労働保険料の還付金と充当金：経理担当者のための仕訳・税務・インボイス解説

労働保険料の還付金と充当金は、経理担当者にとって正確な仕訳や税務処理が求められる重要な項目です。

本記事では、これらの制度の概要、還付・充当が発生するケース、具体的な仕訳方法、税務上の取り扱い、そしてインボイス制度との関連性について、わかりやすく解説します。

労働保険料の還付金とは？発生理由と確認方法

還付金が発生するメカニズム

労働保険料は、事業主が雇用する労働者のために支払う保険料であり、大きく分けて労災保険と雇用保険で構成されています。これらは、労働者が業務上の災害に遭った場合や失業した場合などに、必要な給付を行うための重要な社会保険制度です。

事業主は、毎年4月から翌年3月までの賃金総額を見込み、「概算保険料」として事前に納付します。

しかし、年度が終了し、実際に支払われた賃金総額が確定した後に、「確定保険料」を計算すると、概算で納めた保険料と差額が生じることがあります。この時、もし概算保険料が確定保険料を上回っていた場合、つまり事業主が保険料を払いすぎていた場合に発生するのが「労働保険料の還付金」です。

これは、事業主にとって納めすぎた保険料が戻ってくる、という点でキャッシュフローに影響を与える可能性があります。

還付金が発生する背景には、賃金総額の見込みと実績のズレがあります。例えば、年の途中で人員削減があったり、当初予定していた賞与の支給がなくなったり、あるいは業績不振により残業手当が大幅に減少したりするケースが考えられます。これらの要因により、当初見込んでいた賃金総額よりも実際の賃金総額が少なくなり、結果として概算で支払った保険料が過払いとなるのです。経理担当者としては、このような還付金の発生理由を理解し、適切な会計処理を行うことが求められます。

主な発生ケース：年度更新と事業廃止

労働保険料の還付金が発生する主なケースは二つあります。一つは、多くの企業が毎年経験する「年度更新時」です。

労働保険の年度更新は、毎年6月1日から7月10日までの期間に行われ、前年度（4月1日から翌年3月31日まで）に実際に支払われた賃金総額に基づいて確定保険料を計算し、既に納付した概算保険料との差額を精算します。この精算の際に、概算保険料が確定保険料を上回っていた場合に還付金が発生します。

もう一つのケースは、「事業の廃止」です。事業を廃止し、労働保険関係が消滅する際には、事業廃止日までの賃金総額に基づいて確定保険料を計算します。この確定保険料と、それまでに納付していた概算保険料を比較し、過払いがあれば還付金として処理されます。

例えば、年度の途中で事業を閉鎖した場合、それまでの概算保険料は通年での見込みで納付されていることが多いため、事業廃止に伴う精算で還付金が発生する可能性が高いと言えます。

これらのケースでは、事業主は過払い分の保険料を取り戻す権利があるため、適切な手続きを通じて還付を受ける必要があります。特に年度更新は毎年発生するルーティン業務であるため、経理担当者は還付金が発生した場合の処理フローを確立しておくことが重要です。

事業廃止の場合も、通常の業務とは異なる特別な手続きが必要となるため、事前の準備と正確な情報把握が求められます。

還付金の確認と申請手続き

労働保険料の還付金が発生した場合、労働局から「労働保険料還付通知書」や「還付金払渡通知書」といった書類が送付されてきます。これらの書類には、還付される金額や振込先口座の情報などが記載されており、還付金の存在を公式に確認することができます。

送付される時期は、年度更新手続きが完了し、労働局での処理が済み次第となるため、通常は年度更新申告書の提出から数ヶ月後になることが多いです。

還付金は、自動的に指定口座に振り込まれるわけではありません。「労働保険料・一般拠出金還付請求書」を所轄の労働基準監督署または労働局に提出する必要があります。この請求書には、還付を受ける事業所の情報や、還付を受けたい金融機関の口座情報などを正確に記載し、必要書類を添付して提出します。

請求書の提出が遅れると、還付金を受け取るまでに時間がかかったり、最悪の場合、時効により還付請求権が消滅してしまうリスクもあります。

労働保険料の還付請求権には時効が設けられており、権利を行使できる時から2年を経過すると消滅します。このため、還付通知書を受け取ったら、速やかに内容を確認し、期限内に請求手続きを行うことが極めて重要です。

経理担当者は、送付されてくる通知書を定期的にチェックし、還付金が見込まれる場合には、忘れずに申請手続きを進めるよう注意を払う必要があります。適切な時期に手続きを行うことで、企業は過払い分の資金を円滑に回収し、キャッシュフローを改善することができます。

労働保険料の充当金とは？還付金との違いと活用方法

充当金の基本的な概念と還付金との相違点

労働保険料の充当金とは、事業主が納めすぎた労働保険料が、返還されずに翌年度の労働保険料や未納の保険料に自動的に充当されることを指します。還付金が文字通り「返還されるお金」であるのに対し、充当金は「次の支払いの一部に充てられるお金」という点で大きく異なります。

どちらも過払いによって発生する点では共通していますが、その処理方法と資金の流れに違いがあります。

具体的には、年度更新の結果、概算保険料が確定保険料を上回り過払いが生じた際に、その過払い分を現金で返還する代わりに、次期（通常は翌年度）の概算保険料の納付額から差し引く形で処理されるのが充当金です。これにより、事業主は過払い分を現金で受け取らずに、翌期の保険料支払いを軽減できるメリットがあります。

充当金が選択されるか還付金が選択されるかは、基本的には労働局の判断や、事業主からの希望によって決まることがあります。しかし、多くの場合、翌年度の保険料の納付が見込まれる場合は、事務処理の効率化の観点から充当が優先される傾向にあります。

経理担当者としては、充当された場合には実際のキャッシュアウトが減ることを理解し、適切な資金計画を立てる必要があります。

充当されるケースとメリット・デメリット

労働保険料が充当される主なケースは、やはり年度更新の際です。前年度の概算保険料が確定保険料を上回った場合に、その過払い分が翌年度の概算保険料に自動的に充当されることが最も一般的です。

また、過去に未納の労働保険料がある場合にも、過払い分がその未納金に充当されることがあります。これは、未納状態を解消し、企業の債務を削減する効果があります。

充当のメリットとしては、まず事務手続きの簡素化が挙げられます。還付請求書を作成し提出する手間が省け、また還付金が振り込まれるまでのタイムラグも発生しません。さらに、翌年度の保険料支払いが軽減されるため、その分の資金を他の用途に回せるというキャッシュフロー上のメリットもあります。特に中小企業にとっては、一度に大きな資金が流出するのを避けられるのは大きな利点です。

一方でデメリットとしては、過払い分が現金として手元に戻ってこないため、緊急の資金需要に対応できない点が挙げられます。また、充当されたことを適切に認識し、翌年度の保険料納付額を正確に把握していないと、会計処理を誤る可能性もあります。

経理担当者は、充当金が発生した際には、その旨をしっかりと帳簿に反映させ、今後の資金計画に織り込むことが重要です。

充当金の効果的な活用方法と注意点

労働保険料の充当金を効果的に活用するためには、まずその発生を正確に把握することが不可欠です。労働局から送付される「労働保険料年度更新確定通知書」や「納入告知書」などには、前年度の精算額や翌年度の概算保険料、そして充当される金額が明記されています。

これらの書類を丁寧に確認し、充当額を正確に把握することが第一歩となります。

充当金を活用する際のポイントは、翌年度の資金計画に反映させることです。充当金があることで、翌年度に実際に支払うべき労働保険料の額が減少し、その分、企業の資金を温存できます。この浮いた資金を、設備投資や事業拡大、あるいは予備費として確保するなど、企業の経営戦略に合わせて有効活用することができます。

注意点としては、充当はあくまで「支払い義務の相殺」であり、新たな収益が発生するわけではないという点です。また、充当されてもなお翌年度の保険料が不足する場合には、別途納付が必要です。

充当されたことを忘れ、全額を納付してしまうと、再び過払いが生じることになりかねません。したがって、経理担当者は、充当金の額を正確に帳簿に記録し、翌年度の労働保険料の納付書が届いた際には、充当額が差し引かれているかを確認する習慣をつけるべきです。これにより、二重払いなどのミスを防ぎ、適切な経理処理を維持できます。

労働保険料の還付金・充当金の仕訳方法（第1期・分納・簿記3級対応）

還付金が発生した場合の具体的な仕訳

労働保険料の還付金が発生した場合の仕訳は、過払いとなった保険料が事業主に返還される処理を適切に反映させる必要があります。一般的に、労働保険料は支払時に「法定福利費」として費用処理されます。したがって、還付金は、過去に費用として計上しすぎた法定福利費を取り消す（減額する）処理となります。

還付通知書が届き、実際に銀行口座に還付金が振り込まれた際の仕訳は以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
普通預金	100,000円	法定福利費	100,000円	労働保険料還付金入金（過年度法定福利費修正）

この仕訳により、企業の預金が増加するとともに、過年度に計上した法定福利費が修正され、最終的な損益計算書上の費用が適切に調整されます。

もし、還付通知書は届いたものの、まだ入金されていない段階であれば、「未収入金」などの勘定科目を用いて、還付金を受け取る権利を資産として計上することも可能です。この場合は、以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
未収入金	100,000円	法定福利費	100,000円	労働保険料還付金発生

そして、実際に入金があった際に、未収入金を消し込んで普通預金を増加させる仕訳を行います。簿記3級レベルでは、入金時の仕訳が中心となるため、「普通預金 / 法定福利費」の仕訳をしっかり理解しておくことが重要です。

充当金が発生した場合の具体的な仕訳

労働保険料の充当金が発生した場合の仕訳は、還付金とは異なり、直接的な現金のやり取りがないため、その処理に工夫が必要です。充当金は、過払いとなった労働保険料が翌年度の労働保険料に充てられるため、翌年度の保険料を納付する際に、その金額を考慮して仕訳を行います。

例えば、前年度の労働保険料で100,000円の過払いがあり、それが翌年度の労働保険料に充当されることになったとします。翌年度の概算保険料が300,000円で、このうち100,000円が充当金で賄われる場合、実際に支払う現金は200,000円となります。この場合の仕訳は以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
法定福利費	300,000円	普通預金	200,000円	労働保険料納付（翌年度概算）
		法定福利費	100,000円	前年度過払い分を充当

この仕訳では、翌年度の概算保険料300,000円を「法定福利費」として計上し、実際に支払った200,000円を「普通預金」から支払い、残りの100,000円を前年度に計上しすぎた法定福利費の修正（減額）として「法定福利費」の貸方に計上しています。これにより、実質的な法定福利費の費用計上は、翌年度の実際の費用に見合う300,000円となり、前年度の過払い分が適切に調整されることになります。

会計期間をまたぐ処理になるため、正確な金額を把握し、適切に帳簿に反映させることが重要です。

分納の場合の特殊な仕訳と簿記3級レベルでの理解

労働保険料は、一定額以上の場合、年に3回の分納（第1期、第2期、第3期）が可能です。この分納制度を利用している場合、還付金や充当金の処理はさらに複雑になることがあります。特に、還付金が発生した場合に、その還付金がまだ納付していない分納期の保険料に充てられるケースもあります。

例えば、第1期に概算保険料を納付し、年度更新の結果、過払い金が発生し、その過払い金がまだ納付していない第2期分に充当される場合を考えます。

まず、第1期納付時の仕訳は通常通りです。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
法定福利費	200,000円	普通預金	200,000円	労働保険料第1期分納付

その後、年度更新で100,000円の過払いが発生し、第2期（納付額200,000円と仮定）に充当されることが通知された場合、第2期納付時の仕訳は以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
法定福利費	200,000円	普通預金	100,000円	労働保険料第2期分納付
		法定福利費	100,000円	前年度過払い分を第2期に充当

この仕訳により、第2期の法定福利費200,000円を計上しつつ、実際に支払う現金は100,000円に抑えられ、残りの100,000円は前年度の過払い（法定福利費の減額）として処理されます。

簿記3級レベルでは、分納や充当の具体的な仕訳は応用問題に位置づけられることが多いですが、基本的な考え方は「費用計上（法定福利費）と現金支出（普通預金）のバランス、そして過払いによる費用修正」です。 各期の納付額と充当額を正確に把握し、その差額を現金で支払う、という原則を理解することが重要です。

労働保険料の部門按分、別表調整、税効果、事務手数料、インボイスとの関連

部門按分と別表調整：複雑なケースへの対応

複数の事業部や部門を持つ企業では、労働保険料を適切に各部門の費用として配分する「部門按分」が必要になります。これは、部門ごとの収益性を正確に把握し、コスト管理を行う上で非常に重要です。労働保険料の部門按分は、通常、各部門の賃金総額や従業員数などの基準に基づいて行われます。

例えば、総賃金に占める各部門の賃金割合を算出し、その割合に応じて労働保険料を配賦する方法が一般的です。

部門按分を正確に行うことで、各部門の利益率をよりリアルに評価でき、経営判断の精度を高めることができます。しかし、これは社内的な管理会計上の処理であり、税務申告書上は企業全体としての労働保険料が計上されます。

税務申告においては、労働保険料の損金算入時期が問題となる場合があります。特に、過年度の還付金や充当金が発生した場合、これらの金額が当期の損益にどのように影響するかを税務上の視点から調整する必要があります。

企業会計上の利益と税務上の所得を調整するために作成されるのが「税務申告書別表」です。労働保険料の還付金・充当金は、会計上の処理と税務上の処理でタイミングがずれることがあるため、別表四（所得の金額の計算に関する明細書）や別表五（損金経理処理と納付状況に関する明細書）などで調整が必要となることがあります。

経理担当者は、これらの別表調整について税理士と連携し、適切な処理を行うことが求められます。

税効果会計と労働保険料の税務上の取り扱い

労働保険料は、事業主が支払った日の属する事業年度の損金（税務上の費用）に算入されます。これは、概算保険料、確定保険料の不足額のいずれも同様です。しかし、会計上の費用計上時期と税務上の損金算入時期にずれが生じることがあり、このずれを調整するために「税効果会計」が適用される場合があります。

例えば、過払いとなった労働保険料が還付された場合、会計上は還付があった時点で法定福利費を減額しますが、税務上は過去に損金算入されたものが取り消される形になります。また、充当金の場合も、会計上は翌年度の費用を相殺する形で処理されますが、税務上は個別の保険料の損金算入時期を基準に考える必要があります。

これらのタイミングのずれは、将来の課税所得に影響を与える可能性があるため、繰延税金資産や繰延税金負債の計上を検討する必要が出てくることがあります。

労働保険料は、損金算入のタイミングが明確であるため、一般的には大きな税効果会計の適用が生じにくい項目ではあります。しかし、多額の還付金や充当金が発生し、それが複数の会計期間にわたるような特殊なケースでは、税効果会計の知識が求められることがあります。

経理担当者は、労働保険料の税務上の取り扱いを正しく理解し、必要に応じて税理士などの専門家と相談しながら、適切な税務処理と会計処理を行うべきです。

事務手数料とインボイス制度との関連性

労働保険料の納付や手続きに関連して、事務手数料が発生する場合があります。特に、労働保険事務組合に事務処理を委託している企業では、毎年一定の事務委託手数料を支払うことになります。この事務手数料は、労働保険料本体とは異なり、労働保険事務組合が提供するサービス（事務代行）に対する対価であるため、消費税の課税対象となります。

したがって、労働保険事務組合から事務手数料の請求書を受け取った場合、それが適格請求書（インボイス）の要件を満たしているかを確認することが重要です。インボイス制度が導入された現在、課税事業者が仕入れ税額控除を受けるためには、原則として適格請求書の保存が義務付けられています。

事務手数料が課税仕入れに該当する場合、適格請求書が発行されないと、仕入れ税額控除が受けられず、消費税の負担が増加してしまう可能性があります。

一方、労働保険料そのものは、社会保険料と同様に消費税の課税対象外（非課税取引）です。したがって、労働保険料の納付書や還付通知書は、インボイス制度の適用外であり、適格請求書として扱う必要はありません。

経理担当者は、労働保険料本体と事務手数料とを明確に区別し、事務手数料については適格請求書の有無を確認するなど、インボイス制度の要件に従った処理を行うよう細心の注意を払う必要があります。

事業主負担分と従業員負担分の違いと経理処理のポイント

事業主負担分と従業員負担分の基礎知識

労働保険は、労災保険と雇用保険の二つを合わせた総称です。これらの保険料は、それぞれの特性に応じて、事業主が全額を負担するものと、事業主と従業員とで折半または一部を負担するものがあります。この違いを理解することは、適切な経理処理を行う上で非常に重要です。

まず、労災保険料についてです。労災保険は、従業員が業務上または通勤中に負傷したり疾病にかかったりした場合に、その医療費や休業補償などを給付する制度です。この労災保険料は、全額が事業主の負担となります。従業員が直接保険料を負担することはありません。これは、事業主が労働者の安全を確保する義務を負っているという考え方に基づいています。

次に、雇用保険料についてです。雇用保険は、従業員が失業した場合の失業給付や、育児休業・介護休業給付、能力開発の支援などを行う制度です。雇用保険料は、事業主と従業員とが所定の割合で負担します。具体的には、従業員が自身の賃金の一部を負担し、残りを事業主が負担するという形です。

例えば、一般の事業の場合、従業員負担分が0.6%、事業主負担分が0.95%（令和5年度の例、雇用保険料率は事業の種類により変動）といった形で割合が定められています。経理担当者は、これらの負担割合と変動に常に注意を払う必要があります。

それぞれの経理処理と勘定科目の使い方

事業主負担分と従業員負担分は、それぞれ異なる勘定科目で処理されることが一般的です。これにより、企業の費用構造を明確にし、管理会計上の分析も容易になります。

事業主負担の労働保険料（労災保険料全額と雇用保険料の事業主負担分）は、企業の費用として計上されます。一般的には「法定福利費」という勘定科目を使用します。法定福利費は、法律で義務付けられている福利厚生費用を意味し、労働保険料の他に社会保険料の事業主負担分（健康保険、厚生年金）なども含まれます。

例えば、事業主負担の労働保険料を現金で納付した場合の仕訳は以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
法定福利費	300,000円	普通預金	300,000円	労働保険料事業主負担分納付

一方、従業員負担の雇用保険料は、従業員の給与から天引き（控除）される形で徴収されます。これは、企業が従業員から一時的に預かり、まとめて労働局に納付するものです。したがって、企業にとっては費用ではなく、一時的な「預り金」として扱われます。

給与計算時に従業員負担分を控除する際の仕訳は以下のようになります。

借方勘定科目	金額	貸方勘定科目	金額	摘要
給与	500,000円	普通預金	497,000円	従業員給与支払い
		預り金	3,000円	雇用保険料従業員負担分控除

そして、預かった従業員負担分と事業主負担分を合わせて労働局に納付する際の仕訳は、上述の事業主負担分の仕訳に預り金の消し込みを加える形になります。

給与計算・源泉徴収との連携と注意すべきポイント

労働保険料の従業員負担分は、給与計算において非常に重要な要素です。毎月の給与計算時に、従業員の賃金総額に基づいて雇用保険料を算出し、その従業員負担分を給与から正確に控除する必要があります。この控除額は、給与明細に明記され、従業員も確認できる形にするのが一般的です。

源泉徴収との関連では、雇用保険料は社会保険料等控除の対象とはなりません。社会保険料等控除の対象となるのは、健康保険、厚生年金保険、介護保険などの「社会保険料」であり、雇用保険料は所得税の計算上、課税所得から控除される項目ではないため、この点を混同しないように注意が必要です。

あくまで給与から天引きされるが、所得税や住民税の計算とは直接リンクしません。

注意すべきポイントは、まず保険料率の変動です。雇用保険料率は、社会情勢や雇用情勢に応じて毎年見直される可能性があります。経理担当者は、最新の保険料率を常に把握し、給与計算システムや会計システムの設定を適時に更新することが不可欠です。

次に、対象となる賃金です。雇用保険料の計算対象となる賃金は、基本給だけでなく、残業手当や通勤手当など、多くの手当を含みます。どの項目が賃金総額に含まれるかを正確に理解し、漏れなく計算対象とすることが求められます。

これらの点を正確に処理することで、従業員の給与計算を適切に行い、労働保険料の納付も滞りなく実施できます。不明な点があれば、社会保険労務士や労働局に相談するなど、専門家の知見を活用することも重要です。

労働保険料の還付金・充当金に関する経理処理は、正確な理解と迅速な手続きが不可欠です。本記事を参考に、経理担当者の方は適切な処理を行ってください。不明な点があれば、所轄の労働基準監督署や労働局、または専門家にご相談ください。