内定通知書、実は取り消される？返送・紛失・間違いの対処法

内定通知書を受け取った時の喜びはひとしおですが、実はこの重要な書類に関して「もしも」の事態に直面する可能性があります。紛失してしまったり、記載内容に間違いがあったり、最悪の場合は取り消されてしまったりすることも…。

この記事では、そんな内定通知書に関する様々なトラブルとその対処法を詳しく解説します。大切な内定を守り、安心して入社日を迎えられるよう、ぜひ最後までお読みください。

内定通知書、実は取り消される？返送・紛失・間違いの対処法

内定通知書が取り消される、または取り下げられるケースとは？

内定取り消しは「解雇」と同じ？法的な位置づけ

内定通知書は、単なるお知らせではなく、企業と労働者の間で「始期付解約権留保付労働契約」が成立したことを意味します。これは「入社日（始期）が来たら労働契約が成立するが、企業側には特定の条件下で解約する権利（解約権留保）がある」というものです。

そのため、内定の取り消しは、法的には解雇と同様に非常に厳しく制限されています。正当な理由なく内定を取り消すことは、原則として認められていません。例えば、企業側の都合による取り消し（いわゆる「整理解雇」）の場合、企業にはその必要性や解雇回避努力、人選の合理性、手続きの妥当性といった厳しい要件が求められます。

内定者は、内定通知書を受け取った時点で、雇用される期待権を持つことになり、企業はそれを侵害しないよう配慮する義務があります。

内定者側に責任がある場合の取り消し事例

内定者自身の行為や状況変化が原因で、内定が取り消されてしまうケースもあります。これは、内定契約時に設けられた条件を満たせなくなった場合や、信頼関係を損なう行為があった場合に起こり得ます。

具体的な例としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 卒業要件の不備：大学や専門学校を卒業できなかった場合。
• 健康状態の悪化：病気や怪我により、予定していた業務への就労が著しく困難になった場合。
• 素行不良：犯罪行為に加担したり、SNS上での不適切な投稿が発覚し、企業の社会的信用を著しく損ねる行為があった場合。
• 経歴詐称：学歴、職歴、資格など、選考時に提出した情報に虚偽があった場合。
• 入社要件を満たしていない：内定後に取得すべき資格が取得できなかったなど。
• 内定通知書への返信がなかった場合：企業からの重要書類への回答期限を過ぎても返信がない場合も、入社意思がないと見なされ、内定取り消しにつながる可能性があります。

これらの場合、内定者側が契約上の義務を履行できなかった、または企業の信頼を裏切ったと判断され、内定取り消しが正当化される可能性があります。

企業側にやむを得ない事情がある場合の取り消し事例

企業側のやむを得ない事情によって内定が取り消されるケースは、さらに限定的です。これは、企業が予期せぬ重大な経営危機に陥ったり、事業継続が不可能になったりするような、極めて特殊な状況に限られます。

具体的な例としては、以下のようなケースが考えられます。

• 企業の業績が著しく悪化：倒産寸前の状況や、事業の大幅な縮小、または事業そのものの撤退など。
• 自然災害や予期せぬ事態：大規模な自然災害やテロなどにより、事業の継続が困難になった場合。

これらの場合でも、企業は内定を取り消す前に、配置転換や休業などの解雇回避努力を行う義務があります。
しかしながら、近年、内定取り消し件数は減少傾向にあります。

厚生労働省の統計によると、令和6年3月卒業者の内定取り消しは47人でしたが、令和7年3月卒業者では34人と減少しており、これはリーマンショック以降で最小の件数となっています。これは、企業の採用活動がより慎重になっていることや、労働市場の改善が背景にあると考えられます。

内定通知書を紛失・破損した場合の対応方法

紛失しても慌てない！内定自体は取り消されない

「内定通知書をなくしてしまった！」と気づいた時、多くの人が真っ先に「内定が取り消されてしまうのでは？」と不安に感じるかもしれません。しかし、ご安心ください。内定通知書を紛失したからといって、内定自体が取り消されることはありません。内定通知書は、内定という事実を伝える書類であり、内定そのものが消滅するわけではないのです。

ただし、内定通知書は様々な場面で提出を求められることがあるため、重要であることには変わりありません。例えば、引越しをする際の賃貸契約の申し込み時に入社予定の証明として提出を求められたり、入社手続きに必要な書類として指定されたりするケースがあります。紛失に気づいたら、落ち着いて次のステップに進みましょう。

速やかに企業へ再発行を依頼する手順と注意点

内定通知書を紛失したとわかったら、速やかに企業に再発行を依頼することが肝心です。連絡方法は、電話またはメールが一般的です。企業に余計な手間をかけてしまうことになるため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

以下に、依頼時のポイントを示します。

【連絡時のポイント】

• まずは謝罪の言葉を述べる。
• 紛失したことを簡潔に伝える。
• 再発行を依頼する。
• 再発行にかかる日数や、郵送または手渡し、PDFデータでの送付など、受け取り方法について確認する。

メールの場合は、件名に「内定通知書再発行のお願い（氏名）」と明記し、本文でも失礼のないよう配慮しましょう。例えば、「〇月〇日にいただきました内定通知書でございますが、不注意により紛失してしまいました。つきましては、大変恐縮ではございますが、再発行いただくことは可能でしょうか。」といった形で依頼します。企業によっては再発行が難しい場合もあるので、まずは相談という形で連絡を取ることが重要です。

破損してしまった場合の対処法と事前対策

内定通知書を誤って破損してしまった場合も、基本的には紛失した時と同様の対応となります。つまり、内定自体が取り消されることはなく、速やかに企業に連絡して再発行を依頼することになります。

破損の度合いによっては、内容が判別できれば問題ないケースもありますが、重要な部分が読めない、または第三者に提出する際に不適切と判断される可能性がある場合は、再発行を依頼するのが賢明です。この際も、紛失と同様に丁寧な言葉遣いで状況を説明し、再発行をお願いしましょう。

このようなトラブルを未然に防ぐための事前対策としては、以下のような方法が有効です。

• 受け取ったらすぐにコピーを取る：原本は大切に保管し、提出が必要な場合はコピーを使用します。
• スキャンしてデータ化する：PDFなどでデータとして保管しておけば、紛失や破損の際にも内容を確認できます。
• ファイルで大切に保管する：折れたり汚れたりしないよう、クリアファイルやバインダーに入れて厳重に保管しましょう。
• 複数の場所に保管する：デジタルデータと紙媒体の両方で保管するなど、リスク分散も有効です。

これらの対策をしておくことで、万が一の事態にも冷静に対応できるようになります。

内定通知書の内容に間違いがあったら？ 名前間違いの対処法

記載内容の確認は最重要！どんな間違いに注意すべきか

内定通知書を受け取ったら、まずその内容を隅々まで確認することが非常に重要です。企業によっては法的に定められたフォーマットがないため、記載内容にばらつきがある場合がありますが、入社に関する重要な情報が網羅されているはずです。特に確認すべき項目は以下の通りです。

【確認すべき重要項目】

• 氏名、住所、生年月日などの個人情報
• 入社日、配属先、職種、勤務地
• 給与（基本給、手当など）、賞与、昇給に関する規定
• 労働時間、残業の有無、休日休暇に関する規定
• 福利厚生（社会保険、住宅手当、通勤手当など）
• 準備書類、提出期限、問い合わせ先

これらの情報に誤りがある場合、入社後の手続きが滞ったり、予期せぬトラブルにつながったりする可能性があります。特に、給与や職務内容に関する間違いは、自身のキャリアプランや生活設計に大きな影響を及ぼすため、見落としがないよう慎重にチェックしましょう。

間違いを発見した場合の連絡手順と正しい伝え方

もし内定通知書や付随する労働条件通知書に間違いを発見した場合は、まずは落ち着いて事実確認を行いましょう。記載ミスが明確であれば、速やかに採用担当者へ連絡する必要があります。

連絡は、電話またはメールで行います。感情的にならず、丁寧かつ具体的な言葉で間違いを指摘することが大切です。

【連絡時のポイント】

• 連絡先（採用担当者名、連絡先）を確認する。
• 「〇月〇日にいただきました内定通知書でございますが、一点ご確認させていただきたい事項がございます。」と切り出す。
• 具体的な間違い箇所と正しい情報を明確に伝える（例：「〇〇の箇所に『□□』とありますが、『△△』が正しいかと存じます」）。
• 「大変恐縮ですが、訂正した書類を再発行いただくことは可能でしょうか。」と再発行を依頼する。

誤りがあることを企業に伝えるのは気が引けるかもしれませんが、入社後のトラブルを避けるためにも、早期の確認と訂正は非常に重要です。間違いの証拠として、元の書類は手元に保管しておきましょう。

労働条件に関する間違いの修正と合意の重要性

給与や労働時間などの労働条件に関する間違いは、特に慎重な対応が求められます。内定通知書と同時に「労働条件通知書」が交付されることも多く、これは労働基準法で交付が義務付けられている、より詳細な労働条件を記した書類です。

もしこれらの書類に記載された条件が、面接時や事前説明と異なっていたり、明らかに誤っていたりした場合は、採用担当者にその旨を伝え、訂正と再発行を依頼する必要があります。特に重要なのは、契約が成立している段階での条件変更は、双方の合意が必要であるという点です。例えば、一方的な賃金減額などは、原則として認められません。

企業が訂正に応じない、または納得のいく説明がない場合は、安易に承諾せず、必要であれば労働基準監督署や弁護士に相談することも検討すべきです。最終的に、訂正された書類を受け取ったら、再度内容をしっかり確認し、自身の意思で承諾することが大切です。不明な点や不安な点は、内定承諾の前に必ず解消しておきましょう。

内定通知書が届かない・遅い場合の確認ポイント

内定通知書の送付方法と到着までの目安

内定通知書の送付方法は、企業によって様々です。一般的には郵送（普通郵便、簡易書留など）が多いですが、最近ではメールでPDFを添付したり、手渡しされたりするケースもあります。また、企業によっては、内定の連絡は電話やメールで行い、その後に別途書類を郵送するという流れもあります。

到着までの目安としては、郵送であれば発送から数日〜1週間程度が一般的です。もし、内定の連絡を受けてから1週間以上経っても書類が届かない場合は、何らかのトラブルが発生している可能性があります。企業が提示した「〇日までに発送します」といった具体的な期日がある場合は、その期日を過ぎた場合に確認するようにしましょう。

郵便トラブルやメールの迷惑メールフォルダへの振り分けなど、様々な原因が考えられるため、焦らず冷静に対応することが重要です。

企業への問い合わせタイミングと具体的な連絡方法

内定通知書がなかなか届かない場合、いつ企業に問い合わせるべきか迷うかもしれません。目安としては、企業から提示された期日を過ぎた場合、または特に期日が設けられていない場合は、内定の連絡から1週間〜10日程度経っても届かない場合に連絡を入れるのが適切でしょう。

問い合わせをする前に、まずは自分自身で以下の点を確認してください。

• メールの場合は迷惑メールフォルダに振り分けられていないか？
• 郵送の場合、郵便受けの誤配や見落としはないか？
• 住所を正しく伝えていたか？

これらの確認を終えたら、採用担当者に電話かメールで連絡します。連絡する際は、相手に不快感を与えないよう、丁寧かつ簡潔な言葉遣いを心がけましょう。例えば、「〇月〇日に内定のご連絡をいただきました、〇〇と申します。大変恐縮ではございますが、まだ内定通知書が手元に届いておりませんため、現在の送付状況をご確認いただけますでしょうか。」といった形で依頼します。

内定辞退と間違われないための注意点

内定通知書が届かないことについて企業に連絡する際、最も避けたいのは「内定辞退の意思がある」と誤解されてしまうことです。連絡が遅れること自体が、企業側から見れば「入社意欲が低い」と判断されるリスクにもつながりかねません。

そのため、問い合わせの際には、入社への意欲があることを明確に伝えるように意識しましょう。例えば、「入社を大変楽しみにしており、書類が届くのを心待ちにしております。」といった一言を添えるだけでも、印象は大きく変わります。また、返送を求められている書類がある場合、その提出期限が迫っている場合は、その旨も伝えて急ぎの対応をお願いすると良いでしょう。

不安を感じたら早めに連絡することは大切ですが、決して焦りすぎて感情的にならないよう注意してください。常に冷静かつプロフェッショナルな対応を心がけることで、企業との良好な関係を維持し、スムーズな入社へとつなげることができます。

内定通知書が「のみ」届いた場合、どうすればいい？

内定通知書と「労働条件通知書」の違いと重要性

内定通知書は、あなたに内定が出た事実を知らせる書類であり、企業があなたを採用するという意思表示です。しかし、それだけでは具体的な労働条件の全てが明らかになるとは限りません。そこで重要になるのが「労働条件通知書」です。

労働条件通知書は、労働基準法第15条により、企業が労働者に対して交付することが義務付けられている書類です。これには、給与（基本給、各種手当）、勤務地、業務内容、労働時間、休日、休暇、社会保険、退職に関する事項など、「これだけは必ず明示しなければならない」と定められた労働条件の詳細が記載されています。

企業によっては、内定通知書と労働条件通知書が一体になっている場合もあれば、別々の書類として送付される場合もあります。もし内定通知書だけが届き、給与や勤務地などの具体的な労働条件が不明確な場合は、必ず企業に確認を取るべきです。

労働条件が不明確なまま入社するリスク

内定通知書に記載されている情報が不十分なまま、労働条件が不明確な状態で入社することは、将来的に大きなリスクを伴います。例えば、以下のような問題が生じる可能性があります。

• 給与や手当：想定していた給与額と実際の支給額に差がある、残業代が正しく支払われない、手当の有無が不明確である。
• 勤務時間・残業：入社後に長時間労働を強いられる、定時を過ぎても帰れない雰囲気が常態化している、残業代が全く支払われない。
• 勤務地・職務内容：希望しない部署や全く異なる職務に配属される、転勤が突然言い渡される。
• 休日・休暇：年間休日数や有給休暇の取得条件が不明確で、実際には休みが取りにくい。
• その他：福利厚生が期待と異なる、退職金制度がないなど。

これらのギャップは、入社後のモチベーション低下や不満につながり、最悪の場合、早期退職を検討せざるを得ない状況に陥ることもあります。自身のキャリアプランや生活設計に大きく影響するため、曖昧な点は残さないようにしましょう。

企業への確認方法と適切なアクション

内定通知書のみが届き、労働条件が不明確な場合は、内定承諾の前に、以下の手順で企業に確認を取ることが重要です。内定通知書を受け取ったら、記載されている労働条件などを必ず確認しましょう。

【確認方法とアクション】

1. 情報の整理：現時点でわかっていること、不明な点を具体的にリストアップします。
2. 連絡：採用担当者に電話かメールで連絡します。
3. 質問の明確化：「労働条件通知書は別途送付されますでしょうか？」または「給与や勤務時間など、具体的な労働条件の詳細について、書面にてご提示いただくことは可能でしょうか？」など、疑問点を明確に伝えます。
4. 書面での回答を求める：口頭での説明だけでなく、後々のトラブルを避けるためにも、書面（労働条件通知書、雇用契約書など）での提示を求めましょう。
5. 内容の確認と判断：提示された内容を再度じっくり確認し、自身の希望と合致しているか、納得できるかを慎重に判断します。

不明確な点が多い場合は、安易に承諾せず、全てがクリアになった上で最終的な決断を下すようにしましょう。企業との間に信頼関係を築くためにも、疑問点を正直に尋ねる姿勢は大切です。

内定はゴールではなく、新たなキャリアのスタート地点です。内定通知書に関する疑問や不安は、入社前にしっかり解決し、気持ちよく新生活を迎えましょう。