労働条件通知書の間違い・未交付？見落としがちなポイントと対処法

労働条件通知書の間違い・未交付？見落としがちなポイントと対処法

労働条件通知書は、企業が労働者と労働契約を締結する際に、賃金や労働時間などの労働条件を明示する義務がある重要な書類です。

この通知書に誤りがあったり、交付されなかったりすると、企業は労働基準法違反となり、罰金が科される可能性もあります。労働者側も、提示された条件と異なる場合、即時労働契約を解除できる権利が生じることもあります。

本記事では、労働条件通知書に関する見落としがちなポイントと、その対処法について、最新の情報に基づいて解説します。

労働条件通知書の間違い、あなたはどうする？

間違いを発見したらすぐにどうすべきか

もし労働条件通知書に間違いを発見した場合、速やかに対応することが極めて重要です。企業側は、賃金、労働時間、就業場所、業務内容など、いずれの項目に誤りがあっても、労働基準法違反となる可能性があります。

例えば、提示された基本給が契約書と異なっていたり、残業代の計算方法が不明瞭だったりする場合、労働者にとっては直接的な不利益に繋がりかねません。

まずは、どの項目にどのような誤りがあるのかを具体的に特定し、企業の人事担当者または上長に事実関係を確認することが第一歩です。この際、口頭だけでなく、可能であればメールなどの書面で連絡し、やり取りの履歴を残しておくことをお勧めします。

訂正・再交付の手順と注意点

企業側が誤りを認めた場合、速やかな訂正と再交付が求められます。訂正プロセスは以下の手順で進めるのが一般的です。

1. 誤りの内容確認： 労働者と企業の間で、どの項目をどのように訂正するのかを明確に合意します。
2. 訂正版の作成： 誤りを修正した新たな労働条件通知書を作成します。
3. 労働者への再交付： 作成した訂正版を労働者に再交付します。この際、訂正した内容について、労働者からの同意を得ることが重要です。
4. 同意の記録： 労働者が内容を確認し、同意したことを示す署名や捺印をもらい、書面または電子的な形で記録として残します。

電子交付の場合も、労働者本人が電子交付を希望していること、そして改ざんが困難で確実に受領・保存できる形式（PDFなど）であることを確認し、紙面でプリントアウトできる形式で提供する必要があります。

間違いによるトラブルとその法的リスク

労働条件通知書の間違いは、単なる事務的なミスでは済まされない可能性があります。最も大きなリスクは、労使間の信頼関係が損なわれることです。

労働者は提示された条件を信じて働き始めるため、内容に誤りがあれば、企業に対する不信感へと繋がり、モチベーションの低下や離職の原因となることもあります。

さらに、誤りの内容によっては、企業が労働基準法第15条（労働条件の明示）に違反し、30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、労働者から損害賠償請求に応じなければならないケースや、労働契約の即時解除権を行使される可能性も考えられます。

企業は、誤りが判明した際は、その経緯を丁寧に説明し、労働者の理解を得るように努めることが、二次的なトラブルを防ぐ上で不可欠です。

「未交付」は違法？罰則とリスクを知る

労働条件通知書の交付義務とは

労働条件通知書は、労働基準法第15条により、企業が労働者と労働契約を締結する際に、特定の労働条件を明示することが義務付けられている書類です。

これは、労働者と企業の間に労働条件に関する認識の齟齬が生じるのを防ぎ、トラブルを未然に防止するための重要な措置です。明示すべき事項は、「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」に分けられます。

• 絶対的明示事項： 賃金、労働時間、休憩、休日、有給休暇、退職に関する事項など、必ず明示しなければならない項目です。
• 相対的明示事項： 企業が制度を定めている場合に限り明示が必要な項目で、退職手当、賞与、最低賃金などがあります。

これらの事項を適切に明示することで、労働者は自身の労働条件を正確に把握し、安心して働くことができます。

未交付が招く企業の法的リスクと罰則

労働条件通知書を交付しないことは、労働基準法第15条の違反となります。この違反に対しては、労働基準法第120条に基づき、「30万円以下の罰金」が科される可能性があります。

罰金だけでなく、労働基準監督署からの是正勧告や指導の対象となり、企業の社会的信用を大きく損なうことにも繋がります。

また、労働者との間で労働条件に関する認識のずれが生じやすく、これが原因で賃金未払い問題やハラスメント問題など、さまざまな労使トラブルに発展するリスクも高まります。未交付という行為は、企業のコンプライアンス体制の不備を示唆し、将来的な採用活動にも悪影響を及ぼしかねません。

労働者側の権利と対処法

もしあなたが労働条件通知書を受け取っていない場合、労働者にはいくつかの権利と対処法があります。

1. 交付の要請： まずは会社の人事担当者や上長に対し、労働条件通知書の交付を明確に要請しましょう。この際、いつ、どのような条件を提示してほしいかを具体的に伝えることが重要です。
2. 労働契約の解除権： 労働条件が事実と異なる場合や、そもそも明示されていない場合、労働者は即時労働契約を解除することができます（労働基準法第15条第2項）。この場合、企業に責任があるため、労働者は帰郷旅費の請求も可能です。
3. 労働基準監督署への相談： 会社が交付に応じない場合や、状況が改善されない場合は、最寄りの労働基準監督署に相談することを検討しましょう。労働基準監督署は、企業に対して指導や勧告を行うことができます。
4. 法的措置の検討： 状況が深刻で、労働条件の未明示によって具体的な損害を被っている場合は、弁護士に相談し、労働契約の解除や損害賠償請求などの法的措置を検討することも可能です。

未交付は労働者の権利を侵害する行為であり、決して見過ごすべきではありません。

変更があった場合の記載例と書き方のポイント

労働条件変更時の通知義務とそのタイミング

労働契約は、一度締結したら終わりではありません。部署異動、昇進・降格、賃金改定、就業場所や業務内容の変更など、労働者の働き方や企業を取り巻く環境の変化に伴い、労働条件が変更されることはよくあります。

このような労働条件の変更が生じた場合、企業には労働者に対し、変更適用日までに新たな労働条件通知書を交付する義務があります。これは、労働者と企業の間で変更内容に関する認識のずれを防ぎ、新たな労働条件のもとで円滑に業務を遂行するために不可欠です。

口頭での説明だけでは「言った」「言わない」の水掛け論になりがちですので、必ず書面または電子媒体で明確に明示することが求められます。

変更通知書の具体的な記載例

労働条件変更通知書は、変更前と変更後の内容が明確に比較できるように記載することが望ましいです。特に重要なのは、どの項目が、いつから、どのように変更されるのかを具体的に示すことです。

以下に、就業場所と業務内容が変更された場合の記載例を示します。

このように表形式を用いると、一目で変更内容が把握しやすくなります。賃金が変更される場合は、基本給、各種手当、残業代の計算方法なども詳細に記載しましょう。

電子交付での変更通知の注意点

2019年4月1日からは、一定の要件を満たせば労働条件通知書を電子媒体で交付することが可能になりましたが、これは変更通知書にも適用されます。しかし、その利用にはいくつか注意点があります。

• 労働者本人の同意： 電子交付を希望する旨の労働者本人の同意が必須です。一方的な電子化は認められません。
• 確実な受領・保存： 労働者が内容を確実に確認し、保存できる形式（PDFなど改ざんが困難な形式）で交付する必要があります。スマートフォンやPCで閲覧・保存できる環境が前提です。
• 紙面への出力： 労働者が希望した場合、紙の書類としてプリントアウトできる形式でなければなりません。
• 内容の確認と同意： 電子交付の場合でも、変更内容について労働者が理解し、同意した旨を確認し、その記録を残すことが重要です。メールの返信や電子署名などを活用しましょう。

単にチャットのメッセージ本文のみで変更内容を通知するだけでは、不十分となる可能性があるため、注意が必要です。

「変更の範囲」の書き方｜「なし」の場合も解説

2024年4月改正の「変更の範囲」明示義務とは

2024年4月1日より、労働条件通知書に記載すべき事項が追加・変更されました。その中でも特に重要なのが、「就業場所および従事すべき業務の変更の範囲の明示」です。

これは、労働者が通常就業することが想定される場所や業務だけでなく、将来的に配置転換や異動などによって変更される可能性のある範囲についても、あらかじめ明示することを企業に義務付けるものです。この改正は、労働者のキャリア形成支援や、労使間のミスマッチ防止を目的としています。

企業は、この改正に伴い、現在使用している労働条件通知書のテンプレートを見直し、適切な明示を行う必要があります。これにより、労働者は自身の将来的な働き方をより具体的にイメージできるようになります。

「変更の範囲」の具体的な記載例

「変更の範囲」は、将来的な可能性を網羅しつつ、曖昧さを避けた表現で記載することが求められます。具体的な記載例をいくつかご紹介します。

• 変更の可能性がある場合：
  • 就業場所：「会社が定める全国の事業所（国内外含む）への転勤の可能性あり」
  • 従事すべき業務：「会社の定める業務全般（営業、企画、経理、総務等）への配置転換の可能性あり」
• 変更の可能性がない場合（「なし」の場合）：
  • 就業場所：「〇〇事業所（転居を伴う異動なし）」
  • 従事すべき業務：「経理業務（変更なし）」

「変更の範囲」を明示する際は、「別途指示する」といった漠然とした表現は避け、具体的な可能性を記載するように心がけましょう。企業側は、自社の事業計画や人材配置方針に基づいて、可能な限り具体的に範囲を定める必要があります。

「変更の範囲」を明示しないリスクと注意点

「変更の範囲」を適切に明示しない場合、企業はいくつかのリスクを負うことになります。

まず、労働基準法第15条の違反となり、30万円以下の罰金が科される可能性があります。また、労働者側にとっては、将来的なキャリアパスが見通せず、入社後のミスマッチや早期離職に繋がりかねません。

特に、採用面接時や入社時に説明がなかった転勤や配置転換を命じた場合、「労働条件の不一致」として労働者との間でトラブルが発生し、最悪の場合、労働契約の解除や損害賠償請求に発展する可能性もあります。これは、企業の労務管理上のリスクを高めるだけでなく、採用ブランドイメージにも悪影響を及ぼします。

企業は、法改正の趣旨を理解し、労使双方にとって透明性の高い労働条件通知書を作成することで、これらのリスクを回避し、健全な労使関係を構築するよう努めるべきです。

労働条件通知書を毎年交付する必要はある？

原則としての交付タイミング

労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、労働契約を締結する際に交付することが義務付けられています。具体的には、新規採用時や、有期労働契約を更新する際に、その都度交付が必要です。

これは、労働者が働き始める時点で、賃金、労働時間、就業場所、業務内容などの重要な労働条件を明確に把握し、安心して就業できるようにするためのものです。一度交付された労働条件通知書は、その時点での労働条件を証明する書類となります。

「雇用契約書」と「労働条件通知書」は兼ねることも可能であり、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として交付する場合も、法的に通知が義務付けられている内容の記載漏れがないように細心の注意が必要です。

毎年交付が必要となるケース

労働条件通知書を毎年必ず交付しなければならないという法律上の義務は原則としてありません。しかし、以下のような特定のケースでは、毎年または定期的な交付が必要となります。

1. 有期労働契約の更新時： 有期契約社員の場合、契約更新のたびに新たな労働契約が締結されるため、その都度労働条件通知書の交付が必要です。特に、2024年4月改正により、「更新上限の有無と内容」や「無期転換申込機会・無期転換後の労働条件」の明示が義務付けられたため、より一層その重要性が増しています。
2. 労働条件に大きな変更があった場合： 昇給・降格、部署異動、就業場所の変更、業務内容の変更、賃金体系の変更など、労働条件に重要な変更が生じた場合は、変更適用日までに新たな通知書を交付する義務があります。
3. 無期転換権の発生時： 有期契約社員が通算5年を超えて契約を更新し、無期転換権が発生する場合、その機会を明示し、実際に無期転換した場合の労働条件も明示する必要があります。

これらのケースに該当する場合は、前回の通知書の内容をそのままにせず、変更点を反映した新しい通知書を適切に交付することが求められます。

誤解されがちな「毎年交付」の必要性

「労働条件通知書は毎年交付すべき」という誤解も一部で見られますが、労働基準法上、労働条件に変更がない限り、毎年交付する義務はありません。

しかし、従業員に自分の労働条件を定期的に確認してもらう機会を設けることは、労使間の信頼関係を維持し、将来的なトラブルを未然に防ぐ上で非常に有効です。例えば、社内研修の一環として労働条件通知書の内容を説明したり、年に一度、全従業員に現行の労働条件が記載された書面を「確認用」として配布したりする企業もあります。

これは法律上の義務ではありませんが、企業側の「プロアクティブな労務管理」として推奨される取り組みです。労働者にとっても、自身の労働条件を再確認できる良い機会となり、疑問点があればその場で解消できるため、安心して業務に専念できるようになります。