、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードリーダーとの連携機能も充実しており、通勤費や交通費の精算が簡単に行えます。

さらに、電子帳簿保存法にもしっかりと対応しており、紙の領収書を電子データとして保存できるため、ペーパーレス化と同時に保管コストの削減も実現可能です。申請・承認ワークフローの柔軟な設定や、豊富な分析レポート機能も備えているため、企業の経費管理体制を強化し、ガバナンス向上にも貢献します。これらの点が、「楽楽精算」が多くの企業に選ばれ続けている理由と言えるでしょう。

個人利用向けアプリの活用術

企業だけでなく、個人間の立替精算においてもデジタル化の波は進んでいます。友人との旅行やイベントでの割り勘、一時的な貸し借りなど、日常で発生する個人間の金銭のやり取りをスムーズにするアプリも多数登場しています。

例えば、「groupay」は誰がいくら支払ったかの入力だけで、最適な精算方法を導き出してくれます。「Settle」は「何で・誰が・いくら」の3項目を入力するだけで、送金ルートと一人あたりの清算額を提示するシンプルな設計が魅力です。また、「レコペイ」は共同編集が可能で、旅行の立替や貸し借りをリアルタイムで管理できます。

これらのアプリは、面倒な計算や手書きのメモから解放され、金銭トラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。飲み会や旅行幹事を務める際に、誰もが公平に、そして簡単に精算できる環境を提供してくれるため、友人間の関係を円滑に保つ上でも非常に有効なツールと言えるでしょう。

多様なニーズに応えるシステム選定のポイント

立替精算システムは数多く存在するため、自社のニーズに合った最適なシステムを選ぶことが重要です。闇雲に高機能なシステムを選んでも、使いこなせなければ意味がありません。

まず、企業の規模や業種を考慮しましょう。中小企業であればシンプルで導入コストの低いクラウド型、大企業であればカスタマイズ性の高いオンプレミス型や、多機能なクラウド型が適している場合があります。次に、必要な機能を洗い出します。AI-OCR機能、交通系ICカード連携、法人カード連携、多通貨対応、海外出張対応など、自社にとって必須の機能は何かを確認しましょう。

また、既存の会計システムや人事システムとの連携性も重要なポイントです。シームレスな連携ができれば、バックオフィス業務全体の効率化に繋がります。最後に、導入後のサポート体制や、直感的に操作できるかどうかのUI/UXも確認しましょう。参考情報でも「操作方法の習得が面倒」「システムの使い方がわからない」といった導入の障壁が挙げられています。無料トライアルなどを活用して、実際に操作感を試すことを強くお勧めします。

クレジットカードやキャッシュレス決済との連携で更なるメリット

立替精算の効率化は、単にシステムを導入するだけでなく、法人カードや各種キャッシュレス決済との連携によってさらに加速します。これにより、経理業務のDXを強力に推進し、企業のキャッシュフロー改善にも貢献します。

法人カード連携による経理業務DX

法人カードの活用は、経費精算業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を大きく推進します。従業員が法人カードで支払いを行うことで、個人の立替払いが不要になり、精算の手間が大幅に軽減されます。

さらに、多くの経費精算システムは法人カードの利用明細を自動で取り込む機能を持っており、これにより手入力によるミスや手間をゼロにできます。参考情報でも「約83%の企業が法人カード利用によって経理業務のDXに役立っている」と回答しており、その効果は明らかです。

例えば、「バクラクビジネスカード」のように、AIによる経費精算の自動化機能を持ち、柔軟なカード発行が可能なサービスもあります。これらの法人カードと経費精算システムを組み合わせることで、経費の発生から精算、仕訳までのプロセスが圧倒的に効率化され、経理部門はより戦略的な業務に集中できるようになります。企業のキャッシュフロー改善にも直結し、経営の透明性も向上します。

プリペイドカード活用で支出コントロール

法人カードだけでなく、法人向けプリペイドカードも経費精算の効率化と支出コントロールに貢献する強力なツールです。

「Staple（クラウドキャスト株式会社）」のように、法人プリペイドカードと経費精算サービスが一体となったソリューションは、特に支出コントロール機能が充実しています。事前にカードにチャージされた金額の範囲内でしか利用できないため、従業員の無駄遣いを防ぎ、予算管理を徹底することが可能です。

部署ごとやプロジェクトごとにカードを発行し、それぞれに利用上限額を設定できるため、経費の透明性が高まり、予算超過のリスクを低減できます。また、利用明細がリアルタイムでシステムに反映されるため、経費の見える化が促進され、不正利用の早期発見にも繋がります。出張費や交際費など、特定の経費の管理を厳格化したい企業にとって、法人プリペイドカードは非常に有効な選択肢となるでしょう。

キャッシュレス決済がもたらす未来

法人カードやプリペイドカードに加えて、QRコード決済やNFC決済といった多様なキャッシュレス決済との連携も、立替精算の未来を形作ります。

現代では現金を使わない決済が一般化しており、法人でもこれらの決済手段を業務に取り入れることで、経費精算をよりスマートに、より効率的に進めることができます。キャッシュレス決済の利用履歴はデジタルデータとして残るため、システムに取り込むことで、領収書のスキャンすら不要になる可能性も広がります。

これにより、従業員は財布から領収書を取り出す手間から解放され、経理部門はデータの手入力作業から完全に自由になることができます。リアルタイムでの支出データ把握は、予算管理や経営戦略の策定にも貢献し、企業全体の意思決定のスピードを向上させます。現金管理に伴うリスクやコストも削減され、まさに「完全ペーパーレス・キャッシュレス」の経費精算環境の実現が目前に迫っています。

立替精算の疑問を解決！よくある質問

経費精算システムの導入を検討する際、多くの企業が抱える疑問や懸念点があります。ここでは、よくある質問とその解決策、そして今後のDX推進における重要な視点について解説します。

システム導入の障壁と解決策

経費精算システムの導入は多くのメリットをもたらしますが、一方で「操作方法の習得が面倒」「システムの使い方がわからない」といった理由で、いまだに33.6%の企業が未導入であるというデータもあります。

このような障壁を乗り越えるためには、まず直感的なUI/UX（ユーザーインターフェース/ユーザーエクスペリエンス）を持つシステムを選ぶことが重要です。従業員がマニュアルなしでも操作しやすい設計であれば、導入時の教育コストを抑えられ、スムーズな移行が期待できます。また、提供ベンダーによる充実したサポート体制も不可欠です。

導入前の無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際に従業員が触れてみることで、操作性やフィット感を事前に確認できます。さらに、導入後も定期的な説明会やヘルプデスクが利用できるかどうかも、システム定着の鍵となります。使いこなせないシステムは、かえって業務効率を低下させることになりかねないため、これらの点を慎重に検討することが成功への近道です。

電子帳簿保存法対応の重要性

経費精算システムを導入する上で、電子帳簿保存法への対応はもはや必須要件となっています。

この法律は、帳簿や書類を電子データとして保存することを認める一方で、そのための厳格な要件を定めています。特に、2022年1月の改正によって電子取引データの紙保存が原則廃止されたことで、すべての企業がデジタル対応を迫られています。システムが電子帳簿保存法に対応していれば、領収書や請求書のスキャンデータが法的要件を満たした形で保存され、紙の原本の保管が不要になります。

これにより、保管スペースの削減だけでなく、検索性の向上やコンプライアンスの強化に繋がります。対応していないシステムを選んでしまうと、二重管理の手間が発生したり、税務調査時に問題が発生したりするリスクがあります。したがって、システム選定の際には、電子帳簿保存法のどの要件（真実性の確保、可視性の確保など）に、どのように対応しているかを詳細に確認することが極めて重要です。

「2025年の崖」とDX推進

経済産業省が提唱する「2025年の崖」は、日本企業が既存のレガシーシステムから脱却し、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進しない場合、2025年以降、年間最大12兆円もの経済損失が生じる可能性があるという警告です。

経費精算のデジタル化は、このDX推進における重要な一歩となります。紙と手作業に依存するアナログな経費精算プロセスは、まさにレガシーシステムの一つと言えるでしょう。これを最新のアプリやシステムに置き換えることで、業務効率化はもちろんのこと、データ活用の促進、従業員の生産性向上、そして企業全体の競争力強化に繋がります。

2025年という期限は目前に迫っており、今すぐにでも経費精算のデジタル化に着手することが求められています。これを機に、自社の状況やニーズに合ったアプリ・システムを検討し、立替精算業務の効率化を進めることで、「2025年の崖」を乗り越え、持続的な成長を実現するための足がかりとしましょう。