【保存版】稟議書作成の達人になる！複数案件・変更・追記まで徹底解説

ビジネスにおける意思決定を円滑に進める上で、稟議書は不可欠なツールです。しかし、複数案件の申請、急な変更や追記、さらにはイレギュラーな案件まで、稟議書作成には多くの悩みが伴います。

2022年の調査では、約8割の人が稟議申請フローに関して悩みを感じており、承認完了までの時間や根回しに時間がかかることが課題として挙げられています。また、稟議の承認にかかる平均日数は「1日以上」が約7割を占め、約半数の企業が「2〜3日」と回答している現状もあります。

本記事では、そんな稟議書作成の悩みを解消し、あなたの承認率を劇的に高めるための実践的なノウハウを徹底解説します。最新のデジタル化動向も踏まえ、スマートな稟議書作成の達人を目指しましょう！

稟議書で複数案件をスムーズに処理するコツ

案件ごとの明確な情報整理と記載

複数の案件を一つの稟議書で処理する場合、承認者が混乱しないよう、それぞれの案件について極めて明確な情報整理と記載が求められます。まず、稟議書の冒頭で、これが複数の案件を含むことを明示し、全体像を簡潔に示しましょう。その上で、各案件を独立したセクションとして分け、それぞれの「目的」「費用」「期待される効果」「実施期間」「担当部署」などを詳細に記述することが重要です。

例えば、部署内で複数の備品購入が必要な場合、単にリストを羅列するのではなく、「A案件：〇〇ツールの導入による業務効率化」「B案件：〇〇プリンターの買い替えによるコスト削減」といった具体的な見出しを設け、それぞれに必要な背景、メリット、そして予算を明確に提示します。

参考情報にもあるように、「それぞれの案件について目的、費用、効果などを明確に記載し、個別に判断できるような情報を提供すること」が承認プロセスを円滑に進める鍵となります。承認者は、個々の案件が事業目標にどのように貢献するか、費用対効果はどうかを個別に評価できるような情報が整っていることで、安心して決裁を下せるでしょう。詳細な記述は、追加質問の手間を省き、承認までの時間を短縮する効果も期待できます。

関連性のある案件のグループ化と説明

もし複数の案件が相互に関連し合っている場合、それらをグループ化して説明することで、稟議書全体の説得力を高めることができます。ただし、単にまとめて記載するのではなく、それらの関連性を論理的に説明し、一括で承認されることのメリットを強調することが重要です。例えば、「新プロジェクト立ち上げに伴うPC一式購入と関連ソフトウェア導入」のように、一つの大きな目標達成に向けて複数の要素が必要であることを示します。

この際、各案件の個別詳細に加えて、グループ全体として得られる相乗効果や、一括承認することで得られるコスト削減、スケジュール短縮といったメリットを明確に提示しましょう。具体的には、「これらの施策を一括で実施することで、プロジェクト全体の立ち上げ期間を2週間短縮し、〇〇円の初期投資を抑えることが可能です」といった形で、定量的な効果を示すと効果的です。

また、関連性の高い案件をグループ化することで、承認者が個々の小さな案件に逐一目を通す手間を省き、より大きな視点での意思決定を促すことができます。しかし、あまりにも関連性の低い案件を無理にまとめることは避けるべきです。承認プロセスを複雑化させ、かえって承認に時間がかかってしまうリスクがあるため、あくまで論理的な繋がりがある場合にのみ適用するようにしましょう。

添付資料の工夫と見せ方

複数案件の稟議では、添付資料が非常に多くなりがちです。承認者が資料の海に埋もれてしまわないよう、資料の工夫と見せ方が承認率を大きく左右します。まず、各案件に対応する見積もり、比較表、製品カタログなどは、稟議書本体で言及した箇所に紐づける形で整理し、必要に応じて番号や記号を振って参照しやすくしましょう。

特に有効なのは、案件ごとのサマリーや比較表を作成することです。例えば、PC購入であれば、複数のメーカー・モデルのスペック、価格、納期、保証内容などを一覧できる「比較表」を添付することで、承認者は一目で最適な選択肢を判断できます。このような表は、エクセルなどで作成し、PDF化して添付すると良いでしょう。

「具体的なデータや複数の見積もりを添付することで、説得力が増します」という原則は、複数案件においてさらに重要になります。すべての添付資料には、ファイル名に「【案件A】〇〇見積書」「【案件B】〇〇仕様書」のように、どの案件に関連するかが一目でわかるように工夫を凝らしてください。デジタルワークフローシステムを利用している場合は、関連文書タブなどで適切に紐づけることで、承認者が迷うことなく必要な情報にアクセスできるようになります。資料を整理し、承認者の負担を軽減する姿勢が、スムーズな承認へと繋がります。

急な変更・追記にも慌てない！稟議書の訂正方法

決裁後の変更・追記は「再稟議」が基本

一度承認・決裁された稟議書の内容に、後から変更や追記が必要となるケースは少なくありません。しかし、安易に元の稟議書を修正することは、決裁プロセスの信頼性を損なうことになりかねません。基本的には、決裁後の内容変更や追加事項は、新たな稟議書として起案し、再度承認を得る「再稟議」という形で対応するのが一般的です。

この再稟議の際、重要なのは、元の決裁済み稟議書との関連性を明確にすることです。新しい稟議書の件名には、「〇〇購入稟議書（決裁番号〇〇）の変更の件」や「〇〇プロジェクト費用（決裁番号〇〇）の追記の件」といった形で、前回の決裁番号や表題を明記しましょう。これにより、承認者は何の変更・追記なのかを一目で理解し、既存の承認内容と照らし合わせて判断することができます。

再稟議では、なぜ変更や追記が必要になったのか、その経緯や理由、そして変更・追記によってどのような影響があるのかを具体的に記載することが不可欠です。例えば、「市場価格の変動により、当初の見積もりから〇〇円の価格変更が生じました」「プロジェクトの要件変更により、新たなソフトウェアの導入が必要となりました」といった、客観的な事実に基づいた説明を心がけましょう。これにより、承認者は変更の必要性を納得しやすくなります。

変更履歴の明確化と関係者への共有

再稟議の際には、何がどのように変更されたのかを明確にし、関係者間で認識のずれが生じないようにすることが非常に重要です。変更箇所を具体的に示し、変更前後の比較が容易にできるような工夫を取り入れましょう。例えば、変更箇所をハイライト表示したり、変更前の内容と変更後の内容を併記した比較表を添付したりする方法が有効です。

変更履歴を管理する際には、各変更がいつ、誰によって行われ、どのような理由があったのかを記録することが推奨されます。特にワークフローシステムを活用している場合は、「関連文書タブなどで紐づけを行うこと」が非常に有効です。これにより、過去の稟議書と変更後の稟議書がリンクされ、一連の承認プロセス全体を時系列で追跡することが可能になります。

また、変更が承認された後には、変更内容を関係者全員に速やかに共有することも忘れてはなりません。プロジェクトメンバー、関連部署、さらには外部の協力会社など、影響を受ける可能性のあるすべてのステークホルダーに対して、変更された事実と具体的な内容を通知し、新たな方針に基づいて業務を進めるよう促しましょう。透明性の高い情報共有は、無用なトラブルを防ぎ、プロジェクト全体の円滑な進行に貢献します。

ワークフローシステムを活用した効率的な訂正プロセス

近年のビジネス環境では、紙媒体での稟議書運用は非効率とされ、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。「2024年の調査では、稟議の手段として80.1%がデジタル（ワークフローシステム、メール、チャットなど）を利用しており、『紙とハンコ』の割合は7.4%でした」というデータからも、その傾向は明らかです。

ワークフローシステムを導入することで、稟議書の訂正プロセスは格段に効率化されます。システム上で変更申請を行うことで、承認ルートが自動的に設定され、関係者への通知もスムーズに行われます。これにより、紙ベースでの回覧や押印の手間が省け、承認完了までの時間を大幅に短縮することが可能です。また、稟議書の状態や進捗状況もシステム上でリアルタイムに確認できるため、申請者は承認がどこで止まっているのかを把握しやすくなります。

さらに、多くのワークフローシステムには履歴管理機能が備わっており、いつ、誰が、どのような変更を加えたかの記録が自動的に残ります。これは、内部監査の際に非常に役立つだけでなく、将来的に類似の案件が発生した際に過去の経緯を参考にすることができます。AIによる効率化も進んでおり、定型的な変更申請であれば、AIが適切なフォーマットや記載例を提案し、作成時間をさらに短縮することも期待されています。デジタルツールを積極的に活用し、スピーディーでミスの少ない稟議運用を目指しましょう。

追加購入や追加費用の稟議書、特記事項の書き方

当初稟議との関連性を示す重要性

一度承認された稟議の予算内では収まらず、追加購入や追加費用が発生するケースは往々にしてあります。このような場合、新たな稟議書を起案することになりますが、最も重要なのは、この「追加」が当初の稟議とどのように関連しているのかを明確に説明することです。単に「費用が足りなくなった」というだけでは承認を得ることは困難です。まずは、今回の追加稟議が、どの既存稟議に紐づくものなのかを冒頭で明示しましょう。

例えば、「〇〇プロジェクトにおけるA機器導入稟議（決裁番号：XXXXXX）の追加費用申請」といった具体的な件名をつけ、当初の目的や背景を簡潔に振り返ります。その上で、当初の計画では予見できなかった事態や、市場の変化、予期せぬトラブルなど、追加費用が必要になった具体的な背景や経緯を詳細に説明することが求められます。

当初の稟議書で示された「背景、目的、予算、期待される効果」を念頭に置きつつ、今回の追加がその目的達成のために不可欠であることを論理的に展開してください。例えば、当初の計画では想定されていなかったセキュリティ強化のための追加機能導入であれば、その必要性と緊急性を強調することで、承認者は追加費用に対する理解を深めることができます。

費用対効果とメリットを具体的に提示

追加購入や追加費用の稟議書では、「なぜ今、追加で投資が必要なのか」という問いに対して、費用対効果と得られるメリットを具体的に提示することが承認の鍵となります。単に「足りないから」ではなく、追加投資によってどのような価値が生まれるのか、あるいはどのようなリスクが回避できるのかを明確に示しましょう。

例えば、初期導入のシステムに機能追加が必要な場合、「この追加機能により、顧客対応の自動化率が〇〇%向上し、年間で〇〇時間の業務時間削減が見込めます」といった具体的な数値目標や効果を提示します。もし追加投資を行わない場合に発生する不利益、例えば「機能不足により、機会損失が年間〇〇円発生するリスクがある」「システムの安定性が損なわれ、業務停止のリスクが高まる」といった形で、回避できるリスクを説明することも有効です。

参考情報にあるように、「提案によるメリットだけでなく、想定されるリスクやその対策も記載する」ことで、承認者は安心して判断できるようになります。追加費用が、将来的なコスト削減や業務効率化、企業価値の向上に繋がる戦略的な投資であることを強調し、短期的な支出だけでなく長期的な視点でのメリットをアピールしましょう。複数の見積もりや競合製品との比較データも、説得力を高める上で役立ちます。

予期せぬ事態への対応策と予算超過の正当性

予算超過や追加費用が発生する主な理由は、計画段階では予期しなかった事態が生じたためであることが多いです。稟議書では、この予期せぬ事態に対する対応策と、それによって生じた予算超過の正当性を丁寧に説明する必要があります。まずは、当初の計画が綿密であったことを前提とし、その上で、計画時には想定できなかった要因（例：原材料費の高騰、法改正による仕様変更、予期せぬシステムトラブルなど）を具体的に挙げます。

単に「想定外だった」と述べるだけでなく、その事態に対してどのような対応を検討し、その結果として今回の追加費用が最も合理的であると判断した経緯を説明しましょう。例えば、「当初は〇〇を想定していましたが、市場の急激な変化により、より高性能な〇〇が必要となりました。複数の選択肢を検討した結果、今回の提案が最も費用対効果に優れています」といった形で、意思決定プロセスを明確にします。

また、今回の予算超過が一時的なものであるか、あるいは今後のプロジェクト計画全体に影響を与えるものなのかも明示しましょう。もし、今回の追加費用によって将来的なコスト削減やリスク回避が可能になるのであれば、それも重要な正当化の理由になります。承認者が納得できるよう、透明性を持って事実を伝え、代替案の検討状況なども含めて詳細に説明することで、予算超過に対する理解と承認を得やすくなります。

意外と多い？「飲み会」稟議書の例文と注意点

「飲み会」稟議の目的と必要性の明確化

「飲み会」というカジュアルな名目であっても、それが業務の一環として費用を申請する以上、明確な目的と必要性を稟議書で示すことが不可欠です。単に「親睦を深めるため」といった抽象的な理由では承認は難しいでしょう。まずは、この飲み会が企業活動においてどのような価値をもたらすのかを具体的に言語化する必要があります。

例えば、「新プロジェクト成功に向けたチームビルディング促進のため」「長期間にわたる〇〇プロジェクト完了に伴う社員慰労および士気向上のため」「他部署との連携強化を目的とした情報交換会」といったように、開催の背景と達成したい目標を具体的に記述します。この際、「背景、目的、予算、期待される効果などを分かりやすくまとめます」という稟議書作成の基本原則を忠実に守ることが重要です。

目的を明確にすることで、承認者はその費用が単なる福利厚生ではなく、業務効率化や組織力強化に貢献する投資であると判断しやすくなります。参加対象者や想定される具体的な効果（例：「チーム内のコミュニケーションが活性化し、今後の業務連携がスムーズになる」「社員のエンゲージメントが高まり、離職率低下に寄与する」）を記述すると、さらに説得力が増すでしょう。

予算と参加人数の明示、根拠の提示

「飲み会」の稟議書では、予算と参加人数を明確に示し、その根拠を提示することが極めて重要です。具体的には、一人当たりの単価、合計金額、そして参加予定人数（部署名と概算人数）を記載します。例えば、「参加予定人数：〇〇部10名、〇〇部5名（合計15名）」「一人あたり単価：5,000円（コース料理＋フリードリンク）」「合計費用：75,000円」といった形で、具体的な数値を提示してください。

予算の根拠としては、利用予定の店舗名と、そこに決めた理由（例：アクセスが良い、リーズナブルなコースがある、個室があるなど）を記載すると良いでしょう。可能であれば、複数店舗からの見積もりを比較検討した結果、最も適切な店舗を選定した旨を付記し、「具体的なデータや複数の見積もりを添付することで、説得力が増します」という原則をここでも適用します。

また、予算が会社の規定範囲内であるかどうかを確認し、もし規定を超える場合はその理由と特別な承認が必要な旨を記載する必要があります。予算の透明性は、承認者が費用を適正と判断するための重要な要素です。曖昧な表現は避け、具体的な数字と根拠に基づいて、計画が健全であることをアピールしましょう。

「飲み会」稟議における留意点と承認のポイント

「飲み会」稟議を成功させるためには、いくつかの留意点と承認を得るためのポイントがあります。まず、開催日時や場所、幹事、連絡体制なども詳細に記載することで、計画がしっかり練られていることをアピールできます。特に、繁忙期を避ける、業務に支障が出ない時間帯にするなど、業務への影響を考慮した日程選定は重要です。

また、稟議書提出前に、上司や関係部署への「事前相談（根回し）」を行うことで、承認プロセスをスムーズに進めることができます。申請前に口頭で目的や内容を伝え、意見を吸い上げておくことで、承認段階での認識のずれを防ぎ、余計な質疑応答の時間を短縮することが可能です。これにより、承認者は安心して決裁を下せるでしょう。

さらに、近年はハラスメント対策や多様性を重視する観点から、飲み会の内容にも配慮が求められます。アルコールを伴わない選択肢の提供や、参加が強制ではないことの明記など、全社員が安心して参加できるような配慮を示唆する一文を加えることも、現代のビジネス環境においては重要なポイントとなり得ます。これらの配慮は、単なる承認率向上だけでなく、健全な企業文化の醸成にも繋がるでしょう。

失敗しない！ノートパソコン購入稟議書のポイント

導入目的と具体的な利用シーンの明示

ノートパソコンの購入稟議書において、最も重要なのは「なぜこのPCが必要なのか」という導入目的と、それがどのような業務でどのように利用されるのかという具体的な利用シーンを明確にすることです。単に「PCが古くなったから」という理由だけでは、承認を得ることは難しいでしょう。

例えば、「グラフィックデザイン部門の新入社員用に、特定のデザインソフトウェア（例：Adobe Creative Suite）を快適に動作させるための高性能PCが必要」や、「営業担当者が外出先で顧客向けプレゼンテーションをスムーズに行えるよう、軽量かつバッテリー持続時間の長いモバイルPCが必要」といった形で、具体的な業務内容とPCのスペックが結びつく説明をしましょう。

参考情報にあるように、「背景、目的、予算、期待される効果などを分かりやすくまとめる」ことは、ノートパソコン購入においても基本です。導入によって期待される効果として、「〇〇業務の効率が〇〇%向上する」「顧客への情報提供が迅速になり、成約率が〇〇%増加する」といった定量的なメリットを提示できると、承認者はその投資の合理性を理解しやすくなります。具体的な利用シーンを描写することで、承認者はPCが届いた後の業務風景をイメージし、必要性を実感できるでしょう。

スペック選定の根拠と複数メーカー比較

ノートパソコン購入稟議書では、選定したモデルのスペック（CPU、メモリ、ストレージ、OS、ディスプレイサイズなど）がなぜその業務に必要不可欠なのかという根拠を明確に提示することが求められます。例えば、「最新のデザインソフトウェアの推奨動作環境を満たすため、Core i7以上のCPUと16GB以上のメモリが必要」といった具体的な理由を記載します。

また、適切なモデルを選定したことを示すために、複数のメーカーやモデルを比較検討した結果を提示することが非常に有効です。「具体的なデータや複数の見積もりを添付することで、説得力が増します」という原則に従い、少なくとも2〜3社の見積もりを取得し、それらを比較した比較表を添付しましょう。比較表には、価格、主要スペック、保証期間、納期などの項目を含め、なぜ今回提案するモデルが最もコストパフォーマンスに優れているのか、あるいは業務要件を満たしているのかを説明します。

上記のような比較表を提示し、価格だけでなく、長期的な視点での費用対効果や、業務への適合性を論理的に説明することで、承認者は合理的な判断を下しやすくなります。単に安いものを提案するのではなく、業務要件を最適に満たすバランスの取れた選択であることを強調しましょう。

導入後の運用・管理、セキュリティ対策

ノートパソコンの購入は、導入して終わりではありません。導入後の運用・管理体制やセキュリティ対策についても言及することで、承認者は長期的な視点でのコストとリスクを評価しやすくなります。「提案によるメリットだけでなく、想定されるリスクやその対策も記載する」というポイントを意識し、これらの情報を含めましょう。

まず、導入後の運用計画として、誰が（IT部門か利用者自身か）、どのように（IT資産管理システムに登録、定期的なソフトウェアアップデートなど）管理するのかを簡潔に示します。故障時のサポート体制や保守契約の有無、期間についても触れると良いでしょう。例えば、「メーカーの3年保証に加入し、故障時は迅速な修理・交換が可能です」といった具体的な情報を盛り込みます。

次に、最も重要となるのがセキュリティ対策です。企業の情報資産を守るため、導入するノートパソコンにはどのようなセキュリティ対策が施されるのかを明記します。これには、以下のような内容が挙げられます。

• セキュリティソフトの導入: 会社指定のアンチウイルスソフトやEDR（Endpoint Detection and Response）の導入。
• データ暗号化: BitLockerなどのOS標準機能やサードパーティ製ツールによるディスク全体の暗号化。
• アクセス制御: パスワードポリシーの徹底、多要素認証の導入。
• データバックアップ: 定期的なクラウドストレージや社内サーバーへのバックアップ体制。
• 紛失・盗難対策: リモートワイプ機能の活用や資産管理番号による追跡。

これらの対策を講じることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑え、会社のセキュリティポリシーを遵守する姿勢を示すことができます。長期的な運用とリスク管理の視点を含めることで、稟議書の完成度が高まり、承認者の信頼を得られるでしょう。