出勤簿と離職票、あなたも迷っていませんか？基本から手続きまで徹底解説

「出勤簿」と「離職票」、この二つの言葉を聞いて「うーん、よくわからないけど重要な書類なんだろうな…」と感じる方は少なくないでしょう。実は、これらは労働基準法に基づき企業が適切に管理・保存しなければならない、非常に大切な書類です。

特に、働き方が多様化する現代において、これらの書類の正しい知識は、企業にとっても従業員にとっても必須と言えます。本記事では、出勤簿と離職票の基本から、保存期間のルール変更、発行手続き、さらには関連する手当や助成金まで、徹底的に解説していきます。

出勤簿とは？基本の「き」を理解しよう

なぜ出勤簿が必要なの？その重要性を再確認

出勤簿は、単に「いつ会社に来て、いつ帰ったか」を記録するだけの書類ではありません。これは、正確な労働時間を把握し、適切な給与計算を行うための最も基本的な証拠となります。例えば、残業代の未払い問題や、労働時間に関するトラブルが発生した際、出勤簿は客観的な事実を示す重要な資料となるのです。

また、従業員の健康を守る上で過重労働の防止は不可欠であり、出勤簿はその管理の根幹をなします。さらに、労働基準監督署による調査が行われた際には、提出を求められる最も重要な書類の一つ。もし保存義務に違反した場合、労働基準法に基づき30万円以下の罰金が科される可能性もあります。企業側も従業員側も、その重要性を再認識しておく必要があるでしょう。

保存期間のルール変更！3年から5年への延長とその影響

出勤簿に関する重要な変更点として、2020年4月1日の労働基準法改正を見逃すことはできません。これにより、出勤簿の保存期間は従来の3年から5年へと延長されました。この変更は、企業にさらなる管理体制の強化を促すものです。

ただし、当面の間は3年間の保存でも問題ないとされる「経過措置」が設けられています。しかし、将来的には5年間の保存が必須となるため、企業は今のうちから準備を進めるべきです。保存期間の起算日は、従業員の退職日ではなく、「最終賃金支払日」である点も重要です。この日を基準に保存期間を正確にカウントするようにしましょう。

記載すべき項目と効率的な管理方法

出勤簿に記載すべき項目は、労働時間の正確な把握に直結します。具体的には、氏名、出勤日、労働日数、出勤・退勤時間、そして休憩時間などの勤怠情報が必要です。これらの情報が正確に記載されていないと、後々トラブルの原因となることがあります。

保存方法としては、伝統的な紙媒体でのファイリングに加え、近年では電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存も可能です。特に、勤怠管理システムの活用は、出勤簿の作成から記録、保存までを効率的に行えるため、多くの企業で導入が進んでいます。手作業による入力ミスを減らし、リアルタイムでの勤怠状況の把握、さらには給与計算システムとの連携など、そのメリットは多岐にわたります。自社の規模や状況に合わせて、最適な管理方法を選択することが肝要です。

離職票発行に必要な出勤簿の役割とは？

離職票とは？失業給付のキーアイテム

「離職票」とは、正式名称を「雇用保険被保険者離職票」と言い、従業員が会社を離職したことを公的に証明する重要な書類です。この書類は、失業給付、いわゆる「失業手当」を受給するために必要不可欠なものであり、離職者にとっては次の生活を支える上で非常に大切な役割を果たします。

離職票は「離職票-1」と「離職票-2」の2種類で構成されており、ハローワークが発行します。離職理由、賃金情報、雇用保険の加入期間などが詳細に記載されており、これらの情報に基づいて失業給付の支給額や期間が決定されます。退職後、無事に失業給付を受け取るためにも、離職票の仕組みと手続きを理解しておくことが大切です。

出勤簿が離職票発行にどう影響するのか

出勤簿そのものが直接離職票に添付されることはありませんが、離職票発行の根拠となる重要な情報源として、出勤簿は間接的に深く関わっています。離職票（特に離職票-2）には、離職前の賃金に関する情報が詳細に記載される必要があり、この賃金情報を算出する際に、正確な労働時間や日数の記録が不可欠となるからです。

企業は、ハローワークに提出する「離職証明書」に、離職者の賃金計算期間ごとの賃金や、それに対応する労働日数などを記載します。これらの情報は、賃金台帳に基づいて作成されますが、その賃金台帳の元となるのが、日々の勤怠を記録した出勤簿です。つまり、出勤簿が正確であればあるほど、賃金情報も正確になり、結果として失業給付の審査がスムーズに進むことになります。また、離職理由の記載においても、勤怠状況が判断材料となる場合があります。

離職票発行の流れと注意点

離職票は、通常、退職日から約2週間後に郵送で退職者の手元に届きます。しかし、発行にはいくつかのステップを踏むため、場合によっては2～3週間かかることもあります。具体的な流れは以下の通りです。

1. 企業が従業員の雇用保険資格喪失日の翌日から10日以内に、ハローワークへ「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を提出します。
2. ハローワークは、提出された書類を基に離職票を作成し、企業へ交付します。
3. 企業は、ハローワークから交付された離職票を退職者へ郵送します。

注意点として、離職票は退職者からの発行希望があった場合に企業が手続きを進めるのが原則です。ただし、59歳以上の退職者については、本人の意思に関わらず発行が義務付けられています。もし退職後に一定期間が過ぎても離職票が届かない場合は、まず会社に問い合わせ、それでも解決しない場合はハローワークに相談しましょう。他の必要書類を持参すれば、仮手続きを行うことも可能です。

出勤簿の提出方法：メールと郵送、どっちがいい？

企業への出勤簿提出（従業員から企業へ）

従業員が企業へ出勤簿を提出する方法は、企業の勤怠管理システムによって様々です。最も一般的なのは、専用のタイムレコーダーに打刻する方法でしょう。その他、Webベースの勤怠管理システムに各自が入力する、あるいはExcelシートに記入してメールで提出するといったケースも見られます。

最近では、スマートフォンアプリや生体認証システムを活用した、より効率的でミスの少ない方法も普及しています。従業員が過去の出勤簿の控えを求める場合、企業は記録に基づいて情報を提供する必要があります。この際、紙媒体で保管している場合はコピー、電子データであれば印刷やデータ提供といった形で対応することになります。

企業からハローワーク・労基署への提出

企業がハローワークや労働基準監督署に出勤簿を直接提出するケースは、主に以下の2つです。

• ハローワークへの提出：離職票を発行する際に提出する「離職証明書」に、賃金台帳の情報が記載されますが、この賃金台帳の根拠として出勤簿が間接的に重要になります。場合によっては、賃金台帳や出勤簿の提出を求められることもあります。
• 労働基準監督署への提出：労働時間に関するトラブルが発生した場合や、定期的な監督指導の際に、労働基準監督署から出勤簿の提出を求められることは非常に多いです。この場合、企業は速やかに正確な出勤簿を提示する義務があります。

提出方法としては、郵送や持参が一般的ですが、電子データでの提出が認められる場合もあります。ただし、電子データでの提出には、電子帳簿保存法の要件を満たすなど、一定の基準があるため、事前に確認が必要です。

データ提出のメリット・デメリットと注意点

出勤簿のデータ化は、多くのメリットをもたらします。まず、紙媒体の管理にかかる手間やコストを削減できる「ペーパーレス化」が挙げられます。データであれば、検索や集計も容易になり、業務効率が大幅に向上します。また、バックアップを取ることで、紛失や破損のリスクも低減できます。

しかし、デメリットや注意点もあります。最も重要なのはセキュリティ対策です。データの改ざん防止策、不正アクセス対策、そして個人情報の保護は徹底しなければなりません。電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを導入し、データの信頼性を確保することが不可欠です。また、システム障害が発生した場合の対策や、操作方法に関する従業員への教育も重要になります。データ提出の利便性を享受するためには、これらのリスク管理を怠らないことが求められます。

出勤簿の保管期間と、もしもの時の対応

原則5年！正確な保管期間の起算日

出勤簿の保管期間は、2020年4月の労働基準法改正により、従来の3年から「原則5年」に延長されました。これは、企業が従業員の労働実態をより長期にわたって証明できるようにするためです。この「5年」という期間を正確に守ることは、労働基準法違反を避け、将来的なトラブルを防ぐ上で極めて重要です。

そして、この5年の起算日が「最終賃金支払日」である点を忘れてはなりません。従業員が退職した日ではなく、その従業員に対して最後に賃金を支払った日を基準にカウントを開始します。例えば、3月末退職で4月25日が最後の給与支払日であれば、4月25日から5年間が保管義務期間となります。当面の間は3年の経過措置がありますが、将来的には5年が義務となるため、早めの対応が望ましいでしょう。

保管義務違反の罰則と企業のリスク

出勤簿の保管義務に違反した場合、企業は労働基準法に基づき30万円以下の罰金という罰則を科される可能性があります。しかし、リスクは罰金だけに留まりません。

最も深刻なのは、労働時間に関するトラブルが発生した際に、企業が労働実態を証明できなくなることです。未払い残業代請求や、過重労働による健康被害の訴えなどがあった場合、出勤簿がなければ企業側は反論が非常に困難になります。結果として、多額の賠償金の支払いや、企業の社会的信用の失墜といった重大な事態に発展する恐れがあります。労働基準監督署の調査で提出を求められた際にも、速やかに提示できるよう、常に適切に保管しておく必要があります。

紛失・破損した場合の対処法と対策

万が一、出勤簿を紛失したり、データが破損してしまったりした場合は、速やかな対処が必要です。まず、再作成は非常に困難であり、過去に遡って正確な情報を再現することは現実的ではありません。そのため、他の代替証拠を収集することが求められます。

例えば、日報、業務記録、入退室記録、PCログ、監視カメラの映像、あるいは従業員からのヒアリング結果などが、労働時間を推測するための手がかりとなる可能性があります。しかし、これらの情報はあくまで補助的なものであり、出勤簿そのものに代わる完璧な証拠とはなりにくいのが実情です。このような事態を避けるためにも、日頃からの対策が重要です。勤怠管理システムの導入による自動記録化、データの複数箇所でのバックアップ、クラウドサービスの利用などが有効な対策となります。リスクを最小限に抑えるための体制づくりを徹底しましょう。

就業促進定着手当や業務改善助成金と出勤簿の関係

就業促進定着手当とは？その目的と対象

就業促進定着手当は、ハローワークの職業紹介によって再就職した人が、再就職手当の支給を受けた後、再就職先の賃金が離職前の賃金よりも低い場合に支給される手当です。これは、再就職後の生活の安定を支援し、早期の離職を防ぐことを目的としています。

支給要件としては、以下のポイントが挙げられます。

• 再就職手当の支給を受けていること
• 再就職先に6ヶ月以上雇用されていること
• 再就職後の6ヶ月間の賃金が、離職前の賃金日額を下回っていること

この手当を申請する際には、再就職後の正確な賃金や労働時間を証明する書類が必要となります。ここで、出勤簿が重要な役割を果たすことになります。

出勤簿が手当申請に果たす役割

就業促進定着手当の申請において、出勤簿は直接的な提出書類ではないかもしれませんが、その基礎となる賃金台帳の信頼性を裏付ける重要な証拠として機能します。手当の支給額は、再就職後の6ヶ月間の賃金総額と、離職前の賃金日額に基づいて計算されます。

この賃金総額は、給与明細や賃金台帳によって証明されますが、賃金台帳の記載内容が正確であるためには、日々の正確な労働時間や労働日数が記録された出勤簿が不可欠です。ハローワークは、申請内容の確認のために賃金台帳や労働時間に関する書類の提出を求めることがあります。もし出勤簿が不正確であったり、保存されていなかったりすると、賃金の証明が難しくなり、結果として手当の審査に影響を及ぼす可能性も考えられます。正確な出勤簿は、従業員が正当な手当を受け取るためにも、企業が協力する上でも重要です。

業務改善助成金における出勤簿の活用

業務改善助成金は、中小企業・小規模事業者が生産性向上に資する設備投資などを行い、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合に、その費用の一部を助成する制度です。この助成金は、最低賃金の引き上げを支援し、企業の生産性向上を促すことを目的としています。

この助成金を申請する際、直接的に出勤簿の提出が求められることは少ないですが、助成金の対象となる「生産性向上に資する設備投資」の一つとして、勤怠管理システムの導入が認められる場合があります。勤怠管理システムは、正確な労働時間管理を通じて業務の効率化や人件費の適正化に貢献するため、まさに「業務改善」に直結するからです。システムの導入費用が助成対象となる場合、助成金申請時や実績報告時に、そのシステムが実際に運用され、労働時間管理が適正に行われていることを示すために、出勤簿（あるいは勤怠管理システムのデータ）が活用されることがあります。助成金を活用して企業の働き方改革を進める上でも、出勤簿を含む勤怠管理の重要性は高まっています。