知っておきたい！稟議書作成で失敗しないためのポイント

稟議書とは？基礎知識と種類

稟議書の役割と重要性

稟議書とは、企業や組織において、一社員の判断では決定できない事項について、関係部署や上司、役員などの承認を得るために作成する重要な書類です。例えば、新しい備品の購入や、新規プロジェクトの立ち上げ、外部企業との契約締結など、さまざまな場面で必要となります。

この書類の役割は、意思決定の透明性を確保し、関係者全員が提案内容を理解した上で承認プロセスを進めることにあります。また、誰がどのような内容を承認したのかという責任の所在を明確にし、後の監査や確認にも役立ちます。

承認を得られず差し戻しになったり、承認に想定外の時間がかかったりすると、業務全体の停滞を招きかねません。そのため、稟議書は単なる手続き書類ではなく、組織のスムーズな運営を支える重要なコミュニケーションツールとして、その作成ポイントを押さえることが非常に大切なのです。

一般的な稟議書の種類

稟議書には、その内容に応じて多種多様な種類が存在します。主なものとしては、以下のようなケースが挙げられます。

• 購買稟議：パソコンやデスク、社用車などの備品購入や、サービスの導入時。
• 契約稟議：業務委託契約、秘密保持契約（NDA）、取引基本契約など、外部との契約締結時。
• 人事稟議：社員の採用、異動、昇進、給与改定など、人事に関する決定時。
• 経費稟議：出張旅費、交際費、広告宣伝費など、予算外の経費発生時。
• 新規事業・プロジェクト稟議：新しい事業の立ち上げや、大規模なプロジェクトの開始時。

特に、日常的に発生する「計画内稟議」（予算金額・内容ともに年初計画内であるもの）は、多くの企業で件数が多いため、その効率化が全体の稟議プロセス高速化に大きく貢献します。

稟議書作成時の必須項目一覧

効果的な稟議書を作成するためには、記載すべき必須項目を漏れなく盛り込むことが重要です。一般的に、以下の項目が必要とされます。

これらの項目を網羅し、かつ分かりやすく記述することが、承認をスムーズに進めるための第一歩となります。

稟議書作成でよくある疑問と解決策

「なかなか承認されない…」その原因と対策

稟議書がなかなか承認されない場合、いくつかの原因が考えられます。最も多いのは、「何が言いたいのか分かりにくい」「根拠が曖昧」といった、内容の不備によるものです。

解決策としては、まず「結論を先に書く」ことを徹底しましょう。「何のために、何をしたいのか」を冒頭で明確にすることで、多忙な承認者が内容を素早く把握できます。次に、「要点を簡潔にまとめる」ことも重要です。長文や専門用語の羅列は避け、誰にでも理解できる言葉で論理的に記述し、箇条書きや図表も効果的に活用してください。

さらに、「具体的な事実とデータを利用する」ことで説得力が増します。客観的なデータや根拠となる資料を添付し、提案内容の信頼性を高めましょう。メリットだけでなく、潜在的なリスクやそれに対する具体的な対策まで明示することで、承認者は安心して判断を下せるようになります。会社にとってどのようなメリットがあるのか、具体的な数値を用いてアピールすることも忘れずに行いましょう。

「忙しい上司に読んでもらうには？」読みやすさの工夫

承認者は日々多くの業務を抱えており、稟議書を読む時間も限られています。そのため、いかに「読みやすく、判断しやすいか」を意識した作成が求められます。

まず、「読み手の視点を考慮する」ことが大切です。必要な情報が網羅されているか、論理的な構成になっているか、一読で理解できるかを客観的に見直しましょう。箇条書きや表を多用し、視覚的に分かりやすいレイアウトを心がけることも効果的です。

また、会社に指定のテンプレートがあれば、積極的にそれを利用してください。もしなければ、過去の承認済み書類を参考にしたり、インターネットで無料テンプレートをダウンロードしたりするのも良いでしょう。テンプレートの活用は、作成の手間を省くだけでなく、承認者にとっても内容を把握しやすくなるというメリットがあります。

さらに、提出前に「事前に承認者とすり合わせを行う」ことも有効です。内容について前もって相談し、疑問点や懸念事項を解消しておくことで、承認プロセスをスムーズに進めることができます。

「計画内」稟議の効率化テクニック

予算や内容が既に年間の計画に含まれている「計画内稟議」は、通常、承認を得やすいものです。しかし、件数が多いため、一つ一つの処理に時間がかかると、全体の業務効率に大きな影響を与えます。

この種類の稟議を効率化する最大のポイントは、「計画通り」であることを強調することです。決裁者が既に承認済みの計画予算内であることを明確に示せば、改めて内容を深く検討する必要が少なくなり、承認のスピードアップにつながります。稟議書の件名や冒頭で「〇〇計画に基づく」といった文言を入れるのも効果的です。

また、近年多くの企業で導入が進んでいる「ワークフローシステムの導入」も、稟議全体の効率化に大きく貢献します。稟議プロセスを電子化することで、申請から承認までのやり取りがシステム上で行われるため、紙の書類の印刷・回覧の手間が省けます。これにより、承認までのスピードが格段に上がり、どこからでも申請・承認が可能になるため、テレワーク環境下でもスムーズな業務遂行が可能となります。履歴も自動で残るため、管理の効率化にもつながります。

具体的な稟議書作成例（ロッカー購入・融資）

備品購入稟議（例：ロッカー購入）のポイント

例えば、オフィスに新しいロッカーを購入するための稟議書を作成する場合、以下の点を押さえることが重要です。

まず、【目的】を明確にします。「社員の個人ロッカー不足を解消し、オフィス環境の快適性を向上させるため」といった具体的な目的を冒頭に提示します。次に【背景】として、「現在のロッカー数が足りず、私物管理に課題がある」など、現状の問題点を客観的に記述します。

【具体的な内容】では、購入するロッカーの数量、種類、設置場所などを詳細に記します。複数の製品を比較検討した場合は、選定理由を明確にし、他製品との比較表を添付すると良いでしょう。【金額】については、見積書を添付し、費用が予算内であること、またはその妥当性を説明します。購入先情報も忘れずに記載します。

最後に、【会社にとってのメリット】を具体的に示します。「ロッカー設置により、社員のモチベーション向上とセキュリティ強化が図られ、間接的に生産性向上に寄与する」といった形で、投資対効果をアピールすることが承認を得る上で重要です。

新規プロジェクト・融資申請稟議のポイント

新規事業の立ち上げや、大規模な設備投資のための融資申請など、高額な稟議ではより詳細な情報と周到な準備が求められます。

【目的と背景】では、市場の機会や競合状況、自社の強みを踏まえ、なぜ今このプロジェクトが必要なのか、具体的に何を達成したいのかを記述します。【具体的な事業計画】として、プロジェクトのフェーズ、具体的な活動内容、担当部署、スケジュールなどを詳細に示します。

融資申請の場合は、資金使途の内訳、返済計画、担保・保証の有無なども重要です。【予想されるリターン】では、売上目標、利益予測、市場シェア拡大など、具体的な数値目標を設定し、その根拠を提示します。また、【潜在的なリスクと対策】を忘れずに明記することが不可欠です。市場変動リスク、技術的リスク、競合リスクなどを洗い出し、それぞれに対する具体的な対処法を記述することで、承認者は安心して判断できます。

添付書類として、事業計画書、市場調査データ、財務予測、競合分析資料など、説得力を高めるための客観的な資料を網羅的に用意しましょう。

成功事例から学ぶ効果的な表現

承認されやすい稟議書には、共通して効果的な表現が使われています。例えば、単に「コスト削減」と書くのではなく、「〇〇の導入により、年間X%の電力コスト削減（約〇〇円）が見込まれます」のように、具体的な数値でインパクトを示すことが重要です。

また、提案内容が会社全体にどのような良い影響を与えるかを強調することも効果的です。例えば、「このシステム導入は、単なる業務効率化に留まらず、従業員の残業時間を平均10時間削減し、ワークライフバランス向上に貢献します。これにより、離職率の低下と優秀な人材確保につながるものと確信しております」といった表現は、単一部署のメリットを超え、会社全体の視点に立っていることを示します。

さらに、「本件は、中期経営計画『デジタル変革推進』の重点施策と完全に合致しており、計画通りに推進することで、企業価値向上に大きく貢献します」のように、上位目標との関連性を示すことで、承認者にとって判断しやすい論拠を提供できます。

承認者が見落としがちな重要な情報は、太字（）やマーカー（）で強調し、視覚的なインパクトを与える工夫も凝らしましょう。