【議事録作成】時間をかけずに、質の高い議事録を効率的に作成する方法

なぜ議事録作成に時間がかかるのか？その原因を深掘り

会議の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって頭を悩ませる業務の一つです。

「時間をかけたのに内容が薄い」「会議の要点がまとまらない」といった経験はありませんか？

まずは、議事録作成に時間がかかってしまう根本的な原因を深掘りしていきましょう。

会議の増加とリモートワークの普及がもたらす負担増

近年、働き方の変化に伴い、会議のスタイルも多様化しています。特に、Web会議ツールの普及により、気軽に会議を開催できるようになり、その結果として会議自体の回数が増加する傾向にあります。

また、リモートワークが一般化したことで、会議参加者がそれぞれ異なる場所から参加することが増えました。対面での会議であれば、ホワイトボードに書かれた内容や、参加者の表情、身振り手振りなども記録のヒントになりますが、リモート会議では主に音声情報に頼ることになります。

この音声情報を正確に聞き取り、誰が何を話したのか、どのような決定がなされたのかを整理する作業は、想像以上に時間と集中力を要します。

特に、発言が重なったり、議論が白熱したりすると、正確な文字起こしが難しくなり、後から内容を確認する際にも手間がかかります。

さらに、リモート環境下では参加者間の認識のズレが生じやすいため、議事録を通じて「共通認識」を構築する役割がより一層重要になり、作成への負担が大きくなっているのです。

完璧主義と情報過多が陥りやすい罠

議事録を作成する際、「会議の全てを正確に記録しなければならない」という完璧主義に陥りがちな人は少なくありません。

この考え方は、議事録作成の時間を大幅に延長させる大きな要因となります。

すべての発言を漏らさず書き起こそうとすると、当然ながら膨大な量の情報と向き合うことになります。しかし、会議のすべての発言が、後から振り返る際に等しく重要であるわけではありません。

重要な決定事項やタスク、懸念点などの「要点」と、そこに至るまでの議論の「過程」や「背景」を区別せずに記録すると、情報過多で読みにくい議事録になってしまいます。

結果として、作成者自身が情報を整理しきれず、結局何が重要だったのかを見失ってしまうことも珍しくありません。

また、要約や整理に時間をかけすぎると、共有が遅れてしまい、情報が古くなるリスクも伴います。完璧を目指すあまり、本質的な目的である「情報共有と合意形成」が疎かになってしまうのは本末転倒と言えるでしょう。

非効率な記録方法とツールの未活用

議事録作成に時間がかかるもう一つの原因は、依然として非効率な記録方法に頼っていることです。

手書きのメモや、汎用的なテキストエディタのみでの記録では、会議中にすべての情報を網羅的に記録したり、後から効率的に整理したりすることが困難です。

特に、会議の音声から手作業で文字起こしを行う場合、実際の会議時間の数倍の時間を要すると言われています。

また、記録した議事録が適切に管理・共有されていない場合も、非効率の温床となります。

例えば、過去の会議の決定事項を確認したいときに、ファイルがどこにあるかわからない、検索しても見つからないといった状況では、その都度確認作業に時間がかかったり、最悪の場合は同じ議論を繰り返してしまったりすることもあります。

近年はAI技術の進化により、議事録作成を劇的に効率化できるツールが多数登場しています。しかし、これらの最新ツールやテクノロジーの存在を知らなかったり、導入に躊躇したりすることで、依然として非効率な手法から抜け出せない企業や個人も少なくありません。

ツールの未活用は、貴重な時間と労力を無駄にするだけでなく、業務全体の生産性向上を阻害する要因にもなり得るのです。

議事録作成時間を劇的に短縮！今日からできる効率化テクニック

議事録作成の負担を軽減し、質の高い記録を効率的に残すためには、いくつかのテクニックを実践することが重要です。

AIツールの活用はもちろんですが、日々の業務に取り入れられる具体的な工夫から始めてみましょう。

会議前の準備で半分決まる！テンプレートとゴール設定

議事録作成の効率は、実は会議が始まる前の準備で大きく左右されます。

まず、統一された議事録テンプレートを用意することが非常に効果的です。テンプレートがあれば、記載内容の迷いをなくし、記入漏れを防ぎ、常に必要な情報が網羅された議事録を作成できます。

例えば、以下のような項目を盛り込むと良いでしょう。

• 日時・場所（会議形式）
• 参加者
• 議題
• 目的・ゴール
• 決定事項
• アクションアイテム（担当者・期日）
• 次回の会議予定

次に、会議のアジェンダを事前に確認し、会議の目的やゴールを明確に設定することが重要です。

「この会議で何を決定し、どのような結果を得たいのか」を事前に把握することで、議論の焦点を予測し、どの発言が重要なのかを見極めやすくなります。

アジェンダとゴールが明確であれば、会議中にメモを取る際も、それに沿った内容に集中できるため、無駄な情報を記録する手間を省き、効率的に要点を捉えることが可能になります。この事前の準備が、会議中の集中力と議事録の質を高める土台となるのです。

会議中のメモ術：要点に絞り、明確に記録する

会議中の記録方法も、効率化の鍵を握ります。最も重要なのは、「全ての発言を記録しない」という意識を持つことです。

議事録の目的は、会議の要点を共有し、次のアクションに繋げることです。そのため、詳細な発言の全てを記録するのではなく、以下の情報に焦点を当てて記録しましょう。

• 決定事項： 会議で合意に至った最終的な結論
• アクションアイテム： 誰が、何を、いつまでに、行うべき具体的な行動
• 締め切り： 各タスクの完了期日
• 担当者： 各タスクの責任者
• 懸念事項・課題： 今後検討が必要な点やリスク

特に、「誰が・何を・いつまでに」という情報は、次の行動を明確にするために不可欠です。

会議中にこれらをセットで記録することで、後からの確認や手戻りを防げます。例えば、「〇〇さんがA案件の資料を来週金曜日までに作成する」といった形式でメモを取ることを意識しましょう。

AI議事録ツールを使用する場合は、タイムスタンプや話者識別機能を積極的に活用しましょう。これにより、後から特定の発言や決定事項を遡って確認する際に、該当箇所を容易に特定できます。

会議中に完璧な文章を記述しようとするのではなく、キーワードやフレーズ、箇条書きを活用してスピーディーにメモを取ることで、重要な情報を漏らさず記録できるでしょう。

会議後の素早い対応と完璧主義からの脱却

議事録作成において、会議後の対応スピードは非常に重要です。

会議が終わったら、記憶が鮮明なうちに（理想は10分以内）議事録の作成に着手し、できるだけ早く共有することを心がけましょう。時間が経過するほど記憶は薄れ、内容の正確性が損なわれるリスクが高まります。

迅速な共有は、参加者間の認識のズレを防ぎ、誤解が生じる前に修正の機会を提供します。これにより、後から手戻りが発生するのを防ぎ、プロジェクトの遅延リスクを低減できます。

また、ここでも「完璧主義を手放す」ことが重要です。

最初から100点満点の完璧な議事録を目指すのではなく、まずは「8割の完成度」で共有し、必要に応じて参加者からのフィードバックを受けて修正していくアプローチが効果的です。

「たたき台」として早く共有することで、参加者全員でより正確で質の高い議事録を完成させるプロセスを促進できます。

完璧な議事録を作成しようと時間をかけすぎると、共有が遅れてしまい、情報としての鮮度が失われるだけでなく、会議で決定されたアクションの実行が遅れてしまうことにも繋がりかねません。

素早い作成と共有、そしてフィードバックによる改善のサイクルを回すことが、議事録を単なる記録ではなく、次の行動を促す「生きた情報」として活用する上で不可欠です。

AI時代の議事録作成：進化するツールがもたらすメリット

近年のAI技術の目覚ましい進化は、議事録作成のあり方を大きく変えつつあります。

AI議事録作成ツールは、これまでの手作業による負担を劇的に軽減し、より質の高い議事録を効率的に作成することを可能にしています。

音声を自動でテキスト化！文字起こし機能の進化

AI議事録作成ツールの最も基本的な機能であり、最大のメリットの一つが「音声の自動テキスト化（文字起こし）」です。

会議の音声をリアルタイムまたは録音データから高精度でテキストに変換してくれるため、議事録作成者は手作業で文字起こしをする必要がなくなります。

従来の文字起こし作業は、会議時間の数倍の時間を要することが一般的でしたが、AIツールを活用すればこの作業時間をほぼゼロにできます。

さらに、多くのツールには「話者識別機能」が搭載されています。

これにより、誰が何を話したのかが自動的に区別され、議事録上でも「〇〇さん：〜」「△△さん：〜」といった形で整理されます。これにより、会議の流れや発言の主旨が格段に分かりやすくなり、後から特定の人物の発言を確認する際にも非常に役立ちます。

特に、リモート会議などで発言者の顔が見えにくい場合でも、話者識別機能があれば混乱することなく記録内容を把握できます。

この機能は、議事録の正確性と可読性を向上させ、作成者の負担を大幅に軽減するだけでなく、会議の透明性を高める効果も期待できます。

会議の要点を瞬時に把握！自動要約・キーワード抽出機能

AI議事録ツールの進化は、単なる文字起こしに留まりません。

「自動要約機能」は、会議全体のテキストデータをAIが分析し、重要なポイントを抽出して簡潔な要約を自動で作成してくれます。長時間の会議であっても、この要約を読めば短時間で会議の全体像や主要な決定事項を把握することが可能です。

これにより、議事録を読み込む時間がない参加者でも、効率的に情報にアクセスできるようになります。

また、「キーワード抽出機能」も非常に強力です。会議中の会話の中から、期限、タスク、重要ワード、専門用語などをAIが自動的に識別し、リストアップしてくれます。

これにより、会議の中で特に注目すべき情報や、後で検索する際に役立つキーワードを簡単に確認できます。

さらに進んだツールでは、「タスク・決定事項の自動抽出機能」も搭載されています。これは、会議の発言内容から「〇〇さんが〜する」「〜を決定する」といった具体的なタスクや決定事項を自動的に抽出し、担当者や期日を割り出すことを試みる機能です。

これらの機能は、議事録作成後の情報整理の手間を大幅に削減し、会議の成果を素早くアクションに繋げるための強力なサポートとなります。

代表的なAI議事録作成ツールの紹介と選び方

現在、市場には様々なAI議事録作成ツールが登場しており、それぞれに特徴があります。代表的なツールとしては、以下のようなものがあります。

• RIMO Voice: 高精度な文字起こしに加え、議事録作成に特化した多様な機能を備えています。
• Notta: リアルタイムでの文字起こしと自動要約に強みがあり、多言語対応も充実しています。
• スマート書記: 会議の音声データから議事録作成を効率化するための機能が豊富です。
• LINE WORKS AiNote: LINE WORKSユーザー向けに提供され、日常のコミュニケーションと連携しやすいのが特徴です。
• AI議事録取れる君: 手軽に導入でき、Web会議だけでなく対面会議でも活用できます。

これらのツールを選ぶ際には、自社のニーズに合わせた検討が重要です。

以下のポイントを参考に、最適なツールを選びましょう。

検討ポイント	内容
文字起こしの精度	音声認識の精度はツールの性能を大きく左右します。
リアルタイム性	リアルタイムで文字起こしや要約ができるか。
機能の豊富さ	自動要約、キーワード抽出、タスク抽出などの機能が必要か。
多言語対応	海外拠点との会議が多い場合は必須です。
料金体系	月額費用、従量課金制など、コストパフォーマンスを考慮。
セキュリティ	機密性の高い情報を扱う場合は、セキュリティ対策を重視。
他ツールとの連携	カレンダーやプロジェクト管理ツールとの連携可否。

これらのAIツールを効果的に活用することで、議事録作成の時間を大幅に短縮し、本来の業務に集中できる時間を増やし、業務全体の生産性向上に繋げることが期待できます。

議事録作成のプロが教える！「その場」で質の高い記録を残すコツ

AIツールが進化しても、最終的に議事録の質を高めるのは人間のスキルと工夫です。

ここでは、会議中に「その場」で質の高い記録を残すための、プロが実践するコツをご紹介します。

会議をデザインする：アジェンダとゴールの共有徹底

質の高い議事録作成は、会議が始まる前から始まっています。議事録作成者は、単に会議を記録するだけでなく、会議全体がスムーズに進み、明確な結論に至るよう「デザインする」視点を持つことが重要です。

この第一歩として、会議の主催者と連携し、アジェンダとゴールを事前に参加者全員に徹底的に共有することが挙げられます。

アジェンダには、議論すべき具体的な項目だけでなく、各項目で何を決定したいのか、どのようなアウトプットを期待するのかを明記します。

例えば、「A案件の進捗確認」だけでなく、「A案件の次期フェーズへの移行承認」といった具体的なゴールを設定します。

これにより、参加者は議論の方向性を理解し、議事録作成者もどの発言が決定事項に繋がるのかを意識しながらメモを取ることができます。

さらに、アジェンダ配布時に「この会議では〇〇と△△を決定しますので、議事録にはその点を中心に記載します」といった形で、記録すべきポイントも事前に提示しておくと、参加者全員が議事録の「肝」を意識して議論に参加してくれるようになります。

会議をデザインする意識を持つことで、効率的かつ質の高い議事録作成が実現します。

聞き取りと要約のリアルタイムスキルを磨く

会議中に「その場」で質の高い記録を残すには、リアルタイムでの聞き取りと要約のスキルが不可欠です。

AIツールが文字起こしを支援してくれるとはいえ、そのテキストから適切な情報を抽出し、分かりやすく整理するのは人間の役割だからです。

まず意識すべきは、「全ての会話を追いかけるのではなく、意思決定のプロセスを追う」という視点です。

例えば、「この議題の論点は何か？」「どのような意見が出ているか？」「最終的にどのような結論に至ったか？」という流れを意識して聞くことで、重要な発言を逃さずに捉えることができます。

議論が複雑になったり、発言が飛び交ったりした際には、ファシリテーターと連携し、発言内容の確認や整理を促すことも有効です。例えば、「この点については〇〇で合っていますか？」と確認を挟むことで、その場で認識のズレを解消し、正確な記録に繋げられます。

このスキルは一朝一夕には身につきませんが、短い会議から練習を重ねることで徐々に向上させることができます。日頃から「この会議の要点は何か？」を意識して聞く習慣をつけるだけでも、大きな違いが生まれるでしょう。

会議参加者との協力体制を築く

議事録作成は、特定の担当者だけの仕事ではありません。

会議の参加者全員が、質の高い議事録作成に協力する意識を持つことが、効率と正確性を高める上で非常に重要です。

議事録作成者は、会議中に決定事項やアクションアイテムを記録する際に、「これは決定事項で合っていますか？」「担当者は〇〇さん、期日は〇〇日で問題ないでしょうか？」と、その場で参加者に確認を取る習慣をつけましょう。

これにより、認識のズレを早期に発見し、議事録完成後の修正作業を最小限に抑えることができます。

また、発言内容が不明瞭だったり、結論が見えにくい議論が続いたりした場合には、勇気を出して発言者に補足や明確化を促すことも必要です。例えば、「今の点、もう少し具体的に教えていただけますか？」「つまり、結論としては〇〇ということでしょうか？」といった質問は、議論を整理し、議事録に記載すべき内容をクリアにするのに役立ちます。

このような相互協力の姿勢は、議事録の質を高めるだけでなく、会議全体の生産性向上にも繋がります。

議事録作成が「会議参加者全員の責任」であるという意識を共有することで、より効率的で質の高い議事録作成が可能になるでしょう。

作成した議事録を最大限に活用するための送付と整理術

苦労して作成した議事録も、適切に共有・管理されなければその価値は半減してしまいます。

ここでは、作成した議事録を最大限に活用し、情報資産として機能させるための送付・整理術について解説します。

迅速かつ適切なチャネルでの共有

議事録を完成させたら、「迅速に」「適切なチャネルで」「必要な範囲に」共有することが非常に重要です。

会議後の共有が遅れると、参加者の記憶が薄れて認識のズレが生じやすくなり、決定事項の実行も遅れてしまいます。

共有するチャネルは、企業のコミュニケーションツールやプロジェクトの特性に合わせて使い分けましょう。

• メール: フォーマルな通知や、広範囲の参加者への共有に適しています。
• チャットツール（Slack, Microsoft Teamsなど）: リアルタイムでの簡易的な共有や、議論の続きを促したい場合に便利です。
• プロジェクト管理ツール（Jira, Asanaなど）: 議事録で決まったタスクを直接登録し、進捗管理と連携させたい場合に最適です。
• 共有ドライブ・ナレッジベース: 後から参照しやすいように一元的に保管し、リンクを共有する形も有効です。

また、共有範囲を明確にすることも大切です。会議の参加者全員に送るのはもちろんのこと、会議には参加していないものの、決定事項やアクションに影響を受ける「関係者」にも共有することで、情報の透明性を高め、スムーズな連携を促すことができます。

迅速かつ適切な共有は、議事録を単なる記録から「次の行動を促すツール」へと昇華させるための第一歩です。

検索性とアクセス性を高める整理・保管方法

議事録は、一度作成したら終わりではありません。過去の議事録は、将来のプロジェクト計画、トラブル発生時の原因究明、新任者への引き継ぎなど、様々な場面で貴重な情報源となります。

そのため、検索性とアクセス性を高める整理・保管方法を確立することが不可欠です。

まず、ファイル名やフォルダ構成のルール化を徹底しましょう。例えば、「YYYYMMDD_会議名_議題_担当者」といった統一された命名規則を設けることで、後から目的の議事録を簡単に見つけられるようになります。

具体的な例として、「20231026_企画会議_新サービス開発進捗_田中」のような形式が考えられます。

保管場所としては、クラウドストレージや社内のナレッジベースツールを活用し、一元管理することをお勧めします。これにより、必要な人がいつでもどこからでも議事録にアクセスできるようになります。

さらに、ツールによってはタグ付けやキーワード設定機能があります。プロジェクト名、顧客名、担当部署などのタグを付与することで、検索性が格段に向上し、必要な情報を素早く引き出すことが可能になります。

これらの整理・保管術を実践することで、議事録を「溜める」だけでなく「活用する」情報資産へと変えることができるでしょう。

議事録を未来の資産に変える活用術

議事録は、単なる過去の記録ではありません。適切に活用することで、組織全体の知識資産となり、未来の意思決定や業務改善に貢献する「未来の資産」となり得ます。

作成した議事録を最大限に活用するための具体的な方法をいくつかご紹介します。

• 意思決定の根拠として活用: 過去の決定事項やその背景を議事録で確認することで、将来の意思決定のブレを防ぎ、論理的な判断を下すための根拠とすることができます。
• プロジェクト進捗の証拠として活用: 議事録に記録されたアクションアイテムの進捗状況を定期的に確認し、プロジェクトの遅延がないか、問題が発生していないかをチェックする際の重要な資料となります。
• 次回の会議のアジェンダ作成に活用: 前回の議事録で積み残しとなった課題や、次回の検討事項を次期会議のアジェンダに組み込むことで、会議の継続性と効率性を高めることができます。
• 新メンバーへの情報共有・引き継ぎ資料として活用: 新しくチームに加わったメンバーが、過去の経緯や決定事項を把握する上で、議事録は非常に役立ちます。また、担当者の異動時にもスムーズな引き継ぎをサポートします。
• PDCAサイクルの促進: 議事録で「Plan（計画）」や「Do（実行）」を明確にし、その結果を「Check（評価）」し、次の「Action（改善）」に繋げることで、業務のPDCAサイクルを効果的に回すことができます。

このように、議事録を単なる書類として保管するのではなく、積極的に参照し、活用することで、その価値は何倍にも膨れ上がります。

議事録を「情報資産」と捉え、継続的に活用する文化を育むことが、組織全体の生産性向上と成長に繋がるでしょう。