労働条件通知書に必須！変更の範囲・記載例・改正のポイント

労働条件通知書とは？記載義務について

労働条件通知書の基本的な役割

労働条件通知書とは、企業が従業員を雇用する際に、賃金や労働時間、仕事内容といった重要な労働条件を明示するために交付が義務付けられている書面です。労働基準法第15条により、企業は労働者に対し、書面（または労働者が希望した場合は電磁的記録）で労働条件を通知することが義務付けられています。これは、雇用契約書とは異なり、企業が一方的に労働条件を明示するもので、労働契約が締結される前に交付されるのが一般的です。

この書類の最も重要な役割は、労働者と企業の間で労働条件に関する認識の齟齬が生じるのを防ぎ、将来的なトラブルを未然に防ぐことにあります。明確な労働条件が提示されることで、労働者は安心して働き始められ、企業側も法令遵守を果たすことができます。採用時だけでなく、昇給や異動、労働時間の変更など、労働条件に変更が生じた際にも、改めて労働条件通知書を交付することが求められます。

法改正で強化された記載義務の背景

労働条件通知書は、2024年4月1日から重要な法改正が行われ、その記載事項がより詳細化されました。この改正は、労働者の権利保護を強化し、労働条件に関する透明性を高めることを主な目的としています。特に、有期雇用労働者のキャリアパスを明確にし、雇用の安定を図るという狙いがあります。

従来の通知書では曖昧だった部分を明確にすることで、労働者が自身の働き方や将来を具体的にイメージできるようになります。これは「同一労働同一賃金」の原則とも密接に関連しており、労働者が自身の労働条件を正確に理解し、納得して働ける環境を整備することが、現代の働き方においてますます重要視されているからです。不透明な労働条件による不安を解消し、健全な労使関係を築くための基盤作りと言えるでしょう。

交付義務と罰則について

企業には、労働条件通知書を書面で交付する義務があり、労働者が希望すればPDFなどの電磁的記録での交付も認められています。この交付義務を怠った場合、企業は労働基準法に基づき罰則の対象となる可能性があります。具体的には、労働基準法第120条の規定に基づき、30万円以下の罰金が科されることがあります。

また、罰則だけでなく、労働条件の不適切な明示は企業の信用問題にも直結し、優秀な人材の確保が困難になる可能性もあります。2024年4月1日以降に締結または更新する労働契約から、新しいルールに沿った労働条件通知書の作成・交付が必須となります。既存の労働者に対して、遡って新しい書式での通知を行う義務はありませんが、契約更新のタイミングなどで適切に説明し、混乱を避けることが望ましいとされています。正確な情報に基づいた適切な通知は、企業の健全な運営にとって不可欠です。

労働条件通知書に必ず記載すべき必須事項

従来の必須記載事項をおさらい

2024年4月の改正以前から、労働条件通知書には労働基準法で定められた多くの必須記載事項がありました。これらは、労働者が安心して働くための最低限の情報であり、雇用契約の根幹をなすものです。主な事項としては、以下の点が挙げられます。

• 労働契約の期間（期間の定めがある場合はその旨、更新の有無、更新の基準など）
• 就業場所と業務内容
• 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務の場合の就業時転換に関する事項
• 賃金に関する事項（決定、計算・支払いの方法、締切日、支払日など）
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

これらの項目は、労働者の生活基盤やキャリアプランに直接影響を与えるため、非常に重要です。明確な記載は、後々のトラブル防止にも繋がります。

【2024年4月改正】追加された3つの重要事項

2024年4月1日の法改正により、労働条件通知書に新たに3つの必須記載事項が加わりました。これらは特に有期雇用労働者の権利保護と雇用の安定化を目的としています。

1. 就業場所・業務の変更の範囲
   従来の「雇入れ直後の就業場所・業務内容」に加え、労働契約期間中における就業場所や業務の「変更の範囲」を明示することが必要になりました。将来的な配置転換や転勤の可能性なども含まれます。
2. 更新上限の有無と内容
   有期労働契約において、契約更新の回数や通算契約期間に上限を設けている場合、その上限の有無と具体的な内容を明示することが義務付けられました。これまでは口頭説明で済まされることもありましたが、今後は書面での明示が必須です。
3. 無期転換申込機会・無期転換後の労働条件
   有期契約労働者が無期転換申込権（5年以上継続して勤務した場合に、無期雇用への転換を申し込める権利）を行使できるタイミングと、無期転換後の労働条件を明示することが必要になりました。

これらの追加事項は、労働者が自身の将来を見通し、より安心して働ける環境を整える上で極めて重要な意味を持ちます。

これらの変更が意味するもの

今回の労働条件通知書の記載事項の変更は、単なる書式変更以上の意味を持ちます。最も大きな点は、労働者が自身の雇用契約について、より詳細かつ将来にわたる見通しを得られるようになったことです。特に有期雇用労働者にとっては、契約更新の可能性や無期雇用への転換機会が明確になることで、キャリアプランを描きやすくなり、雇用の不安定さからくる不安が軽減されることが期待されます。

企業側にとっても、採用段階で労働条件を明確に提示することで、入社後のミスマッチや認識の齟齬によるトラブルを減らすことができます。結果として、離職率の低下や従業員エンゲージメントの向上にも繋がり、企業の安定的な成長に貢献するでしょう。透明性の高い労働条件の明示は、健全な労使関係を構築し、持続可能な経営を実現するための不可欠な要素と言えます。

「変更の範囲」の記載方法と改正のポイント

「変更の範囲」がなぜ重要になったのか

労働条件通知書における「変更の範囲」の明示義務は、今回の法改正の中でも特に注目すべき点の一つです。これまでは「雇入れ直後の就業場所・業務内容」のみを記載すればよかったため、入社後に予期せぬ転勤や部署異動を命じられた際に、労働者が不満を抱いたり、トラブルに発展したりするケースがありました。労働者にとっては、自身の生活やキャリアプランに大きな影響を与える配置転換の可能性が不明確なままであることは、大きな不安要素でした。

そこで、労働者の予見可能性を高め、納得感を持って働けるようにするため、「変更の範囲」の明示が義務付けられました。これにより、労働者は採用の段階で将来的なキャリアパスや働き方の可能性を把握できるようになり、企業側もより透明性の高い情報提供を行うことで、信頼関係の構築に繋がると考えられています。

具体的な記載例と注意点

「変更の範囲」を記載する際は、将来的に想定される可能性を具体的に示すことが求められます。例えば、以下のような記載が考えられます。

• 就業場所：雇入れ直後は「〇〇支店」。変更の範囲は「本社および全国の支店、関連会社」
• 業務内容：雇入れ直後は「営業事務」。変更の範囲は「会社の定める業務全般（営業職、経理職などへの配置転換を含む）」

明確な記載が難しい場合や、すべての可能性を網羅できない場合は「会社の定める範囲内」といった抽象的な表現も認められます。しかし、労働者との認識の齟齬やトラブルを避けるためには、できる限り具体的な内容を記載し、採用面接時などにも詳細を口頭で説明することが推奨されます。あいまいな記載は、後に労働紛争の原因となる可能性も秘めているため、細心の注意が必要です。

「無限定」と「限定」の明確化

「変更の範囲」を記載する上で、「無限定」か「限定」かを明確にすることは非常に重要です。

• 無限定の場合
  就業場所や業務内容に一切の制限を設けない「無限定」の採用を行う場合は、その旨を明記します。「会社の指示する事業所への転勤、および会社の指示する業務への配置転換を命じることがある」といった表現が一般的です。これは、企業が労働者に幅広い業務や勤務地を期待する場合に用いられます。
• 限定の場合
  特定の就業場所や業務内容に限定して雇用する場合は、その範囲を具体的に記載します。「就業場所は〇〇支店のみとする」「業務内容は営業職に限定する」など、限定される範囲を明確に示します。これにより、労働者は自身の働き方が大きく変わる心配をせずに、安心して業務に集中できます。

どちらの形態を選ぶかは企業の戦略によりますが、労働者に対しては、採用の時点で明確な情報を伝えることで、相互理解を深めることが最も大切です。

労働条件通知書の内容変更、1年単位の変形労働時間制、36協定との関係

労働条件の変更と通知書の役割

労働条件通知書は、最初の雇用契約時だけでなく、労働条件が変更される際にも重要な役割を果たします。例えば、昇給、部署異動、転勤、労働時間の変更、福利厚生制度の変更など、従業員の労働条件に影響を与える変更があった場合、企業は改めてその内容を明示し、労働条件通知書（または変更通知書）を交付する義務があります。

口頭での説明だけでなく、書面として残すことで、変更内容が明確になり、後々の誤解やトラブルを防ぐことができます。特に、賃金や労働時間、就業場所など、従業員の生活に直結する重要な事項の変更は、従業員の同意を得るとともに、速やかに書面で通知することが求められます。法改正によって「変更の範囲」の明示が義務付けられた背景にも、将来的な条件変更に関する透明性を高めたいという意図があります。

1年単位の変形労働時間制と通知書

労働時間制度の一つである1年単位の変形労働時間制を導入している場合、労働条件通知書にはその旨を明確に記載する必要があります。この制度は、一定期間の総労働時間を定めた上で、特定の週や日の労働時間を弾力的に設定できる制度です。通常の労働時間制とは異なるため、以下の点を具体的に明示することが重要です。

• 変形労働時間制の対象期間
• 対象期間における労働日と労働時間
• 特定期間における労働日と労働時間
• 始業・終業時刻、休憩時間

労働基準法に基づき、この制度を導入する際には労使協定の締結と労働基準監督署への届出が義務付けられています。労働者に対して、どのようなスケジュールで働くことになるのかを事前に分かりやすく伝えることで、制度への理解を深め、安心して働ける環境を提供できます。

36協定と労働時間に関する明示

企業が法定労働時間（原則として1日8時間、週40時間）を超えて労働させたり、法定休日に労働させたりする場合、労働基準法第36条に基づく労使協定、通称「36（サブロク）協定」を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。労働条件通知書では、原則的な労働時間や休日を明示しますが、36協定を締結している場合、その内容も補足的に説明することが望ましいとされています。

具体的には、時間外労働や休日労働の上限時間などについて触れることで、労働者が自身の労働時間をより正確に把握できるようになります。これにより、過重労働の防止にも繋がり、労働者の健康と安全を守る上で重要な役割を果たします。労働条件の透明性を高めることは、労働者が自身の働き方を理解し、納得して業務に取り組むための基盤となります。

労働条件通知書 記入例と作成時の注意点

新様式に対応した記入例のポイント

2024年4月1日からの法改正に対応するため、労働条件通知書の様式には、新たに義務付けられた3つの記載事項を加える必要があります。具体的な記入例のポイントは以下の通りです。

これらの項目は、労働者が自身のキャリアを計画する上で非常に重要な情報です。特に「変更の範囲」は、採用面接時などにも詳細な説明を行い、労働者との認識の齟齬がないように努めることが肝要です。

企業が今すぐ確認すべきこと

2024年4月1日の法改正を受けて、企業は自社の労働条件通知書の様式を速やかに見直し、新しいルールに準拠しているかを確認する必要があります。以下の点を重点的にチェックしましょう。

1. 既存の労働条件通知書フォーマットに、新しい3つの記載事項が網羅されているか。
2. 特に有期雇用労働者に対する通知書の内容が適切か、更新上限や無期転換に関する情報が明確か。
3. 正社員（無期雇用）の場合も、「変更の範囲」に関する記載が適切か。
4. 労務担当者が新制度を正確に理解し、適切に運用できる体制が整っているか。

万が一、記載事項が不十分であったり、適切に運用されていなかったりすると、罰則の対象となるだけでなく、従業員とのトラブルや企業の信用失墜にも繋がりかねません。必要に応じて、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談し、適切な対応を行うことを強くお勧めします。

労働者・企業双方にとってのメリット

今回の労働条件通知書の改正は、労働者と企業双方にとって大きなメリットをもたらします。

• 労働者にとってのメリット
  自身の労働条件をより明確に理解し、将来的なキャリアプランやライフプランを立てやすくなります。特に有期雇用労働者は、雇用の安定性や無期転換の機会について正確な情報を得られることで、安心して長期的な視点で働くことができるようになります。不透明な労働条件からくる不安が軽減され、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。
• 企業にとってのメリット
  法令遵守を徹底することで、罰則リスクや労働紛争のリスクを回避できます。また、透明性の高い情報提供は、従業員との信頼関係を構築し、エンゲージメントを高める効果も期待できます。結果として、優秀な人材の確保や定着に繋がり、企業の生産性向上や持続的な成長に貢献するでしょう。

適切な労働条件の明示は、健全な労使関係の基盤であり、これからの企業経営においてますますその重要性が高まっています。