有給申請の基本と、スムーズな提出方法を徹底解説！

有給休暇は、私たち働く者にとって心身のリフレッシュや自己成長のために不可欠な権利です。しかし、「申請方法がよく分からない」「どのくらい前に言えばいいの？」と疑問に感じている方も少なくないのではないでしょうか。

本記事では、最新の有給取得状況データも交えながら、多岐にわたる有給申請方法の基本から、スムーズに申請・取得するための具体的なポイントまでを徹底的に解説します。あなたの有給休暇を最大限に活用するための手助けとなれば幸いです。

有給申請は郵送？それともLINE？多様化する申請方法

従来の申請方法と、そのメリット・デメリット

有給休暇の申請方法として、現在でも多くの企業で用いられているのが「紙の申請書」による手続きです。会社に備え付けの申請書に必要事項を記入し、上長や人事担当者に提出するのが一般的でしょう。

この方法のメリットは、申請の証拠が物理的に残る点にあります。書面として手元に残るため、認識のずれやトラブルが発生しにくいという安心感があります。また、日本のビジネス慣習においては、フォーマルな申請として受け入れられやすい側面もあります。

一方で、デメリットも存在します。まず、申請書を受け取り、記入し、提出するまでに手間と時間がかかります。特にテレワークが普及した現在では、出社して提出する必要がある場合、不便に感じることもあるでしょう。また、申請書の紛失リスクや、承認印が必要な場合に担当者が不在だと手続きが滞る可能性もあります。

厚生労働省の調査によると、2023年の年次有給休暇の取得率は65.3%と過去最高を記録していますが、企業規模や産業によって申請方法や取得状況には差が見られます。効率化が求められる現代において、従来の紙ベースの申請方法が課題となるケースも少なくありません。

電子申請システムの導入と、オンラインでの手続き

近年、多くの企業で導入が進んでいるのが、勤怠管理システムや専用ツールを活用した「電子申請」です。従業員はパソコンやスマートフォンからシステムにアクセスし、画面上で有給休暇を申請します。上長も同じシステム上で申請内容を確認し、承認を行うため、紙のやり取りが不要になります。

この方法の最大のメリットは、申請から承認までのプロセスが圧倒的に迅速化される点です。場所や時間を選ばずに申請・承認が可能になるため、テレワーク環境下でもスムーズに有給休暇を取得しやすくなります。また、システムが自動的に有給残日数を計算・管理してくれるため、従業員も企業側も管理の手間が大幅に削減されます。

企業によっては、チャットツールと連携して、申請があった際に自動通知される仕組みを導入しているところもあります。これにより、申請の見落としを防ぎ、よりスピーディーな対応が期待できます。2019年4月1日から義務化された年5日の有給休暇取得義務を企業が遵守する上でも、電子システムによる確実な管理は非常に有効な手段と言えるでしょう。

電子申請は、有給休暇取得を促進するだけでなく、企業全体の業務効率化とペーパーレス化にも貢献する現代的な申請方法です。

最新のツールやアプリを活用した申請の可能性と注意点

電子申請システムの導入が進む一方で、一部の企業では「LINE」や「Slack」などのビジネスチャットツールを介した、よりカジュアルな申請方法が試みられるケースも見受けられます。たとえば、急な体調不良や家庭の事情で当日有給を取得したい場合、チャットで上長に直接連絡し、承認を得るという流れです。

この方法のメリットは、手軽さと即時性にあります。緊急時には、電話連絡と並行してチャットで証拠を残す形が有効な場合もあります。しかし、公式な申請方法として認められているかは、必ず就業規則で確認する必要があります。あくまで非公式な連絡手段として利用されており、正式な申請は別途システムや書面で行うことが義務付けられているケースがほとんどです。

チャットツールでの申請には、いくつかの注意点があります。第一に、口頭と同様に証拠が残りにくい、あるいは見落とされやすいリスクです。通知が流れてしまったり、担当者が気づかなかったりする可能性もゼロではありません。また、個人間のやり取りでは、会社としての正式な記録として残りにくいという課題もあります。

したがって、最新のコミュニケーションツールを活用する際は、必ず企業の公式なルールに従い、最終的には適切な手段で正式な申請手続きを行うように心がけましょう。あくまで緊急時の連絡手段として利用し、後日改めて正規の申請を行うのが賢明です。

意外と知らない？有給申請用紙・様式、どこで手に入れる？

会社指定の申請用紙の入手方法と記入のポイント

有給休暇の申請は、多くの場合、会社が指定する専用の申請用紙を使用します。この申請用紙の入手方法は、勤めている企業によって様々ですが、一般的な入手先としては以下のものが挙げられます。

• 総務部や人事部： 直接窓口で受け取る、または部署内に設置されている
• 社内ポータルサイト： イントラネットや社内共有ドライブからダウンロード
• 上長や先輩社員： 必要に応じて提供してもらう

申請用紙には、氏名、所属部署、申請期間（取得希望日）、申請日数などの基本的な情報を記入します。重要なポイントとして、「申請理由」の記入欄がある場合でも、詳細な理由を記載する義務は原則ありません。厚生労働省も認めているように、有給休暇は労働者の権利であり、取得理由によってその可否が判断されることはありません。一般的には「私用のため」「家庭の事情」など、簡潔に記載すれば十分です。

会社が取得理由を尋ねたり、それを理由に取得を拒否したりすることは違法行為に当たる可能性があるため、もしそのような場面に遭遇した場合は、然るべき機関に相談することも検討しましょう。記入漏れや誤字脱字がないよう、提出前に必ず確認することがスムーズな申請に繋がります。

汎用的な申請書の活用と、自作する際の注意点

もし勤めている会社に特定の有給申請用紙がない場合や、自社で用意する必要がある場合は、インターネット上で公開されている汎用的なテンプレートを活用することができます。これらのテンプレートは、WordやExcel形式で配布されており、基本的な必要事項（氏名、所属、申請日時、期間、日数、理由欄、承認欄など）が網羅されています。

汎用的な申請書を使うメリットは、手軽に導入できる点と、基本的な要件を満たしているため、法的な問題が生じにくい点です。ただし、会社の承認プロセスに合わせて、上長や人事担当者の署名・捺印欄を追加するなど、適宜カスタマイズが必要になる場合があります。

もし自作する場合は、以下の点に注意して作成しましょう。

• 労働基準法で定められている有給休暇の基本原則に沿っているか
• 会社名、部署名、申請者名、申請日、取得希望日、日数、連絡先などの必須項目が漏れなく含まれているか
• 承認フロー（誰が承認するのか）を明確にする欄があるか
• 必要であれば、緊急連絡先や業務引き継ぎに関する記載欄を設ける

自作した申請書を使用する際は、事前に上長や人事部に相談し、「この様式で申請しても問題ないか」という確認を取っておくことがトラブル防止に繋がります。社内での正式な手続きとして認められるよう、十分に配慮しましょう。

電子申請フォームへの移行と、データ管理の重要性

紙の申請書から電子申請フォームへの移行は、現代の働き方において非常に重要なトレンドとなっています。勤怠管理システムや専用のクラウドサービスを導入している企業では、従業員はウェブブラウザや専用アプリを通じて、画面上で直接有給休暇を申請します。

この電子申請フォームの最大の利点は、申請・承認プロセスの一元管理とデータ化です。申請されたデータはシステムに自動的に記録され、有給残日数の管理や取得状況の集計が容易になります。これは、企業が年5日の有給休暇取得義務を遵守し、従業員の取得状況を正確に把握する上で不可欠な機能と言えるでしょう。

また、過去の申請履歴を簡単に参照できるため、従業員にとっても自身の有給取得状況を確認しやすくなります。人事担当者にとっては、紙の申請書を保管・管理する手間が省け、紛失のリスクも低減されるため、業務効率の大幅な向上が期待できます。

Googleフォームのような無料ツールでも、簡易的な電子申請フォームを構築することは可能です。ただし、その場合でも、個人情報の取り扱いやデータのセキュリティには十分な注意が必要です。アクセス権限の設定や、定期的なデータバックアップを忘れずに行い、確実な記録保持に努めましょう。電子化は、申請の利便性向上だけでなく、組織全体のコンプライアンス強化にも貢献します。

「有給申請画面」や「Googleフォーム」で効率化！電子化のメリット

電子申請システムの導入による業務効率化

勤怠管理システムに搭載された「有給申請画面」の活用は、企業の業務効率を飛躍的に向上させます。従業員はシステム上で申請ボタンを押すだけで簡単に手続きを完了でき、上長は自身のPCやスマートフォンから承認できます。この一連のプロセスは紙の申請書が介在しないため、時間と場所の制約を受けません。

特に、リモートワークが普及した現在では、出社することなく申請・承認ができるメリットは計り知れません。申請内容がシステムに即座に反映されるため、有給残日数の確認もリアルタイムで行え、従業員が計画的に有給休暇を取得しやすくなります。2023年のデータでは、労働者一人あたりの平均付与日数が16.9日に対し、平均取得日数は11.0日と、まだ未消化の有給が残っている状況です。電子化は、この未消化分の取得促進にも繋がると考えられます。

企業側にとっても、勤怠管理システムは強力なツールです。従業員全員の有給取得状況が可視化されるため、年5日の取得義務を遵守できているか、誰が未取得なのかを一目で把握できます。これにより、未取得者への取得勧奨や、計画的な付与制度の運用もスムーズに行えるようになります。人事業務の負荷軽減だけでなく、法令遵守の観点からも電子申請の導入は極めて重要です。

Googleフォームなど無料ツールを活用した手軽な電子化

専門の勤怠管理システムを導入するコストや手間が難しい中小企業でも、Googleフォームのような無料ツールを活用することで、有給申請の電子化を手軽に実現できます。Googleフォームは、アンケートを作成するような感覚で簡単に申請フォームを作成でき、従業員はリンクからアクセスして必要事項を入力するだけで申請が完了します。

この方法の最大のメリットは、導入コストがほぼゼロであり、インターネット環境とGoogleアカウントがあればすぐに始められる点です。フォームは自由にカスタマイズ可能で、氏名、所属、申請期間、連絡先などの必須項目に加え、業務引き継ぎに関する確認項目なども追加できます。回答はGoogleスプレッドシートに自動的に集計されるため、申請履歴の管理も容易です。

ただし、Googleフォームは汎用ツールであるため、有給残日数の自動計算や承認フローの自動化といった高度な機能は備えていません。そのため、承認はメールや口頭で行い、その後スプレッドシートに承認状況を手動で記録するなど、運用上の工夫が必要です。しかし、紙の申請書からの一歩として、まずは手軽に電子化を進めたい企業にとっては、非常に有効な選択肢と言えるでしょう。

「中小企業においても、74.3%の人が『ある程度自由に取得できる』と回答」しており、電子化はさらなる取得促進に貢献します。

電子申請におけるセキュリティと記録保持の重要性

電子申請への移行は多くのメリットをもたらしますが、同時に「セキュリティ」と「記録保持」の重要性も高まります。有給申請には従業員の氏名、所属、取得履歴といった個人情報が含まれるため、これらの情報が適切に保護される体制が不可欠です。

専用の勤怠管理システムであれば、通常は強固なセキュリティ対策が施されており、アクセス権限の管理やデータの暗号化、不正アクセス防止機能などが備わっています。しかし、Googleフォームのような汎用ツールを使用する場合は、誰でもアクセスできないよう、フォームへのアクセス制限を設定するなどの注意が必要です。また、回答が記録されるスプレッドシートも、関係者以外が閲覧できないよう権限を厳重に管理する必要があります。

もう一つの重要なポイントは「記録保持」です。有給休暇の取得状況は、企業が労働基準法を遵守しているかを示す重要な記録となります。電子申請システムであれば、申請から承認までの日時、承認者、内容がすべてデジタルデータとして正確に記録され、改ざんのリスクも低減されます。

万が一システムトラブルやデータ損失が発生した場合に備え、定期的なデータのバックアップも欠かせません。クラウドサービスを利用している場合でも、サービスの信頼性やデータ保存期間を確認することが重要です。電子化による利便性と共に、情報の安全性を確保するための対策を徹底することが、企業と従業員双方にとって安心して有給休暇を運用するための基盤となります。

有給申請、電話やメールで済む？ビジネスシーンでの注意点

緊急時における電話・メール申請の許容範囲

有給休暇の申請は、原則として事前の書面またはシステムによる手続きが求められます。しかし、急な体調不良や予期せぬ事故など、緊急事態が発生した場合には、電話やメールでの連絡が一時的に認められることがあります。この際の許容範囲は、企業の就業規則や慣習によって異なりますが、一般的には「やむを得ない事情」として扱われるケースが多いです。

就業規則に明確な定めがない場合でも、まずは上長に電話で状況を報告し、有給休暇を取得したい旨を伝えるのが最善です。その後、会社のルールに従って、改めて正式な申請手続きを行う必要があります。例えば、「当日に電話で連絡後、後日システムから申請する」「メールで申請し、上長の返信をもって承認とする」など、企業の指示に従いましょう。

参考情報にもあるように、「企業によっては急病などのやむを得ない事情を考慮し、当日申請や事後申請を認めている場合もあります」。ただし、事後申請を認める場合でも、診断書の提出を求めるなど、企業側でルールを設けていることがあるため、事前に確認しておくことが重要です。安易な電話・メール申請は、業務調整に支障をきたす可能性もあるため、緊急時以外は余裕を持った事前申請を心がけましょう。

メール申請を行う際のテンプレートと記載事項

緊急時や、会社がメールでの申請を許可している場合に備え、適切なメール申請のテンプレートを理解しておくことは重要です。件名で内容を明確にし、本文には必要な情報を漏れなく記載することで、スムーズな承認に繋がり、認識のずれを防げます。

以下に一般的なメール申請のテンプレートと記載事項を示します。

件名：【有給休暇申請】〇〇（氏名） 〇月〇日～〇月〇日

〇〇部長／人事部〇〇様

お疲れ様です。〇〇部〇〇です。

私事で大変恐縮ですが、下記のとおり有給休暇の取得を申請させていただきます。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【申請内容】
・氏名：〇〇 〇〇
・所属：〇〇部
・取得希望期間：〇年〇月〇日（〇）～〇年〇月〇日（〇）
・日数：〇日
・理由：私用のため（※具体的な理由を伝える必要はありませんが、会社によっては簡潔な記載を求める場合もあります）

【業務連絡】
・休暇中の連絡先：〇〇（携帯電話番号）
・緊急時の対応：〇〇（〇〇さんに依頼済み／対応可能です）
・業務引き継ぎ：〇〇の資料にまとめております／〇〇さんに依頼済みです

お忙しいところ恐縮ですが、ご承認いただけますようお願い申し上げます。

署名
〇〇 〇〇
〇〇部
内線：〇〇
携帯：〇〇

件名には「有給休暇申請」と自身の氏名、期間を明記し、一目で内容がわかるようにしましょう。本文では、取得希望期間、日数、理由（「私用のため」で十分）を明確に記載します。また、休暇中の連絡先や業務引き継ぎについても簡潔に触れることで、会社側の業務調整を円滑に進める配慮を示すことができます。送信前に誤字脱字がないか、必要な情報がすべて記載されているかを確認しましょう。

口頭やチャットツールでの申請の是非とリスク管理

急な有給取得が必要な際、口頭やチャットツール（LINE、Slackなど）で上長に直接伝えることもあるかもしれません。これらの方法は即時性があり、緊急時には有効な連絡手段となり得ます。

しかし、口頭やチャットツールのみでの申請は、ビジネスシーンにおいては慎重な対応が求められます。最大のデメリットは、「証拠が残りにくい」という点です。口頭でのやり取りは、後日「言った」「言わない」の水掛け論になりやすく、認識のずれが生じた際に証明が困難になります。チャットツールも、メッセージが流れてしまったり、見落とされたりするリスクがあり、公式な記録として扱われにくい場合があります。

このようなリスクを回避するためには、以下の点に注意しましょう。

• 必ず会社の正式な申請ルールを確認する： 就業規則に明記されている申請方法を優先します。
• 口頭やチャットでの連絡は「一時的な報告」と位置づける： 後日改めて、書面または電子システムでの正式な申請を行う旨を伝えましょう。
• 承認の証拠を残す： 口頭であれば、後日「先日お話させていただいた有給の件、〇月〇日で承知いたしました」とメールなどで確認を取る。チャットであれば、承認メッセージをスクリーンショットで保存しておくなど、何らかの形で記録を残す努力をしましょう。

緊急時であっても、責任ある社会人として、業務への影響を最小限に抑え、確実な記録を残すための配慮を忘れてはなりません。

有給申請の代理・代筆、バイトの場合の注意点も解説

有給申請の代理・代筆は可能？その際のルール

有給休暇の申請は、原則として労働者本人が行います。これは、有給休暇が労働者自身の権利であり、自身の意思に基づいて取得するものだからです。しかし、予期せぬ事故や重い病気など、本人が申請手続きを行うことが困難な「やむを得ない事情」がある場合には、代理人による申請や代筆が認められることがあります。

このような状況が発生した場合、まずは会社の人事部や直属の上長に速やかに連絡し、状況を説明して相談することが最優先です。代理申請を認めるかどうか、またその際の具体的な手続き（誰が、どのような書類を提出するのか、委任状は必要かなど）は、企業の就業規則や判断によって異なります。

例えば、家族が代理で申請を行う場合、本人からの委任状や診断書などの提出を求められることが一般的です。これは、無断での申請や虚偽の申請を防ぐための措置です。会社側も、従業員の福利厚生に関わる重要な手続きであるため、不正がないよう慎重に対応します。

決して自己判断で代理・代筆を行うのではなく、必ず事前に会社の許可を得て、指示されたルールに従うようにしましょう。適切な手続きを踏むことで、後々のトラブルを防ぎ、スムーズな有給取得に繋がります。

パート・アルバイトの有給取得条件と申請の注意点

正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも、一定の条件を満たせば有給休暇を取得する権利があります。これは労働基準法で定められた労働者の権利であり、雇用形態による差はありません。

パート・アルバイトが有給休暇を取得するための主な条件は以下の通りです。

1. 雇入れの日から6ヶ月以上継続勤務していること
2. 全労働日の8割以上出勤していること

これらの条件を満たせば、勤務日数に応じて所定の有給休暇が付与されます。例えば、週5日勤務のパートであれば正社員と同等の日数が、週4日以下の勤務であれば、労働日数に応じた比例付与となります。

参考情報にもあるように、「年10日以上の有給休暇が付与される労働者」には年5日の取得義務が課されますが、週の所定労働日数が少なく付与日数が10日未満のパート・アルバイトは、この義務の対象外となることがあります。

申請の際には、「時季変更権」に注意が必要です。会社は、事業の正常な運営を妨げる場合に限り、労働者が指定した時季を変更することができます。特に人数の少ない店舗や部署で働くパート・アルバイトの場合、他の従業員との兼ね合いで希望通りに有給が取れない可能性もゼロではありません。そのため、早めに申請を行い、職場の状況を考慮することがスムーズな取得のポイントとなります。

スムーズな有給取得のための企業側の配慮と労働者の権利

有給休暇は、労働者にとっての権利であると同時に、企業にとっても従業員の健康維持やモチベーション向上、ひいては生産性向上に繋がる重要な制度です。スムーズな有給取得のためには、企業側と労働者側の双方の理解と協力が不可欠です。

企業側には、従業員が有給休暇を取得しやすい環境を整備する責任があります。具体的には、以下のような配慮が求められます。

• 有給休暇の残日数通知： 定期的に残日数を従業員に通知し、計画的な取得を促す。
• 計画的付与制度の導入： 労使協定に基づき、あらかじめ取得日を定めることで、取得を確実にする。
• 取得しやすい雰囲気づくり： 経営層が率先して有給を取得したり、業務フォロー体制を整えたりすることで、従業員が遠慮なく申請できる環境を作る。

厚生労働省のデータでは、2024年調査の企業規模別の有給取得率において、1000人以上の企業が67%と最も高く、30～90人規模の企業が63.7%とやや低い傾向にあります。これは、人員不足や業務フォロー体制が課題となりやすい中小企業の実情を反映している可能性があります。企業は、これらの課題に対し、ITツールの活用や業務見直しなどで積極的に取り組む必要があります。

労働者側も、自身の権利を正しく理解し、会社のルールを守って計画的に申請することが重要です。有給休暇は、働く私たち自身の健康と幸福のために大いに活用すべき制度です。企業と従業員が協力し、より良いワークライフバランスを実現しましょう。