出勤簿の基本を徹底解説！役員・管理職・外注先まで

従業員の皆さんの「働く時間」を正確に把握し、適切に管理することは、企業の健全な経営にとって欠かせない基盤です。

特に近年は、働き方改革関連法の施行やテレワークの普及により、その重要性はかつてないほど高まっています。

「出勤簿」と聞くと、単なるタイムカードの記録と考える方もいるかもしれませんが、実は賃金計算、労働災害防止、従業員の健康管理、そして企業の法的リスク回避に直結する非常に重要な書類なのです。

本記事では、出勤簿の基本的な役割から、一般的な従業員だけでなく、役員、管理職、さらには業務委託先、特殊なケースの公務員や技能実習生に至るまで、多様な立場における勤怠管理のポイントを徹底解説します。

最新の法改正情報や、勤怠管理システムを活用した効率化のヒントまで、網羅的にご紹介することで、皆様の適切な労務管理の一助となることを目指します。

出勤簿の基礎知識：誰が、なぜ、どのように記録するのか

出勤簿の法的義務と重要性：労働時間把握の基本

出勤簿とは、従業員の労働時間数を正確に記録するための書類であり、労働基準法によって事業者にその作成と保管が義務付けられています。

具体的には、労働基準法第108条で「賃金台帳」への労働時間記載が義務付けられ、さらに厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において、使用者が労働者の労働時間を適正に把握し管理する責務が明記されています。

この義務は、単に賃金を正しく支払うためだけでなく、労働者の健康と安全を確保する上で極めて重要です。

過重労働による健康被害の防止、長時間労働の是正、そして残業代の未払いといった労使間のトラブルを未然に防ぐための基礎となります。

近年、働き方改革の推進により、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務化などが導入され、これまで以上に労働時間管理の厳格化が求められるようになりました。

もし労働時間の記録が不適切であれば、労働基準監督署からの指導や是正勧告を受けるだけでなく、企業が未払い賃金の支払いを命じられたり、罰則の対象となったりするリスクもあります。

企業の社会的信用を維持するためにも、出勤簿は経営の根幹を支える重要なツールと言えるでしょう。

客観的な記録方法とその種類：アナログからデジタルまで

労働時間の記録方法は、2019年4月に施行された労働安全衛生法改正により、原則として客観的な方法で把握することが義務付けられました。

これにより、従来の自己申告制だけでは不十分とされ、より客観的な証拠に基づく記録が求められています。

主な客観的な記録方法としては、以下のようなものがあります。

• タイムカード：最も伝統的な方法の一つで、打刻された時刻で出退勤を記録します。
• ICカード（入退室記録）：社員証などに搭載されたICカードで、オフィスへの入退室時間を記録します。
• PCログ（パソコンの使用時間記録）：従業員がPCを起動・シャットダウンした時間や、実際の作業時間を記録します。特にテレワークで有効です。
• 勤怠管理システム：クラウド上で出退勤時刻を記録・管理するシステムで、スマホやPCからの打刻、GPS打刻、生体認証など多様な機能があります。
• その他：指紋認証や顔認証といった生体認証システム、GPS機能を活用した位置情報による打刻なども客観的な記録方法として利用されます。

これらの方法を適切に組み合わせることで、より正確な労働時間の把握が可能となります。

自己申告制を導入する場合は、その必要性を十分に説明し、従業員に正確な申告をさせるための措置を講じるとともに、定期的に実態調査を行うなど、客観的な記録を補完する形で運用することが不可欠です。

「誰」が出勤簿の対象となるのか？：従業員の定義

出勤簿による労働時間の管理義務は、労働基準法上の「労働者」に該当するすべての人に適用されます。

これには、正社員だけでなく、契約社員、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態を問わず、使用者との間に雇用契約を結び、指揮命令下で労働を提供し、その対価として賃金を受け取る全ての人が含まれます。

労働時間とは、使用者の指揮命令下にある時間の全てを指し、実際に作業を行っている時間だけでなく、休憩時間、移動時間（業務上必要な場合）、さらには待機時間（手待ち時間）なども労働時間に含まれる場合があります。

例えば、休憩時間であっても、電話対応のために事務所待機が義務付けられている場合は、労働時間と見なされることがあります。

一方で、原則として出勤簿による管理の対象外となるケースもあります。

代表的なのが「役員」です。役員は使用者側の立場であり、労働基準法上の労働者ではないため、原則として労働時間管理の対象外です。

また、労働基準法で定める「管理監督者」に該当する従業員も、労働時間に関する一部の規定が適用されません。

しかし、管理監督者であっても深夜業に関する規定や健康管理義務は適用されるため、全く労働時間を把握しなくて良いわけではありません。

これらの例外については、後述のセクションで詳しく解説します。

役員・管理職・業務委託、それぞれの出勤簿の必要性と義務

役員の勤怠管理：労働基準法の適用外とコーポレートガバナンス

企業の役員、すなわち取締役や監査役といった方は、原則として労働基準法上の「労働者」には該当しません。

彼らは使用者側に立つ経営者であり、労働契約ではなく委任契約に基づいて業務を執行します。そのため、一般の従業員に適用される労働時間や休憩、休日に関する規定は適用されず、したがって出勤簿の作成義務も発生しません。

しかし、会社によっては役員が従業員としての業務を兼務しているケースもあります。

例えば、役職が「部長兼務取締役」といった場合、実態として従業員としての指揮命令下で労働に従事していれば、労働者性が認められ、その部分については労働基準法が適用される可能性があります。

この判断は非常に専門的であり、職務内容、権限、報酬形態などを総合的に見て判断されるため、注意が必要です。

また、労働基準法の適用外であっても、役員自身の健康管理や、会社の適切なコーポレートガバナンス（企業統治）の観点からは、役員の業務時間の把握が推奨される場合があります。

特に、長時間にわたる過酷な業務は役員自身の健康を害するだけでなく、経営判断の質にも影響を与えかねません。さらに、税務上の観点から、役員報酬が適正な範囲内であるかを示すために、業務実態を記録しておくことが有効な場合もあります。

労務管理上の義務がなくとも、総合的なリスクマネジメントとして役員の業務実態を把握する意義は大きいと言えるでしょう。

管理職の勤怠管理：名ばかり管理職問題と労働時間把握の義務

「管理職」と呼ばれる立場にある従業員は、しばしば労働基準法上の「管理監督者」と混同されがちですが、両者は明確に区別されます。

労働基準法上の管理監督者とは、経営者と一体的な立場にあり、労働時間、休憩、休日に関する規定の適用除外とされる者のことで、その判断は役職名ではなく、職務内容、権限、賃金等の待遇によって厳格に行われます。

具体的には、経営会議への参加など重要な職務と責任、自身の裁量で労働時間を決定できる権限、そして一般従業員よりも優遇された賃金が認められる必要があります。

参考情報にもある通り、一般的な「管理職」は、部下として労働時間管理の対象となることが多く、労働基準法が適用されます。

たとえ「管理監督者」と認められたとしても、深夜業に関する規定（22時から5時までの割増賃金）や、健康管理義務（健康診断、長時間労働者への面接指導など）は適用されますので、労働時間の把握は依然として重要です。

近年、問題となっているのが「名ばかり管理職」です。

これは、役職名だけが管理職であるにもかかわらず、実態として経営者と一体的な立場にはなく、労働時間に関する裁量が少ない従業員を指します。

名ばかり管理職と判断された場合、過去の未払い残業代の一括請求や企業への罰則が科せられるリスクがあるため、管理監督者の要件を厳格に満たしているかを確認し、必要に応じて労働時間管理を徹底することが不可欠です。

裁量労働制が適用される場合も、その制度の趣旨を理解し、従業員の健康確保のためにも労働時間の把握が求められます。

業務委託・フリーランス：雇用契約との違いと業務状況の把握

企業が外部の専門家や事業者に業務を依頼する場合、多くは「業務委託契約」や「請負契約」といった形で契約が結ばれます。

これらの契約は、企業と個人の間に雇用関係が生じないため、労働基準法の適用対象外となります。

したがって、業務委託先のフリーランスや個人事業主に対して、企業が出勤簿の提出を義務付けたり、労働時間を管理したりすることは原則としてありません。これは、彼らが独立した事業者として、自身の裁量で業務遂行の時間や方法を決定するためです。

しかし、全く労働状況を把握しなくて良いというわけではありません。

業務委託契約は、特定の業務を遂行し、その成果物やサービスに対して報酬を支払う契約です。そのため、業務の進捗状況や成果物の品質を通じて、間接的に業務の稼働状況を把握することが重要となります。

契約書で定期的な進捗報告を求めたり、マイルストーンを設定して確認したりするなどの工夫が有効です。

ここで特に注意すべきは「偽装請負」のリスクです。

これは、形式的には業務委託契約を結んでいるものの、実態としては発注元が業務の方法や時間について具体的な指揮命令を行っている、つまり雇用関係に準じた関係がある場合を指します。

偽装請負と判断された場合、発注元は労働基準法の使用者と見なされ、未払い賃金の支払い義務や罰則、さらには労働者派遣法違反によるペナルティを課される可能性があります。

業務委託先との契約においては、指揮命令関係が生じないよう、業務範囲と責任を明確にし、独立した事業者としての自律性を尊重することが極めて重要です。

学校・技能実習生・国家公務員：特殊なケースの出勤簿管理

学校教職員の勤怠管理：教員特殊勤務手当と労働時間

公立学校の教職員、特に小中学校や高校の教員は、一般の民間企業とは異なる特殊な労働時間管理が適用されます。

彼らは教育公務員特例法によって、一般の労働基準法が定める時間外労働や休日労働の割増賃金に関する規定が原則として適用されません。

その代わりに、授業準備、部活動指導、研修、採点業務など、時間外に行われる特定の業務に対して「教員特殊勤務手当」が支給されるという制度が設けられています。

しかし、近年では教員の長時間労働が社会問題化し、働き方改革の一環として、教員の勤務時間管理の厳格化が求められるようになりました。

文部科学省は、教員の健康確保のために、客観的な方法による在校等時間の記録を推奨し、その実態把握を進めています。

具体的には、タイムカードやICカード、入退室管理システムなどを活用し、学校に滞在する時間を記録することが一般的です。

教員の仕事は、授業や生徒指導だけでなく、保護者対応や地域連携など多岐にわたり、勤務時間外に自主的な研究や教材準備を行うことも少なくありません。

そのため、労働時間の定義が曖昧になりがちですが、教育の質を維持しつつ、教員のワークライフバランスを改善するためには、より正確な勤務実態の把握と、適切な業務削減・効率化の取り組みが不可欠です。

過労による健康被害を防ぎ、教員が安心して長く働ける環境を整備することが、子どもたちの教育にとっても重要となります。

技能実習生の勤怠管理：人権と法令遵守の徹底

外国人技能実習制度は、開発途上国への技術移転を目的としていますが、技能実習生は日本の労働関係法令における「労働者」として位置づけられます。

そのため、労働基準法や最低賃金法など、日本人労働者と同様の保護が全面的に適用されます。

したがって、受け入れ企業（実習実施者）は、技能実習生に対しても日本人従業員と同様に出勤簿を作成し、労働時間を適正に把握・管理する義務があります。

技能実習生の勤怠管理においては、特に人権保護と法令遵守の徹底が求められます。

過度な長時間労働、残業代の不払い、不当な低賃金、休日の未付与などは、技能実習制度の趣旨に反するだけでなく、重大な法令違反となります。

これらの違反は、外国人技能実習機構（OTIT）による実地検査や監査の対象となり、指導、改善命令、さらには実習計画の認定取消や新たな実習生の受け入れ停止といった厳しい処分につながる可能性があります。

そのため、客観的な方法による正確な労働時間記録はもちろんのこと、休憩時間の適切な付与、時間外労働や休日労働に対する法定割増賃金の支払い、年次有給休暇の取得促進など、細部にわたる配慮が必要です。

また、言語や文化の違いからくる誤解を防ぐため、労働条件や勤怠ルールについて、母国語で丁寧に説明し、理解を促すことも重要です。

技能実習生が安心して働き、技術を習得できる環境を提供することが、国際貢献と企業の持続的な発展の両面で求められます。

国家公務員の勤怠管理：勤務時間管理簿と公務員の特殊性

国家公務員の勤怠管理は、一般の民間企業とは異なり、国家公務員法や人事院規則に基づき行われます。

彼らの労働時間を記録する書類は、一般的に「勤務時間管理簿」と呼ばれ、各省庁や機関で適切に管理されています。

勤務時間管理簿には、出勤・退勤時刻、休憩時間、休暇取得状況などが記載され、公務員の厳格な服務規律と透明性のある行政運営を支える役割を担っています。

国家公務員の場合、その職務の特殊性から、一般的な労働時間管理では対応しきれない場面も存在します。

例えば、災害対応、国際会議、国会対応など、緊急性や公共性の高い業務においては、通常の勤務時間を超えて柔軟な対応が求められることがあります。

このような場合でも、超過勤務手当の支給や代休の付与など、適切な措置を講じつつ、勤務実態を正確に記録することが重要です。

また、国家公務員には、職務専念義務や秘密保持義務、政治的行為の制限など、一般の民間従業員にはない独自の服務規律が課せられています。

勤務時間管理は、これらの服務規律が遵守されているかを確認する上でも不可欠な要素となります。

近年では、ワークライフバランスの推進や、ハラスメント防止の観点から、国家公務員の勤務環境改善への意識も高まっており、単なる時間記録に留まらず、職員の健康管理や生産性向上に資する勤怠管理のあり方が模索されています。

透明で公正な勤怠管理は、国民からの信頼を得る上でも重要な基盤と言えるでしょう。

出勤簿の記入例と注意点：現場別、外出、現認など実務のポイント

具体的な記入例と必須項目：基本フォーマットの理解

出勤簿に記載すべき必須項目は、労働基準法や厚生労働省のガイドラインによって定められています。

これには、主に以下の項目が含まれます。

1. 氏名：従業員個人の特定のため。
2. 日付：勤務日を明確にするため。
3. 出勤時刻：労働を開始した時刻。
4. 退勤時刻：労働を終了した時刻。
5. 休憩時間：労働から解放された時間（労働時間に含まれない）。
6. 実労働時間：出勤から退勤までの時間から休憩時間を差し引いた実際の労働時間。
7. 時間外労働時間：法定労働時間（原則1日8時間、週40時間）を超過した労働時間。
8. 休日労働時間：法定休日（週1回または4週4休）に行った労働時間。
9. 深夜労働時間：午後10時から午前5時までの間に行った労働時間。

手書きの出勤簿の場合、これらの項目を毎日の記録として記入します。勤怠管理システムを利用する場合は、打刻により自動的に記録・集計されることが一般的です。

特に重要なのは、休憩時間の正確な記録です。

休憩時間は労働時間に含まれないため、適切に取得され、その時間が正確に記録されているかを確認する必要があります。一斉休憩の原則と、個別の休憩取得に対応できるシステムの導入も検討しましょう。

以下に、シンプルな記入例を示します。

日付	出勤時刻	退勤時刻	休憩時間	実労働時間	時間外労働	備考
10/1（月）	09:00	18:00	1:00	8:00	0:00	通常勤務
10/2（火）	09:00	20:00	1:00	10:00	2:00	〇〇プロジェクト対応
10/3（水）	09:00	19:30	1:30	9:00	1:00	休憩分割取得

残業が発生した場合は、事前に申請・承認を得るフローを確立し、その記録も残すようにしましょう。

外出・直行直帰・出張時の記録：テレワークにも通じる原則

オフィス以外の場所で働く際の勤怠管理は、特に注意が必要です。

営業職が顧客先を訪問する場合、出張で遠隔地へ行く場合、あるいは最近増加している直行直帰やテレワークの場合など、事業場にいない時間の労働時間をどのように記録し、把握するかが課題となります。

これらのケースでは、単一の記録方法だけでは不十分な場合が多く、複数の方法を組み合わせることが推奨されます。

例えば、GPS機能付きのスマートフォンアプリで打刻を行ったり、クラウド型の勤怠管理システムから場所を問わず打刻したりする方法があります。

また、業務日報やチャットツールでの業務報告を通じて、作業開始・終了時刻や業務内容を記録することも有効です。

特定の条件下では「事業場外みなし労働時間制」が適用されることもあります。

これは、労働者が事業場の外で業務に従事し、使用者が労働時間を算定しがたい場合に、所定労働時間、またはその業務の遂行に通常必要とされる時間を労働したとみなす制度です。

ただし、この制度を適用するには厳格な要件があり、安易な適用は認められません。例えば、携帯電話などで常に使用者の指示を受けられる状況にある場合は、労働時間を算定しがたいとは言えません。

テレワークにおいても、同様に客観的な労働時間把握が求められます。

PCのログデータ、勤怠管理システムによる打刻、Web会議ツールの利用履歴などが客観的な証拠となり得ます。

従業員の自己申告だけに頼るのではなく、これらの客観的なデータと組み合わせることで、より正確な勤怠管理と適正な賃金支払いを保証できるでしょう。

現認による記録と自己申告制の限界：実態把握の難しさ

労働時間の把握は、原則としてタイムカード、ICカード、PCログなどの客観的な記録方法を用いるべきとされています。

しかし、これらの客観的手段の導入が困難な場合、または補完的な措置として、使用者が「現認」によって労働時間を把握することが認められています。

現認とは、使用者（または労働時間管理を任命された管理監督者）が、労働者の出退勤時刻を直接確認し、記録する方法です。

これは、少人数の事業場や特定の業務現場で用いられることがあります。

一方で、従業員自身の申告に基づいて労働時間を記録する「自己申告制」も存在しますが、これには大きな限界とリスクが伴います。

自己申告制は、労働者自らが時間を入力するため、意図的な過少申告（サービス残業の隠蔽）や、逆に過大申告（不正な残業代請求）のリスクが避けられません。

厚生労働省のガイドラインでは、自己申告制を導入する場合には、以下の措置を講じることを強く推奨しています。

• 自己申告制の適用範囲やルールを従業員に十分に説明し、理解を求める。
• 自己申告された労働時間と、入退室記録やPCログなどの客観的な記録との間に乖離がないか、定期的に確認する。
• 乖離がある場合には、その原因を調査し、必要に応じて是正措置を講じる。
• 特に、長時間労働を抑制するため、自己申告された労働時間が所定労働時間を大幅に超える場合には、その理由を詳細に確認し、業務実態と照合する。

これらの措置を怠ると、自己申告制が実態と合致しない「名ばかりの制度」となり、未払い残業代問題や労働基準法違反のリスクを高めることになります。

労働時間の適正な把握は、企業が従業員の健康と権利を守り、健全な事業活動を継続するための最重要課題の一つであることを常に認識しておくべきです。

出勤簿管理を効率化するヒントと法的根拠

勤怠管理システム導入による効率化とメリット：データ活用

現代の出勤簿管理において、勤怠管理システムは業務効率化と正確性確保の強力なツールとなっています。

参考情報でも触れられているように、大企業では約8～9割が既に導入済みであり、中小企業においても4～6割程度が導入、小規模企業や個人事業主でも2～4割程度の導入が進んでいます。

働き方改革や業務効率化の意識の高まりに伴い、今後も導入の動きは活発化していくと予測されます。

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、以下の点が挙げられます。

• 正確な記録と不正防止：打刻忘れ防止アラート、ICカードや生体認証による客観的打刻、PCログとの連携などで、手作業による計算ミスや不正打刻を大幅に削減します。
• リアルタイムな状況把握：従業員の勤務状況をリアルタイムで確認できるため、遅刻や早退、長時間労働の兆候を早期に察知し、迅速な対応が可能です。
• 業務効率化：手作業での集計や計算が不要になり、給与計算ソフトとの連携により、労務管理業務の負担を大幅に軽減できます。法改正への自動対応機能も多く、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。
• テレワークへの対応：インターネット環境があれば場所を問わず打刻が可能で、GPS打刻機能などを活用すれば、テレワーク環境下でも正確な勤務状況の把握が容易になります。
• データ分析と経営戦略：蓄積された勤怠データを分析することで、労働時間の偏り、部署ごとの残業傾向、有給取得率などを可視化し、人員配置や業務改善、健康経営などの経営戦略に活用できます。

これらのメリットは、単に管理業務を楽にするだけでなく、企業の競争力向上やリスクマネジメントにも大きく貢献すると言えるでしょう。

最新の法改正への対応：義務化された項目と今後の展望

労働基準法は時代とともに変化し、その改正は企業の勤怠管理に直接的な影響を与えます。

参考情報でも示されている近年の主な法改正点を踏まえ、企業は常に最新の情報を把握し、適切な対応をとる必要があります。

主な改正点は以下の通りです。

• 労働時間の客観的な把握義務化（2019年4月施行）：タイムカード、ICカード、PCの使用時間記録など、客観的な方法で労働時間を把握することが原則として義務付けられました。これにより、自己申告制のみの運用は認められません。
• 年次有給休暇の5日間取得義務化（2019年4月施行）：年10日以上の有給休暇が付与される全ての労働者に対し、企業は年5日間の有給休暇を時季を指定して取得させることが義務付けられました。
• 時間外労働の上限規制（2019年4月～2020年4月施行）：時間外労働は原則月45時間・年360時間、臨時的な特別な事情がある場合でも年720時間、単月100時間未満、複数月平均80時間以内といった上限が設けられ、違反には罰則が科されます。
• 勤務間インターバル制度の導入促進（努力義務、2019年4月施行）：勤務終了から次の勤務開始までの間に、一定時間（例えば11時間）以上の休息時間を確保する制度の導入が事業主の努力義務となりました。2025年以降には、原則11時間の確保が義務化される見込みです。
• 連続勤務の上限規制（導入検討中）：14日以上の連続勤務が禁止される予定です。

これらの法改正に対応するためには、就業規則の見直し、労働時間管理体制の再構築が不可欠です。

特に、勤怠管理システムは、法改正に自動で対応し、複雑な労働時間の集計やアラート機能を備えているものが多く、法令遵守を強力にサポートします。

今後の勤怠管理は、ますます多様な働き方（テレワーク、フレックスタイム制など）に対応しつつ、より厳格な法令遵守が求められるため、システムの進化と適切な運用が企業の生命線となると言えるでしょう。

効果的な勤怠管理のための組織づくり：労使間のコミュニケーション

勤怠管理は、単にシステムを導入したり、法律を遵守したりするだけでは不十分です。

最も重要なのは、組織全体で労働時間を適切に管理し、健全な労働環境を築くという意識を共有することです。

これには、労使間の密接なコミュニケーションと信頼関係の構築が不可欠となります。

まず、企業は労働時間に関するポリシーやルールを明確にし、従業員全員がそれを理解し遵守できるよう、定期的な研修や情報提供を行う必要があります。

「なぜ正確な勤怠記録が必要なのか」「過重労働がどのようなリスクをもたらすのか」といった背景を共有することで、従業員一人ひとりの意識向上を促します。

また、労働時間管理は従業員の健康管理にも直結します。

長時間労働の兆候がある従業員に対しては、管理職が積極的に声をかけ、面談を通じて業務内容の調整や健康状態の確認を行うなど、きめ細やかなサポート体制を構築することが重要です。

これは、ハラスメント防止や従業員のエンゲージメント向上にも繋がります。

さらに、勤怠管理システムから得られるデータを活用し、定期的に労働実態を分析し、必要に応じて業務プロセスの改善や人員配置の見直しを行うことも大切です。

労使が協力して働き方を見直し、生産性の高い、働きやすい職場環境を追求することで、企業全体の持続的な成長を実現することができるでしょう。

出勤簿管理は、企業の未来を創る上で欠かせない戦略的な取り組みなのです。