【例文あり】稟議書作成の基本と応用！スムーズに進める書き方

【例文あり】稟議書作成の基本と応用！スムーズに進める書き方

ビジネスにおいて、個人の判断だけでは決定できない重要な事項を動かすためには、「稟議書」の存在が不可欠です。
この文書を通じて、社内の関係者や上司から正式な承認・決裁を得ることで、プロジェクトや施策を滞りなく進めることができます。
しかし、「稟議書をスムーズに通すにはどうすればいいのか」「どのような情報を盛り込むべきか」といった悩みを抱える方も少なくありません。

本記事では、稟議書の基本から、スムーズな承認を得るための具体的な書き方、さらには近年の最新動向までを網羅的に解説します。
効果的な例文やよくある疑問への回答も交えながら、あなたの稟議プロセスを劇的に改善するためのヒントを提供します。
これを読めば、あなたも「承認されやすい稟議書」の達人になれるはずです。

稟議書とは？基本のキを理解しよう

稟議書がなぜ必要なのか：意思決定の効率化

稟議書は、企業活動において個人の判断だけでは決定できない重要な事項について、社内の関係者や上司から正式な承認・決裁を得るために作成される文書です。
その最大の目的は、意思決定プロセスの効率化にあります。
もし、全ての重要事項を会議で決定しようとすれば、参加者のスケジュール調整や会議資料の準備に多大な時間と労力がかかり、事業のスピード感が失われてしまうでしょう。

稟議書は、こうした会議を開く手間を省き、関係者が各自のタイミングで内容を確認し、迅速に意思決定を進めるための有効な手段となります。
特に現代のビジネス環境では、市場の変化に素早く対応することが求められており、承認の遅延はビジネスチャンスの損失にも繋がりかねません。
稟議書を通じて、必要な情報を簡潔かつ正確に共有し、スムーズな承認を得ることは、企業全体の生産性向上に不可欠なのです。
承認プロセスを効率化することで、より多くの時間を本来の業務や戦略立案に充てることが可能になります。

円滑な承認を得るためには、結論ファーストで簡潔に、そして5W1Hを意識した客観的な情報提供が不可欠です。
また、予期されるリスクとその対策を事前に提示することも、承認者の不安を払拭し、スムーズな決裁を促す重要な要素となります。

稟議書の種類と役割：多様なシーンでの活用

稟議書は、その目的や内容に応じて多岐にわたります。
企業内で発生するあらゆる「個人の判断を超えた決定事項」に対して、適切に稟議書を作成し、承認を得る必要があります。
主な稟議書の種類としては、以下のようなものが挙げられます。

• 契約稟議： 新規取引先との契約締結、既存契約の更新・変更など。法務リスクや財務への影響を考慮し、慎重な検討が求められます。
• 購買稟議： 備品、消耗品、システムなどの購入。金額に応じて複数の承認ルートが設定されることが多く、費用対効果の明示が重要です。
• 出張稟議： 国内外への出張。目的、期間、費用、期待効果などを明確にし、承認を得ます。
• IT導入稟議： 新しいITシステムやソフトウェアの導入。セキュリティ、費用、業務効率化への影響などを詳細に記載します。
• 採用稟議： 新規採用や人員補充。人員計画、人件費、期待される役割などを明確にします。
• 設備投資稟議： 新たな設備や機械の導入。大規模な費用が伴うため、投資回収期間や生産性向上効果などの数値データが重視されます。
• 新規取引開始稟議： 新規顧客やサプライヤーとの取引開始。相手企業の信用情報や取引条件などを詳細に記載します。

これらの稟議書は、それぞれ記載すべき項目や留意点が異なります。
会社の指定フォーマットや過去の承認された稟議書の例文を参考にすることで、作成が容易になり、承認者も理解しやすくなります。
どの種類の稟議書も、その役割は「事業運営の透明性を保ち、リスクを管理しつつ、最適な意思決定を下すこと」にあります。

稟議書と関連用語の明確な違い

稟議書を作成・承認するプロセスでは、様々な関連用語が使われます。
これらを正しく理解しておくことは、稟議プロセスを円滑に進める上で非常に重要です。
特に混同されやすい用語について、その違いを明確にしていきましょう。

起案（きあん）：
ある事柄について、その原案を作成することを指します。これは稟議の「始まり」であり、具体的な提案内容を文書化する段階です。起案者は、提案の背景、目的、内容、期待効果などを整理し、承認を求めるための土台を築きます。

承認（しょうにん）：
起案された内容に対して、同意を与える行為です。稟議書の内容を吟味し、問題がないと判断した場合に、承認者が署名や押印（電子承認システムの場合はクリック）を行います。承認は、複数の段階を経て行われることが一般的で、各段階の承認者はその責任範囲で内容を精査します。

決裁（けっさい）：
最終的な意思決定を行う行為を指します。決裁権を持つ者（経営層や事業部長など）が、起案内容を最終的に許可することで、その事案が正式に実行に移されます。決裁は、承認プロセスの中で最も上位の意思決定であり、その権限は組織の規定によって厳密に定められています。

回議（かいぎ）：
議案を作成した人が、関係者を順番に回って意見を聞いたり、承認を得たりすることです。稟議と似た意味で使われることもありますが、回議は情報共有や意見集約のニュアンスが強い一方で、稟議は正式な承認・決裁を求めるという側面が強調されます。現代では、電子ワークフローシステムにより、回議も稟議も効率的に行われるようになっています。

稟議書作成の5W1H：必須要素を網羅する

「なぜ」その稟議が必要なのか？目的と背景の明確化

稟議書作成において、最も重要な要素の一つが「なぜ（Why）」その提案が必要なのかを明確にすることです。
承認者は、その稟議が組織にとってどのようなメリットをもたらすのか、既存の課題をどのように解決するのかを知りたいと考えています。
単に「〜したい」という願望ではなく、具体的な課題認識とそれに対する解決策として、提案の必然性を論理的に記述することが求められます。

例えば、新しいシステム導入の稟議であれば、「現状の業務プロセスではAという非効率が発生しており、月間XX時間のロスが生じている。このロスを解消し、生産性をYY%向上させるために、新システムZの導入が必要である」といった具体的な背景と目的を提示します。
ここでは、現状分析に基づく客観的な問題提起と、それに対する提案がどのように貢献するのかを、データや事実に基づいて示すことが説得力を高めます。

また、提案の背景には、市場の変化、顧客ニーズの多様化、競合他社の動向など、外部環境の要因も含まれることがあります。
これらの情報も踏まえ、「この稟議を承認しなければ、組織にとってどのような不利益が生じるか」といった危機感や機会損失のリスクを示すことで、承認を促す強力な材料となります。
「なぜ」を明確にすることは、単なる説明ではなく、承認者に「これは今すぐやるべきことだ」と納得させるための、最も基本的なステップなのです。

「何を」「いつ」実行するのか？具体的な計画の提示

稟議書に書かれる「何を（What）」実行するのか、そして「いつ（When）」実行するのかは、承認者が提案の実現可能性と実行計画を評価するための重要な情報です。
「何を」については、提案の具体的な内容、実施する範囲、達成目標などを明確に記述します。
例えば、新しい商品の開発稟議であれば、商品コンセプト、ターゲット層、機能、価格帯などを具体的に示します。
曖昧な表現ではなく、誰が読んでも同じイメージが持てるように、詳細かつ具体的に記述することが肝要です。

「いつ」については、提案の実施スケジュールを明確にします。
開始日、中間目標、完了予定日、必要な期間などを具体的な日程で示し、長期にわたる計画であればマイルストーンを設定するなどして、段階的な進捗が追えるように工夫します。
スケジュールには、必要な準備期間や、関係部署との調整期間なども含めることで、より現実的な計画であることを示せます。

これらの情報は、承認者が提案の具体的なイメージを持ち、実現可能性を評価するための基盤となります。
特に、費用対効果の算出やリスク評価においても、「何を」「いつ」という計画の明確さは不可欠です。
具体的な計画が示されていない稟議書は、承認者にとって不確実性が高く、決裁を躊躇させる要因となります。
計画の実行可能性を裏付けるために、必要な資源（人、モノ、金）についても簡潔に触れておくことが望ましいでしょう。

「誰が」「どこで」「どのように」関わるのか？体制とプロセスの説明

稟議書では、「誰が（Who）」提案を実行し、「どこで（Where）」実施するのか、そして「どのように（How）」プロセスを進めるのかを明確にすることが、承認者に安心感を与え、実行体制の妥当性を評価してもらう上で不可欠です。
「誰が」については、提案の責任者、主要な担当者、協力部署などを具体的に明記します。
責任と役割が明確であることは、プロジェクトの遂行能力を評価する上で非常に重要です。
特に、複数の部署が関わる提案であれば、それぞれの役割分担や連携体制を詳細に記述することで、承認者は組織的な実行力を判断できます。

「どこで」については、提案が実施される場所や範囲を示します。
例えば、特定の拠点、全社、特定の市場など、物理的な場所だけでなく、対象となる範囲を明確にすることで、承認者はその影響範囲を正確に把握できます。
これは、セキュリティやコンプライアンス面での確認が必要な場合にも重要な情報となります。

「どのように」については、提案の具体的な実施手順や方法論を記述します。
作業工程、必要なリソース、予算の内訳、効果測定の方法、進捗管理の方法などを詳細に説明します。
特に予算に関しては、費用の見積もり根拠や内訳を具体的に示すことで、承認者はその妥当性を評価しやすくなります。
参考情報にもあるように、客観的根拠と費用対効果を具体的なデータや市場調査結果を基に示すことは、この「どのように」の部分を補強します。
体制とプロセスが明確であることは、提案が絵空事ではなく、現実的に実行可能であることを示す証拠となるのです。

稟議書を分かりやすく書くためのコツと例文

結論ファーストで簡潔に！承認者の負担を減らす書き方

承認者は多忙であり、膨大な量の文書に目を通す必要があります。
そのため、稟議書は「結論ファースト」で、かつ「簡潔」に書かれていることが極めて重要です。
まず、件名には稟議の概要と目的を明確に記し、本文の冒頭で承認を求める内容と結論を端的に伝えましょう。
これにより、承認者は一目で何に関する稟議であるかを理解し、迅速な判断が可能になります。

長文を避け、箇条書きやナンバリングを効果的に活用することで、視覚的にも分かりやすいレイアウトを心がけましょう。
特に重要な情報は太字にするなど、メリハリをつけることも有効です。
例えば、「〇〇システムの導入による業務効率化についてご承認をお願いいたします。」と件名で示し、冒頭で「本稟議は、生産性向上を目的とした新しい会計システム『XXXX』の導入についてご承認をいただくものです。」と述べ、すぐに結論へ導きます。

具体例として、以下のような構成が考えられます。

このように、最も伝えたいことを最初に持ってくることで、承認者のストレスを軽減し、スムーズな決裁を促すことができます。

客観的根拠と費用対効果で説得力を高める

稟議書は、単なる希望を伝える文書ではありません。
その提案が組織にとって本当に価値があるのかどうかを、客観的な事実とデータに基づいて示す必要があります。
特に、費用が発生する稟議や、業務プロセスに大きな変更をもたらす稟議では、その「必要性」と「費用対効果」を明確にすることが説得力を高める鍵となります。

提案の必要性を示すためには、現状の課題に関するデータ（例：〇〇のロスが月間XX時間発生している、不良率がYY%に達しているなど）や、市場調査の結果、業界のトレンド、競合他社の動向などを具体的に盛り込みます。
公的機関が発表している信頼性の高いデータや、専門機関による市場レポートなどを引用することで、提案の根拠がより強固になります。
参考情報にもある通り、「信頼性の高い公的データや市場調査データを稟議書に添付することで、承認者や決裁者に稟議の必要性を客観的に伝えやすくなります。」

費用対効果については、投資額に対してどれだけのメリット（売上向上、コスト削減、生産性向上、リスク低減など）が見込めるのかを、具体的な数値で示します。
例えば、「システム導入費用1,000万円に対し、年間500万円のコスト削減が見込まれるため、2年で投資回収が可能」といった具体的な算出根拠を示すことで、承認者は投資の妥当性を判断しやすくなります。
単なる感覚ではなく、明確なデータに基づいた論理的な説明が、承認者の納得を引き出し、スムーズな承認へと繋がります。
必要に応じて、グラフや表を活用すると、さらに分かりやすくなります。

リスクと対策を明記し、不安を払拭する

完璧な計画というものは存在しません。どんな提案にも、実行に伴うリスクが潜在しています。
稟議書を作成する際には、単にメリットだけを強調するのではなく、予想されるリスクとその具体的な対策を明確に記載することが、承認者の信頼を得る上で非常に重要です。
リスクを正直に提示し、それに対してどのような手を打つのかを示すことで、承認者は「この提案者はリスクを十分に認識し、対策を講じている」と判断し、安心感を抱きます。

考えられるリスクとしては、例えば以下のようなものが挙げられます。

• 費用超過リスク： 予算の見込み違い、予期せぬ追加費用など。
• スケジュール遅延リスク： 人員不足、システムトラブル、外部ベンダーとの連携問題など。
• 効果未達リスク： 導入後の運用不備、利用者からの反発、市場環境の変化など。
• セキュリティリスク： 新システム導入による情報漏洩の可能性など。

これらのリスクに対して、「万一、費用がXX%を超過した場合は、追加予算の申請ではなく、代替案YYで対応する」「スケジュールが遅延した場合は、AチームとBチームでタスクを分担し、進捗を週次で報告する体制を構築する」といった具体的な対策を記述します。
リスクの提示と対策は、提案者の危機管理能力を示すとともに、万が一の事態が発生した際の対応策を共有することにも繋がります。
これにより、承認者は懸念点を払拭し、自信を持って決裁を下すことができるようになります。
特に、大規模な投資や事業変更を伴う稟議では、リスクと対策の記述は不可欠な要素となります。

稟議書をスムーズに通すための締めの言葉

事前調整の重要性：根回しで承認をスムーズに

稟議書をスムーズに通すための最も効果的な方法の一つが、「事前調整」、いわゆる「根回し」です。
文書を提出する前に、関係部署の担当者や承認者となる上司と、事前に内容について意見交換を行い、承認を得ておくことで、稟議プロセスは格段にスムーズに進みます。
これは、単に形式的な承認を得るためだけではありません。
事前調整を通じて、提案内容に対する懸念点や疑問点を事前に把握し、それに対する説明や修正を行うことで、本番の稟議書が提出された際に、反対意見が出る可能性を大幅に減らすことができます。

事前調整の際には、提案の背景、目的、期待効果を丁寧に説明し、相手の意見やアドバイスを積極的に聞く姿勢が重要です。
これにより、関係者からの理解と協力を得やすくなるだけでなく、より現実的で質の高い提案へと改善する機会にもなります。
特に、組織全体に影響を与えるような大規模な稟議の場合、関係者間の合意形成は不可欠です。
ワークフローシステムを導入している企業でも、電子承認の前に口頭や会議で合意形成を図ることは、承認スピードを上げる上で非常に有効な手段となります。
このプロセスを通じて、承認者はすでに内容を把握しているため、稟議書が提出された際には迅速な判断を下しやすくなります。

承認を促す効果的な結びのフレーズ

稟議書の結びの言葉は、承認者に最終的な決断を促す重要な部分です。
丁寧かつ簡潔に、そして提案内容への自信と熱意が伝わるようなフレーズを選ぶことが、スムーズな承認へと繋がります。
単に「ご承認ください」とだけ書くのではなく、提案によってもたらされるポジティブな効果を再確認させるような表現を用いると、より効果的です。

以下に、承認を促す効果的な結びのフレーズ例を挙げます。

• 「本件の実施により、貴社（または部署）の売上目標達成に大きく貢献できるものと確信しております。ご承認いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。」
• 「この提案が、貴社（または部署）の業務効率化およびコスト削減に寄与することを確約いたします。ご検討の上、ご承認を賜りますようお願い申し上げます。」
• 「上記計画は、弊社の競争力強化に不可欠であると判断いたしました。ご多忙の折恐縮ですが、速やかなるご承認を心よりお願い申し上げます。」
• 「ご指摘やご質問がございましたら、いつでも対応させていただきます。本稟議について、前向きなご承認をいただけますと幸いです。」

これらのフレーズに共通するのは、丁寧な敬意と、提案への自信、そして迅速な承認への期待が込められている点です。
特に、提案がもたらす価値を改めて強調することで、承認者の決断を後押しすることができます。
また、何か質問があればいつでも対応するという姿勢を示すことで、承認者が安心して決裁できる環境を整えることも重要です。

最新動向を取り入れた効率的な稟議プロセス

現代のビジネス環境では、稟議プロセスの効率化が喫緊の課題となっています。
紙ベースの稟議書運用は、承認の遅延、保管・管理の手間、コスト発生などの多くの課題を抱えています。
こうした状況を解決するために、近年では「ワークフローシステムの導入」が急速に進んでいます。
参考情報にもあるように、ワークフローシステムの導入は、稟議の電子化と標準化を促進し、承認スピードを飛躍的に向上させます。

電子稟議システムを活用することで、以下のような多大なメリットが享受できます。

1. 承認スピードの向上： 紙の回覧待ちがなくなり、承認者がどこにいても（テレワーク中でも）承認作業が行えます。
2. 業務効率化： 稟議書の作成から承認、管理までの一連のプロセスがシステム上で完結し、手作業による負担が軽減されます。
3. ペーパーレス化とコスト削減： 用紙代、印刷代、郵送費、保管スペースなどが不要になり、環境負荷も低減します。
4. 承認ルートの最適化： ワークフローシステムでは、直線、並列、条件分岐など、複雑な承認ルートも柔軟に設定可能です。これにより、組織の運用に合わせた最適なプロセスを構築できます。
5. データ活用： 承認履歴や過去の稟議内容がデータとして蓄積され、分析や改善に活用できます。

これらの最新動向を取り入れることで、企業はより迅速かつ柔軟な意思決定が可能となり、変化の激しい市場環境において競争優位性を確立することができます。
稟議書作成の際には、こうした効率化されたプロセスを前提として、より効果的な情報提供の方法を考えることも重要です。

よくある疑問を解決！稟議書Q&A

Q1: 稟議書と回議書の違いは何ですか？

稟議書と回議書は、どちらも社内文書として関係者間で情報を回覧し、意思決定や情報共有を行う点で共通していますが、その目的と性質には明確な違いがあります。

稟議書（りんぎしょ）：
主な目的は、「承認・決裁を得ること」にあります。個人の判断では決定できない重要事項について、関係者や上長からの同意（承認）と、最終的な意思決定者（決裁権者）からの最終的な許可（決裁）を求める文書です。
稟議が承認・決裁されることで、その提案は正式に実行に移されることになります。
そのため、提案の背景、目的、具体的な計画、費用対効果、リスクと対策など、実行に必要な詳細な情報と、それを裏付ける客観的な根拠の提示が求められます。
「承認を得て、この事業を進めたい」「予算を獲得したい」という意図が込められています。

回議書（かいぎしょ）：
主な目的は、「情報共有、意見収集、または合意形成」にあります。
既に決定された事項の通知、業務連絡、関係部署への情報提供、あるいは特定の議題に対する関係者の意見を幅広く募る場合などに用いられます。
回議書は、必ずしも最終的な承認や決裁を求めるものではなく、関係部署が内容を確認したことを示すサインを求める程度のものも多く存在します。
例えば、「〇〇に関する情報展開について」といった形式で、関係者に周知徹底を図る際に使用されます。

簡単にまとめると、稟議書が「決めるため」の文書であるのに対し、回議書は「知らせるため」「意見を集めるため」の文書、と理解すると良いでしょう。
ただし、企業によっては両者の区別があいまいであったり、回議書に承認の要素を含ませたりすることもあるため、自社のルールを確認することが重要です。

Q2: 紙の稟議書から電子稟議へ移行するメリットは？

近年、多くの企業が業務効率化と働き方改革の一環として、紙ベースの稟議書から電子稟議システムへの移行を進めています。
この移行には、以下のような多大なメリットがあります。

1. 承認スピードの劇的な向上：
   紙の稟議書の場合、物理的な書類の移動に伴う時間のロスが発生し、承認者が不在であればプロセスが停止してしまいます。
   しかし、電子稟議ではオンライン上でリアルタイムに回覧・承認が行えるため、承認者の場所や時間に関わらず、迅速な意思決定が可能です。
   テレワークや在宅勤務が普及する現代において、これは不可欠な要素です。
2. 業務効率と生産性の向上：
   稟議書の作成、印刷、回覧、保管といった一連の作業がシステム上で完結するため、手作業による手間と時間が大幅に削減されます。
   これにより、担当者はより価値の高い業務に集中できるようになります。
3. コスト削減とペーパーレス化：
   用紙代、印刷代、郵送費、書類保管スペースなどが不要となり、ランニングコストを大幅に削減できます。
   また、環境保護への貢献という側面も持ち合わせています。
4. 監査対応とトレーサビリティの確保：
   電子稟議システムでは、誰が、いつ、どのような内容を承認したか、全ての履歴がデータとして記録・保存されます。
   これにより、監査時の証跡管理が容易になり、不正防止にも繋がります。
5. 検索性とデータ活用：
   過去の稟議書もキーワード検索などで瞬時に探し出すことができ、参照・活用が容易になります。
   蓄積されたデータを分析することで、稟議プロセスの改善点を見つけ出すことも可能です。

参考情報でも強調されているように、ワークフローシステムの導入は「承認スピードの向上、業務効率化、テレワークへの対応、ペーパーレス化、コスト削減」など、現代のビジネスに不可欠な多くの恩恵をもたらします。
データ活用により、信頼性の高い公的データや市場調査データを稟議書に添付しやすくなるなど、稟議書自体の質向上にも貢献します。

Q3: 稟議が却下された場合、どうすれば良いですか？

稟議書を提出した結果、残念ながら却下されてしまうこともあります。
しかし、却下は失敗ではなく、改善のチャンスと捉えることが重要です。
却下された場合に取るべき具体的なステップは以下の通りです。

1. 却下理由の確認と理解：
   最も重要なのは、なぜ却下されたのかを正確に理解することです。
   「承認者の視点から見て、何が問題だったのか」「どのような情報が不足していたのか」「どの点に懸念があったのか」を直接、却下した承認者に確認しましょう。
   この際、感情的にならず、客観的に理由を聞き出す姿勢が求められます。
   例えば、予算が高すぎたのか、費用対効果が不明瞭だったのか、リスク対策が不十分だったのかなど、具体的な点を把握します。
2. 稟議内容の見直しと改善：
   却下理由を基に、提案内容を徹底的に見直します。
   もし予算が問題であれば、代替案やコスト削減策を検討します。
   リスク対策が不十分であれば、さらに詳細な対策を練り直します。
   この際、必要であれば関係部署と再度連携し、より強固な提案へとブラッシュアップします。
   事前調整の重要性を改めて認識し、次回の提出前には入念な根回しを行いましょう。
3. 代替案の検討と再提案：
   元の提案に固執するだけでなく、他に実現可能な代替案がないかを検討することも重要です。
   例えば、大規模なシステム導入が却下された場合、まずは小規模な検証導入を提案するなど、ステップを踏んだ提案を検討するのも一つの方法です。
   改善した内容や代替案を盛り込み、再度稟議書を作成し、承認者と再調整を行った上で、再提出を検討します。
4. 今回の学びを次へ活かす：
   却下された経験は、今後の稟議書作成や提案能力を高める貴重な学びとなります。
   どのような点に注意すべきだったのか、どのようにコミュニケーションを取るべきだったのかを振り返り、次回の提案に活かしましょう。
   稟議書作成のスキルは、経験を積むことで着実に向上していきます。

却下は終わりではなく、より良い提案を生み出すためのプロセスの一部です。
ポジティブに捉え、粘り強く改善を重ねていくことが、最終的な成功へと繋がります。