2024年4月の法改正により、雇用契約書および労働条件通知書の記載事項や提出時期に関するルールが変更されました。

本記事では、最新の情報を踏まえ、雇用契約書・労働条件通知書の正確な書き方、提出時期、そして電子化の動向について解説します。

雇用契約書と労働条件通知書の違いとは？

法的根拠と目的の違い

雇用契約書と労働条件通知書は、どちらも企業と労働者の間で労働条件を明確にするための書類ですが、その法的根拠と目的において明確な違いがあります。

雇用契約書は民法を根拠とし、企業と労働者が対等な立場で労働条件に合意したことを証明する「契約書」です。
双方の合意形成を目的とし、通常は労働者からの署名や捺印をもってその合意が確認されます。

一方、労働条件通知書は労働基準法に基づき、企業が労働条件を労働者に明示するために交付する「通知書」です。
労働基準法第15条により、企業が労働者を雇用する際には必ず労働条件を明示しなければならないと定められており、そのために交付されます。
したがって、労働条件通知書には労働者の署名や捺印は法的には必須ではありません。

これらの違いを理解することは、適切な書類作成と交付を行う上で非常に重要です。

「雇用契約書兼労働条件通知書」の活用

近年、多くの企業で「雇用契約書兼労働条件通知書」という形式が採用されるケースが増えています。

これは、雇用契約書と労働条件通知書の両方の役割を一つの書類に集約することで、書類作成の手間を省き、管理を効率化することを目的としています。
この一元化された書類を使用することで、企業は労働基準法上の明示義務と民法上の契約合意の双方を一度に果たすことができます。

この形式の書類を作成する際には、必ず労働基準法で義務付けられている全ての明示事項が含まれていることを確認する必要があります。
また、民法上の契約書としての効力を持たせるためには、労働者からの合意の証として、署名や押印を求めることが一般的です。
「雇用契約書兼労働条件通知書」は、特に中小企業などで効率的な労務管理を進める上で有効な手段と言えるでしょう。

2024年4月法改正のポイント概観

2024年4月1日より、雇用契約書および労働条件通知書に関する法改正が施行され、記載事項や運用方法にいくつかの重要な変更が加わりました。

この改正は、特に有期労働契約で働く労働者の保護強化と、就業場所や業務内容の変更に関する明確化を目的としています。
企業は、この法改正に適切に対応しなければ、法令違反となるリスクがあります。

主な改正点としては、有期契約労働者に対し、更新上限の有無とその内容の明示、無期転換申込機会の明示、そして無期転換後の労働条件の明示が義務付けられた点が挙げられます。
さらに、就業場所と業務内容について、採用時だけでなく「変更の範囲」を明示することが新たに義務化されました。

これらの変更は、労働者が自身の雇用条件をより正確に理解し、安心して働ける環境を整備するために不可欠なものです。
企業は、今回の改正内容を正確に把握し、既存の雇用契約書や労働条件通知書のテンプレートを見直すとともに、適切な運用体制を構築する必要があります。
これにより、労使間のトラブルを未然に防ぎ、コンプライアンスを強化することができます。

雇用契約書に必ず記載すべき項目とその記入例

労働条件通知書の必須明示事項

労働基準法第15条により、企業が労働者を採用する際には、以下の労働条件を明確に通知することが義務付けられています。

これらの事項は、雇用形態（正社員、パート、アルバイトなど）にかかわらず、全ての労働者に適用されます。
特に、以下の項目は書面（または労働者が希望した電子媒体）で明示しなければならないとされています。

  • 労働契約の期間（期間の定めがある場合はその期間）
  • 就業場所及び従事すべき業務の内容（変更の範囲を含む）
  • 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
  • 賃金（決定方法、計算・支払方法、締切・支払時期、昇給に関する事項）
  • 退職に関する事項（解雇の事由を含む）

これらの情報は、労働者が働く上で最も基本的な条件であり、労使間の誤解やトラブルを避けるために極めて重要です。

具体的な記入例としては、「就業場所：本社（将来的に会社の定める事業所への異動の可能性あり）」のように、将来的な変更の可能性についても言及することが求められます。

2024年4月改正で追加された項目

2024年4月1日の労働基準法施行規則の改正により、労働条件通知書に新たに明示が義務付けられた項目があります。

特に有期労働契約で働く労働者に関する情報が手厚くなり、労働者の保護が強化されています。
企業は、これらの新しい義務事項を漏れなく記載する必要があります。

主な追加・変更事項：

  • 期間の定めがある契約を更新する場合の基準に関する事項
    • 更新上限の有無と内容（通算契約期間や更新回数の上限など）
    • 有期労働契約の更新のタイミングごとに、無期転換申込機会を明示すること
    • 無期転換後の労働条件（勤務地、業務内容、賃金など）を明示すること
  • 就業場所及び従事すべき業務の内容について「変更の範囲」を明示すること

例えば、「更新上限：通算契約期間5年または更新回数3回まで」といった具体的な内容を明示する必要があります。

また、「無期転換後の職務内容：契約社員期間と同様、賃金：契約社員期間の賃金を基に協議のうえ決定」といった形で、無期転換後の条件も事前に明確にすることが求められます。
これらの変更は、有期契約労働者が自身のキャリアパスをより具体的に見通せるようにするための措置です。

会社独自の制度と明示の必要性

労働基準法で義務付けられている必須明示事項に加え、企業が独自の制度を設けている場合には、その内容も労働条件通知書に明示する必要があります。

これらは、全ての企業に義務付けられているわけではありませんが、制度として存在する場合には労働者への明示が求められます。
これにより、労働者は企業の提供する福利厚生や手当などを正確に理解し、安心して働くことができます。

会社で制度を設けている場合に明示が必要な事項の例：

  • 退職手当に関する事項
  • 賞与に関する事項
  • 食費、作業用品その他負担に関する事項
  • 安全衛生に関する事項
  • 職業訓練に関する事項
  • 災害補償及び業務外の疾病扶助に関する事項
  • 表彰及び制裁に関する事項
  • 休職に関する事項

これらの事項は、就業規則に詳細が定められていることが多いため、労働条件通知書では概要を記載し、「詳細は就業規則による」といった形で参照を促すことも可能です。

ただし、短時間・有期雇用労働者に対しては、正社員との待遇の違いや、その違いに関する理由など、より詳細な情報や相談窓口の明示が別途義務付けられている点にも注意が必要です。
適切な情報提供は、企業の透明性を高め、労働者からの信頼を得る上で不可欠です。

押印は必要？雇用契約書の押印に関する最新情報

雇用契約書における押印の法的意味

雇用契約書における押印（または署名）は、民法上の「契約」が成立したことを証明する重要な意味を持ちます。

雇用契約書は、企業と労働者が提示された労働条件に対して合意した証として作成されるため、双方の意思表示が明確に示される必要があります。
日本の法制度において、契約書への押印は、その文書が当事者の意思に基づいて作成され、内容に合意したことを強く推定させる効果があります。

そのため、雇用契約書に労働者の署名や押印がない場合でも、口頭での合意や実際の就労開始によって雇用契約自体は成立しますが、後々のトラブル発生時に、書面上の合意がなかったために労働条件に関する認識のずれが生じ、解決が難しくなるリスクがあります。
特に、賃金や労働時間、退職条件など、重要な項目については書面による合意の証拠を残すことが、労使双方にとっての安心材料となります。

したがって、雇用契約書には労働者からの署名または押印を求めることが強く推奨されます。

労働条件通知書における署名・押印の要否

労働条件通知書は、労働基準法に基づき企業が労働者に対して一方的に労働条件を「通知」する義務を果たすための書類であり、雇用契約書とは性質が異なります。

そのため、労働基準法上、労働条件通知書に労働者の署名や押印は必須ではありません。
企業が労働条件通知書を労働者に交付し、その内容を明示することで、法的な義務は果たされます。

しかし、実務上は、労働者が労働条件通知書を受け取り、その内容を確認したことを証明するために、受領印や署名を求めるケースも少なくありません。
これは、企業側が「確かに労働条件を明示した」という証拠を確保し、後日「聞いていない」「知らなかった」といった主張がなされることを防ぐ目的があります。

法的な義務ではないものの、紛争予防の観点から受領の証拠を残しておくことは有効な手段と言えるでしょう。

電子契約における合意形成と法的効力

近年、DX推進の流れの中で、雇用契約書や労働条件通知書の電子化が進んでいます。

電子化された文書でも、適切な手続きを踏めば書面と同じ法的効力を持つことが認められており、特に電子署名法に基づいた電子署名を用いることで、本人による作成と内容の非改ざん性を証明できます。
2019年4月1日からは、労働者の希望があれば労働条件通知書を電子メールやPDFファイルなどの電子媒体で交付することが可能になりました。

電子契約における合意形成は、紙の書類での押印と同様に、電子署名や電子サイン、あるいはシステム上での承認操作などによって行われます。
重要なのは、そのプロセスが労働者本人の意思に基づいていること、そして内容が改ざんされていないことを技術的に保証できることです。

電子契約の普及率は高まっており、2024年1月調査では日本企業の電子契約普及率が77.9%に達し、雇用契約を完全に電子化している企業も約2割に上ります。
これにより、業務効率化やコスト削減といったメリットが享受され、テレワーク環境下での迅速な契約締結も可能となっています。

雇用契約書の提出時期と、4月1日からの注意点

労働条件通知書の提出義務とタイミング

労働条件通知書は、労働基準法第15条により、労働契約の締結と同時またはそれ以前に労働者に交付することが義務付けられています。

これは、労働者がどのような条件で働くのかを事前に十分に理解し、納得した上で労働契約を結べるようにするためです。
具体的には、内定を通知する際や、入社日の前までに交付するのが一般的なタイミングとなります。

「労働契約の締結のタイミング」とは、単に書面での契約書を交わす時点だけでなく、口頭で雇用契約が成立した時点をも含みます。
そのため、例えば「〇月〇日付で採用」といった合意が形成された時点で、企業は労働条件通知書を交付する義務が生じると考えられます。

この義務を怠ると、30万円以下の罰金が科される可能性があるため、企業は細心の注意を払う必要があります。
新規雇用の場合だけでなく、後述する有期契約の更新時にも交付が必要となる点に留意しましょう。

有期契約更新時の対応と明示義務

有期労働契約の場合、契約期間が満了し、契約を更新する際にも労働条件通知書の交付が必要となります。

これは、更新によって労働条件に変更がない場合でも同様です。
そして2024年4月1日の法改正により、有期契約の更新に関する明示義務がさらに強化されました。

企業は、単に契約を更新するだけでなく、以下の事項を明確に労働者に明示しなければなりません。

  • 更新上限の有無と内容（例: 通算契約期間5年まで、更新回数3回までなど）
  • 有期労働契約の更新のタイミングごとに、無期転換申込機会を明示すること
  • 無期転換後の労働条件（勤務地、業務内容、賃金など）を明示すること

これらの情報は、有期契約労働者が自身の雇用状況や将来の見通しを正確に把握するために極めて重要です。

更新上限がある場合には、その上限に達した際に契約が終了する可能性があることを明確に伝える必要があります。
また、無期転換ルールに該当する労働者に対しては、無期転換権を行使できる機会があることを通知し、無期転換後の労働条件を具体的に示すことで、安心してキャリア形成ができるように支援することが求められます。

募集時における労働条件の事前明示

労働条件の明示義務は、実際に雇用契約を締結する時だけでなく、求人募集の段階から発生します。

職業安定法に基づき、ハローワークや求人広告、企業の採用ウェブサイトなどで求人申込や募集を行う際には、主要な労働条件を事前に明示する義務があります。
これは、求職者が応募の判断をする上で、労働条件が重要な情報となるためです。

募集時に明示すべき労働条件の例としては、業務内容、契約期間、就業場所、始業・終業時刻、賃金、休日などが挙げられます。
ただし、募集時に明示する情報は、詳細な労働条件通知書ほど詳細である必要はありません。

重要なのは、求職者が応募するかどうかを判断するために必要な、正確かつ主要な情報を提示することです。
もし募集時に提示した労働条件と、実際に雇用契約締結時に提示する労働条件に大きな差異がある場合、トラブルの原因となるだけでなく、行政からの指導や是正勧告を受ける可能性もあります。
企業は、募集段階から最終的な雇用契約まで一貫した情報提供を心がけるべきです。

雇用契約書をスムーズに作成・確認するためのポイント

電子化による業務効率化とメリット

雇用契約書や労働条件通知書の作成・交付プロセスを電子化することは、現代の企業にとって多くのメリットをもたらします。

まず、紙の書類の作成、印刷、郵送、保管にかかるコスト（費用と時間）を大幅に削減できます。
印刷代や郵送代の削減はもちろん、書類の物理的な保管スペースも不要になります。
また、契約締結までの時間も短縮され、特に遠隔地の労働者との契約もスムーズに行えるため、採用プロセス全体の迅速化に貢献します。

電子化された書類は、データとして一元管理されるため、必要な情報を簡単に検索・閲覧できるメリットもあります。
これにより、過去の契約内容の確認や監査対応も効率的に行えるようになります。
さらに、テンプレートの利用や自動入力機能などにより、ヒューマンエラーの防止にも繋がり、コンプライアンス強化にも貢献します。

テレワークが普及する現代においては、物理的な制約なく契約業務を遂行できる電子化は、事業継続性の観点からも不可欠な要素となりつつあります。

電子化の主なメリット：

  • 業務効率化とコスト削減（印刷、郵送、保管）
  • 迅速な契約締結
  • データの一元管理と検索性の向上
  • ヒューマンエラーの防止とコンプライアンス強化
  • テレワーク・リモートワークへの対応

電子化を進める上での注意点と法改正対応

労働条件通知書の電子化は、2019年4月1日から可能になりましたが、いくつかの要件を満たす必要があります。

最も重要なのは、労働者本人が電子交付を希望していることです。
企業側が一方的に電子化を押し付けることはできません。
また、労働者がその内容を確認でき、かつ紙でプリントアウトできる形式であることも条件となります。
例えば、メールで送信するPDFファイルや、専用のウェブシステムで閲覧・ダウンロードできる形式などがこれに該当します。

さらに、電子化を進める際には、記載すべき労働条件の項目自体には変更がないことを常に意識する必要があります。
紙の書類と同様に、2024年4月の法改正で追加された有期契約に関する明示事項なども、電子化された書類に漏れなく記載しなければなりません。

電子帳簿保存法などの関連法規への対応も確認し、適切な保存方法やセキュリティ対策を講じることが重要です。
従業員が電子交付された内容を確実に確認したかどうかのログ管理や、必要に応じて紙媒体での交付にも対応できる体制を整えるなど、柔軟な運用が求められます。

正確な情報提供と専門家活用の重要性

雇用契約書および労働条件通知書は、労使間の最も基本的な合意事項を定める極めて重要な書類です。

記載する情報に誤りや不足があると、後々のトラブルの原因となったり、最悪の場合、労働基準監督署からの是正勧告や損害賠償請求に発展するリスクがあります。
特に2024年4月の法改正により、明示事項が追加・変更されたため、最新の法令に準拠した正確な情報提供がこれまで以上に求められます。

全ての雇用形態の従業員（正社員、パート、アルバイトなど）に対して交付義務があり、義務違反には30万円以下の罰金が科される可能性があります。
そのため、企業は自社の雇用形態や制度に合わせた適切な書式を作成し、常に最新の法改正に対応した内容になっているかを確認する必要があります。

自社での対応が難しい場合や、法改正への対応に不安がある場合は、迷わず社会保険労務士などの専門家に相談することをおすすめします。
専門家の知見を活用することで、法令遵守はもちろん、労使間の信頼関係構築にも繋がり、安心して事業運営を行うことができます。