議事録作成の達人になる！図解・テンプレート活用術

会議の時間はどんどん増えるのに、議事録作成に手間取って残業……そんな経験はありませんか？ 現代ビジネスにおいて、効率的で分かりやすい議事録作成は必須スキルとなりつつあります。

本記事では、AIツールの活用から、図解やテンプレートを使った視覚的な工夫、さらには作成のコツまで、「議事録作成の達人」になるための最新情報を余すことなくご紹介します。あなたの議事録作成が劇的に変わるヒントが満載です！

なぜ議事録に図解が必要なのか？視覚化のメリット

会議で決定された事項や議論の内容は、複雑になりがちです。文字だけの議事録では、要点を把握するのに時間がかかったり、誤解が生じたりするリスクがあります。

そこで活用したいのが「図解」です。情報を視覚的に整理することで、読み手の理解度を飛躍的に高め、情報共有をスムーズにする効果が期待できます。

情報の洪水から要点を掴む視覚化の力

現代のビジネス会議では、多くの情報が短い時間で飛び交います。すべての発言を文字起こしするだけでは、どれが重要で、どれが単なる意見なのかを判断するのが難しくなります。まさに「情報の洪水」状態です。

ここで図解を取り入れることで、複雑な情報の中から核心となる要点だけを抽出。例えば、決定事項を箇条書きだけでなく、ハイライトやアイコンで強調したり、関連性を線で結んだりするだけでも、視覚的な整理効果は絶大です。

これにより、読み手は議事録を開いた瞬間に、最も伝えたいメッセージや決定事項を直感的に把握できるようになります。長い文章を読み込む負担が軽減されるため、忙しいビジネスパーソンにとって非常に価値のある議事録となるでしょう。

特に、リモートワークが普及し、非同期での情報共有が増えた今、一目で理解できる議事録は、会議の生産性向上に直結する重要な要素と言えます。

複雑な議論も一目瞭然！フローチャートやグラフの活用法

プロジェクトの進捗や問題解決のためのプロセスなど、時間軸や複数の要素が絡む複雑な議論は、文字だけで表現すると非常に分かりにくくなりがちです。このような場合にこそ、図解の真価が発揮されます。

例えば、ある課題に対する解決策のステップを説明するなら、フローチャートを用いるのが効果的です。「〇〇の状況が発生 → Aアクション → Bアクション → 課題解決」のように視覚的に示すことで、プロセスの全体像と各ステップの関係性が一目で理解できます。

また、複数の選択肢とそのメリット・デメリットを比較する際や、特定の数値目標の進捗を共有する際には、比較表やグラフが非常に有効です。表計算ソフトで作成したグラフを議事録に挿入するだけでも、データの意味するところを直感的に伝えることが可能になります。

会議中にホワイトボードやオンラインツールで描かれた図を写真に撮って添付したり、簡単な概念図をPowerPointなどで作成して貼り付けたりするだけでも、議事録の質は格段に向上します。視覚的な情報が、言葉だけでは伝えきれないニュアンスや関係性を補完し、共通認識の形成を強力にサポートします。

読み手の理解度を爆上げ！共有される情報の質を高める

議事録の最終的な目的は、会議で決定されたことを正確に記録し、関係者間でスムーズに共有することです。図解を効果的に活用することで、この情報共有の質を格段に高めることができます。

例えば、タスクリストに担当者と期限を明確に記載する際に、色分けやチェックボックスのアイコンを加えることで、誰が何をいつまでにやるべきか、より直感的に伝わります。決定事項の重要度を星の数や「重要」のマークで示すのも良い方法です。

読み手は、議事録全体を精読しなくても、図や表の部分を見るだけで重要なポイントを把握できるため、情報処理の時間が大幅に短縮されます。これにより、会議後のアクションが迅速に実行されやすくなり、組織全体の生産性向上にも寄与します。

AI議事録作成ツールが要約やキーワード抽出を自動で行う時代だからこそ、人間が介在して「どのように情報を伝えるか」という視覚化の工夫は、議事録の価値をさらに高める差別化要因となります。単なる記録ではなく、「伝えるためのツール」として議事録をデザインする意識を持つことが、達人への第一歩と言えるでしょう。

効果的な議事録デザイン：テンプレート活用と基本要素

「毎回ゼロから議事録を作成するのは大変……」。そう感じているなら、テンプレートの活用が解決策です。統一されたフォーマットは、作成時間を短縮するだけでなく、議事録の読みやすさも向上させます。

ここでは、議事録作成において欠かせない基本要素と、テンプレートを最大限に活用するためのポイントをご紹介します。

失敗しない！議事録テンプレートの選び方と活用術

効果的な議事録デザインの第一歩は、優れたテンプレートを選ぶことです。世の中にはWordやGoogleドキュメントなどで利用できる無料テンプレートが数多く提供されており、これらを活用しない手はありません。

テンプレートを選ぶ際のポイントは、「自社の会議の目的やスタイルに合っているか」です。例えば、定例会議であれば項目が固定されたシンプルなものが良いですし、プロジェクト会議であればToDoリストや進捗管理の項目が充実しているものが適しています。

テンプレートを単に使うだけでなく、一度選んだテンプレートを組織内で統一することも非常に重要です。統一されたフォーマットを使用することで、議事録の一貫性と可読性が向上し、作成者も読み手もストレスなく利用できるようになります。

また、会議前に議題や目的を把握し、事前にフォーマットを準備しておく「事前準備」も、スムーズな議事録作成には不可欠です。テンプレートを事前に開いて、会議名や日時、参加者といった基本情報を入力しておくだけでも、当日の負担は大きく軽減されます。

無料テンプレートをベースに、自社のニーズに合わせて項目を追加したり、デザインを調整したりして、オリジナルの「最強テンプレート」を作り上げるのが、達人への道と言えるでしょう。

これだけは押さえたい！議事録の基本要素と記載例

どんな議事録であっても、必ず押さえておくべき基本項目があります。これらの項目を網羅することで、後から見返したときに「この会議で何が決まったのか」「誰が何をするのか」が明確に分かります。

一般的な議事録のテンプレートには、以下の項目が含まれていることが多いです。

• 会議名（見出し・タイトル）： 会議の目的が分かるように具体的に。
• 日時・開催場所： いつ、どこで行われたか。オンラインの場合は使用ツールも記載。
• 参加者・欠席者： 誰が出席し、誰が欠席したか。
• 議題・アジェンダ： 会議で話し合われた内容のリスト。
• 決定事項・確認事項・ネクストアクション（ToDo）： 会議で決まったこと、確認されたこと、今後取るべき行動。これが最も重要です。
• 会議後のタスク（担当者・期限含む）： 上記ToDoを具体的に落とし込んだもの。担当者と期限を明確に。
• 作成者： 議事録を作成した担当者名。
• 備考： その他補足事項や、次回会議の予定など。
• 次回開催日時・予定： 次の会議が確定している場合に記載。

これらの項目を漏れなく記載することで、議事録は単なるメモではなく、会議の成果を明確に伝える公式な記録としての役割を果たします。特に「決定事項」と「会議後のタスク（ToDo）」は、最優先で、かつ具体的に記載することを心がけましょう。

読み手を意識したデザイン：箇条書きと強調のテクニック

議事録は、作成者だけが見るものではなく、会議に参加した人、参加できなかった人、そして将来の自分が参照する重要な情報源です。そのため、読み手の視点に立ってデザインすることが非常に大切です。

最も基本的なテクニックは、箇条書きの活用です。だらだらと続く文章は読み手の負担を増やしますが、要点を箇条書きにすることで、視覚的に整理され、情報が頭に入りやすくなります。例えば、決定事項やToDoリストは必ず箇条書きでまとめましょう。

さらに、重要な部分には太字や背景色（ハイライト）を使用し、視覚的な強調を加えることで、読み手の目を自然に誘導することができます。特に、決定事項やネクストアクションは、これらの強調テクニックを積極的に使うべきです。

また、適度な改行や余白も、読みやすさに大きく貢献します。文章が詰まりすぎていると読む気が失せてしまうため、2〜3文の短い段落で区切り、適度に改行を入れることを心がけましょう。これにより、視覚的な疲労を軽減し、集中して内容を読み進めてもらいやすくなります。

簡潔で分かりやすい文章を心がけることも重要です。冗長な表現を避け、要点をストレートに伝えることで、内容が迅速に伝わり、読み手の時間を無駄にしません。これらのデザインテクニックを駆使することで、あなたの議事録は「読まれる議事録」へと進化するでしょう。

議事録作成の基本：書くべき項目と書かない方が良いこと

議事録は、会議の事実を正確に記録するだけでなく、今後のアクションに繋がる「羅針盤」としての役割も果たします。そのため、何を書くべきか、そして何を省くべきかを見極めることが重要です。

ここでは、効果的な議事録作成のために押さえるべき基本と、避けるべきポイントを解説します。

「何が」「誰が」「いつまでに」を明確に！5W2Hで完璧な議事録

議事録で最も重要なのは、会議で「何が決まったのか」「誰が何をするのか」を明確にすることです。これを徹底するために有効なのが、5W2H（Who, What, When, Where, Why, How, How much）のフレームワークです。

特に、決定事項やネクストアクションについては、以下の要素を必ず盛り込みましょう。

• What（何を）： 何を決定したのか、何をすべきなのか。
• Who（誰が）： そのアクションの担当者は誰か。
• When（いつまでに）： そのアクションの期限はいつか。

例えば、「〇〇について検討する」ではなく、「〇〇部長が△△の資料をもとに□□の件を来週金曜日までに検討し、結果を報告する。」のように具体的に記載することで、曖昧さを排除し、担当者がすぐに動き出せるようになります。

Why（なぜ）はその決定に至った背景や理由、How（どのように）はそのアクションの具体的な方法、How much（いくら）は費用が必要な場合に記載すると、さらに詳細で抜け漏れのない議事録になります。

決定事項とToDo（タスク）を明確に区分し、それぞれに担当者と期限を割り振ることは、会議の成果を最大化するために不可欠です。これにより、会議が単なる情報共有で終わらず、具体的な行動に結びつく議事録となるでしょう。

事実と意見を区別する！正確性を保つための注意点

議事録は、会議の「事実」を客観的に記録することが求められます。しかし、会議ではさまざまな意見が交わされるため、事実と意見を混同しないよう注意が必要です。

「事実」とは、会議で実際に決定されたことや、データに基づいた客観的な情報です。一方で、「意見」とは、参加者の個人的な見解や提案を指します。これらを明確に区別して記載することで、議事録の正確性と信頼性が保たれます。

例えば、「A氏が『このプロジェクトは成功するだろう』と述べた」という記述は、A氏の意見を事実として記録しています。しかし、「A氏の意見として、このプロジェクトは成功する可能性が高いと評価された。」と書けば、それが意見であることを明示できます。

もし意見を記載する必要がある場合は、「〇〇氏の発言として」「〇〇の意見として」といった枕詞をつけるか、発言者の名前を明確に記載することで、客観性を保つことができます。また、特定の意見が多数派だったとしても、それが「決定事項」でなければ、あくまで「意見」として記録することが重要です。

客観的な事実と主観的な意見を分けて記載する意識は、後々の認識の齟齬を防ぎ、誤解なく情報が伝わるための非常に重要なポイントです。これにより、議事録が「言った言わない」の水掛け論を防ぐ、信頼性の高いドキュメントになります。

議事録に不要な情報とは？スマートな記録を心がける

「議事録は詳細であるほど良い」と誤解している方もいるかもしれませんが、実際は逆です。議事録作成の達人は、冗長な表現を避け、簡潔で分かりやすい文章を心がけます。

議事録に不要な情報の代表例は、以下の通りです。

1. すべての発言の逐語録： AI文字起こしツールを使えば可能ですが、それをそのまま議事録にする必要はありません。議論のプロセス自体が重要な場合を除き、要点と決定事項に絞りましょう。
2. 本題から外れた雑談： 会議の場を和ませるための雑談は、議事録には不要です。
3. 個人的な感情や感想： 「〇〇氏が怒っていた」「私は〜だと感じた」といった主観的な記述は避けましょう。
4. 既に決定済みの事項の長々とした説明： 補足が必要な場合は簡潔に留め、関連資料への参照を示す方がスマートです。

簡潔な文章を心がけることで、要点が伝わりやすくなるだけでなく、議事録作成にかかる時間も短縮できます。会議中に決定事項や重要なポイントをメモし、後から不要な部分を削除・編集する時間を短縮する意識が大切です。

「何を省略するか」を見極める能力も、議事録作成の達人には不可欠なスキルです。読み手が本当に知りたい情報は何かを常に意識し、議事録を「スマートな記録」としてデザインしていきましょう。

議事録をより分かりやすく！注釈・別紙参照・前回の確認

議事録の目的は、単に会議の内容を記録するだけでなく、その情報を最大限に活用してもらうことです。そのためには、補足情報を加えたり、関連資料と紐付けたり、過去の経緯を明確にしたりする工夫が求められます。

ここでは、議事録をさらに分かりやすくするための具体的なテクニックをご紹介します。

補足情報で深掘り！注釈や備考欄の効果的な使い方

議事録は簡潔であるべきですが、時には補足的な情報や背景説明が必要となることがあります。そのような場合に活躍するのが、「注釈」や「備考欄」です。

例えば、ある決定事項について、その決定に至った経緯や、選択肢として検討された他の案の概要などを、本文とは分けて備考欄に記載することで、議事録のメインの流れを妨げずに、深い理解を促すことができます。

特に、会議に参加していない人や、後から議事録を読む人が、会議の背景を理解する上で、この備考欄は非常に役立ちます。専門用語や略語が登場した際には、簡単な説明を注釈として加えることも有効です。これにより、読み手は別途調べる手間を省き、スムーズに内容を把握できます。

また、次回会議の開催日時や議題の予定など、会議後のフォローアップに関する情報を備考欄に記載しておくことで、関係者間での情報共有が円滑に進み、タスク漏れのリスクも軽減されます。

議事録のテンプレートに「備考」欄が設けられていることが多いのは、まさにこのような補足情報の重要性があるためです。必要に応じて積極的に活用し、議事録の情報をより豊かにしていきましょう。

資料と連携！別紙参照で情報の一貫性を保つ

会議では、PowerPointの資料やExcelのデータ、Webサイトの情報など、さまざまな「別紙資料」が参照されます。これらの資料を議事録と連携させることで、情報の正確性と一貫性を高めることができます。

議事録本文で詳細なデータや図表をすべて記載する必要はありません。むしろ、膨大な情報を議事録に詰め込むと、かえって読みづらくなります。そこで有効なのが、「別紙参照」のテクニックです。

例えば、「詳細なデータは別紙資料1（〇〇分析レポート）を参照」や、「プロジェクトの進捗図は添付資料A（プロジェクト計画書）のP.5を参照」といった形で、参照すべき資料名とその場所を具体的に記載します。

これにより、議事録本文は簡潔に保ちつつ、必要に応じて読み手が関連情報を確認できるように促すことができます。デジタルでの共有が主流の現代では、ファイル共有サービスやクラウドストレージへのリンクを直接埋め込むのも非常に効果的です。

関連資料との連携を強化することで、議事録は単体で完結する情報ではなく、プロジェクト全体の情報ハブとしての役割を果たすようになります。情報の散逸を防ぎ、関係者全員が常に最新かつ正確な情報にアクセスできる環境を構築するために、別紙参照の活用は不可欠です。

会議は前回からの続き！前回の議事録確認で議論をスムーズに

多くの会議は、単発で終わるものではなく、過去の議論や決定事項の上に成り立っています。そのため、会議を始める前に前回の議事録を確認することは、非常に重要です。

前回の議事録を確認することで、今回の会議の目的や議題が過去のどの決定事項やToDoと関連しているのかを明確にできます。これにより、議論が脱線するのを防ぎ、スムーズかつ効率的に会議を進めることが可能になります。

議事録作成者としては、会議の冒頭で前回の議事録の内容を簡単に振り返る時間を設けることを提案したり、今回の議事録の冒頭に「前回の確認事項」として、特に重要なポイントを改めて記載したりする工夫ができます。

例えば、「前回会議の決定事項：〇〇について△△の方向で進めることが決定」という形で簡潔にまとめることで、会議参加者全員が共通認識を持った状態で議論に臨めます。また、前回のToDoの進捗確認を冒頭で行うことで、責任の所在と進捗状況を明確にし、その日のアジェンダにスムーズに繋げられます。

会議を「継続的なプロセス」として捉え、過去の記録を現在の議論に活かす習慣は、会議の生産性を向上させるだけでなく、組織全体の業務効率化にも繋がります。議事録が単なる「記録」ではなく、「未来への道標」となるよう、前回の確認を効果的に活用しましょう。

議事録作成でよくある疑問を解決！QA集

議事録作成は、誰もが経験するタスクでありながら、多くの人が悩みを抱えています。ここでは、AIツールの活用から効率化のコツ、リモート会議での注意点まで、よくある疑問に答える形で解説します。

あなたの議事録作成に関する疑問を解決し、「達人」への道をサポートします。

Q1: AI議事録ツールって本当に使えるの？導入のメリット・デメリット

A: はい、AI議事録作成ツールは、今日のビジネスにおいて非常に有効な手段であり、その活用はますます広がっています。

【メリット】

• 議事録作成工数の大幅削減： 会議の録音データから自動で文字起こしを行い、AIが要約やキーワード抽出を行うため、作成にかかる時間を劇的に短縮できます。
• 会議への集中力向上： 議事録に意識を割くことなく、会議での議論に集中できます。聞き逃しの心配も減ります。
• 情報共有の迅速化： リアルタイムでの文字起こしや自動要約により、会議直後には議事録のドラフトが完成するため、情報共有がスムーズになります。
• 話者自動識別： 誰が話したかを自動で識別する機能は、後から発言内容を追う際に非常に役立ちます。
• Web会議ツールとの連携： Zoom, Teams, Google Meetなどの主要なWeb会議ツールと連携し、録音から文字起こしまでを自動で行えるものが多数あります。

代表的なツールとしては、スマート書記、RIMO Voice、AI GIJIROKU、Notta、YOMEL、Copilotなどがあり、それぞれ特徴が異なります。多くは無料トライアルを提供しているので、ぜひ試してみて、自社の会議に最適なツールを見つけることをお勧めします。

【デメリット】

• 認識精度： 会議室の環境や話者の滑舌によっては、文字起こしの精度が完璧ではない場合があります。
• 費用： 高機能なツールは有料であるため、導入コストがかかります。
• 校正の手間： 自動生成された議事録は、最終的な確認と修正（校正）がやはり必要です。特に重要な決定事項などは、人間の目でしっかりチェックしましょう。

これらのメリット・デメリットを理解した上で、AIツールと手作業のバランスを取ることが、効率的な議事録作成の鍵となります。

Q2: 議事録作成、どこまで丁寧に書けばいい？時間短縮のコツ

A: 議事録の丁寧さの度合いは、会議の目的や重要度、参加者によって調整すべきです。最も重要なのは、「誰が、いつまでに、何をするか」を明確にすることであり、それ以外の部分は、適度に簡潔にまとめるのが時間短縮のコツです。

【時間短縮の具体的なコツ】

1. 要点整理の徹底： 会議中に、決定事項や重要なポイント、ネクストアクションをリアルタイムでメモし、後から編集する時間を短縮します。会議中に「これは議事録に書くべき」という目線で聞く習慣をつけましょう。
2. AIツールの併用： AI議事録作成ツールを導入すれば、文字起こしと要約の手間を大幅に削減できます。自動生成されたドラフトを基に、人間が重要な部分を加筆・修正するハイブリッドな方法が最も効率的です。
3. フォーマットの統一： 組織内で統一されたテンプレートを使用することで、毎回フォーマットを考える手間がなくなり、議事録作成時間を短縮できます。また、一貫性があるため可読性も向上します。
4. 事前準備： 会議の目的やアジェンダを事前に確認し、テンプレートに必要な情報をあらかじめ記入しておくことで、会議中の入力負担を減らせます。
5. 録音・文字起こしツールの活用： AIツールを使わない場合でも、会議を録音し、後で手動または簡易的な文字起こしツールを活用することで、聞き逃しを防ぎ、正確な記録を残しやすくなります。
6. 会議後の見直し： 作成した議事録は、記憶が新しいうちに内容を確認し、必要に応じて修正・加筆することが推奨されます。時間を空けすぎると、内容を忘れてしまい、確認に時間がかかってしまいます。

完璧を目指しすぎず、「読み手が最も知りたい情報」に絞って簡潔にまとめる意識を持つことが、時間短縮と質の高い議事録作成を両立させる秘訣です。

Q3: リモート会議での議事録作成、注意すべきポイントは？

A: リモートワークの普及に伴い、Web会議での議事録作成は日常的な業務となりました。対面会議とは異なる特性があるため、いくつかのポイントに注意が必要です。

【リモート会議での議事録作成の注意点】

• 録音とツールの活用を前提に： リモート会議は、対面よりも話者の声が聞き取りにくかったり、複数の人が同時に話したりすることがあります。Web会議ツールの録画・録音機能や、それと連携するAI議事録作成ツール（例：Copilotなど）を積極的に活用しましょう。
• 発言者の識別： 対面会議のように顔を見て話者を特定するのが難しいため、発言者の名前を明確にする工夫が必要です。AIツールの中には話者自動識別機能を持つものもありますが、手動で記録する場合は、発言者の名前をしっかりメモしましょう。
• チャット内容の記録： リモート会議では、チャット機能で質疑応答や意見交換が行われることがあります。議事録の関連情報として、重要なチャット内容は別途保存・記録する習慣をつけましょう。
• 画面共有内容のスクリーンショット： 画面共有された資料やホワイトボードの内容は、必要に応じてスクリーンショットを撮り、議事録に添付すると非常に分かりやすくなります。
• 情報共有の迅速化： リモート環境では、非同期での情報共有が多いため、会議終了後速やかに議事録を共有することが、認識の齟齬を防ぎ、次のアクションを円滑に進める上で重要です。クラウド保存・共有機能を活用しましょう。

リモート会議の議事録は、情報共有の基盤としての役割がより大きくなります。これらのポイントを押さえることで、リモート環境でも効率的かつ質の高い議事録作成が可能となり、会議の生産性向上に貢献できるでしょう。

まとめ

「議事録作成の達人」になるためには、単に会議の内容を記録するだけでなく、AI議事録作成ツールの戦略的な活用、図解やテンプレートを用いた視覚的な工夫、そして効率化のコツを実践することが重要です。

これらの要素を組み合わせることで、より正確で、分かりやすく、そして迅速な議事録作成が可能となります。ぜひ本記事で紹介したノウハウを実践し、あなたの議事録作成スキルを次のレベルへと引き上げてください。