建設業・運送業向け！出勤簿テンプレート完全ガイド

建設業や運送業の皆様、日々の業務お疲れ様です。労働時間管理は、業界特有の複雑さから、常に頭を悩ませる課題ではないでしょうか。

特に、2024年4月からは、時間外労働の上限規制がこれらの業界にも適用され、より一層正確な勤怠管理が求められています。

本記事では、法改正に対応し、業務効率を格段に向上させる「出勤簿テンプレート」の活用法について、詳しく解説していきます。

適切なテンプレートを選ぶことで、法令遵守はもちろん、人手不足が深刻化する現場の負担を軽減し、より健全な事業運営へと繋げることが可能です。ぜひ最後までご覧ください。

建設業・運送業に必須！出勤簿テンプレートの選び方

法改正に対応できるテンプレートの重要性

2024年4月からの労働基準法改正により、建設業・運送業にも時間外労働の上限規制が適用されました。これにより、労働時間の正確な把握と管理は、企業のコンプライアンスにおいて最重要事項の一つとなっています。

従来の紙や汎用的なExcelによる出勤簿では、複雑な労働時間計算や、急な法改正への対応が難しく、知らない間に法令違反を犯してしまうリスクも考えられます。

例えば、建設業では直行直帰や現場ごとの労働時間集計、運送業では長距離運転や深夜・早朝勤務といった特殊な労働形態が存在します。これらの実態に合わせて、適切に休憩時間や移動時間を区別し、残業時間を正確に算出できるテンプレートを選ぶことが不可欠です。

法改正に対応したテンプレートを選ぶことで、未払い残業代などの労働トラブルを未然に防ぎ、安心して事業を継続するための基盤を築くことができます。

業界特有のニーズに応える機能

建設業と運送業では、それぞれ異なる勤怠管理の課題を抱えています。テンプレートを選ぶ際には、これらの業界特有のニーズに対応できる機能が備わっているかを確認することが重要です。

例えば、建設業の場合、複数の現場を跨ぐ従業員の勤怠や、日雇い・請負といった多様な雇用形態への対応が必要です。テンプレートには、現場コードやプロジェクト名を記入できる欄があるか、またはそれらで集計できる機能があるかをチェックしましょう。

運送業では、ドライバーの拘束時間、運転時間、休憩・休息期間などの管理が複雑です。深夜勤務手当の自動計算機能や、時間帯別の集計が容易に行えるテンプレートは、日々の集計作業を大幅に軽減します。

また、リアルタイムでの勤怠状況把握が難しい環境にあるため、モバイル対応やGPS打刻機能と連携しやすい形式のテンプレートも視野に入れると良いでしょう。これにより、ドライバーがスマートフォンから簡単に出退勤を記録し、管理者側で一元的に把握することが可能になります。

長期的な視点で選ぶテンプレートのポイント

出勤簿は、単なる日々の記録ではなく、企業の重要な労務管理資料です。労働基準法では、従業員が退職してから5年間の保存が義務付けられています。

この長期保存義務を考慮すると、将来的なデータ検索や集計のしやすさは、テンプレート選びの重要なポイントとなります。例えば、Excelテンプレートの場合、数式が複雑になりすぎると、誤入力や改ざんのリスクが高まるだけでなく、担当者の変更があった際に引き継ぎが困難になる場合があります。

また、数年後には勤怠管理システムの導入を検討する可能性もあります。その際、現在使用しているテンプレートのデータが、新しいシステムへスムーズに移行できる互換性を持っているかどうかも、長期的な視点では考慮すべき点です。

PDF形式のテンプレートは手軽ですが、データとしての加工が難しいため、最終的にデジタルデータとして管理する方法も併せて検討する必要があります。手間はかかりますが、長期保存を前提としたデータ管理計画を立てることが、後の業務効率化に繋がります。

厚生労働省推奨フォーマットやPDF形式、月途中始まりにも対応

厚生労働省推奨フォーマットのメリットと活用法

厚生労働省が提供する勤怠管理関連のフォーマットは、労働基準法に準拠しており、法令遵守の観点から非常に信頼性が高いと言えます。

これらのフォーマットは、労働時間、休憩時間、深夜労働時間など、労務管理上必須となる項目が網羅されており、特に初めて勤怠管理を強化する企業にとって、安心できるベースとなります。また、労働基準監督署からの指導や調査が入った際にも、このフォーマットに基づいて適切に管理していることを証明しやすくなります。

活用法としては、まず厚生労働省のウェブサイトから推奨フォーマットをダウンロードし、自社の就業規則や給与計算ルールに合わせて必要な項目を追加・修正することから始めましょう。

例えば、建設現場名や車両番号、作業内容などを追加することで、より詳細な勤怠状況を把握し、プロジェクトごとの工数管理や運行状況の分析にも役立てることが可能です。ただし、大きな変更を加える場合は、法令に違反しないよう専門家へ相談することも検討しましょう。

PDF形式テンプレートの利便性と課題

PDF形式の出勤簿テンプレートは、その手軽さと様式が崩れない安定性から、多くの企業で利用されています。

主な利点としては、PC環境に依存せず、誰でも簡単に印刷して手書きで使用できる点が挙げられます。特に、現場での作業が多い建設業や、PC操作に不慣れなドライバーが多い運送業では、直感的に使える紙ベースの運用が有効なケースも少なくありません。記入ミスがあっても、訂正が容易なのもメリットの一つです。

しかし、PDF形式の課題は、デジタルデータとしての集計や加工が非常に困難である点です。例えば、月ごとの総労働時間や残業時間の自動計算、給与計算ソフトへのデータ連携などは、手作業での入力が必須となり、膨大な手間と時間が発生します。

さらに、入力ミスが発生しやすく、後からデータを分析して業務改善に繋げることも難しいでしょう。そのため、PDF形式を活用する場合は、記入された情報を定期的にExcelなどに転記するルールを設けるか、最終的には勤怠管理システムへの移行を検討することをおすすめします。

月途中始まり・締め日に柔軟に対応するテンプレート

多くの企業では、月の初日（1日）から月末までで勤怠を集計する「歴月」での管理が一般的ですが、中には給与計算の締め日に合わせて「月途中」から出勤簿を開始する企業も少なくありません。

例えば、毎月20日締めの場合、出勤簿も21日から翌月20日までを1期間として管理する企業もあるでしょう。このような独自の締め日運用に対応できるテンプレートを選ぶことは、実際の運用をスムーズにする上で非常に重要です。

市販のテンプレートの中には、最初から「〇日始まり」といったオプションが用意されているものもありますが、汎用的なExcelテンプレートであれば、日付の入力範囲を調整するだけで簡単に対応可能です。例えば、シートの先頭に締め日を設定するセルを設け、それに合わせて日付が自動生成されるように関数を組むといった工夫が有効です。

複数の締め日が存在するシフト制の職場や、プロジェクトごとに締め日が異なる場合でも、柔軟にカスタマイズできるExcelテンプレートや、勤怠管理システムが威力を発揮します。自社の給与計算サイクルに合わせたテンプレートを選ぶことで、経理部門との連携も円滑になり、月末の業務負担を軽減できるでしょう。

勤怠管理を楽にする！1分・15分・30分単位の集計方法

正確な労働時間を把握する単位の重要性

労働基準法では、労働時間の計算は原則として1分単位で行う必要があります。これは、従業員の労働時間を厳密に保護するための重要なルールです。

しかし、実際の運用においては、15分や30分単位で切り上げ・切り捨てを行う企業も散見されます。例えば、「遅刻は15分単位で切り上げ、早退は15分単位で切り捨て」といったルールは、労働者にとって不利益となるため原則として認められません。

例外として、労働時間の「端数処理」として、1ヶ月の総労働時間を計算する際に、30分未満の端数を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げることは認められています。しかし、これはあくまで「例外」であり、日々または賃金計算期間ごとの切り捨ては、未払い賃金の問題を引き起こす可能性があります。

正確な1分単位での集計は、法律遵守はもちろん、従業員からの信頼を得る上でも不可欠です。テンプレートを選ぶ際は、この1分単位での記録・集計が可能であるか、またはシステムと連携して正確な記録ができるかに注目しましょう。

Excel関数を活用した自動集計のヒント

Excelテンプレートを使って勤怠管理を行う場合、適切な関数を活用することで、1分・15分・30分単位の集計を効率的に行うことができます。

例えば、出退勤時刻が入力されたセルから労働時間を計算し、その結果を特定の単位で丸めるには、ROUNDDOWN（切り捨て）、ROUNDUP（切り上げ）、MROUND（指定した倍数に丸める）などの関数が役立ちます。

具体的な活用例:

• 15分単位で切り捨てる場合: =ROUNDDOWN(時間*96, 0)/96 (ここで96は1日24時間を15分刻みにした数)
• 30分単位で切り上げる場合: =MROUND(時間, “0:30”)

これらの関数を組み合わせることで、複雑な就業規則にも対応した自動計算を構築できます。ただし、数式ミスは大きなトラブルに繋がりかねないため、テンプレートを導入する際は、必ず複数のパターンで計算結果をテストし、正確性を確認することが重要です。

深夜労働や休憩時間の控除など、さらに複雑な計算が必要な場合は、専門家のアドバイスを受けるか、後述する勤怠管理システムの導入を検討する方が確実でしょう。

システム連携による勤怠管理の効率化

Excelテンプレートでの自動集計には限界があり、より高度な勤怠管理や、法改正への確実な対応を求めるのであれば、勤怠管理システムの導入が非常に有効です。

勤怠管理システムは、GPS打刻やモバイル打刻機能を通じて、従業員の出退勤時間を1分単位で正確に記録します。特に、直行直帰が多い建設業や、勤務地が常に変動する運送業において、この機能は大きなメリットとなります。打刻されたデータはリアルタイムでシステムに反映されるため、管理者は常に最新の勤怠状況を把握できます。

また、システムは複雑な就業規則（休憩時間の自動控除、深夜手当、法定外残業など）を自動で計算し、Excelでの手作業によるミスや手間を大幅に削減します。さらに、給与計算システムや労務管理システムと連携することで、勤怠データが自動的に給与計算に反映され、月末の作業時間を劇的に短縮することが可能です。

「DX化の推進」という観点からも、クラウド型勤怠管理システムの導入は、データの一元管理、リアルタイムな状況把握、そして将来的なAI・IoT活用への足がかりとなり、企業の競争力向上に貢献します。

育児休業や離職票にも対応！長期保管に役立つ出勤簿

各種休業・休暇に対応した記録の重要性

出勤簿は、日々の労働時間だけでなく、従業員の様々な休業や休暇の記録も網羅していなければなりません。育児休業、介護休業、年次有給休暇、慶弔休暇、傷病休暇など、その種類は多岐にわたります。

これらの休業・休暇は、単に「休み」として記録するだけでなく、取得期間や理由を正確に記録することが重要です。例えば、育児休業や介護休業は、社会保険料の免除や助成金申請の根拠となるため、正確な記録がなければ手続きに支障をきたす可能性があります。

また、有給休暇の残日数管理も、企業には義務付けられています。出勤簿テンプレートを選ぶ際には、これらの休業・休暇を種類別に記録できる欄があるか、または追加できる柔軟性があるかを確認しましょう。

特に、制度の利用状況は企業の働き方改革の推進状況を示す指標ともなるため、後から集計・分析できるような形式であることが望ましいです。これにより、従業員のワークライフバランスを支援し、定着率向上にも繋げることが可能になります。

離職票作成に必要な情報の整理

従業員が退職する際に発行する「離職票」は、失業給付の受給資格を決定するための重要な書類です。この離職票には、退職直前の賃金や労働日数、離職理由といった情報が詳細に記載されます。

出勤簿は、これらの情報、特に過去の正確な勤務期間や月ごとの労働時間、賃金計算の基礎となる出勤日数を証明する唯一無二の資料となります。もし出勤簿の記録が不正確であれば、離職票の作成に手間取ったり、最悪の場合、記載内容の誤りによって従業員が不利益を被ったり、会社が行政指導を受ける事態にも発展しかねません。

そのため、出勤簿は単なる勤怠記録としてだけでなく、労務管理における重要な基礎資料として、常に正確で分かりやすく整理されている必要があります。過去の記録を遡って確認しやすいフォーマットであるか、また必要に応じて特定の期間だけを抽出して印刷できる機能があるかも、テンプレート選びのポイントとなります。

正確な出勤簿は、従業員との不要なトラブルを避け、円滑な離職手続きをサポートするために不可欠と言えるでしょう。

法定保管期間5年をクリアするデジタル保存の利点

労働基準法では、出勤簿を含む労働関係に関する重要な記録を、従業員の退職後5年間保存することが義務付けられています。

紙媒体で出勤簿を保存する場合、膨大な量の書類が物理的な保管スペースを圧迫し、経年劣化や紛失のリスク、そして必要な時に目的の書類を見つけ出す手間といった課題が伴います。特に、多くの従業員を抱える建設業や運送業では、この課題はより顕著です。

そこで、デジタル保存の利点が大きくなります。出勤簿をPDF化してデータとして保存したり、クラウド型の勤怠管理システムを利用してデータを管理したりすることで、これらの課題は大幅に解消されます。デジタルデータは物理的なスペースを必要とせず、検索機能を使えば必要な情報を瞬時に見つけ出すことが可能です。

また、データがクラウド上に保存されていれば、災害時などでも記録が失われる心配が少なく、セキュアな環境下で長期的に保管できます。データ改ざん防止の観点からも、アクセス権限の設定やログ管理が可能なデジタル保存は、企業にとって非常に有効な選択肢と言えるでしょう。

出勤簿テンプレート活用で、正確な勤怠管理と業務効率化を

法改正遵守と労働トラブル防止への貢献

2024年4月からの時間外労働上限規制の適用は、建設業・運送業にとって大きな転換点となりました。この法改正を遵守するためには、何よりも正確な出勤簿による労働時間の管理が不可欠です。

適切な出勤簿テンプレートを導入し、従業員の労働時間を厳密に記録・集計することで、法定労働時間を超過するリスクを早期に発見し、是正措置を講じることが可能になります。これにより、未払い賃金に関する労働トラブルや、長時間労働による従業員の健康被害、さらには企業の社会的信用の失墜といった重大なリスクを未然に防ぐことができます。

正確な勤怠管理は、単なる法的な義務に留まらず、従業員の健康と安全を守り、企業が健全に事業を継続するための基盤を築くものです。企業として労働者保護の責任を果たす上で、出勤簿テンプレートの活用はその第一歩となるでしょう。

テンプレートを通じて、従業員自身も自身の労働状況を把握しやすくなり、透明性の高い職場環境を構築することにも繋がります。

作業時間削減とコストメリットの創出

手作業による出勤簿の記入、集計、転記は、特に従業員数が多い企業において、膨大な時間と人件費を要する作業です。

Excelテンプレートの自動計算機能や、勤怠管理システムの導入は、これらの手作業を劇的に削減し、大幅な業務効率化を実現します。例えば、出退勤時刻を入力するだけで総労働時間や残業時間、深夜労働時間が自動で計算されることで、毎月の集計作業にかかっていた時間を数時間から数十分へと短縮できるでしょう。

これにより、これまで勤怠管理に費やしていたリソースを、より生産性の高い業務や戦略的な業務へと振り向けることが可能になります。これは直接的な人件費の削減だけでなく、間接的なコストメリットも生み出します。

もちろん、テンプレートの選定やシステム導入には初期コストがかかりますが、長期的に見れば、手作業によるミスやそれに伴う修正、トラブル対応にかかるコストと比較して、はるかに大きな経済的メリットをもたらします。投資対効果をしっかりと検討し、自社にとって最適なソリューションを選びましょう。

DX化への第一歩としてのテンプレート活用

出勤簿テンプレートの活用は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化における重要な第一歩となります。

紙ベースでのアナログな管理から、Excelテンプレートを用いたデジタル管理へと移行することは、データ活用の基盤を築く上で不可欠です。さらに、テンプレートで集計したデータを基に、勤怠管理システムへの移行を検討することは、より高度なDX化へと繋がります。

クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、GPS打刻やモバイル打刻、AIによる予測型シフト管理、デジタコ・アルコールチェッカーとの連携など、より高度な機能を利用できるようになります。これにより、勤怠データは給与計算システム、労務管理システム、さらには建設業の工事管理システムといった他システムと連携し、業務全体の効率化が図られるでしょう。

出勤簿テンプレートを起点としたDX化は、単に勤怠管理を効率化するだけでなく、従業員の働き方を可視化し、労働環境の改善や生産性向上、ひいては企業の持続的な成長に貢献する経営戦略の一部となり得ます。ぜひこの機会に、最適な出勤簿テンプレートの活用を検討し、未来に向けた一歩を踏み出してください。