内定通知書の基本と疑問を徹底解説！様式・文言・注意点まで

内定通知書とは？目的と重要性を理解しよう

内定通知書が持つ意味と役割

内定通知書は、企業が採用選考を通過した求職者に対して、正式に内定を通知するための重要な書類です。
これは単なる合格通知ではなく、企業と求職者の間で「雇用の合意」が成立したことを明確にする役割を持っています。
つまり、内定通知書が発行された時点で、法的には「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされるのです。

企業側にとっては、優秀な人材の確保を確実にするための最終ステップであり、入社に向けた準備をスムーズに進める上で不可欠な文書です。
また、労働条件に関する認識のずれを防ぎ、将来的なトラブルを未然に防ぐ目的もあります。
求職者側から見れば、内定通知書を受け取ることで、就職活動のゴールが見え、精神的な安心感を得られるとともに、入社に向けて具体的な準備を始めることができます。
この文書は、双方にとって非常に重要な意味を持つ、信頼関係の礎となるものと言えるでしょう。

採用通知書との決定的な違い

「採用通知書」と「内定通知書」は混同されがちですが、その法的効力と意味合いには決定的な違いがあります。
採用通知書は、あくまで選考結果の合否を伝えるものであり、労働契約の成立には至っていません。
「一次面接に合格しました」「二次選考にお進みください」といった段階で発行されることもあり、法的な拘束力は持ちません。

一方、内定通知書は、求職者からの入社意思の確認（内定承諾）が取れた後に発行されることが多く、労働契約の成立を意味する場合があります。
参考情報にもある通り、「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされるため、企業が一方的な理由で内定を取り消すことは、「解雇権の濫用」として法的に無効となる可能性があります。
この違いは、企業側が内定者に対して負う責任の重さが全く異なることを示しており、内定通知書の発行には慎重な対応が求められます。

労働条件通知書と内定通知書の役割分担

内定通知書と並んで重要なのが「労働条件通知書」です。
この二つの書類はしばしば同時に発行されますが、それぞれ異なる目的と役割を持っています。
内定通知書が「あなたを内定します」という意向を伝えるものであるのに対し、労働条件通知書は、賃金、就業場所、業務内容、労働時間など、具体的な労働条件を明示するために法律で義務付けられている書類です。

労働基準法により、企業は労働者を採用する際に、書面で労働条件を明示することが義務付けられています。
もし内定通知書の中に詳細な労働条件が記載されていない場合は、必ず別途労働条件通知書を同封する必要があります。
これにより、内定者は入社前に自身の労働条件を正確に把握し、納得した上で入社を決定することができます。
この二つの書類は、内定者が安心して入社を迎えられるよう、相互に補完し合う関係にあると言えるでしょう。

内定通知書の様式・用紙・ワードテンプレートの活用法

一般的な内定通知書の書式とテンプレート

内定通知書には、法的に定められた特定の様式はありません。
しかし、一般的に企業が作成する際には、共通して記載されるべき項目が存在します。
これらの項目を漏れなく、かつ分かりやすく記載することで、内定者の不安を解消し、スムーズな入社へと繋げることができます。
多くの企業では、効率化と統一感を出すためにワードテンプレートを活用しています。

テンプレートを利用するメリットは、作成時間の短縮だけでなく、記載漏れを防ぎ、プロフェッショナルな印象を与えることができる点にあります。
インターネット上にも多くの無料テンプレートが存在し、これらを自社の要件に合わせてカスタマイズすることで、オリジナルの内定通知書を作成することが可能です。
重要なのは、テンプレートをただ使用するだけでなく、記載内容が自社の状況や内定者に適切であるかを十分に確認することです。

記載すべき必須項目と任意項目

内定通知書には、内定の意思を明確に伝えるための基本的な項目がいくつかあります。
これらは「必須項目」と認識し、必ず記載するようにしましょう。
主な必須項目としては、書類発行日、企業名と代表者名、内定者の氏名、採用内定の通知文言、そして正式な入社年月日が挙げられます。
これらがなければ、誰が誰にいつ、何を通知しているのかが不明確になり、後にトラブルに発展する可能性があります。

一方、法的な義務ではないものの、トラブル防止や内定者への配慮として記載が推奨される「任意項目」も多くあります。
これには、応募へのお礼、同封書類の案内、入社までに提出が必要な書類とその期限、内定取消事由の具体的な明記、そして担当者の連絡先などが含まれます。
特に、内定取消事由は法的効力に深く関わるため、曖昧な表現を避け、具体的に記載することが非常に重要です。
これらの項目を網羅することで、内定者は安心して入社に向けた準備を進められるでしょう。

内定通知書の送付方法と注意点

内定通知書の送付方法は、大きく分けて郵送とメールの二通りがあります。
どちらの方法を選択する場合でも、内定者に確実に、かつ安全に届けるための配慮が必要です。
郵送の場合は、書留やレターパックなど、追跡可能な方法を利用することをおすすめします。
これにより、紛失のリスクを減らし、確かに送付したという記録を残すことができます。
特に中途採用の場合、内定者が家族に転職を知られたくないケースもあるため、封筒には「親展」と記載する配慮が求められます。

メールで送付する場合は、事前にメールでの通知となることを伝えておくことが大切です。
また、開封確認機能の活用や、添付ファイルのパスワード設定、データの改ざん防止措置（PDF形式での送付など）を講じることで、セキュリティを強化し、信頼性を高めることができます。
いずれの方法においても、宛名、氏名、入社日、労働条件（別途労働条件通知書を同封しない場合）などに誤りがないか、複数人で最終確認を行うなど、正確性と迅速性を最優先に考慮しましょう。
優秀な人材の確保のためには、できるだけ早く送付することが重要です。

内定通知書の記載内容と押さえるべきルール・文言

法的効力を左右する「内定取消事由」の明記

内定通知書における最も重要な記載事項の一つが「内定取消事由」です。
前述の通り、内定通知書が発行されると「始期付解約権留保付労働契約」が成立したとみなされるため、企業が一方的な理由で内定を取り消すことは「解雇権の濫用」と判断され、法的に無効となる可能性があります。
内定取消しが認められるのは、ごく限定的なケースであり、例えば以下のような事由が考えられます。

• 学校を卒業できなかった場合
• 健康状態が入社後に支障をきたすほど著しく悪化した場合
• 犯罪行為を犯した場合や、入社前に重大な経歴詐称が発覚した場合
• 経営状況の著しい悪化など、やむを得ない事業上の都合が生じた場合（ただし、これは厳格な要件が課せられます）

これらの事由を具体的に、かつ明確に内定通知書に記載することで、企業側はトラブルのリスクを低減できます。
あいまいな表現や広範な解釈が可能な文言は避け、客観的に判断できる内容にすることが求められます。

内定承諾期間と丁寧なコミュニケーション

内定通知書を送付する際には、内定者に返答を求める「内定承諾期間」を設けるのが一般的です。
この期間は、求職者が他の選考状況や自身のキャリアプランと照らし合わせ、慎重に判断できるよう、合理的な長さに設定することが重要です。
一般的には、通知後10日～2週間程度が妥当とされていますが、企業側は内定者からの延長の申し出にも柔軟に対応する姿勢を見せることが望ましいでしょう。

近年、少子高齢化による労働人口の減少や売り手市場の傾向が顕著であり、2025年卒の学生は内々定保有社数の平均が2.28社、複数内々定を持つ学生は約6割に上るとされています。
このような状況下では、内定者との丁寧なコミュニケーションが内定承諾率を高める鍵となります。
内定者フォローの一環として、疑問点や不安な点について相談できる機会を設けたり、企業文化や職場の雰囲気を伝える情報を積極的に提供したりすることも有効です。

同封書類の重要性と内容

内定通知書は単体で送付されるだけでなく、いくつかの重要な書類を同封することが一般的です。
これらの同封書類は、内定者が入社に向けて必要な手続きを進める上で不可欠であり、企業側もこれらを通じて必要な情報を収集します。
主な同封書類には、以下のものが挙げられます。

• 内定承諾書：内定者が内定を承諾し、入社の意思を示すための書類です。
  署名・捺印の上、企業へ返送してもらいます。
• 労働条件通知書：賃金、就業場所、業務内容、労働時間など、具体的な労働条件を明示する法律で義務付けられた書類です。
  内定通知書に労働条件を詳細に記載しない場合は、必ず別途同封します。
• 入社までに提出が必要な書類リスト：誓約書、身元保証書、健康診断書、住民票記載事項証明書、年金手帳、雇用保険被保険者証の写しなど、入社までに準備・提出が必要な書類の一覧です。
  提出期限と提出先を明確に記載し、内定者がスムーズに準備できるよう配慮しましょう。

これらの書類を漏れなく、分かりやすく提供することで、内定者の安心感が増し、入社までのプロセスが円滑に進みます。

雇入通知書との違い、内定通知書にまつわる義務と注意点

混同しやすい「雇入通知書」との明確な違い

「雇入通知書」という言葉は、「労働条件通知書」を指すことがほとんどです。
労働条件通知書は、労働基準法第15条により、企業が労働者を採用する際に、書面で労働条件を明示することが義務付けられている書類です。
これには、賃金、労働時間、業務内容、就業場所など、具体的な労働条件が詳細に記載されます。
一方、内定通知書は、採用内定を通知するものであり、法的にその発行が義務付けられているわけではありません。

しかし、内定通知書の発行は、前述の「始期付解約権留保付労働契約」の成立を明確にし、企業と内定者の間で将来的なトラブルを防ぐ上で極めて重要です。
労働条件通知書が「どのような条件で働くか」を具体的に示すものであるのに対し、内定通知書は「あなたを採用します」という意思表示と労働契約成立の証であると理解すると、その違いが明確になります。
多くの場合、これら二つの書類は同時に発行されることで、内定者は内定の事実と具体的な労働条件の両方を把握し、安心して入社を決められるようになります。

内定通知書がもたらす法的義務と企業側の責任

内定通知書自体は法的義務ではありませんが、一度発行されると企業には重い法的責任が生じます。
内定通知書の発行によって成立する「始期付解約権留保付労働契約」は、入社日を始期とする労働契約であり、企業がこの契約を解除すること（＝内定取消し）は、法的に「解雇」とみなされます。
そのため、企業が内定を取り消すには、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合に限られます。

参考情報にもあるように、一方的な理由での内定取消しは「解雇権の濫用」とされ、無効になる可能性があります。
これは企業にとって大きなリスクとなるため、内定通知書の発行前には、内定者の適性や背景を十分に確認し、慎重な判断が求められます。
また、内定後も、内定者が安心して入社を迎えられるよう、適切な情報提供やコミュニケーションを通じて、内定者フォローを徹底することが企業側の重要な責任となります。
特に採用充足率が過去最低を記録している近年、企業は内定者との良好な関係構築に一層注力すべきでしょう。

内定通知書発行・送付における具体的な注意点

内定通知書の発行と送付には、いくつかの具体的な注意点があります。
これらを怠ると、内定者の信頼を損ねたり、思わぬトラブルに繋がったりする可能性があるため、細心の注意を払う必要があります。

1. 発行時期の厳守：
   入社意思の確認が取れてから1週間以内を目安に迅速に発行することが一般的です。
   新卒の場合、法的に発行できるのは卒業年の10月以降と定められています。
2. 記載事項の正確性：
   宛名、氏名、入社日、同封書類の内容、労働条件（内定通知書に記載する場合）など、すべての情報に誤りがないか、複数人で確認する体制を構築しましょう。
   誤字脱字一つでも、企業への不信感に繋がりかねません。
3. 迅速な送付：
   優秀な人材は複数の企業から内定を得ていることが多いため、内定者の迷いを減らし、自社を選んでもらうためには迅速な送付が不可欠です。
   特に「売り手市場」の現代では、このスピード感が内定承諾率を左右します。
4. 内定承諾期間の配慮：
   内定者が十分に検討できるよう、合理的な承諾期間を設定し、必要に応じて延長の申し出にも柔軟に対応する姿勢を示しましょう。

これらの注意点を守ることで、企業は円滑な採用活動を実現し、内定者との良好な関係を築くことができます。

内定通知書を巡る疑問を解消！FAQ

Q1: 内定通知書を受け取ったら、必ず入社しなければなりませんか？

内定通知書を受け取ったからといって、必ずしもその企業に入社しなければならないわけではありません。
内定通知書は法的に「始期付解約権留保付労働契約」の成立を意味しますが、内定者側からは自由に内定を辞退する権利があります。
これは、憲法で保障されている職業選択の自由に基づくものです。

ただし、企業への辞退連絡は、できるだけ早く、そして丁寧に行うことが社会人としてのマナーです。
企業はあなたのために採用活動を行い、入社の準備を進めていますので、辞退を決めたら速やかに、誠意をもって伝えましょう。
原則として、内定辞退による損害賠償請求は認められませんが、極めて稀なケースで、企業に著しい損害を与えたと判断される場合は例外もあり得ます。
しかし、通常の辞退であれば、法的な責任を問われることはほとんどありません。

Q2: 内定取消しはどのような場合に認められますか？

企業が内定通知書を発行した後、一方的に内定を取り消すことは非常に困難です。
内定取消しは法的に「解雇」とみなされるため、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合に限り認められます。
具体的には以下のようなケースが挙げられます。

• 卒業・修了が不可能になった場合：
  新卒採用の場合、卒業が内定の前提条件となるため。
• 健康状態の著しい悪化：
  入社後の業務遂行に重大な支障をきたすことが明確な場合。
• 重大な経歴詐称の発覚：
  選考時に提出した情報に虚偽があり、それが採用の重要な判断基準であった場合。
• 犯罪行為など社会的に許容されない行為：
  入社前に企業への信頼を著しく損ねる行為があった場合。
• 経営状況の著しい悪化：
  やむを得ない事業上の都合による場合ですが、これは厳格な要件（整理解雇の4要件など）を満たす必要があります。

これらの事由に該当しない限り、企業が内定を一方的に取り消すことは「解雇権の濫用」として無効となる可能性が高いことを理解しておきましょう。

Q3: 労働条件通知書と同時に送られてくることが多いのはなぜですか？

内定通知書と労働条件通知書が同時に送られてくるのは、内定者にとって非常に大きなメリットがあり、企業側にとっても効率的であるためです。
内定通知書で「あなたを内定しました」と意思を伝え、同時に労働条件通知書で「具体的にこのような条件で働いてもらいます」と詳細を明示することで、内定者は入社前にすべての情報を把握し、総合的に判断できるようになります。

これにより、内定者は賃金、勤務地、業務内容、休日などの具体的な条件を確認し、自身のキャリアプランや生活設計と照らし合わせることができます。
もしこれらの情報が別々に、あるいは時間差で送られてきた場合、内定者は不安を感じたり、企業への不信感を抱いたりする可能性があります。
同時送付は、内定者への配慮であると同時に、内定辞退のリスクを減らし、入社後のミスマッチやトラブルを防ぐための効果的な手段と言えるでしょう。
特に新卒採用における内定承諾率が平均35%程度と低い現状では、内定者への丁寧な情報提供が不可欠です。