議事録の書き方：5W1Hで押さえるべき基本と応用

会議の記録としてだけでなく、プロジェクトの進行をスムーズにし、意思決定をサポートする重要なツールである議事録。

しかし、「どのように書けば伝わるのか」「何を残せばいいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

この記事では、議事録作成の基本である5W1Hの活用から、効率化のための最新トレンドまで、議事録作成のノウハウを網羅的にご紹介します。

読み手のことを考えた、分かりやすい議事録を作成するためのヒントが満載です。

議事録とは？会議録との違いから意味を理解する

議事録の定義と重要性

議事録とは、会議で話し合われた内容、決定事項、そして次に取るべき行動（アクションアイテム）を公式に記録した文書です。

単なるメモとは異なり、会議の目的達成に不可欠な情報を整理し、参加者全員が共通認識を持てるようにするための重要な役割を担います。

具体的には、議事録は意思決定のプロセスを可視化し、後日、会議の内容を振り返る際の貴重な資料となります。

プロジェクトの進捗管理や、関係者間での認識の齟齬を防ぐためにも、正確で分かりやすい議事録の作成は非常に重要です。

また、責任の所在を明確にし、トラブル発生時の証拠としても機能するため、ビジネスシーンにおけるその価値は計り知れません。

会議の成果を最大化するためにも、議事録はただの記録ではなく、未来のアクションを導くガイドとして活用されるべきなのです。

会議録との違いを明確にする

議事録と混同されがちなものに「会議録」がありますが、これらは目的と内容において明確な違いがあります。

議事録は、会議の「決定事項」「確認事項」「タスク（誰が、いつまでに、何をするか）」に焦点を当て、要点を簡潔にまとめたものです。

主にアクションを促し、効率的な情報共有を目指す場合に用いられます。

一方、会議録は、会議中の発言をすべて、またはそれに近い形で記録する傾向があります。

これは「逐語録」とも呼ばれ、議論の詳細なやり取りや、発言のニュアンスまで網羅したい場合に適しています。

例えば、裁判記録や学術的な議論など、あらゆる発言が重要視される場面で用いられることが多いです。

ビジネスの現場では、会議の目的が「意思決定と行動の促進」にあることが多いため、一般的には議事録が多用されます。

どちらを選択するかは、会議の目的や、残すべき情報の種類によって慎重に判断する必要があります。

議事録作成の目的と役割

議事録作成には、いくつかの重要な目的と役割があります。

まず第一に、会議で議論された内容や決定事項を、参加者だけでなく、会議に参加できなかった関係者にも正確に共有し、透明性を確保することです。

これにより、情報格差をなくし、組織全体の認識を統一することができます。

次に、意思決定のプロセスを記録することで、後日のトラブルを防ぎ、誰がどのような経緯で意思決定に関与したか、その責任の所在を明確にする証拠としての役割を果たします。

また、最も重要な役割の一つは、具体的なアクションプランを明確にすることです。

誰が、何を、いつまでに、どのように実行するのかを明確に記載することで、会議で決まったことが実行に移され、プロジェクトが前に進むことを促します。

さらに、過去の議事録を参照することで、プロジェクトの進捗状況を把握し、今後の戦略を立てる上での重要な基礎資料にもなります。

これらの目的と役割を意識することで、議事録は単なる記録ではなく、組織の生産性を高めるための強力なツールとなり得るのです。

議事録作成の基本：5W1H（5W2H）で網羅するポイント

5W1H（5W2H）とは？基本的な要素の把握

効果的な議事録を作成するための最も基本的なフレームワークが「5W1H」です。

これは、情報の抜け漏れを防ぎ、会議の全体像を網羅的に把握するために不可欠な要素をまとめたものです。

具体的には以下の要素を指します。

• When（いつ）：会議の開催日時
• Where（どこで）：会議の開催場所
• Who（誰が）：参加者、主催者
• What（何を）：議題、議論された内容、決定事項
• Why（なぜ）：会議の目的、背景
• How（どのように）：会議の進行方法、決定に至った経緯、アクションプラン

近年では、ビジネスにおける費用面を考慮して、さらに「How Much（費用）」を加えた「5W2H」として活用されることもあります。

これらの要素を意識して記録することで、会議の内容を網羅的かつ正確に捉え、参加者全員が情報を共有しやすくなります。

特に、重要な決定事項やアクションアイテムにおいては、これらの要素を漏れなく記述することが、後々の誤解や認識齟齬を防ぐ上で極めて重要です。

各要素を具体的に記述するコツ

5W1Hの各要素を具体的に記述する際には、読み手が瞬時に内容を理解できるよう、簡潔かつ明確な表現を心がけることが重要です。

• When（いつ）：正確な日付と時間帯を記載します。例: 2023年10月26日（木）10:00～11:00。
• Where（どこで）：具体的な場所を明記します。会議室名やオンライン会議のURLなど。例: 本社第1会議室、Zoom会議URL: https://zoom.us/j/xxxxxx。
• Who（誰が）：参加者の氏名と所属をリストアップします。特に決定事項に関わるキーパーソンは役職を添えると良いでしょう。例: 営業部 部長 〇〇、開発部 課長 △△。
• What（何を）：議題ごとに小見出しを設け、決定事項、議論の要点、確認事項を箇条書きで簡潔に記述します。発言をそのまま書くのではなく、要約することがコツです。
• Why（なぜ）：会議の冒頭で目的を簡潔に記載します。「この会議で何を達成したいのか」を明確にすることで、議事録全体の方向性を示します。
• How（どのように）：決定事項だけでなく、その結論に至った経緯や議論のポイントも簡潔にまとめます。最も重要なのは、アクションアイテムです。誰が、何を、いつまでに、どのように行うかを明確に記載することで、次の行動へと繋げます。

これらの点を意識することで、後から議事録を読み返した際にも、会議の状況と決定事項がスムーズに理解できるようになります。

5W1H（5W2H）の応用：事実と意見の分離

5W1Hを活用する際、特に意識すべき重要なポイントが「事実と意見の分離」です。

会議では、客観的なデータや出来事といった「事実」と、参加者の考えや解釈、提案といった「意見」が混在して議論されます。

これらを混同せずに記録することで、議事録の客観性と信頼性が大きく向上します。

• 事実の記述例：「A氏は、データに基づき『前年比10%増』と報告した」「顧客からのフィードバックで『B機能への不満が多い』ことが判明した」。これらは、誰が見ても同じ理解に至る客観的な情報です。
• 意見の記述例：「B氏は、『このプロジェクトは市場投入を早めるべきだ』と提案した」「C氏は、『競合他社は同様の戦略で失敗している』と懸念を示した」。これらは、個人の見解や推測、感情が反映された主観的な情報です。

議事録では、これらを明確に区別して記載するように努めましょう。

例えば、「A氏の発言（意見）：〇〇であるべきだ」「〇〇というデータ（事実）が示された」のように、括弧書きや注釈で区分けするのも効果的です。

この分離により、後日、議事録を確認する際に、何が確定事項で、何が議論の対象だったのか、あるいはどの意見が採用されたのかを正確に把握することができます。

これにより、誤解を防ぎ、透明性の高いコミュニケーションを維持することが可能になります。

議事録の書き方：箇条書き・会話形式・要約形式の使い分け

箇条書き形式で情報を整理する

議事録の作成において、最も一般的で推奨されるのが箇条書き形式です。

この形式は、情報を羅列するのではなく、重要なポイントや決定事項を簡潔にまとめるのに非常に適しています。

箇条書きは、情報の視認性を高め、読み手が内容を素早く理解できるという大きな利点があります。

特に、以下の項目を記述する際に威力を発揮します。

• 決定事項：会議で最終的に合意された内容
• アクションアイテム：誰が、いつまでに、何を行うか
• 確認事項：参加者間で共有された情報や認識
• 議論の主要点：結論に至るまでの重要な論点

例えば、アクションアイテムを記載する際は、「〇〇（担当者）：△△を□月□日までに実施する。」のように、具体的な情報を一目で分かるように記述します。

箇条書きを適切に活用することで、読者は大量の情報の中から必要な情報を効率的に見つけ出し、会議の成果をスムーズに業務に反映させることが可能になります。

冗長な文章を避け、キーワードを中心にまとめることが、読みやすい箇条書きのポイントです。

会話形式（逐語形式）の活用とその場面

会話形式、または逐語形式は、会議中の発言者と発言内容を、対話の流れに沿って記録する方法です。

この形式は、議論の詳細や、各発言のニュアンス、感情の動きを正確に残したい場合に特に有効です。

例えば、法的拘束力を持つ可能性のある会議や、技術的な詳細を厳密に記録する必要がある研究会、あるいは重要な交渉の場などで活用されることがあります。

記述例としては、「A氏：〇〇について検討が必要です。特に△△の点について深掘りしたいと考えています」「B氏：確かに、△△の観点から見ると、現行の課題は□□にあると私も思います」といった形式で、発言者を明記しながら記録します。

しかし、この形式は記録量が膨大になりやすく、後から要点を抽出するのが難しいというデメリットも持ち合わせています。

そのため、リアルタイムでの記録には高度なスキルが求められ、AIによる音声認識や自動文字起こしツールとの併用が非常に効果的です。

全ての会議で採用するのではなく、その必要性が高い特定の場面に限定して活用することが、効率的な議事録作成の鍵となります。

要約形式で全体像を把握しやすくする

要約形式は、会議全体の流れや結論を、簡潔かつ全体像を把握しやすい形でまとめる記述方法です。

特に、会議の概要を多くの関係者に素早く共有したい場合や、会議の趣旨を理解するための「導入」として活用する際に有効です。

この形式では、アジェンダごとに「概要」「決定事項」「次のアクション」といった構造で内容を整理し、冗長な表現を避けて、核心となる情報のみを抽出します。

例えば、長時間の会議であったとしても、要約形式を用いることで、不参加者でも数分で会議の要点を把握できるようになります。

AIの要約ツールを導入することで、複雑な議論の中から自動的に主要なテーマや結論を抽出し、効率的に要約を作成することも可能です。

ただし、要約形式だけでは詳細な議論のプロセスや特定の意見が省略されてしまう可能性があるため、箇条書き形式と組み合わせることで、「全体像の把握」と「詳細情報の確認」という両方のニーズに応えることができます。

議事録の冒頭に全体要約を配置し、その後に詳細を箇条書きで記述する構成は、多くのビジネスシーンで推奨される効果的な書き方と言えるでしょう。

議事録作成で役立つ記号と「以上」の正しい使い方

議事録を読みやすくする記号の活用

議事録は、単に情報を羅列するだけでなく、読み手がいかにスムーズに、そして正確に内容を理解できるかが重要です。

そのために、様々な記号を効果的に活用することが推奨されます。

視覚的な要素を取り入れることで、情報の優先順位を明確にし、重要な箇所に自然と目を引くことができます。

以下に、議事録で役立つ主な記号とその使い方を紹介します。

• 太字：決定事項、担当者、期限、重要キーワードなど、特に強調したい情報に用います。
• マーカー：変更点や、後で再確認が必要な箇所、注意喚起したい情報に用いることで、視覚的に目立たせます。
• ✓（チェックマーク）：完了したタスクや確認済み事項、合意された項目を示す際に使用します。
• →（矢印）：次のアクション、思考の流れ、議論の方向性を示すのに便利です。
• [ ]（括弧）：補足情報、追加説明、議事録作成者のコメントなどを簡潔に付記する場合に用います。
• △（三角）：検討事項、未確定事項、保留中の課題などを明確にするために使います。

これらの記号を適切に使い分けることで、議事録の視認性が向上し、読者はより効率的に情報を処理できるようになります。

ただし、乱用はかえって読みにくくなるため、統一されたルールのもとでバランス良く使用することが大切です。

「以上」の正しい位置と意味

議事録の最後に記載される「以上」という言葉は、単なる締めの言葉以上の重要な意味を持ちます。

これは、議事録の内容がそこで完結しており、これ以上記録されるべき情報がないこと、あるいは、後から追記される可能性が低いことを示す印となります。

「以上」を記載することで、議事録の抜け漏れがないことを保証し、情報の信頼性を高める役割も果たします。

一般的には、議事録の本文の最終行に、右寄せまたは中央寄せで配置されます。

これにより、どこまでが公式な記録であるかが一目で分かります。

もし会議後に新たな情報が追加されたり、修正が必要になった場合は、「追記」として別途記載するか、議事録を改訂し、その旨を明記することが適切です。

以下に、シンプルな議事録フォーマットの例を示します。

議事録
開催日時:	2023年10月26日（木）10:00 – 11:00
開催場所:	本社 第1会議室
参加者:	営業部 〇〇部長、開発部 △△課長、マーケティング部 □□
議題1：新製品プロモーション戦略について 決定事項：SNSを活用したキャンペーンを来月より開始。 アクション：△△課長、キャンペーンコンテンツを□月□日までに企画。 議題2：顧客フィードバックの分析結果 確認事項：A機能への不満が顕著。改善を検討。 アクション：〇〇部長、顧客アンケートの詳細分析を依頼。
以上

「以上」を正しく使用することで、議事録の信頼性とプロフェッショナリズムを示すことができます。

記号と「以上」の統一ルール設定

議事録の品質を保ち、チームや組織全体で効率的な運用を実現するためには、記号や「以上」の表記に関する統一ルールを設定することが非常に重要です。

統一ルールがあることで、誰が議事録を作成しても同じフォーマット、同じ読みやすさの文書が共有され、情報の混乱を防ぐことができます。

例えば、「決定事項は常に太字で記載する」「アクションアイテムには✓をつけ、担当者と期限を必ず明記する」「『以上』は必ず右寄せで最終行に配置する」といった具体的なガイドラインを設けることが考えられます。

これらのルールは、議事録テンプレートに組み込むことで、自然と作成者に浸透させることができます。

また、新しく議事録作成を担当するメンバーへの教育資料としても活用でき、習得期間の短縮にも繋がります。

統一されたルールは、議事録の読解時間を短縮し、誤解を減少させ、結果として組織全体のコミュニケーション効率と生産性の向上に大きく貢献します。

定期的にルールの見直しを行い、より使いやすく、より効果的な議事録作成を目指しましょう。

議事録作成を効率化するコツと注意点

AIツールの活用で作業時間を大幅削減

近年、議事録作成の現場では、AIツールの活用が急速に進んでおり、その効率化効果は目覚ましいものがあります。

音声認識技術を用いた自動文字起こし機能は、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化し、手作業での記録にかかる労力を大幅に削減します。

さらに、要約機能やキーワード抽出機能を持つAIツールは、膨大な議事録の中から重要なポイントや決定事項を自動で抽出し、整理する時間を短縮します。

これにより、従来1～3時間かかっていた議事録作成作業を、わずか30分以下に抑えることも可能になります。

具体的なツールとしては、会議を自動録音し、文字起こしから要約までをワンストップで行うものや、既存のテキストデータからキーワードを抽出して整理するものなど、多岐にわたります。

AIツールを導入する際は、その精度やセキュリティ、チームの運用体制との相性を考慮して選ぶことが重要です。

AIの活用は、議事録作成者の負担を軽減し、より本質的な業務に集中できる時間を作り出すだけでなく、議事録の品質向上にも寄与します。

ただし、AIの出力は完璧ではないため、最終的には人間の目で内容をチェックし、必要に応じて修正・加筆することが不可欠です。

テンプレートの活用と会議前の準備

議事録作成の効率化には、テンプレートの活用と会議前の周到な準備が非常に効果的です。

事前にフォーマット化されたテンプレートを使用することで、記入漏れを防ぎ、情報の統一性を保ちながら、作成時間を大幅に短縮できます。

テンプレートには、会議日時、場所、参加者、議題、決定事項、アクションアイテムといった基本項目を盛り込み、必要に応じて項目を追加できるように柔軟性を持たせると良いでしょう。

また、会議前の準備も議事録作成の質とスピードに大きく影響します。

1. アジェンダの確認：会議の議題や目標を事前に把握し、議事録の構成を頭の中で組み立てておきます。
2. 資料の事前確認：会議で使用される資料に目を通し、専門用語や背景知識を理解しておくことで、議論の内容をスムーズに記録できます。
3. 不明点の洗い出し：事前に疑問点を明確にしておけば、会議中に質問するタイミングを逃さず、より正確な情報を得られます。

これにより、会議中にメモを取る負担を軽減し、議論に集中できるため、より質の高い議事録作成へと繋がります。

会議の目的を明確にし、その目的達成に必要な情報を効率的に記録するための準備を怠らないことが、議事録作成の成功の鍵となります。

迅速な共有とフィードバックのサイクル

作成した議事録は、その内容がまだ参加者の記憶に新しい「会議後24時間以内」に共有することが理想とされています。

迅速な共有は、以下のような多くのメリットをもたらします。

• 認識の齟齬防止：記憶が鮮明なうちに内容を確認することで、誤解や記憶違いを防ぎ、参加者全員の認識を統一できます。
• アクションへの速やかな移行：決定事項や担当者、期限が明記された議事録を速やかに共有することで、参加者が次のアクションにスムーズに移行できます。
• 情報の鮮度維持：時間経過とともに失われがちな情報の鮮度を保ち、その価値を最大限に活かすことができます。

また、共有する際には、議事録の内容について参加者からのフィードバックを積極的に募る文化を醸成することも重要です。

誤りや漏れが早期に発見され、修正されることで、議事録の精度はさらに高まります。

この「迅速な共有とフィードバックのサイクル」を確立することで、議事録は単なる過去の記録ではなく、リアルタイムのコミュニケーションとアクションを促進する強力なツールへと進化します。

議事録を共有する際には、メールだけでなく、共有ドライブやプロジェクト管理ツールなどを活用し、アクセスしやすい環境を整えることも効果的です。