【最新版】労働条件通知書の疑問を解消！もらい方・渡し方・注意点

労働条件通知書とは？雇入れ直後にもらうべき理由

労働条件通知書の基本とその重要性

労働条件通知書は、企業が労働者を雇用する際に、賃金、労働時間、就業場所、業務内容などの「労働条件」を具体的に明示する義務がある書類です。この明示義務は労働基準法第15条によって定められており、企業は必ず労働者へ通知しなければなりません。

この通知書は、労働者の権利を守り、安心して働ける環境を提供するために不可欠です。あいまいな口約束ではなく、書面（または電子データ）として労働条件が明示されることで、労働者は自身の労働環境を正確に把握し、企業側も一方的な変更ができないなど、双方にとってトラブルを未然に防ぐ重要な役割を果たします。

特に雇入れ直後は、新しい職場での働き方や待遇に関する不安を解消し、スムーズなスタートを切るためにも、この通知書をしっかりと確認することが極めて重要となります。労働条件通知書は、あなたと会社との間の重要な約束事の証拠となるものなのです。

2024年4月改正で義務化された新項目をチェック

2024年4月の法改正により、労働条件通知書の記載事項が追加・変更され、全ての労働者に対してより詳細な情報提供が義務付けられるようになりました。これは、特に有期契約労働者の雇用の安定化を図ることを主な目的としています。

具体的に追加されたのは、以下の4つの項目です。

• 就業場所・業務の変更の範囲：
  雇入れ後の就業場所や業務内容が、将来的にどのように変更される可能性があるのかを、その範囲まで具体的に明示する必要があります。例えば、「総合職として全国転勤の可能性あり」「営業部門から企画部門への異動の可能性あり」といった具体的な記載が求められます。
• 更新上限の有無と内容（有期契約労働者に対して）：
  有期契約労働者に対しては、契約更新に上限があるか、ある場合はその回数や期間を明示する必要があります。例えば、「契約更新は3回まで」「通算契約期間は5年を上限とする」といった具体的な上限の有無や内容を明確にすることが求められます。
• 無期転換申込機会（有期契約労働者に対して）：
  有期契約労働者が無期雇用契約への転換を申し込める機会（いわゆる「無期転換権」）が発生する更新のタイミングや、その機会について明示する必要があります。これにより、労働者は自身のキャリアプランを立てやすくなります。
• 無期転換後の労働条件（有期契約労働者に対して）：
  無期転換権を行使して無期雇用に転換した場合の具体的な労働条件（賃金、労働時間など）についても明示が求められます。これは、無期転換後の労働条件が、転換前の有期雇用契約と同一であるとは限らないため、事前に明確にしておく必要があるためです。

これらの新項目は、労働者がより安心して働き続けられるようにするための重要な変更点であり、企業側はこれらの変更に確実に対応することが求められます。

押さえておきたい記載項目：絶対的・相対的明示事項

労働条件通知書には、法律で定められた必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、企業が制度を設けている場合に記載が必要な「相対的明示事項」があります。これらを理解しておくことは、労働者側、企業側双方にとって非常に重要です。

【絶対的明示事項】

これらは、どのような雇用形態であっても、すべての労働者に対して必ず明示しなければならない項目です。

• 労働契約の期間：有期契約の場合は具体的な期間（例：1年契約、2025年3月31日まで）
• 契約を更新する場合の基準：有期契約の場合、契約更新の有無や判断基準
• 就業場所および従事すべき業務の内容：具体的な勤務地と職務内容
• 始業・終業時刻、休憩時間、休日・休暇、残業の有無：労働時間に関する詳細
• 賃金額、計算・支払方法、締め日・支払日、昇給に関する事項：給与に関する詳細
• 退職に関する事項：退職手続き、解雇の事由など

【相対的明示事項】

これらは、企業が該当する制度を設けている場合に明示が必要となる項目です。

• 退職金：退職金の有無、計算方法、支払い時期など
• 賞与：賞与の有無、支給基準、計算方法など
• 食費、作業用品などの負担：費用負担に関する規定
• 安全衛生：健康診断、安全対策など
• 職業訓練：研修制度など
• 災害補償：業務中の事故などに対する補償
• 表彰や制裁：就業規則に基づく表彰・懲戒制度
• 休職：休職制度の有無、期間など

さらに、パート・アルバイトなどの短時間・有期雇用の労働者に対しては、上記に加え、昇給の有無、退職手当の有無、賞与の有無、相談窓口の担当者名などを追加で明示する必要があります。自身の雇用形態に応じた必要な情報がすべて記載されているか、しっかりと確認しましょう。

「いつ」もらう？「いつ」渡す？タイミングの基本

労働者側：内定時・入社時に確認すべきポイント

労働者として労働条件通知書を受け取るタイミングは、通常、内定時または入社時が一般的です。労働基準法では、「労働契約の締結に際して」労働条件を明示することが定められているため、実際に働き始める前、あるいは労働契約が成立するタイミングで交付されるべきものです。

通知書を受け取ったら、記載内容が求人情報や面接時の説明と一致しているかを必ず確認しましょう。特に、賃金、労働時間、休日、就業場所、業務内容といった重要な項目に齟齬がないか、細部まで目を通すことが大切です。口頭での説明だけを鵜呑みにせず、必ず書面で確認することで、後々の「言った言わない」といったトラブルを防ぐことができます。

万が一、労働条件通知書が交付されない場合は、速やかに会社の人事・総務部門や採用担当者に確認し、交付を求めましょう。それでも対応されない場合や、記載内容に納得がいかない場合は、労働基準監督署などの公的機関に相談することも検討できます。労働条件の明示は、労働者の当然の権利であることを忘れないでください。

企業側：交付義務と適切なタイミング

企業側にとって、労働条件通知書の交付は労働基準法に基づく重要な義務です。労働契約を締結する際、つまり内定を出し、労働者の入社が決定した時点、あるいは実際に働き始める入社日に交付するのが最も適切なタイミングとされています。これにより、労働者は自身の労働条件を理解した上で業務を開始でき、企業側も法令遵守の義務を果たせます。

特に、有期雇用契約の労働者に対しては、契約期間満了に伴う契約更新時にも、改めて労働条件通知書を交付することが必要です。これは、契約が更新されるたびに労働条件が変更される可能性があり、その都度、労働者に明確な情報を提供する必要があるためです。

労働条件通知書は、雇用契約書と兼ねて「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付することも可能です。この形式にすることで、手続きの効率化が図れるだけでなく、労働条件に関する双方の合意をより明確にすることができます。いずれの形式であっても、労働者が内容を十分に理解し、納得できるよう、丁寧な説明を心がけることが重要です。

電子交付の現状と注意点：同意が必須

労働条件通知書の交付は、原則として書面によるものと労働基準法施行規則で定められていますが、労働者の同意を得た場合に限り、電子交付も可能です。電子交付の方法としては、電子メールにPDFファイルを添付したり、FAX、ビジネスチャットツールなどを利用したりすることが認められています。

ただし、電子交付にはいくつかの条件があります。最も重要なのは、「労働者がその電子データを出力して書面を作成できること」です。これは、労働者がいつでも紙媒体で自身の労働条件を確認できる状態を保障するための措置です。また、電子交付の際は、労働者が希望する方法であるかを確認し、その意思表示を記録として残しておくことが重要となります。

近年、労働条件通知書を含め、契約書類の電子化は急速に進展しています。参考情報によると、2025年1月時点の調査では、国内企業における電子契約の利用率は78.3%に達しており、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率化の観点から、今後ますます電子交付への対応が重要になるでしょう。しかし、その手軽さゆえに、労働者の同意や出力可能性といった条件が疎かにならないよう、企業側は細心の注意を払う必要があります。

渡す義務は？渡さない・渡していない場合のペナルティ

労働条件明示は企業の法的義務

労働条件の明示は、労働基準法第15条によって企業に課せられた法的義務であり、これは「必ず行わなければならない」と定められています。この義務は、正社員、契約社員、パート、アルバイトといったあらゆる雇用形態の労働者に対して適用されます。

この義務が課せられている背景には、労働者が雇用契約を結ぶ上で、自身の労働条件を正確に理解し、納得した上で就労できるように保障するという、労働者保護の目的があります。労働条件が不明確なまま働き始めることは、将来的なトラブルの原因となりかねません。

企業は、労働者とトラブルなく良好な関係を築くためにも、また法令遵守の観点からも、労働条件通知書を適切に交付する責任があります。これを怠ることは、単なる事務処理の不手際では済まされない、重大な法令違反となり得るのです。

交付しない場合の企業側の罰則

企業が労働条件通知書の交付義務を怠ったり、必要な記載事項に漏れがあったり、あるいは労働基準法に違反する内容が記載されていたりした場合、重大なペナルティが科せられる可能性があります。労働基準法第120条の規定により、労働条件の明示義務違反は「30万円以下の罰金」の対象となります。

罰金という金銭的ペナルティだけでなく、企業は社会的な信頼失墜や企業イメージの悪化という、より大きな代償を払うことにもなりかねません。法令遵守を軽視する企業というレッテルを貼られれば、優秀な人材の確保が困難になったり、取引先からの信用を失ったりする可能性もあります。

さらに、労働基準監督署からの指導や勧告、是正命令の対象となり、これに従わない場合はさらに重い措置が取られることもあります。労働者との間で労働条件に関する紛争が発生した場合、企業が通知書を交付していない、または不備があることは、企業にとって極めて不利な状況を生み出すことになります。

労働者が不利益を被った場合の対応策

もし労働条件通知書が交付されなかったり、記載内容が事実と異なり、労働者が不利益を被った場合、いくつかの対応策が考えられます。まず、最も重要なのは、速やかに会社の人事・総務部門や直属の上司に対し、通知書の交付を求めるか、記載内容の是正を申し出ることです。この際、口頭だけでなく、メールなどの記録に残る形で依頼することが推奨されます。

会社が対応しない場合や、具体的な不利益（例えば、残業代が支払われない、契約と異なる業務をさせられているなど）が発生している場合は、次のステップとして労働基準監督署に相談することができます。労働基準監督署は、労働者の権利保護を目的とした公的機関であり、企業への指導や勧告、必要に応じて立ち入り調査などを行います。匿名での相談も可能です。

状況によっては、弁護士に相談し、法的手段を検討することも選択肢の一つです。労働条件に関するトラブルは、労働者の生活に直結する重要な問題です。泣き寝入りすることなく、適切な機関や専門家を頼り、自身の権利を守るための行動を起こしましょう。

渡し方の注意点：原本・写し・署名・押印・割印

書面交付の原則と電子交付の条件

労働条件通知書の交付は、労働基準法施行規則によって「原則として書面」で行うことが定められています。これは、労働条件という重要な情報を、曖昧さなく正確に、かつ永続的に残る形で労働者に伝えるための原則です。書面で交付することにより、労働者はいつでも内容を確認でき、企業側も明示義務を果たした証拠となります。

しかし、現代のデジタル化の進展に伴い、労働者の同意がある場合に限り、電子メールやPDFファイル、FAX、ビジネスチャットツールなどによる電子交付も認められています。この電子交付には厳格な条件があり、最も重要なのは「労働者がその電子データを出力して書面を作成できること」です。

また、電子交付を選択する際には、労働者が希望する方法であるか事前に確認し、その同意を得た記録を企業側で残しておく必要があります。利便性の高い電子交付ですが、労働者保護の観点から設けられたこれらの条件を遵守しなければ、法的な不備とみなされる可能性があるため、細心の注意が必要です。

署名・押印の必要性と法的効力

労働条件通知書自体は、企業が労働者に対して一方的に労働条件を明示する書類であるため、労働者側の署名や押印は法律上必須ではありません。しかし、企業によっては、労働者が記載内容を確認し、納得したことの証拠として、労働者からの署名や押印を求める場合があります。これは、将来的な労働条件に関するトラブルを避けるための、企業側のリスク管理の一環と言えるでしょう。

もし「労働条件通知書兼雇用契約書」として交付される場合は、雇用契約書としての性格を持つため、企業と労働者の双方の署名・押印が契約の成立を示す重要な意味を持ちます。この場合、署名・押印は法的効力を持ち、契約内容に対する合意の証拠となります。

労働者としては、署名や押印を求められた際には、必ず通知書の内容を隅々まで確認し、疑問点や不明な点があれば署名・押印の前に企業側に説明を求めるべきです。一度署名・押印してしまうと、その内容に合意したとみなされ、後から異議を申し立てるのが困難になる可能性があるので注意しましょう。

原本・写しの取り扱いと保管方法

労働条件通知書は、企業にとって労働条件を明示した重要な記録であり、労働者にとっては自身の労働条件を示す唯一の書類です。そのため、その取り扱いと保管方法には細心の注意が必要です。

企業側は、労働基準法第109条により、労働者に関する重要な書類（労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、退職に関する書類など）を3年間保管する義務があります。労働条件通知書もこれに含まれるため、企業は原本を適切に、かつ確実に保管しなければなりません。紛失や毀損を防ぐため、施錠できる場所や電子データとして厳重に管理することが求められます。

一方、労働者には、交付された労働条件通知書の写し（コピー）が渡されるのが一般的です。労働者はこの写しを大切に保管し、自身の労働条件をいつでも確認できるようにしておくべきです。万が一、紛失してしまった場合は、企業に再発行を依頼することも可能ですが、企業側も必ずしも応じる義務があるわけではないため、自己管理が重要です。

電子交付の場合も、企業は電子データの原本を確実に保管し、労働者側も自身のデバイスにデータを保存したり、必要に応じて印刷して紙媒体で保管したりすることが推奨されます。トラブル発生時に迅速な対応ができるよう、適切な管理を心がけましょう。

「雇入通知書」との違いと、履歴書との関連性

「雇入通知書」と「労働条件通知書」は同じ？

「雇入通知書」という言葉を耳にすることがありますが、これは労働基準法で正式に定められた書類の名称ではありません。実務上は、「労働条件通知書」と同じ意味合いで使われたり、または労働条件通知書の一部として雇用に関する特定の事項を通知する際に用いられたりすることが多いです。

重要なのは、名称が何であるかではなく、「企業が労働者に対して、法律で義務付けられている労働条件を適切に明示しているか」という実質的な内容です。たとえ「雇入通知書」という名称であっても、労働基準法で定める絶対的明示事項がすべて記載されていれば、それは法的に「労働条件通知書」の役割を果たしているとみなされます。

労働者としては、受け取った書類のタイトルが「雇入通知書」であれ「労働条件通知書」であれ、自身の賃金、労働時間、業務内容、就業場所、休日、退職に関する事項など、必要な情報がすべて網羅されているかを確認することが最も重要です。名称に惑わされず、記載内容をしっかり確認する姿勢が求められます。

雇用契約書との違いと「兼務」のメリット

労働条件通知書と似た書類に「雇用契約書」がありますが、両者には明確な違いがあります。

労働条件通知書は、企業が労働者に対して一方的に労働条件を「明示」するための書類です。これは企業に課せられた法的義務であり、労働者の合意がなくても有効です（ただし、明示された条件で労働者が合意したとみなされ、労働契約が成立します）。

一方、雇用契約書は、企業と労働者の双方が労働条件に合意し、契約を締結したことを示す書類です。これは民法上の「契約」にあたるため、双方の署名・押印が必要となり、相互の権利と義務を定めます。

しかし、実務上は、両者の内容が重複することが多いため、「労働条件通知書兼雇用契約書」として一つの書類にまとめることが一般的です。この兼務形式のメリットは以下の通りです。

• 手続きの効率化：
  一つの書類で明示義務と契約締結を同時に行えるため、事務作業の負担が軽減されます。
• 合意の明確化：
  労働者も署名・押印することで、提示された労働条件に同意したことが明確になり、後々のトラブル防止に繋がります。
• 証拠力の強化：
  万が一、労働条件に関する紛争が発生した場合、双方の合意を示す証拠として強い効力を持ちます。

労働者としては、兼務書類であっても、その内容が自身の認識と合致しているか、特に注意深く確認することが肝要です。

履歴書・職務経歴書との関連性と情報の正確性

労働者が企業に提出する履歴書や職務経歴書は、選考過程で企業が労働者の能力や経験を評価し、採用の可否を判断するための重要な情報源です。これらの書類に記載された情報は、労働条件通知書に明示される業務内容や待遇（特に賃金）を決定する際の基礎となることが少なくありません。

例えば、履歴書に記載された学歴や職務経歴、資格などが、その後の配属部署や賃金テーブルの適用、昇進の可能性などに影響を与えることがあります。また、希望勤務地や希望職種といった情報も、就業場所や業務内容の決定に考慮されるでしょう。

そのため、企業側は、労働者から提出された履歴書・職務経歴書の情報と、労働条件通知書の内容に齟齬がないよう、細心の注意を払って確認する必要があります。もし、履歴書等の内容と異なる労働条件を提示する場合、その理由を労働者に明確に説明することが求められます。

労働者側も、履歴書や職務経歴書に虚偽の情報を記載することは、採用取消や懲戒解雇の理由となり得るため、常に正確な情報を提供する責任があります。これらの書類は、労働契約の重要な入り口となるため、情報の正確性がその後の労働関係を左右することを理解しておきましょう。