扶養控除等申告書、どこでもらえる？入手方法から保管まで徹底解説

年末調整の時期になると、勤務先から渡される「扶養控除等申告書」。毎年記入しているけれど、その目的や重要性、もし提出し忘れたらどうなるのか、意外と知らないことも多いのではないでしょうか。

この申告書は、あなたの所得税・住民税の計算に大きく影響する非常に重要な書類です。正しく理解し、適切に提出・保管することで、税制上の優遇措置をしっかり受けられます。

この記事では、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の基本から、入手方法、記入のポイント、さらには保管に関する疑問まで、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。ぜひ最後まで読んで、今年の年末調整に備えましょう。

扶養控除等申告書とは？基本を理解しよう

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、給与所得者が扶養控除などの所得控除を受けるために、勤務先に提出する重要な書類です。この申告書を提出することで、毎月の給与から天引きされる源泉所得税が適切に計算され、年末調整で正確な税額が確定します。

もし提出を怠ると、扶養親族がいるにもかかわらず控除が適用されず、所得税の納税額が増えてしまう可能性があります。正確な税額計算には欠かせない、まさに税務手続きの要となる書類なのです。

扶養控除等申告書の役割と重要性

扶養控除等申告書は、あなたが扶養している家族や、自身の状況（障害の有無、ひとり親であるかなど）を会社に知らせるための書類です。これにより、毎月の給与から差し引かれる源泉徴収税額が適正に計算されます。

例えば、扶養親族がいる場合といない場合では、適用される税率や控除額が異なるため、源泉徴収される所得税額にも差が生じます。この申告書を提出しておけば、会社はあなたの家庭状況に応じた正しい税額で源泉徴収を行い、年末調整時にはさらに詳細な控除を適用して最終的な納税額を確定できます。

つまり、この申告書は、単に紙切れ一枚ではなく、あなたの家計を支える上で非常に重要な役割を担っているのです。提出を忘れると、必要以上の税金を納めることになりかねませんから、その重要性をしっかり認識しておきましょう。

申告できる所得控除の種類

扶養控除等申告書を提出することで、主に以下のような所得控除を申請することができます。

• 扶養控除：16歳以上の扶養親族がいる場合に受けられる控除です。
• 源泉控除対象配偶者：所得の見積額が一定額以下の配偶者がいる場合に受けられる控除です。
• 配偶者控除・配偶者特別控除：配偶者の所得金額に応じて受けられる控除です。
• 障害者控除：自身や扶養親族が障害者に該当する場合に受けられる控除です。
• 寡婦控除・ひとり親控除：寡婦またはひとり親である場合に受けられる控除です。
• 勤労学生控除：学生で勤労している場合に受けられる控除です。

これらの控除は、所得税の計算のもととなる所得金額を減らす効果があり、結果として納める税金を少なくすることができます。例えば、令和2年分以降、扶養親族等の合計所得金額要件が10万円引き上げられ、同一生計配偶者や扶養親族の合計所得金額は48万円以下（令和元年分以前は38万円以下）となりました。こうした変更点にも注意し、ご自身の状況に合わせて適切に申告することが大切です。

提出の義務と提出時期

扶養控除等申告書は、給与所得者全員に提出義務があります。会社員として給与を受け取っている方は、例外なく提出が必要です。

提出先は、給与を支払っている勤務先（給与の支払者）です。原則として、その年の最初の給与の支払いを受ける日の前日までに提出する必要があります。例えば、1月分の給与が支払われる前に提出するのが一般的です。

年の途中で転職した場合や、新しく入社した場合は、入社後速やかに提出することが求められます。これは、入社日から適切な源泉徴収が行われるようにするためです。年末調整をスムーズに、かつ正確に受けるためには、提出期限までに余裕をもって提出することが非常に重要となります。

扶養控除等申告書の入手方法：もらえる場所と注意点

扶養控除等申告書は、どこで手に入れることができるのでしょうか。毎年、会社から配られることが多いため、あまり意識したことがない方もいるかもしれません。しかし、もし手元になかった場合や、紛失してしまった場合のために、入手方法を知っておくことは大切です。

主に2つの方法で入手が可能ですが、それぞれに注意点があります。ご自身の状況に合わせて、最適な方法を選びましょう。

勤務先からの配布が一般的

最も一般的な扶養控除等申告書の入手方法は、勤務先から配布されるケースです。多くの会社では、年末調整の時期が近づくと、人事部や経理部を通じて全従業員に一斉に配布します。

また、新しく入社した従業員に対しては、入社時の手続きの一環として、他の書類と一緒に配布されることがほとんどです。もし、年末調整の時期になっても配布されなかったり、入社時にもらえなかった場合は、まずは人事部や経理部の担当者に確認してみましょう。紛失してしまった場合も、遠慮なく再発行を依頼してください。会社によっては、社内システムからダウンロードできる場合もありますので、確認してみることをお勧めします。

国税庁サイトでのダウンロード方法

もし勤務先から入手できない場合や、自分で最新の様式を確認したい場合は、国税庁のウェブサイトからダウンロードすることができます。

国税庁のサイトには、申告書の様式がPDF形式で提供されており、無料で誰でもダウンロードして利用可能です。検索エンジンで「扶養控除等申告書 国税庁」と検索すれば、すぐに目的のページにたどり着けるでしょう。ダウンロードしたPDFファイルをプリンターで印刷し、必要事項を記入して勤務先に提出します。

ただし、ダウンロードする際には必ず最新年度の様式であることを確認してください。税制改正によって毎年様式が細かく変更されることがあるため、古い様式では受け付けてもらえない可能性があります。最新情報を常にチェックするようにしましょう。

フォーマット・様式について

扶養控除等申告書のフォーマットは、国税庁が定めたPDF形式のものが基本となります。これは全国共通の様式であり、どこで入手しても内容は同じです。

しかし、会社によっては、国税庁の様式を基に独自のシステムで印刷したり、電子入力が可能な形式（Webシステムなど）で提供したりすることもあります。この場合は、会社の指示に従って入力・提出しましょう。例えば、令和7年（2025年）分以降の申告書では、控除対象扶養親族の欄が「源泉控除対象親族」という名称に変更され、対象となる範囲が拡大される予定です。

年度によって様式の一部が変更されることがあるため、必ずその年に対応した最新の様式を使用することが重要です。特に、自分でダウンロードして使用する場合は、間違った年度の様式を選ばないよう、日付や年度の表記をしっかり確認するように注意してください。

扶養控除等申告書のフォーマット・様式：ExcelやWordはある？

年末調整の書類は、手書きで記入するイメージが強いかもしれません。しかし、最近ではデジタル化が進み、電子的に作成・提出できるケースも増えています。特に、多くの企業でExcelやWordを使った作業が一般的であるため、「扶養控除等申告書もExcelやWord形式はないのだろうか？」と疑問に思う方もいるでしょう。

ここでは、国税庁が提供する様式の基本と、電子化の現状、そして記入する際のポイントについて詳しく見ていきます。

国税庁の様式はPDF形式が基本

国税庁が公式に提供している扶養控除等申告書の様式は、基本的にPDF形式です。これは、全国で統一された様式を、誰もが環境に左右されずに閲覧・印刷できるようにするためです。

残念ながら、国税庁のウェブサイトで公式にExcelやWord形式のファイルが提供されることはほとんどありません。これは、申告書の内容が税法に基づき厳密に定められており、ExcelやWordのような編集が容易な形式では、誤った改変が生じるリスクを避けるためと考えられます。インターネット上には非公式のExcelテンプレートなどが出回っていることもありますが、それらは税務署や勤務先で認められない可能性が高いため、使用は控えるべきです。

電子化された申告書の利用

国税庁が公式にExcelやWord形式を提供しない一方で、扶養控除等申告書の電子化は急速に進んでいます。多くの企業では、従業員がWebシステムを通じて申告書を入力・提出できるようになっています。

これは、企業・従業員双方に大きなメリットをもたらします。従業員は、入力補助機能によって記入ミスを減らし、紙の書類に手書きする手間を省くことができます。企業側も、入力されたデータを直接給与計算システムに取り込むことで、事務処理の効率化やペーパーレス化を実現できます。国税庁も電子申告を推奨しており、今後はさらに電子化が進むと予想されます。あなたの会社が電子申告に対応しているか、確認してみると良いでしょう。

記入時の注意点と見本

扶養控除等申告書を記入する際には、いくつかの重要な注意点があります。まず、正確な情報を記入することが大前提です。氏名、生年月日、住所はもちろん、マイナンバー（個人番号）、そして扶養親族の情報（氏名、生年月日、マイナンバー、所得の見込み額など）に誤りがないか、しっかりと確認してください。

特に、扶養親族の合計所得金額要件は、適用される控除の種類を左右するため、見込み額を正確に算出することが重要です。もし年の途中で扶養親族の状況に変化があった場合は、「異動申告書」を提出する必要があります。

初めて記入する方や、記入に不安がある場合は、国税庁のウェブサイトや会社の担当部署が提供している記入見本や手引きを参考にしましょう。複雑な部分については、無理に自己判断せず、専門家や会社の担当者に相談することをお勧めします。

扶養控除等申告書がもらえない！そんな時の対処法

毎年必ず提出するはずの扶養控除等申告書が、何らかの理由で手元に届かない、または紛失してしまったという状況に直面することもあるかもしれません。このような場合、焦ってしまいがちですが、適切に対処すれば問題なく提出が可能です。

ここでは、扶養控除等申告書が手元にない場合の対処法と、万が一提出ができなかった場合の潜在的なリスクについて解説します。

勤務先に確認するステップ

扶養控除等申告書が手元にないことに気づいたら、まずは勤務先の人事部や経理部に確認することが第一歩です。

年末調整の時期がずれている、配布方法が例年と異なるといった可能性も考えられます。また、単純に配布漏れや、郵送事故などの可能性もゼロではありません。「扶養控除等申告書がまだ届いていないのですが」「紛失してしまったので再発行をお願いできますか」と具体的に問い合わせてみましょう。多くの会社では、再発行の手続きや、社内システムからのダウンロード方法を案内してくれるはずです。もし、提出期限が迫っている場合は、その旨も伝えて迅速な対応を依頼しましょう。

国税庁サイトからの入手と提出

勤務先からの再配布が難しい場合や、すぐに手元に欲しい場合は、国税庁のウェブサイトからダウンロードして自分で用意することができます。

国税庁のサイトには、最新年度の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」がPDF形式で公開されています。これをダウンロードし、ご自身のプリンターで印刷して手書きで記入します。その後、記入済みの申告書を速やかに勤務先に提出してください。

この方法は、配布時期を逃してしまった場合や、急ぎで提出する必要がある場合に特に有効です。ただし、必ず最新年度の様式であること、そして必要事項を漏れなく正確に記入することを確認してください。手書きでも、会社が指定する様式と同等のものであれば問題なく受け付けてもらえます。

未提出の場合のリスク

扶養控除等申告書を提出しないと、いくつかの不利益が生じる可能性があります。最も大きなリスクは、年末調整が受けられないことです。年末調整ができないと、扶養控除や配偶者控除、障害者控除などの所得控除が適用されません。

これにより、毎月の給与から天引きされる源泉所得税が高額な「乙欄」で計算され、通常よりも多額の所得税を納めることになります。結果として、必要以上に税金を払いすぎた状態となり、還付されるはずだった税金が手元に戻ってこない事態が発生します。

この場合、払いすぎた税金を取り戻すためには、ご自身で確定申告を行う必要があり、手間と時間がかかります。さらに、確定申告を忘れると、過払い金がそのままになってしまう可能性もあります。このような手間や不利益を避けるためにも、扶養控除等申告書は必ず提出期限までに提出するようにしましょう。

扶養控除等申告書の保管期間と保管義務について

扶養控除等申告書を提出した後、その書類はどのように扱われるのでしょうか。会社側には法的な保管義務があり、私たち従業員が知っておくべきこともいくつかあります。特に、マイナンバーが記載されている書類であるため、適切な管理が求められます。

ここでは、会社が申告書をどのくらいの期間保管するのか、電子データでの保管に関する注意点、そして従業員が控えを保管する必要性について解説します。

会社側の保管義務と期間

扶養控除等申告書は、給与の支払者（会社）が、所轄税務署長が提出を求めるまでの間、保存する義務があります。これは、税務調査などの際に、従業員の給与計算や源泉徴収が適正に行われているかを確認するための重要な資料となるためです。

一般的に、この書類の保存期間は、申告書を提出した年の翌年の1月10日の翌日から7年間とされています。これは、税法における帳簿書類の保存義務期間に準じたものです。会社は、この期間にわたって、紛失や情報漏洩がないよう厳重に管理しなければなりません。

従業員としては、一度提出した書類は会社が適切に保管してくれるという認識でいて問題ありませんが、その重要性を理解しておくことは大切です。

電子データでの保管とマイナンバー

近年、扶養控除等申告書の電子化が進み、紙ではなく電子データで提出・保管されるケースが増えています。電子データで提供された申告書も、紙の書類と同様に、会社には保存義務があります。電子データの場合でも、改ざんや破損がないよう、適切な方法で管理される必要があります。

特に注意が必要なのは、扶養控除等申告書にはマイナンバー（個人番号）が記載されている点です。マイナンバーは非常に重要な個人情報であり、会社は特定個人情報保護委員会が定める安全管理措置を講じた上で保管する義務があります。情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、厳重なアクセス制限やセキュリティ対策が施されているはずです。

従業員側も、自身のマイナンバーが記載された書類であるという意識を持ち、取り扱いには注意しましょう。例えば、安易に社外に持ち出したり、不特定多数の人が見られる場所に放置したりしないよう心がけることが重要です。

従業員が保管すべき書類

法律上、従業員自身に扶養控除等申告書の控えを保管する義務はありません。しかし、提出した申告書の控えを、個人的に保管しておくことは強く推奨されます。

控えを保管しておくことで、以下のようなメリットがあります。

• 内容確認のため：もし年末調整の結果に疑問が生じた場合や、過去の申告内容を確認したい場合に、控えがあればすぐに参照できます。
• 確定申告を行う際：年の途中で退職し、転職先で年末調整ができない場合や、医療費控除などで別途確定申告を行う際に、扶養控除等の内容を確認する資料として役立ちます。
• 他の税務手続き：住宅ローン控除など、他の税務手続きで扶養状況や所得控除の情報を参照する必要がある場合にも、控えが役立つことがあります。

控えは、提出時にコピーを取るか、電子申告の場合はダウンロードして保存しておくと良いでしょう。自身の税務情報を適切に管理するためにも、ぜひ控えの保管を習慣にしてください。