出勤簿アプリ・テンプレート比較！スマホで簡単管理

出勤簿アプリで勤怠管理をもっと楽に！

なぜ今、出勤簿アプリが注目されるのか？

近年、働き方改革の推進やリモートワークの普及に伴い、企業の勤怠管理のあり方も大きく変化しています。

手書きのタイムカードやExcelでの手動集計では、多様な働き方に対応しきれなくなってきており、より柔軟で効率的な管理が求められています。

こうした背景から、スマートフォンで手軽に勤怠管理ができる出勤簿アプリや勤怠管理システムの導入が急速に進んでいます。

勤怠管理ソフトウェアの世界市場は、その重要性を反映し、驚異的な成長を続けています。

2022年には27億米ドルに達し、2028年には43億米ドルに達すると予測されており、年平均成長率7.82%で拡大していく見込みです。

国内においても導入が進んでおり、特に建設業を対象とした調査では、すでに43.1%もの企業が勤怠管理システムを導入済みであることが明らかになっています。

これは、手作業による集計の手間や計算ミスのリスク、そして労働基準法改正への迅速な対応といった課題を解決するために、システム導入が不可欠であるという認識が広まっている証拠と言えるでしょう。

従業員にとってのアプリのメリットとは？

出勤簿アプリは、企業だけでなく、日々の業務に携わる従業員にとっても大きなメリットをもたらします。

最も顕著なのは、その手軽さです。

PCを立ち上げる手間なく、自身のスマートフォンからいつでもどこでも手軽に打刻が可能です。

特にテレワークや直行直帰など、オフィス以外の場所で働く機会が増えた現代において、この利便性は計り知れません。

出先のカフェや自宅からでも、正確な時刻を記録できるため、打刻のためにわざわざオフィスに戻る必要がなくなります。

さらに、多くのアプリには休暇申請機能も搭載されています。

煩雑な紙の申請書を記入したり、上司に直接提出したりする手間がなくなり、アプリ上で数ステップで簡単に申請を完了させることができます。

自身の有給残日数なども一目で確認できるため、計画的な休暇取得にも繋がり、従業員のワークライフバランス向上に貢献します。

これにより、従業員は本来の業務に集中でき、全体の生産性向上にも寄与すると言えるでしょう。

企業が享受するアプリ導入の恩恵

出勤簿アプリの導入は、企業側にも多岐にわたるメリットをもたらし、労務管理を根本から改善します。

まず、最も大きなメリットの一つは自動集計機能です。

従業員の打刻データはリアルタイムでシステムに反映され、勤務時間や残業時間、深夜労働などが自動で計算・集計されます。

これにより、これまで多くの時間と手間を要していた手作業での集計作業が不要となり、ヒューマンエラーのリスクを大幅に削減できます。

また、管理者は従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握できるため、打刻漏れや残業超過といった状況を即座に検知し、適切なアラートを発することが可能です。

これにより、労働時間管理が容易になり、過重労働の防止や法改正への迅速な対応が可能となります。

さらに、スマートフォンのGPS機能や生体認証（指紋・顔認証）などを活用することで、不正打刻を防止し、より正確で公平な勤怠管理を実現します。

専用のタイムレコーダーやサーバー機器が不要になるため、初期導入コストを抑えられる点も、中小企業にとって大きな魅力です。

これらのメリットは、企業が柔軟な働き方を推進し、コンプライアンスを強化する上で不可欠な要素となります。

無料・共有機能も！おすすめ出勤簿アプリ

機能性に優れた高機能アプリ

数ある出勤簿アプリの中から、企業の規模やニーズに合わせて最適なものを選ぶことは重要です。

高機能なアプリは、多様な働き方に対応し、複雑な勤怠管理も効率的に行えるよう設計されています。

例えば、「CLOUZA」は、iPhoneとAndroidに対応し、タブレットアプリを使えばネット環境がない場所でも打刻が可能です。

給与計算システムとの連携や、在宅勤務管理、有給管理にも対応しており、幅広いニーズに応えます。

「ジンジャー勤怠」は、業界最高水準の機能を搭載し、GPS打刻、交通系ICカード打刻、オフライン打刻など、多様な打刻方法に対応しています。

従業員向けと管理者向けにアプリが分かれており、それぞれに最適化された使いやすさが特徴です。

また、「KING OF TIME」は、初期費用・固定基本料金なしで「人数×300円／月」から利用できる柔軟な料金体系が魅力です。

生体認証、ICカード、チャット打刻など、先進的な打刻方法にも対応しており、セキュリティと利便性を両立したい企業におすすめです。

これらのアプリは、勤怠管理だけでなく、シフト管理、プロジェクトごとの工数管理、承認ワークフローなど、高度な機能で業務効率化を支援します。

中小企業や少人数チームに嬉しい無料・低コストアプリ

「まずは費用を抑えて勤怠管理をデジタル化したい」「少人数のチームで簡単に導入したい」という企業には、無料プランや低コストで利用できるアプリがおすすめです。

例えば、「タブレット タイムレコーダー」は、iPadをタイムレコーダーとして活用できるユニークなアプリで、3人までは無料で利用できます。

打刻機能に加え、残業・休日勤務の自動集計や分析、さらにはビデオメッセージ機能なども搭載されており、小規模ながらも多機能な点が魅力です。

「HRMOS勤怠」も、30名までなら無料で利用可能という太っ腹なプランを提供しています。

打刻機能はもちろん、シフト管理、休暇管理、Web給与明細機能など、必要な機能を自由に利用できるため、スタートアップ企業や中小企業にとって非常に魅力的な選択肢となるでしょう。

「ジョブカン勤怠管理」も、無料プランでGPS打刻、シフト管理、工数管理などが利用できます。

有料プランへの移行もスムーズで、企業の成長に合わせて機能を拡張できる柔軟性も持ち合わせています。

これらのアプリは、初期投資を抑えつつ、基本的な勤怠管理のデジタル化を実現し、手作業による負担を軽減する強力な味方となります。

連携の強みが光る勤怠管理システム

勤怠管理アプリを選ぶ上で、既存のバックオフィスシステムとの連携性は非常に重要なポイントとなります。

勤怠データは給与計算や人事評価に直結するため、シームレスな連携は業務効率化の鍵を握ります。

「マネーフォワード クラウド勤怠」は、勤怠管理システムのシェアで上位を占める人気のサービスです。

同社の「マネーフォワード クラウド給与」や「マネーフォワード クラウド会計」などとの連携が非常に強固であり、タイムカードの集計やエクセルでの管理作業が一切不要になります。

有給休暇や残業時間管理も容易になり、バックオフィス業務全体の生産性を大幅に向上させることが可能です。

また、前述の「KING OF TIME」も、多くの給与計算ソフトや人事労務システムとのAPI連携に対応しています。

これにより、勤怠データをCSVで出力して手動でインポートするといった手間がなくなり、データの二重入力や入力ミスといったリスクを回避できます。

連携がスムーズなシステムを選ぶことで、データの一元管理が実現し、情報共有が円滑になり、経営判断のスピードアップにも貢献します。

システム選定の際には、自社で利用している基幹システムとの互換性を必ず確認するようにしましょう。

スマホで使える！出勤簿テンプレート活用術

デジタルテンプレートの基本とメリット

出勤簿アプリの導入が難しい場合や、小規模な組織で手軽に勤怠管理を始めたい場合は、デジタルテンプレートの活用も一つの方法です。

Excelなどの表計算ソフトで作成されたテンプレートは、PCはもちろん、スマホの表計算アプリでも閲覧・入力が可能です。

手書きの出勤簿からの移行を考えている企業にとっては、デジタル化への第一歩として非常に有効です。

日付や氏名、出勤・退勤時刻、休憩時間などの基本的な項目はテンプレートに事前に入力されており、従業員は該当箇所に打刻時刻を入力するだけで済みます。

さらに、簡単な関数を設定しておけば、実働時間や残業時間の基本的な集計を自動で行うことも可能です。

テンプレートのメリットは、既存のPC環境で利用でき、導入コストがほぼかからない点にあります。

また、自社の運用に合わせて自由にフォーマットをカスタマイズできる柔軟性も持ち合わせています。

しかし、リアルタイム性や高度な機能、不正防止といった点では、専用アプリには及ばない側面があることも理解しておく必要があります。

テンプレートとアプリの比較：進化する勤怠管理

デジタルテンプレートも便利な一方で、出勤簿アプリや勤怠管理システムと比較すると、機能面で大きな違いがあります。

勤怠管理の目的が「記録」から「効率化」そして「コンプライアンス強化」へと進化する中で、テンプレートでは対応しきれない課題が浮上してきます。

テンプレートでは、手動での入力が必要なため、打刻漏れや入力ミスが発生するリスクが常に伴います。

また、GPS打刻や生体認証といった不正打刻防止機能は実装が難しく、信頼性に欠ける場合があります。

さらに、法改正に伴う集計ルールの変更や、多様なシフトパターンへの対応も、テンプレートでは複雑な設定が必要となり、管理者の負担が増大します。

一方で、出勤簿アプリやシステムは、これらの課題を解決するために設計されています。

自動集計機能により、集計作業の負担をなくし、データの一元管理によっていつでも正確な勤怠状況を把握できます。

有給休暇の自動付与・管理や、残業超過アラート機能などは、労働基準法遵守を強力にサポートします。

結論として、手作業によるミスや漏れのリスクを低減し、より効率的で正確な勤怠管理、そして法的要件への迅速な対応を実現するためには、出勤簿アプリや勤怠管理システムの導入が強く推奨されます。

「ハイブリッド」で賢く使う

出勤簿アプリとデジタルテンプレート、それぞれのメリット・デメリットを理解した上で、自社の状況に合わせた「ハイブリッド」な活用法を検討するのも賢い選択です。

例えば、少人数のシンプルな勤務形態の部署ではExcelテンプレートを使い、基本的な勤怠記録を行います。

これにより、コストを抑えつつ、手書きからデジタル化への移行をスムーズに進めることができます。

一方で、営業など直行直帰やリモートワークが多い部署、あるいはシフトが複雑な部署には、GPS打刻やシフト管理機能が充実した出勤簿アプリを導入します。

このように、部署や職種、働き方の特性に応じてツールを使い分けることで、全体最適な勤怠管理を目指すことが可能です。

また、テンプレートで運用を開始し、従業員数の増加や働き方の多様化、あるいは法改正への対応が必要になったタイミングで、より高度な機能を備えたアプリやシステムへの移行を検討するという段階的な導入も有効です。

まずは手軽なテンプレートから始め、勤怠管理における自社の課題や必要な機能を明確にしながら、最適なツールへと段階的に進化させていくのが良いでしょう。

大切なのは、現在の状況と将来の展望を見据え、柔軟にツールを選択・活用する姿勢です。

Excel・Office 365でも！賢い出勤簿管理

Excel出勤簿の基本的な作り方と活用法

出勤簿アプリの導入に抵抗がある場合や、既にExcelに慣れている企業にとっては、Excelをカスタマイズして出勤簿として活用することも可能です。

基本的なExcel出勤簿には、以下の項目を含めるのが一般的です。

• 日付
• 氏名
• 出勤時刻
• 退勤時刻
• 休憩開始時刻・終了時刻
• 実働時間
• 残業時間
• 備考

これらの項目を入力することで、個々の従業員の勤務状況を記録できます。

さらに、Excelの関数を活用すれば、より便利な出勤簿を作成できます。

例えば、`=(退勤時刻-出勤時刻)-休憩時間` といったシンプルな計算式で実働時間を自動算出したり、IF関数を使って残業時間を自動で計算したりすることが可能です。

これにより、手動計算の手間を省き、計算ミスのリスクを減らせます。

また、セルの色分けや条件付き書式を利用して、特定の条件下（例：残業時間が一定時間を超えた場合）でセルを強調表示することで、視覚的に分かりやすい出勤簿を作成できます。

既存のPC環境で利用でき、自由なカスタマイズが可能な点がExcelの大きなメリットと言えるでしょう。

Office 365との連携でさらに便利に

Excelでの出勤簿管理は、単体でも便利ですが、Office 365（Microsoft 365）と連携させることで、さらにその利便性を高めることができます。

Office 365の核となるサービスの一つであるOneDriveやSharePointにExcelファイルを保存することで、複数の従業員や管理者が同時にファイルにアクセスし、共有や共同編集を行うことが可能になります。

これにより、「誰が最新のファイルを持っているか分からない」「古い情報で入力してしまった」といった、従来のファイル共有における課題を解決できます。

各従業員が自身の勤務時間を直接入力し、管理者がリアルタイムでその状況を確認するといった運用も夢ではありません。

また、変更履歴が自動的に保存されるため、いつ誰がどのような変更を加えたかを追跡することも容易になります。

さらに、Microsoft Teamsと連携させれば、勤怠に関するコミュニケーションを円滑に行えます。

例えば、「打刻忘れのアラート」をTeamsのチャネルに通知したり、勤怠に関する問い合わせをTeams上で行ったりすることで、業務効率を向上させることができます。

Office 365のセキュリティ機能も活用することで、機密性の高い勤怠データを安全に管理できるというメリットも享受できます。

Excel管理の限界とアプリ移行のタイミング

ExcelやOffice 365を活用した勤怠管理は、手軽に始められる一方で、ある程度の規模や複雑さを持つ企業にとっては限界があります。

主な限界点としては、以下の点が挙げられます。

• リアルタイム性の欠如：複数人が同時に編集する際に競合が発生したり、常に最新の状態を把握するのが難しい。
• 不正打刻のリスク：GPS機能や生体認証がないため、従業員がどこから打刻したか、本人であるかの確認が難しい。
• 法改正への対応：労働基準法の改正があった場合、都度手動でExcelシートの計算式やルールを更新する必要がある。
• 集計・分析の複雑化：従業員が増えたり、シフトが複雑になったりすると、Excelの関数だけでは対応が難しくなる。
• 連携性の不足：給与計算システムなど、他のシステムとのデータ連携には手動でのCSVエクスポート・インポートが必要。

これらの限界を感じ始めた時が、出勤簿アプリや勤怠管理システムへの移行を検討する最適なタイミングと言えるでしょう。

具体的には、従業員数が30名を超えた場合、多様な働き方（フレックス、リモート、シフト制など）が普及した場合、あるいは残業時間や有給休暇の管理が煩雑になってきた場合などが挙げられます。

コンプライアンス強化や業務効率のさらなる向上を目指すのであれば、専用アプリへの投資は長期的に見て賢明な判断となるはずです。

出勤簿アプリ選びのポイントと注意点

自社のニーズに合った機能を見極める

多種多様な出勤簿アプリの中から、自社に最適なものを選ぶためには、まず「なぜアプリを導入したいのか」という導入目的を明確にすることが不可欠です。

単にタイムカードをデジタル化したいのか、それとも勤怠管理業務全体の効率化、不正打刻の防止、あるいはバックオフィス業務全体の連携強化を目指すのかによって、必要な機能は大きく異なります。

具体的な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

• GPS打刻：リモートワークや直行直帰が多い場合に、従業員の位置情報を記録し不正打刻を防止。
• ICカード打刻・顔認証：オフィスでの打刻をスムーズにし、なりすましを防ぐ。
• シフト管理：複雑なシフトパターンを自動で作成・管理し、従業員への共有を容易にする。
• 有給休暇管理・申請承認ワークフロー：休暇申請から承認までをシステム上で完結させ、残日数も自動計算。
• アラート機能：打刻漏れや残業超過などを自動で通知し、労務リスクを軽減。

自社の働き方（テレワーク、フレックスタイム、多拠点展開など）を考慮し、本当に必要な機能をリストアップすることが、無駄のないアプリ選びの第一歩となります。

費用対効果と連携性を考慮する

アプリ導入において、費用は重要な検討項目の一つです。

無料プランの有無、月額料金（ユーザー数に応じた課金か、固定料金か）、初期費用などを複数のアプリで比較検討しましょう。

ただし、安さだけで選ぶのではなく、費用に見合った機能やサポートが提供されているか、費用対効果を総合的に判断することが大切です。

また、既存のシステムとの連携性も非常に重要なポイントです。

現在利用している給与計算システム、人事労務システム、会計システムなどとスムーズにデータ連携が可能かを確認しましょう。

連携がスムーズであれば、勤怠データを手動で入力したり、CSVでエクスポート・インポートしたりする手間が省け、バックオフィス業務全体の効率化に繋がります。

例えば、マネーフォワードクラウド勤怠のように、同じベンダーの他のサービスと密に連携しているものは、導入後の運用が非常に楽になります。

データの一元管理を実現し、入力ミスや重複作業を防ぐためにも、連携性の高いアプリを選ぶことを強く推奨します。

導入後の使いやすさとサポート体制の確認

どんなに高機能なアプリでも、従業員や管理者が使いこなせなければ意味がありません。

導入を検討する際は、試用期間を活用して、実際の使用感を必ず確認しましょう。

特に、日常的に利用する従業員にとって、直感的で分かりやすい操作性であるかどうかが、定着率を左右します。

管理画面の操作性も同様に重要で、集計や分析がストレスなく行えるかを確認してください。

また、導入後のサポート体制が充実しているかどうかも見逃せないポイントです。

アプリの操作方法で不明な点が生じた場合や、システムトラブルが発生した場合に、電話、メール、チャット、FAQなど、どのような手段でサポートを受けられるかを確認しましょう。

特に、初めて勤怠管理システムを導入する企業にとっては、手厚いサポート体制があることで安心して運用を開始できます。

定期的なアップデートや新機能の追加が活発に行われているかどうかも、長期的な視点で見ると重要です。

これらのポイントを踏まえ、自社にとって最適な出勤簿アプリを選び、より効率的でスマートな勤怠管理を実現しましょう。