稟議書・起案書の違いから種類、システム導入まで徹底解説

稟議書と起案書、何が違う？基本から押さえよう

起案書は「原案」を承認する文書

「起案書」は、主に提案や計画の原案を文書化し、その承認を求めるプロセスで用いられる書類です。

特に、官公庁や学校などの公的機関で利用されることが多く、特定の課題に対する解決策や、新たな事業・プロジェクトの具体的な計画などをまとめる際に作成されます。

例えば、新たな施設建設の企画書、教育プログラム導入の提案書、地域振興策の骨子などが起案書として作成され、上層部や関係部署の承認を得るために用いられます。

公的機関では、公平性や透明性が特に重視されるため、決定に至るまでのプロセスや根拠を明確にする目的で、詳細な起案書が作成される傾向にあります。

稟議書は「権限外」の決定を仰ぐ文書

一方、「稟議書」は、自身の裁量や権限では決定できない事項について、上層部からの承認を得るために作成される書類です。

民間企業で主に利用され、特に費用が発生する案件で頻繁に用いられます。例えば、事務用品の購入、外部企業との契約締結、新たなシステムの導入、人事採用、出張申請などが代表的です。

稟議書は、日本特有の企業文化とも言われることがあり、組織内の意思決定プロセスにおいて重要な役割を担っています。これにより、権限の分散と、責任の明確化が図られるという側面もあります。

申請者は、自身の業務に必要な事項であっても、一定の金額や内容を超える場合に、この稟議書を通じて承認を得る必要があります。

共通点と使い分けのポイント

稟議書と起案書は、どちらも組織内の承認を得るための文書という共通点を持っています。

しかし、その「承認を得る対象」と「主な使用者」に違いがあります。起案書は「計画の原案」を、稟議書は「権限外の事項」の決定を求めるというニュアンスの違いです。

ただし、両者は似た書類として扱われることも多く、特に民間企業では「起案書」という名称の書類が、実質的に「稟議書」の役割を果たしているケースも珍しくありません。

また、起案書が、より広範な提案や計画の承認を求める初期段階の文書であり、その中で具体的に必要な費用や契約に関する部分が「稟議書」として別途提出されるなど、プロセスが連結している場合もあります。

最終的な使い分けは、各組織の規定や文化に大きく左右されるため、まずは自社のルールを確認することが最も重要です。

稟議書の種類と、よく似た書類との違い

多彩な稟議書の種類とその役割

稟議書には、その用途に応じて非常に多くの種類が存在し、それぞれが特定の業務プロセスにおいて重要な役割を果たします。

代表的なものとしては、以下のようなものがあります。

• 契約稟議書：新規取引先との契約締結や既存契約の更新、変更時に作成され、契約内容や条件、費用などを明記します。
• 購買稟議書：事務用品、備品、消耗品など、様々な物品の購入に際して、その必要性や費用、選定理由などを記述します。
• 出張稟議書：国内外への出張申請時に、目的、期間、費用（交通費、宿泊費など）の詳細を記載し、承認を得ます。
• 採用稟議書：新たな人材の採用を計画する際に、採用の背景、募集職種、人員計画、予算などを承認するものです。
• システム導入稟議書：業務効率化や新規事業展開のために、新たなシステムやサービスの導入を検討する際に作成されます。
• 広告出稿稟議書：テレビCM、ウェブ広告、雑誌広告など、広告媒体への出稿計画とその費用について承認を求めるものです。

これらの稟議書は、組織の運営において多岐にわたる意思決定を円滑に進めるために不可欠なツールと言えるでしょう。

稟議書と「申請書」「届出書」の違い

稟議書と混同されやすい書類に「申請書」や「届出書」があります。

これらも何らかのアクションを求める文書ですが、その性質や目的には明確な違いがあります。

申請書は、特定の許可や承認を求める書類ですが、その内容については申請者の意向が強く反映され、承認者にはある程度の判断の余地があります。例えば、有給休暇申請書や転居手当申請書などがこれにあたります。承認者は、申請内容が規定に沿っているか、業務に支障がないかなどを判断し、許可を与えるか否かを決定します。

一方、届出書は、事実や状況を一方的に報告する書類であり、承認を求めるものではありません。多くの場合、法的な義務や組織内の規定に基づき、情報共有のために提出されます。住所変更届、結婚届、退職届などが代表的です。これらの書類は、提出された情報に基づいて、組織が適切な対応を取るためのものです。

これに対し、稟議書は、自分の権限を超える事項について、明確な「決定」を仰ぐためのものであり、その内容が承認されれば、組織としてその事項を実行に移すことになります。この決定プロセスの重みが、他の書類との大きな違いです。

稟議書作成で注意すべき書類選定のポイント

効果的な稟議プロセスを進めるためには、まず適切な書類を選定することが非常に重要です。

「この目的には、どの書類を使うべきか」を誤ってしまうと、承認プロセスが滞ったり、場合によっては再提出を求められたりして、無駄な時間と労力を費やすことになります。

例えば、単なる情報共有で済むはずの事柄を稟議書として提出してしまうと、不必要な承認ルートを経ることになり、承認者の負担も増大します。

逆に、本来稟議が必要な事項を簡単な申請書で済ませようとすると、後々のトラブルや責任問題に発展する可能性も否定できません。組織内の規定やマニュアルを熟読し、どの書類をどのようなケースで利用すべきかを事前に確認する習慣をつけましょう。

また、不明な点があれば、上司や関連部署に確認を怠らないことも、スムーズな業務遂行のための大切なポイントです。

稟議書システム導入のメリットと選び方のポイント

稟議プロセスを劇的に変えるシステム導入のメリット

従来の紙ベースの稟議書運用は、承認までに時間がかかったり、書類の紛失リスクがあったりと、多くの課題を抱えていました。

こうした状況を改善するために導入が進められているのが、ワークフローシステムです。

システムを導入することで、稟議プロセスは劇的に変化します。まず、書類の作成から配布、承認、保管までの一連の業務が電子化されるため、大幅な業務効率化とスピードアップが図れます。

物理的な書類の移動が不要になり、場所や時間にとらわれずに承認作業を進められるため、出張中やリモートワーク中でもスムーズに決裁が進みます。

さらに、承認ルートや進捗状況がシステム上でリアルタイムに可視化されるため、遅延の早期発見や適切な催促が可能になります。これにより、承認者がボトルネックになっているケースも速やかに特定できます。

また、承認プロセスの透明性が向上し、誰がいつ承認したかという履歴が残ることで、内部統制の強化やガバナンスの向上にも繋がります。紙媒体の印刷・郵送コスト削減や、会議開催の手間を省くことによるコスト削減効果も見逃せません。

さらに、パターン化された承認ルートをシステムに組み込み、自動で反映させることで、承認ルートの標準化・自動化も実現できます。

データが示す！システム導入の現状と効果

稟議プロセスに関する現状の調査データは、システム導入の必要性を裏付けています。

「稟議書」に関する実態調査によると、約8割の人が稟議に関する何らかの悩みを抱えていることが明らかになっています。その中で最も多い悩みは、やはり「承認までに時間がかかる」ことでした。

このデータは、多くの企業が稟議の遅延による業務停滞に苦しんでいる現状を示唆しています。

しかし、システム導入は着実に進んでいます。2022年の調査では、企業の稟議申請フローにおいて、「ワークフローシステム」を利用している企業が41.3%に達し、従来の「Word、Excelに記入、印刷して申請」している企業（37.6%）を上回りました。

これは、多くの企業が紙ベースの運用からシステム化へと移行している強い傾向を示しています。

システム導入のメリットとして、承認スピードの向上や業務効率化が挙げられていますが、特に「計画内稟議」は、多くの企業で予算金額や内容の割合が最も多く、その省力化・高速化による効果が高いとされています。

これらの数値は、システム導入が単なる効率化だけでなく、企業の意思決定速度と競争力強化に直結することを物語っています。

自社に最適な稟議システムを選ぶための視点

稟議システムを導入する際には、自社のニーズに合った最適なシステムを選ぶことが重要です。闇雲に高機能なシステムを選んでも、使いこなせなければ意味がありません。

選定のポイントはいくつかありますが、特に以下の点を考慮しましょう。

• 機能性：
  • 承認ルートの柔軟性：複雑な組織体制や多段階の承認プロセスに対応できるか。
  • カスタマイズ性：自社の既存フォーマットや業務フローに合わせて柔軟に設定変更できるか。
  • 他システムとの連携：会計システムや人事システム、グループウェアなど、既存のシステムとスムーズに連携できるか。
  • モバイル対応：スマートフォンやタブレットから申請・承認ができるか。
  • 文書管理機能：過去の稟議書を検索・参照しやすいか、保管期間設定やセキュリティ機能は充実しているか。
• コスト：
  • 初期費用、月額費用、ユーザー数に応じた料金体系などを総合的に比較検討しましょう。
• サポート体制：
  • 導入時のサポートだけでなく、運用中のトラブル対応や機能改善に関するサポートが充実しているかを確認しましょう。
• セキュリティ：
  • 機密性の高い情報を取り扱うため、データ保護、アクセス管理、監査ログなどのセキュリティ対策が万全であるかを確認します。

いくつかのシステムでトライアルを実施し、実際に使用感を確かめることも失敗しないための重要なステップです。

稟議書作成を効率化するクラウドツールと生成AI活用法

承認率を高める稟議書作成の基本と重要ポイント

稟議書の作成は、単に情報を羅列するだけでなく、承認を得るための「説得力」が求められます。

承認率を高めるためには、以下のポイントを意識して作成しましょう。

• 目的・理由の明確化：

  「何のためにこの稟議が必要なのか」「なぜ今、これを行うべきなのか」を簡潔かつ具体的に記述します。目的が曖昧だと、承認者は必要性を判断できません。

• 費用対効果の明示：

  導入によって得られるメリットや効果を、具体的な数値やデータを用いて示します。コストが発生する場合、投資に見合うリターンがあることをロジカルに説明することが重要です。

• 根拠資料の添付：

  見積書、製品カタログ、市場調査データ、他社事例などの関連資料を添付し、提案の信頼性を高めます。客観的なデータは説得力を大きく向上させます。

• 簡潔で分かりやすい表現：

  専門用語を避け、誰にでも理解できるよう平易な言葉で記述します。承認者は多忙であるため、一目で内容が把握できるような構成と表現を心がけましょう。

• リスクとその対策の提示：

  想定されるリスク（例：導入コスト超過、運用トラブル）と、それに対する具体的な対処法を併記することで、承認者はより安心して決断を下せます。

• 事前確認（根回し）：

  正式な提出前に、承認者や関係部署のキーパーソンに意見を聞き、必要に応じて内容を修正しておく「根回し」は、スムーズな承認を得る上で非常に有効な手段です。

これらのポイントを押さえることで、稟議書の品質と承認プロセスの効率が格段に向上します。

クラウドワークフローシステムで稟議を「見える化」

稟議書作成の効率化において、クラウドワークフローシステムは非常に強力なツールです。

従来の紙ベースの運用では、誰がどこで稟議書を止めているのか、現在の進捗状況はどうなっているのかが不透明になりがちでした。

しかし、クラウドワークフローシステムを導入することで、稟議の全プロセスがデジタル化され、「見える化」されます。

システム上では、電子フォームで簡単に申請書を作成でき、あらかじめ設定された承認ルートに沿って自動で次の承認者へと回覧されます。

申請者はもちろん、関係者全員がリアルタイムで稟議書の進捗状況を確認できるため、「今、誰のところで止まっているのか」が一目瞭然となります。これにより、ボトルネックの早期発見や、承認者への適切な催促が可能となり、承認までの時間を大幅に短縮できます。

また、過去の稟議書もデータベースとして一元管理されるため、必要な情報を素早く検索・参照することが可能です。これにより、類似案件の再作成の手間を省いたり、情報共有を円滑にしたりといったメリットも享受できます。

クラウド型であるため、初期費用を抑えやすく、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる柔軟性も大きな魅力です。</

生成AIが変える稟議書作成の未来

近年、進化が著しい生成AI（人工知能）は、稟議書作成の効率化に新たな可能性をもたらしています。

AIを活用することで、これまで時間を要していたプロセスを大幅に短縮し、稟議書の品質向上にも貢献できるでしょう。

具体的な活用法としては、以下の点が挙げられます。

• たたき台の自動生成：

  稟議の目的、背景、概要、必要な費用などのキーワードや簡単な指示をAIに与えるだけで、稟議書の構成案や下書きを数秒で生成させることができます。これにより、ゼロから書き始める手間が省け、思考のスタート地点を大幅に前倒しできます。

• 要約・校正支援：

  作成した長文の稟議書をAIに読み込ませることで、主要なポイントを簡潔に要約したり、誤字脱字、文法ミス、表現の不自然さなどを自動でチェック・修正させたりすることが可能です。これにより、読みやすく、ミスのない稟議書に仕上げることができます。

• データ分析と根拠補強：

  AIは大量の情報を高速で処理できるため、市場データや業界トレンド、競合他社の事例などを収集・分析させ、稟議書の費用対効果やリスク対策の根拠を強化するための情報提供を求めることもできます。

生成AIは、稟議書作成の時間短縮、品質向上、そして属人化の解消に大きく貢献し、業務の生産性向上に寄与する強力なアシスタントとなりつつあります。

知っておきたい！公務員の稟議書事情

公的機関における「起案書」の役割と特徴

民間企業では「稟議書」が多く使われるのに対し、官公庁や地方自治体といった公的機関では「起案書」という名称が一般的に用いられます。

公的機関における起案書は、民間企業でいう稟議書と同様に、自身の裁量では決定できない事項について上層部からの承認を得るための文書ですが、その役割と特徴には公務員ならではの側面があります。

公的機関の業務は、国民の税金を扱うという性質上、法令遵守、公平性、透明性が非常に厳しく求められます。そのため、起案書には、決定に至るまでの経緯、法的根拠、予算措置、市民への影響などを詳細かつ明確に記述する必要があります。

例えば、新たな公共事業の計画、条例の改正、補助金の交付決定など、その一つ一つが市民生活に直結するため、多角的な視点からの検討と、根拠の明示が不可欠です。これにより、決定プロセスが適正に行われたことを後世にわたって証明できるような文書作成が求められるのです。

複雑な承認ルートと独自のルール

公務員の起案プロセスは、その組織体制の複雑さや法令による制約から、民間企業と比較してより多段階で厳格な承認ルートを持つ傾向があります。

一般的に、課長、部長、局長、そして首長（市長や知事）といった階層を順に経て承認されていきます。さらに、関連する複数の部署からの合議や意見照会が必要となるケースも多く、一つの起案書が複数の部署を横断して回覧されることも珍しくありません。

特に予算を伴う案件や、市民生活に大きな影響を与える政策決定などは、その承認ルートがさらに複雑化し、数週間から数ヶ月を要することもあります。

また、公的機関には、それぞれ独自の文書管理規程や決裁規程が存在し、それに厳密に従う必要があります。決裁権限の細分化や、特定の案件については専門委員会の承認が必要となるなど、民間企業にはない独自のルールが多数存在します。

これらのルールを正確に理解し、適切に運用することが、公務員にとっての重要なスキルの一つと言えるでしょう。

電子化への移行と今後の展望

長らく紙文化が根付いていた公的機関においても、近年は電子化への移行が加速しています。

行政のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の波に乗り、多くの自治体や省庁でワークフローシステムの導入が進められています。

電子化された起案書システムは、紙の回覧にかかる時間や労力を大幅に削減し、決裁スピードの向上に貢献しています。これにより、職員はより本来業務に集中できるようになり、業務効率全体の向上に繋がります。

また、電子化された文書は検索・管理が容易になるため、過去の事例参照や情報共有がスムーズに行えるようになり、組織全体の知識マネジメントが強化されます。

今後は、民間企業で培われたクラウドツールのノウハウや生成AIの活用といった最新技術が、公務員の起案書作成や意思決定プロセスにもさらに広く応用されることが期待されます。

これにより、市民への説明責任を果たす上での透明性がさらに向上し、より迅速かつ効率的な行政サービスの提供へと繋がっていくことでしょう。